印章管理制度

1、印章管理制度 1 目的為嚴(yán)格控制集團(tuán)公司印章的審批權(quán)限及使用風(fēng)險(xiǎn)，特制訂如下管理制度。2 范圍2.1 本制度規(guī)定了內(nèi)部通用文件中印章的使用與管理。2.2 本制度適用于集團(tuán)公司各部門和下屬公司。3 術(shù)語本制度中所涉及印章種類大體可分為行政印章與業(yè)務(wù)印章兩類，行政印章種類明細(xì)有：企業(yè)法人公章、系統(tǒng)職能部門行政印章等印鑒證明；業(yè)務(wù)章種類明細(xì)有：企業(yè)合同專用章、企業(yè)財(cái)務(wù)專用章等印鑒證明。4 職責(zé)集團(tuán)內(nèi)各類對外流通印章的刻制、下發(fā)、改刻、廢止、回收及銷毀必須經(jīng)集團(tuán)公司批準(zhǔn)，各類印章種類增改或廢止時(shí)，印章管理部門須填報(bào)印章增減申報(bào)表。4.1 印章的刻制。集團(tuán)有限公司法人公章、集團(tuán)下屬企業(yè)法人公章、在集團(tuán)公

2、司及下屬企業(yè)單位依法辦理工商登記后，經(jīng)集團(tuán)公司批準(zhǔn)，由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)刻制；系統(tǒng)職能部門的行政印章則根據(jù)各事業(yè)部機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，由各集團(tuán)下屬企業(yè)辦公室提出方案，經(jīng)集團(tuán)下屬企業(yè)總經(jīng)理或有權(quán)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一刻制，并限于內(nèi)部使用；業(yè)務(wù)印章由業(yè)務(wù)主管部門根據(jù)業(yè)務(wù)開展需要，報(bào)經(jīng)業(yè)務(wù)分管副總裁或有權(quán)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一刻制。其他部門不得擅自刻制印章；印章刻制完畢必須做好印鑒預(yù)留工作。4.2 印章的下發(fā)。集團(tuán)下屬企業(yè)法人公章及集團(tuán)公司直屬職能部門印章由集團(tuán)總裁辦統(tǒng)一下發(fā)；集團(tuán)下屬企業(yè)職能部門的行政印章由集團(tuán)下屬企業(yè)辦公室統(tǒng)一下發(fā)；集團(tuán)公司業(yè)務(wù)印章及集團(tuán)下屬企業(yè)業(yè)務(wù)印章由集團(tuán)公司業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一下發(fā)；各類印章下發(fā)時(shí)均需做好交

3、接登記工作，詳細(xì)填寫印章交接登記薄。4.3 印章的啟用。印章管理部門（原發(fā)放部門）在印章啟用前一般應(yīng)將啟用時(shí)間、印章式樣等以文件形式告知有關(guān)單位。4.4 印章的保管。集團(tuán)有限公司法人公章、集團(tuán)下屬企業(yè)法人公章、集團(tuán)有限公司合同專用章、財(cái)務(wù)專用章統(tǒng)一由集團(tuán)公司指定專人保管；集團(tuán)公司直屬職能部門行政印章由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或負(fù)責(zé)人指定的專人保管；集團(tuán)下屬企業(yè)職能部門的行政印章由集團(tuán)下屬企業(yè)職能部門負(fù)責(zé)人或負(fù)責(zé)人指定的專人保管。集團(tuán)下屬企業(yè)業(yè)務(wù)印章由集團(tuán)下屬企業(yè)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人保管。保管人發(fā)生更換的，必須做好交接登記工作。4.5 用印檢查。印章管理部門（原發(fā)放部門）應(yīng)定期對各印章司印人員的用印情況進(jìn)行檢查，發(fā)

4、現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)整改；各類印章使用后，責(zé)任保管部門須及時(shí)登記并保存使用記錄臺帳。4.6 印章的停用。當(dāng)機(jī)構(gòu)名稱變更或機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，該機(jī)構(gòu)印章即行停用，停用印章要發(fā)文告知相關(guān)單位。停用的廢印是企業(yè)法人公章、集團(tuán)公司直屬職能部門行政印章和業(yè)務(wù)印章，由集團(tuán)總裁辦指定人員保存處理；是集團(tuán)下屬企業(yè)職能部門的行政印章，統(tǒng)一交各集團(tuán)下屬企業(yè)辦公室負(fù)責(zé)保存處理；是集團(tuán)下屬企業(yè)職能部門業(yè)務(wù)印章的，統(tǒng)一交集團(tuán)業(yè)務(wù)主管部門保存處理。4.7 印章的存檔和銷毀。印章管理部門（原發(fā)放部門）要及時(shí)收回廢舊印章，并進(jìn)行登記銷帳。對于有保存價(jià)值的印章要妥善保管，并登記造冊；對于一般或臨時(shí)性用途的印章，應(yīng)按規(guī)定程序銷毀。所有印章銷毀前

5、必須留下印模，并報(bào)經(jīng)刻制審批人或有權(quán)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)由兩人負(fù)責(zé)銷毀，同時(shí)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5 司印人員職責(zé)5.1 司印人員直接對司印結(jié)果負(fù)責(zé)，用印時(shí)必須對文件、報(bào)表、合同、規(guī)章制度等要求蓋章的資料是否已經(jīng)最終批準(zhǔn)人批準(zhǔn)加以審核。對不符合用印條件的資料，司印人員有權(quán)予以退回；遇有違規(guī)用印要求的，司印人員在拒絕用印后，有權(quán)將情況向上級主管領(lǐng)導(dǎo)直至總裁匯報(bào)。對留檔的用印申請單，司印人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行編號，保證可追溯性。5.2 行政印章的司印人員應(yīng)將印章存放在安全、有保險(xiǎn)設(shè)施的地方，盡量做到專柜保管，平日隨用隨鎖，嚴(yán)防私用、盜用和不按規(guī)定使用印章。業(yè)務(wù)印章的司印人員應(yīng)按業(yè)務(wù)管理制度的規(guī)定，嚴(yán)格管理

6、并規(guī)范使用印章。5.3 行政用印必須經(jīng)過事先批準(zhǔn)。用印者應(yīng)根據(jù)用印類別，認(rèn)真填寫用印申請單，報(bào)經(jīng)最終批準(zhǔn)人核準(zhǔn)。已經(jīng)有權(quán)人簽發(fā)的公文可以免填用印申請單。5.4 司印人員應(yīng)嚴(yán)格遵循“按實(shí)蓋印”原則，絕不允許給空白文件和憑證蓋章，也不能隨便委托他人代為蓋章。5.5 司印人員外出或請假較長時(shí)間，應(yīng)辦理印章交接登記手續(xù)，以保證正常用印。6 企業(yè)公章使用規(guī)范6.1 集團(tuán)總裁及各事業(yè)部總經(jīng)理負(fù)責(zé)審核與本企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營活動有重大關(guān)聯(lián)、涉及本企業(yè)重大利益或政策性問題、企業(yè)形象問題的公章使用事項(xiàng)，具體包括：a .所有對外合同、協(xié)議或具有合同成立作用的承諾；b .涉及本企業(yè)經(jīng)營管理規(guī)章制度和重大決策的正式公文；c

7、.涉及企業(yè)資本結(jié)構(gòu)、對外投資、資產(chǎn)負(fù)債、盈利稅收等重要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的對外報(bào)表、相關(guān)資料或評估報(bào)告；d .對外報(bào)送的重要工作匯報(bào)；涉及本企業(yè)重大利益的訴訟、請示、報(bào)告、申請、說明、聲明、告示；涉及本企業(yè)形象的大宗宣傳項(xiàng)目；e .其他需要由總裁及事業(yè)部總經(jīng)理最終核準(zhǔn)的事項(xiàng)。6.2 本企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)班子成員負(fù)責(zé)審核總裁或各事業(yè)部總經(jīng)理授權(quán)范圍內(nèi)、本企業(yè)制度規(guī)定的公章使用事項(xiàng)。具體包括：a .各級部門要求報(bào)送的常規(guī)性業(yè)務(wù)報(bào)告和報(bào)表；一般性的宣傳資料；b .對外聯(lián)系工作事項(xiàng)；c .本企業(yè)員工對外出示的單位證明、介紹信；d .銀行詢征函、驗(yàn)資報(bào)告、保函業(yè)務(wù)及立項(xiàng)申請書等業(yè)務(wù)活動需使用企業(yè)公章的（使用方法及核準(zhǔn)權(quán)

8、限另行制定操作細(xì)則）；e .其他需要由分管總裁最終核準(zhǔn)的。6.3 集團(tuán)公司下屬各企業(yè)單位所持有的企業(yè)公章用途范圍只限辦理日常的常規(guī)證明活動，未經(jīng)授權(quán)不得私自承辦對外融資信貸、資產(chǎn)抵押及其他擔(dān)保事項(xiàng)。6.4 集團(tuán)公司下屬各企業(yè)單位所持有的企業(yè)公章所承辦的對外證明活動中，凡涉及金額價(jià)值單筆或累計(jì)當(dāng)月金額價(jià)值總額超過審批權(quán)限的，須事先書面申請報(bào)經(jīng)集團(tuán)公司批準(zhǔn)（具體審批權(quán)限另見授權(quán)文件）。6.5 各系統(tǒng)職能部門職責(zé)范圍內(nèi)工作事項(xiàng)，如公、檢、法、司等機(jī)構(gòu)來我企業(yè)查帳后需予蓋章確認(rèn)的、已經(jīng)集團(tuán)公司書面核準(zhǔn)對外申請辦理的工作事項(xiàng)需使用公章的、有本企業(yè)正式文件為依據(jù)的各類獎(jiǎng)狀、表揚(yáng)信、結(jié)業(yè)證書等證書需加蓋公章

9、的，由集團(tuán)公司統(tǒng)一授權(quán)后經(jīng)相關(guān)職能部門主管審核簽名即可用印。6.6 企業(yè)公章應(yīng)當(dāng)場使用，不得外借外帶。本企業(yè)法定代表人需攜帶公章外出使用的，應(yīng)辦理“企業(yè)公章外帶登記”手續(xù)。7 各系統(tǒng)職能部門行政章使用規(guī)范7.1 各系統(tǒng)職能部門行政章使用審核范圍包括：a.各系統(tǒng)職能部門公文、內(nèi)部報(bào)表、報(bào)告等資料的用?。籦.集團(tuán)公司授權(quán)范圍內(nèi)、本企業(yè)制度規(guī)定工作事項(xiàng)的用?。籧.集團(tuán)公司業(yè)務(wù)管理制度對各系統(tǒng)職能部門行政章的使用和適用另有規(guī)定的，按業(yè)務(wù)管理制度的規(guī)定執(zhí)行。7.2 禁止各系統(tǒng)職能部門超出授權(quán)范圍外使用印章，各系統(tǒng)職能部門行政章不得用于出具資信證明、對外擔(dān)保、簽訂合同等。8 業(yè)務(wù)印章使用規(guī)范業(yè)務(wù)印章的使用

10、和適用按集團(tuán)公司業(yè)務(wù)管理制度及業(yè)務(wù)主管部門的要求執(zhí)行。9 罰則9.1 對于檢查中發(fā)現(xiàn)存在用印情況同保留的用印申請單不相符或未達(dá)到審批權(quán)限等違反本制度規(guī)定的，印章管理部門將視情節(jié)輕重，給予有關(guān)責(zé)任人以相應(yīng)的處罰。9.2 對于擅自用印或在空白資料上加蓋印章等違規(guī)行為，造成我企業(yè)對外聲譽(yù)的影響或造成我行經(jīng)濟(jì)損失的，將追究其經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任，并處予降級或免職，同時(shí)追究領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。9.3 對違反本規(guī)定，性質(zhì)特別惡劣，造成我企業(yè)重大利益損失的，對直接責(zé)任人給予待崗，直至開除的處罰，同時(shí)對直接管理者追究領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，將依法追究法律責(zé)任。7 附錄7.1 相關(guān)文件7.2 相關(guān)記錄印章增減申報(bào)表（GA/

11、RM01·12-01B）用印申請單（GA/RM01·12-02B）印章交接登記薄（GA/RM01·12-03B）印章管理表（GA/RM01·12-04B）印章使用登記臺帳（GA/RM01·12-05B）印章銷毀清冊（GA/RM01·12-06B）印章借用申請單（GA/RM01·12-07B）7.3 相關(guān)流程圖公章申蓋流程圖附加說明：本制度由辦公室負(fù)責(zé)起草。本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋。印章增減申請表GA/RM01·12-01B申報(bào)部門申報(bào)人申報(bào)時(shí)間印章名稱使用范圍預(yù)留印鑒變更意見增加 廢止 有效期限申報(bào)部門意見審核部門意

12、見審批人意見用印申請單GA/RM01·12-02B申請部門申請人部門主管申報(bào)時(shí)間印章名稱申印文件名稱文件份數(shù)存檔部門文件內(nèi)容分管領(lǐng)導(dǎo)意見審核部門意見審批人意見（存根聯(lián)）用印申請單GA/RM01·12-02B申請部門申請人部門主管申報(bào)時(shí)間印章名稱申印文件名稱文件份數(shù)存檔部門文件內(nèi)容分管領(lǐng)導(dǎo)意見審核部門意見審批人意見（申請聯(lián)）吉奧集團(tuán)有限公司印章管理表公章名稱： GA/RM0112-04B樣章：負(fù)責(zé)人簽名經(jīng)辦/接管日期刻章經(jīng)辦第一保管人第二保管人第三保管人吉奧集團(tuán)有限公司印章管理表公章名稱： GA/RM0112-04B樣章：負(fù)責(zé)人簽名經(jīng)辦/接管日期刻章經(jīng)辦第一保管人第二保管人第

13、三保管人吉奧集團(tuán)有限公司印章管理表公章名稱： GA/RM0112-04B 樣章：負(fù)責(zé)人簽名經(jīng)辦/接管日期刻章經(jīng)辦第一保管人第二保管人第三保管人吉奧集團(tuán)有限公司印章管理表公章名稱： GA/RM0112-04B 樣章：負(fù)責(zé)人簽名經(jīng)辦/接管日期刻章經(jīng)辦第一保管人第二保管人第三保管人吉奧集團(tuán)有限公司印章管理表公章名稱： GA/RM0112-04B 樣章：負(fù)責(zé)人簽名經(jīng)辦/接管日期刻章經(jīng)辦第一保管人第二保管人第三保管人吉奧集團(tuán)有限公司印章管理表公章名稱： GA/RM0112-04B 樣章：負(fù)責(zé)人簽名經(jīng)辦/接管日期刻章經(jīng)辦第一保管人第二保管人第三保管人印章交接登記薄GA/RM01·12-03B序號

14、印章名稱啟用日期預(yù)留印鑒使用狀態(tài)交接人接交人交接日期印章使用登記臺帳GA/RM01·12-05B序號印章名稱使用日期使用部門使用人用途司印人備注（復(fù)印件）印章銷毀清冊 GA/RM01·12-06B序號印章名稱啟用日期預(yù)留印鑒審核人審批人銷毀人銷毀日期印章借用申請單GA/RM01·12-07B借用部門借用人借用印章名 稱用途歸還時(shí)間部門領(lǐng)導(dǎo)簽 字印章保管部門簽字總經(jīng)理批 準(zhǔn)說明：1、印章利用單位填寫“印章利用申請單”。2、用印的資料為非合同性質(zhì)的資料，需本單位主管領(lǐng)導(dǎo)、副總裁級有效審批人簽批同意后方可用印。2、用印的資料若是屬合同性質(zhì)，在本單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽批同意后，應(yīng)先應(yīng)通過辦公室法務(wù)審核，再請副總裁級有效審批人簽批，同意后方可用印。3、辦理印章外帶手續(xù)時(shí)，應(yīng)在“印章利用申請單”上注明外帶原因、使用范圍（外帶蓋章的資料名稱）、擬歸還時(shí)間