會計初學(xué)記賬工作流程

1、實用標準記賬的工作流程與注意事項概述、八 、刖言本文為了讓新手會計快速熟悉記賬的工作而編寫。文中出現(xiàn)的情況多為筆者自身經(jīng)歷與理解，希望能給新手會計在工作剛開始階段帶 來一些幫助。我們也希望更多的人加入到本文的編輯補充當中使之成為一本集眾家 之所長、實用性強的指導(dǎo)手冊。做賬前應(yīng)該知道的幾件事情第一會計是一項需要久坐的工作。在一段時間（45分鐘至1小時）的工作后，必要 的活動可以減輕身體疲勞。第二 工作應(yīng)當保持認真嚴謹?shù)膽B(tài)度。 填寫憑證要保證字跡清晰，憑證整潔無涂改。 如果憑證寫錯應(yīng)當重新填寫，不要用簽字筆在寫錯的位置涂改。原始憑證的粘貼要整齊， 不能超出憑證紙大小的范圍。費用類原始憑（如加油站發(fā)

2、票、高速路收費、就餐等發(fā)票） 通常會比較多，需要粘貼在單獨的一張紙上。我們推薦使用寫廢的憑證紙來粘貼。第三 工作要有條理性，單據(jù)要妥善保管。 因為在工作中會涉及到很多單位，建議一 次只處理一個單位。處理完畢后整理好該單位所有相關(guān)資料用夾子夾好，把每個單位的賬目放到規(guī)定的地方后再開始另一個單位的會計工作。有些憑證下次記賬才用到，需要妥善保管；有些單據(jù)已經(jīng)無法作為原始憑證使用，也要妥善保管，在必要時返還原單位。第四當記賬涉及到“現(xiàn)金” “其他應(yīng)收款” “其他應(yīng)付款”的科目時，請用鉛筆填 寫，以便最后的賬目調(diào)整。第五 認真對待增值稅專用發(fā)票的開具、核算、入賬。在入賬前應(yīng)反復(fù)計算幾次，做 到準確無誤。

3、第六 當月做的是上一個月的賬。每個月的15日前所有單位需結(jié)賬報稅完畢。第七 本月工作結(jié)束后，如果有剩余時間，需要整理翻看以前月份賬目，找出問題及文檔實用標準時改正，以備各個部門查賬做賬流程單據(jù)收集-根據(jù)單據(jù)填寫相應(yīng)憑證-粘貼各類憑證-按照日期排列整理憑證-用u8軟件 錄入憑證、結(jié)轉(zhuǎn)期末并記賬-用ufo軟件出資產(chǎn)負債表、利潤表-報稅。一、單據(jù)收集階段。月底或月初去單位收集相應(yīng)的單據(jù)（包括費用類單據(jù)，月末打印的發(fā)票開具統(tǒng)計表， 折舊表 工資表），去銀行拿單位本月的銀行對賬單。 由企業(yè)收取的增值稅專用發(fā)票的進 項發(fā)票的第二聯(lián)、第三聯(lián)，向其他企業(yè)開具的銷項增值稅專用發(fā)票的第一聯(lián)、去國稅局 認證進項稅發(fā)

4、票并得到認證說明，去地稅國稅拿本月的完稅憑證。二、單據(jù)的處理階段1處理費用類單據(jù)：高速公路過路費、國道過路費（黃色單據(jù)）；餐飲酒店類發(fā)票； 為了維修購買零部件開具的發(fā)票；，購買辦公用品（小型電器）的發(fā)票；移動聯(lián)通的電 話費繳費發(fā)票；車輛年審以及車輛的保險發(fā)票。本類費用類發(fā)票的處理順序為：按照費用用途分類-每一類費用的發(fā)票單據(jù)按日期排列先后順序 -根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)量 大小決定幾天內(nèi)的發(fā)票匯總為一張憑證 -按照日期填寫憑證-整齊有序的粘貼每一張單 據(jù)。費用單據(jù)的用途分類費用類單據(jù)按照用途一般分為 管理費用類、銷售費用類、制造費用、所得稅費用、財 務(wù)費用類管理費用類：差旅費、辦公費、招待費、管理人員工

5、資、辦公用品的折舊等文檔實用標準辦公費：電話費發(fā)票、購買小型電器發(fā)票、購買辦公用品發(fā)票、賓館酒店等開具的“會 務(wù)費”發(fā)票等差旅費：1型客車的高速路過路費、停車場收取的停車費單據(jù)、10元面額黃色國道過路費、93#97#汽油加油費、酒店賓館開具的的“住宿費”發(fā)票等招待費：各類商場購物發(fā)票、賓館酒店開具的“ 用餐費”發(fā)票、景區(qū)門票等。工資：根據(jù)單位工資發(fā)放單填寫，入賬時檢查是否所有員工已在領(lǐng)取簽名欄內(nèi)簽名。折舊：根據(jù)單位固定資產(chǎn)折舊表填寫 僅限于辦公用品資產(chǎn)的折舊。管理費用類憑證記賬分錄如下：借：管理費用辦公費差旅費招待費工資折舊貸：現(xiàn)金銷售費用類：分為燃料過路費維修費等。燃料費：0#、-10#號柴

6、油加油單據(jù)過路費：4型、5型車輛的高速公路過路費，30元面額的黃色國道過路費。維修費：僅限于維修與商業(yè)銷售相關(guān)的資產(chǎn)時，比如維修運輸用的車輛，銷售部門物 品維修等產(chǎn)生的發(fā)票。銷售費用類憑證分錄如下：借：銷售費用燃料費過路費維修費貸：現(xiàn)金注意：此處現(xiàn)金科目在第一次填寫憑證時候一定用鉛筆填寫或干脆空著。因為某些企業(yè)存在加油費特別多的問題，一旦月末現(xiàn)金科目余額在貸方，即沒有現(xiàn)金的狀態(tài)，現(xiàn)金 相關(guān)賬目就需要調(diào)整，此時用鉛筆或空格填寫便于涂改。制造費用：購買維修用零部件的定額發(fā)票（在工業(yè)型賬目中計入制造費用）分錄如下：借：制造費用維修費貸：現(xiàn)金銀行對賬單的處理拿到銀行對賬單后以此為依據(jù)，按照對賬單顯示的

7、業(yè)務(wù)發(fā)生時間尋找相關(guān)銀行開具的“存款 轉(zhuǎn)賬 承兌 貼現(xiàn)”等業(yè)務(wù)的憑證來填寫憑證的。此類業(yè)務(wù)較多涉及到應(yīng)付賬款、 預(yù)付賬款（貨款）、應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款、銀行的貸款以及利息的支付 等。當銀行對賬單核對實際票據(jù)時，每找到像對應(yīng)的票據(jù)應(yīng)在對賬單的相應(yīng)款項上做個記 號，如果某筆賬款在對賬單上有記錄而票據(jù)沒有找到 應(yīng)及時向有關(guān)負責單位索取以保 證賬證相符。特別注意的二點：1銀行的借貸方向與企業(yè)是相反的。若企業(yè)存入銀行賬戶，我方銀行存款為借方，而 銀行對賬單則顯示存款額在貸方。 當企業(yè)轉(zhuǎn)賬或者被扣款時，我方銀行存款在貸方，而 銀行對賬單相應(yīng)的業(yè)務(wù)額度則顯示在借方。2 般業(yè)務(wù)往來的銀行名稱后括號內(nèi)應(yīng)注明（基本

8、戶一般戶）而交稅發(fā)生的業(yè)務(wù)銀行名稱后應(yīng)注明（稅款戶）。常見的業(yè)務(wù)憑證：（1）收到對方企業(yè)貨款借：銀行存款 銀行名稱（基本戶）貸：應(yīng)收賬款（對方支付前欠貨款）預(yù)收賬款（對方預(yù)先支付貨款）（2）向?qū)Ψ狡髽I(yè)支付貨款借：應(yīng)付賬款（向?qū)Ψ街Ц肚扒坟浛睿╊A(yù)付賬款（向?qū)Ψ筋A(yù)先支付貨款）財務(wù)費用手續(xù)費（牽扯到跨行、跨地域轉(zhuǎn)賬發(fā)生的手續(xù)費）貸：銀行存款 銀行名稱（基本戶）（3）向銀行貸款借：銀行存款 銀行名稱（基本戶）貸：短期借款（4）國稅、地稅委托銀行在單位稅款戶里扣除當月應(yīng)繳稅款時 當月的稅費繳納后，國稅 地稅會給予相應(yīng)的完稅憑證。有時候稅款為銀行代繳，扣 款銀行會出具一份代繳完稅憑證。借：應(yīng)交稅金 增值稅

9、（已交） 城建稅 教育附加 地方教育 水利基金 印花稅 城鎮(zhèn)土地 使用稅貸：銀行存款 存款行名稱（稅款戶）（ 5）銀行索取各種費用 比如賬戶維護費，貸款產(chǎn)生的利息等。借：財務(wù)費用 手續(xù)費 利息支出貸：銀行存款 銀行名稱（基本戶）（ 6） 企業(yè)的銀行賬戶與企業(yè)負責人或親屬的個人賬戶間往來。一般企業(yè)負責人或相關(guān)親屬的名稱會在 “其他應(yīng)付款 其他應(yīng)收款 ” 里出現(xiàn)。當現(xiàn) 金余額在貸方或其他情況需要調(diào)節(jié)企業(yè)的流動資金時， “其他應(yīng)付款 其他應(yīng)收款 ”科目 可以方便的作為負責人為企業(yè)賬戶存入或提取資金的方法出現(xiàn)。 某些時候在月末整理憑 證時 現(xiàn)金科目要改為其他應(yīng)付 應(yīng)收款憑證如下：借：銀行存款 銀行名稱

10、（基本戶）貸：其他應(yīng)付款 其他應(yīng)收款（負責人存入現(xiàn)金）借：其他應(yīng)付款 其他應(yīng)收款（負責人提取現(xiàn)金）貸：銀行存款 銀行名稱（基本戶）(7)國稅 地稅完稅憑證。國稅的完稅憑證在賬單的右上角會顯示一個“國“字，地稅則在同樣位置顯示”地” 字。在票據(jù)右上方會顯示所繳稅款的所屬時間期會寫如20120401-20120430 ，或者20120101-20120331 等。一般來說企業(yè)在本月交納上月稅費， 本季度的第一個月交納 上季度的稅費。應(yīng)交稅金的種類以及開具流程應(yīng)繳納的稅費包括：增值稅、銷售稅金及附加、印花稅和城鎮(zhèn)土地使用稅。(1) 增值稅的交納前提為本月企業(yè)有銷售實現(xiàn)并且有相應(yīng)的銷售發(fā)票。 若本月無

11、銷 售發(fā)票，或當企業(yè)當月無收入或當月進項稅 +上期留抵稅 > 本月銷項稅+本月進項稅轉(zhuǎn) 出時，應(yīng)視為本月無收入發(fā)生。則除土地使用稅外的其他稅收都不會交納。增值稅的計算公式如下：本月銷項稅額+本期進項稅轉(zhuǎn)出額一本月進項稅額一上期進項稅留抵額=本月應(yīng)交增值稅額進項稅轉(zhuǎn)出指的是應(yīng)該作為進項稅抵扣的一部分稅額不允許被抵扣，也就相當于變相增加了銷項稅的稅額。上期進項稅留抵指的是上月還未用完的進項稅額。本期可以繼續(xù)用于抵扣銷項稅。進項稅額的確定：企業(yè)需要把進項稅發(fā)票第二聯(lián)拿到國稅局進行認證。認證通過后國 稅局會出具認證說明，應(yīng)以說明上記錄的認證后的進項稅額作為抵扣的依據(jù)。增值稅專用發(fā)票的開具每月月末

12、應(yīng)去企業(yè)單位開具銷項稅發(fā)票。開具發(fā)票前應(yīng)與企業(yè)負責人進行良好溝通，避免企業(yè)負責人自己開發(fā)票的情況發(fā)生。開具發(fā)票時，首先應(yīng)檢查發(fā)票的聯(lián)單號碼是否連續(xù)， 發(fā)票上面記錄的納稅企業(yè)編號是 否正確且一致。在打印發(fā)票前，查看系統(tǒng)里的初始聯(lián)單號是否與手中的實體發(fā)票初始聯(lián)單號一致。在打印機第一張發(fā)票應(yīng)該用白紙打印，之后與發(fā)票重合對其觀察密碼區(qū)域是否完全在發(fā)票左邊框內(nèi)。調(diào)整好打印機后 按照號碼打印發(fā)票。并且每一張的右下角都要加蓋章單位發(fā)票專用章。蓋章時應(yīng)注意印章蓋全，并且不要蓋在合計金額上。（2）銷售稅金（或營業(yè)稅金）及附加包括城建稅教育附加地方教育水利基金銷售稅金的計算基礎(chǔ)為本月應(yīng)繳增值稅額。城建稅二本月應(yīng)繳

13、增值稅額X0.07教育附加二本月應(yīng)繳增值稅額X0.03地方教育二本月應(yīng)繳增值稅額X0.02水利基金二本月應(yīng)繳增值稅額X0.01有些單位教育附加與地方教育合并為地方稅，此時教育稅金的計算也應(yīng)當以0.02與0.03相乘計算再相加而不是直接用 0.05相乘。（3）印花稅印花稅計算為本月銷售收入額度（發(fā)票開具統(tǒng)計表第5項）為基礎(chǔ)。公式為本月銷售收入金額 x0.8x0.0003= 本月印花稅。銷售稅金及附加，印花稅每月交納上月的額度 計提本月額度。（ 4）土地使用稅。 土地使用稅額相對固定。一般與上季度交納數(shù)額相同。土地使用稅每季度交納一次。每季度第一個月交納上季度的稅額。每個季度最后一個月計提本月額度

14、。（5）企業(yè)所得稅企業(yè)所得稅額以本季度的本年利潤為計算基礎(chǔ)。 企業(yè)所得稅同樣每個季度計提一次，年末預(yù)交經(jīng)稅務(wù)機關(guān)審核后 再做最后的交納調(diào) 整。憑證如下：計提時借：銷售稅金及附加 （主營業(yè)務(wù)稅金及附加 管理費用-稅金類 所得稅費用 貸：應(yīng)繳稅費 應(yīng)交城建稅 教育附加 地方教育 水利基金 應(yīng)交印花稅 應(yīng)交土 地使用稅 所得稅交納時借：應(yīng)繳稅費 應(yīng)交城建稅 教育附加 地方教育 水利基金 應(yīng)交印花稅 應(yīng)交土地 使用稅 所得稅貸：現(xiàn)金 銀行存款 銀行名稱（稅款戶）注意事項企業(yè)交稅也可以直接用現(xiàn)金繳納，繳納后分錄貸方必須為現(xiàn)金。增值稅發(fā)票的購買、計算、開具、認證發(fā)票的購買。增值稅專用發(fā)票面額為分別1萬元，

15、10萬元，100萬元 版本。含稅后為1.17萬元, 11.7萬元，117萬元。其中最常見的發(fā)票額度為11.7萬元版本。稅務(wù)局會根據(jù)單位的 業(yè)務(wù)數(shù)量，核定該單位應(yīng)使用的發(fā)票面額。到稅務(wù)機關(guān)購買增值稅發(fā)票，此時要帶上IC卡，稅務(wù)機關(guān)出售發(fā)票后會將發(fā)票的電 子信息讀到IC卡上，如發(fā)票號、版本、開票限額等，這些信息與同時購買的紙質(zhì)發(fā)票 一致。購買發(fā)票后，回到企業(yè)，將IC卡插入本單位開票系統(tǒng)讀卡器，此時，發(fā)票的電子信 息將被讀入開票系統(tǒng)。發(fā)票的開具有了發(fā)票之后，就可以開具發(fā)票了，此時要注意，系統(tǒng)開具的發(fā)票是順號的，在打 印實物發(fā)票之前必須將系統(tǒng)開具發(fā)票的號碼與從稅務(wù)機關(guān)購得的實物發(fā)票號碼核對一 致。每月

16、拿到單位的銷售清單后 （一般是銷售煤炭） ，在清單的最下面會找到總銷售噸數(shù)與總銷售額。此時先點數(shù)手中的增值稅專用發(fā)票數(shù)量。數(shù)量x單張發(fā)票最高含稅額度如果小于或者完全等于本月銷售清單的總銷售額度則應(yīng)當補充發(fā)票。實際操作中，一般會告知 開具發(fā)票貨物的總數(shù)量，總價格，或者總數(shù)量，單價。首先計算開具發(fā)票張數(shù)，每張貨物的數(shù)量 單價 總額。一般來講 貨物數(shù)的單價為含稅價格，有極少數(shù)情況為不含稅。1若僅告知總數(shù)量與總價格，貝M介格寧數(shù)量 得出單價。2單張發(fā)票的含稅總額+單價二單張發(fā)票貨物的最大單位數(shù)。根據(jù)具體情況決定是否 按照最大數(shù)量，或者只湊整數(shù)。比如一批煤炭，經(jīng)計算每張發(fā)票可開具的最大數(shù)為 123.45

17、6789 噸，你可以取整數(shù)每張噸數(shù)為 123 噸，也可以決定為每張發(fā)票 123.46 噸。 建議取整數(shù)，便于計算。3貨物總數(shù)量+單張發(fā)票最大單位數(shù)二開具的發(fā)票張數(shù)。一般這個數(shù)字都有小數(shù)點， 比如 9.56 此時發(fā)票就要開具 10 張。且前 9 張發(fā)票的內(nèi)容是 一樣的。 只有極少情況數(shù) 量為整數(shù)，此時所有發(fā)票的內(nèi)容都一致。4 貨物總數(shù)量 -（發(fā)票總張數(shù) -1 x 單張發(fā)票最大單位數(shù)） = 最后一張發(fā)票貨物數(shù)量 總價格-（發(fā)票總張數(shù) -1x 單張發(fā)票單價 x 單張發(fā)票最大單位數(shù)） = 最后一張發(fā)票 的貨物總價格。此時我們可列如下明細發(fā)票總張數(shù) -1 張 單價 貨物單位數(shù)總價格發(fā)票最后一張最后一張發(fā)

18、票貨物數(shù)量最后一張發(fā)票的貨物總價格。此時可根據(jù)計算所開具發(fā)票的張數(shù)以及每張發(fā)票的單價 單位數(shù) 來開發(fā)票了。 此時，進入發(fā)票開具項目。首先核對發(fā)票聯(lián)單號碼與紙質(zhì)發(fā)票是否一致。此處注意，系統(tǒng)默認輸入的金額是不含稅的。所以在打印第一張發(fā)票前，先把發(fā)票 系統(tǒng)更改為含稅價格。這意味著開出的每張發(fā)票的價格都是含稅的。然后按照計算的記錄 輸入發(fā)票的 單位數(shù) 單價。點擊左上角"，來確定發(fā)票的最 終價格。然后第一張發(fā)票開具時，應(yīng)先用白紙打印，打印完畢后，把白紙邊與發(fā)票邊對齊、 重合放在陽光下查看數(shù)字是否有錯位現(xiàn)象，尤其注意，右邊發(fā)票的密碼區(qū)域內(nèi)數(shù)字是否全部包括進去。若有錯位現(xiàn)象應(yīng)重新調(diào)整打印機，然后再

19、次用白紙打印，重合比對， 直到數(shù)字不錯位，密碼完全在密碼區(qū)內(nèi)為止。然后，依照計算得出的數(shù)據(jù) 依次打印出每一張發(fā)票。打印完畢后，在每一張發(fā)票的 每一聯(lián)的右下角蓋本單位的發(fā)票專用章。要注意 紅色印記必須蓋清晰，并且不能遮住 總金額。最后，把打印好的發(fā)票 與剩余空發(fā)票按照編號排列好 并發(fā)票專用章妥善保管。企 業(yè)作為銷貨方應(yīng)當保留第一聯(lián)，給購貨方第二三聯(lián)。發(fā)票的認證整理好單位購貨方發(fā)票，去國稅局認證。拿到認證說明后，連同單位發(fā)票統(tǒng)計表并拿來。作為做賬的憑證與參考。拿到本月單位所繳納稅款后的完稅憑證，就可以進入做賬階段了。二做賬階段前面我們已經(jīng)整理好了費用類憑證，銀行往來賬目類憑證以及國稅地稅的完稅憑證

20、,現(xiàn)在我們根據(jù)當月認證過的購進類增值稅專用發(fā)票以及開具的銷售類增值稅專用發(fā)票 做購進與銷售類憑證。購進時分錄借：原材料 材料名稱應(yīng)交稅金 應(yīng)交增值稅（進項）貸：現(xiàn)金 銀行存款 銀行名稱 （基本戶） 應(yīng)付賬款 預(yù)付賬款 應(yīng)付票據(jù) 其他應(yīng)收 款 其他應(yīng)付款銷售貨物時借：現(xiàn)金 銀行存款 銀行名稱 （基本戶） 應(yīng)收票據(jù) 應(yīng)收賬款 其他應(yīng)收款 預(yù)收賬款 貸：主營業(yè)務(wù)收入 銷售收入 商品名應(yīng)交稅金 應(yīng)交增值稅（銷項）發(fā)票類憑證填寫時應(yīng)注意：剛開始接觸增值稅專用發(fā)票時應(yīng) 從上到下從左到右認 真觀看發(fā)票上所記載的信 息。特別注意發(fā)票中上部是否寫著 山東增值稅專用發(fā)票 ；是否有 全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章 其左右是否有

21、 企業(yè)納稅編號以及發(fā)票聯(lián)單號 。開票日期是否距離當天 180 天內(nèi) ，密碼 區(qū)是否都在框內(nèi)， 發(fā)票右下角是否有蓋銷貨方的發(fā)票專用章， 章的名稱是否跟銷貨方名 稱一致。尤其注意發(fā)票的顏色。與發(fā)票右邊框所寫的聯(lián)數(shù)。發(fā)票一共三聯(lián)。顏色、作用各不 同。第一聯(lián)為黑色，在發(fā)票中間偏上的“全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章”處印有 “不作為購貨方 抵扣，報銷憑證”此聯(lián)的字樣。發(fā)票右邊豎排寫著“銷貨方記賬憑證” 。此聯(lián)為銷售貨 物的一方自己留存記錄使用。 月末此聯(lián)作為統(tǒng)計銷售收入以及計算應(yīng)交增值稅的重要憑證。第二聯(lián)為綠色，發(fā)票中間偏上的“全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章”處印有“抵扣聯(lián)“字樣。右邊豎排寫著“作為購貨方抵扣憑證”。購貨一方需

22、要在180天內(nèi)拿此聯(lián)到國稅局進行 發(fā)票認證。認證后的發(fā)票，作為購貨方單位抵扣銷項稅的依據(jù)。認證后的第二聯(lián)綠色發(fā) 票應(yīng)同國稅局出具的允許抵扣說明一同裝訂成冊。第三聯(lián)為棕紅色，發(fā)票中間偏上的“全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章”處印有“發(fā)票聯(lián)“字樣右邊豎排寫著“作為購貨方記賬憑證”。此聯(lián)作為購貨方做購入賬目的原始憑證粘貼在 記賬憑證后。在寫憑證時 要在摘要里寫明購進或銷售的貨物的名稱，噸位，單價。如果購貨單位 是加油站類單位，請注意單位的換算問題加油站類單位 購進汽油柴油時，所用的單位是噸，而出售時所用單位是升。因此在 購進商品時，應(yīng)該將購進的貨物單位由噸換算為升換算比例為1噸汽油=1388升，1噸柴油=1176

23、升。本月所有憑證做好后，按照時間排列先后次序，然后從前到后編號，以備輸入憑證時作為輔助記錄使用。三電子記賬流程包括 選擇單位-輸入憑證-審核憑證-記賬-做月末結(jié)轉(zhuǎn)-再次記賬-對賬-結(jié)賬-啟動 ufo報表-做報表-保存報表-打印報表-備份帳套（1 ）選擇帳套拿好處理好的紙質(zhì)憑證，雙擊打開“總賬”圖標，啟動u8管理軟件。選擇帳套為當前憑證所在單位。操作日期選為上月末最后一天。用戶名選擇為第一個（制單人）。點擊確定?，F(xiàn)在我們以制單人的身份進入當前憑證所在單位的帳套。在輸入本月憑證前，先選擇賬目-明細賬-月份選擇上上個月。點擊確認。本步驟的目的在于查看本機是否留有上月憑證。 因為在記賬時電腦使用人員不

24、確定，如果本單位的賬目上上月未在此電腦上錄入，則上月賬目雖然可以正常錄入，卻無法記賬結(jié)賬。為了節(jié)省時間，要先確認這一點。（2 ）錄入憑證以制單人身份進入后，點擊左邊 “填制憑證”。出現(xiàn)憑證界面后，點擊左上角“添 加”按鈕或按F5開始輸入憑證。注意一點，憑證日期默認為上月最后一天，所以在第一張憑證輸入時請點擊日期修 改時間。一條分錄輸入后按回車鍵繼續(xù)輸入下一條。一張憑證必須保證借貸方平衡。否則系 統(tǒng)提示此憑證不會被保存。用刪除鍵刪除修改輸入錯誤的信息。在輸入購入貨物憑證或出售貨物憑證時，系統(tǒng)會要求輸入貨物的數(shù)量和單價。建議 只輸入數(shù)量，然后輸入總價格，單價會自己得出。在輸入憑證時時刻注意日期與憑

25、證編號，可以有效防止重復(fù)錄入或漏掉錄入。(3 )審核憑證及記賬當上月憑證輸入完畢后，點擊保存按鈕 然后退出憑證錄入界面。點擊左上角的“文 件”選項，選擇重新注冊。選擇與輸入憑證同樣的時間與帳套，注意操作員應(yīng)當更換為 第二位，即“審核記賬人”，點擊確定。以審核人身份進入同樣企業(yè)的帳套后，點擊左邊選項“審核憑證”-“審核憑證”-確定-確定最初做賬，審核憑證應(yīng)當逐一審核，仔細核對紙質(zhì)憑證與電子憑證，做到雙方一致。審核完一個憑證后，點擊 審核進入下一張憑證的審核，直至最后一張。若發(fā)現(xiàn)錯誤則 點擊 標錯 同時記下憑證編號以便有針對性的修改。如果錄入憑證被審核出有錯誤，則應(yīng)當點擊文件 -重新注冊-選擇回制

26、單人，再次以 制單人身份登入帳套，點擊 填寫憑證，通過點擊左右箭頭找到錯誤憑證，然后修改錯 誤的地方。修改好后點擊保存以保存修改后的憑證。修改后，從新點擊文件-重新注冊，以“審核記賬人”身份登錄帳套，再次審核錯誤 憑證。確認憑證無誤后，點擊記賬-全選-下一步-下一步-記賬，以記賬。記賬后，點擊確 定退出記賬。(4 )月末結(jié)轉(zhuǎn)當前所有憑證都記賬后，再次重新注冊，以“制單人”身份進入。進入時依然要注 意記賬日期應(yīng)為上月最后一天。點擊左下角倒數(shù)第二項自動轉(zhuǎn)賬-點選期間損益結(jié)轉(zhuǎn)。在結(jié)轉(zhuǎn)前，先點擊“損益結(jié)轉(zhuǎn)” 右邊的放大鏡按鈕，打開所有需要結(jié)轉(zhuǎn)的損益科目列表。特別注意一點，要從上到下查 看“損益科目編碼

27、”一欄是否都有相同的數(shù)字。如果某一項沒有，則需要手動填寫。所寫數(shù)字編號與其他條目的“損益科目編碼”的編號一樣即可。檢查后點擊“確定”，返回“結(jié)轉(zhuǎn)生成”界面。點選左邊損益結(jié)轉(zhuǎn)一項，然后再次從上到下查看所有條目的“利 潤科目名稱”是否都為“本年利潤”。查看完畢后點擊右上角的“全選”，點擊下方的確定。系統(tǒng)會自動啟動憑證錄入窗口， 并自動結(jié)轉(zhuǎn)生成本月利潤結(jié)轉(zhuǎn)的分錄。（若帳套為工業(yè)性企業(yè)，則應(yīng)記錄“本年利潤” 的值。）點擊保存即可。如果所做的帳套為工業(yè)性企業(yè)（ 工業(yè)性現(xiàn)金科目編碼為 101而商業(yè)性帳套則為 1001 ），則在結(jié)轉(zhuǎn)利潤后還要做一張本年利潤結(jié)轉(zhuǎn)入未分配利潤的分錄。在憑證輸入界面點擊增加，輸入

28、以下分錄借；利潤分配 未分配利潤 （數(shù)字為上一張自動結(jié)轉(zhuǎn)憑證的數(shù)字）貸；本年利潤（數(shù)字為上一張自動結(jié)轉(zhuǎn)憑證的數(shù)字）月末對賬結(jié)賬輸入后點擊保存。退出憑證輸入界面。同時再次點擊文件一重新注冊，以審核記賬 人員身份進入帳套。點擊審核，審核掉最后的月末結(jié)轉(zhuǎn)憑證與分配利潤憑證（工業(yè)性帳套）。退出后點擊左下角的“月末處理”-月末結(jié)賬-下一步-對賬-下一步。在這里查看對賬結(jié)果。值得注意的是兩個地方，一個是第一項“本月?lián)p益未結(jié)轉(zhuǎn)為零的科目”是否有科目 名稱（有科目名稱是錯誤的），第二個是成本是否為零（不為零是錯誤的）。如果一切正常，則點擊結(jié)賬，本單位記賬工作結(jié)束?；謴?fù)記賬前狀態(tài)若以上任何一項錯誤，則說明記賬憑

29、證還未全正確，應(yīng)采取一個特殊措施，讓憑證 回到記賬前狀態(tài)，并再次用制單人身份進入帳套的填寫憑證項目修改錯誤處。錯誤處一般是與“本月?lián)p益未結(jié)轉(zhuǎn)為零的科目”的科目名稱相關(guān)的憑證。一般這里出錯多為前面記賬憑證的費用類科目修改而月末的結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤未修改。 所以一定要注意一件事情，若前期憑證在電腦自動結(jié)轉(zhuǎn)后又出現(xiàn)錯誤，一定要刪除月末結(jié)轉(zhuǎn)以及利潤分配兩張憑證，待錯誤修改正確后，一并重新結(jié)轉(zhuǎn)。并且工業(yè)生產(chǎn)性帳套，若本月未發(fā)生銷售，月末生產(chǎn)成本類科目要當做管理費用做 憑證，期末不能有余額?；謴?fù)記賬方法如果需要回復(fù)憑證記賬前狀態(tài)，需要做如下操作。1以審核記賬人身份進入帳套，點擊左下角月末處理-月末結(jié)賬-在是否結(jié)

30、賬表欄中 選擇港記賬的月份，然后同時按下 ctrl+shift+F6.系統(tǒng)會提示確認口令單擊確認后推 出。此時系統(tǒng)已經(jīng)修改了記賬狀態(tài)2單擊左下角月末處理-試算并結(jié)賬，在彈出窗口界面同時按下ctrl+H，系統(tǒng)會提示你恢復(fù)記賬前狀態(tài)已激活。點擊確定后退出。3此時點擊 憑證-會出現(xiàn)一個新選項“恢復(fù)記賬前狀態(tài)?！秉c擊恢復(fù)記賬前狀態(tài)，選 擇恢復(fù)上月份記賬前狀態(tài)-確定。這樣記賬憑證的恢復(fù)工作進行完成4點擊審核憑證-審核憑證-確定 然后取消憑證的審核5重新更改為制單人身份進入，時間設(shè)定為上月最后一天進入。以便重新修改錯誤 憑證。使用ufo軟件出報表流程：資產(chǎn)負債表-找到單位帳套所在文件夾-選擇資產(chǎn)負債表-增

31、加新表格-初始化帳套-錄入關(guān)鍵字（單位全稱，賬目的月份日期）-計算-打印-保存退出利潤表-選擇利潤表-增加新表格-初始化帳套-錄入關(guān)鍵字（單位全稱，賬目的月份）-計算-打印-保存退出確認記賬正確且結(jié)賬后，退出u8軟件，雙擊ufo報表打開軟件。點擊左上角“打開文件夾” -d盤-u8財務(wù)數(shù)據(jù)備份2012年12月-找到企業(yè)所在的存檔文件夾。一般文件夾會有兩個報表文件一個資產(chǎn)負債表只ep、一個損益表只ep資產(chǎn)負債表先打開資產(chǎn)負債表，然后點擊編輯-插入-表頁。此時在系統(tǒng)會增加一張新的表頁在 第一頁。然后點擊到新增加的表頁，點擊數(shù)據(jù) -帳套初始，找到需要核算的帳套選擇數(shù)據(jù)-錄入-關(guān)鍵字-輸入單位名稱以及月

32、份 日期（一般為上月最后一天）、選擇 確定，系統(tǒng)會提示是否重算第一頁，選擇是，則系統(tǒng)會自己計算報表。計算完成后，點 擊快捷欄左上方的”保存”按鈕對當前報表進行保存。資產(chǎn)負債表完成。打印出來，以 便報稅使用。損益表。再選擇打開文件夾，同樣的過程計算損益表，不同的是在選擇錄入關(guān)鍵字的時候， 只把月份改為上月月份即可。系統(tǒng)重算第一頁后，同樣點擊快捷欄左上方的”保存”按鈕對當前報表進行保存， 然后打印出報表以便報稅使用。數(shù)據(jù)的備份及掃尾工作工作共兩項內(nèi)容：備份電子帳套，整理紙質(zhì)記賬憑證。當本月賬目處理完畢后，工作會進入報稅環(huán)節(jié)。報稅結(jié)束后，所有單位本月的電子 賬目才算最終“定稿”。此時要對賬目進行備份

33、以防止數(shù)據(jù)丟失。打開“我的電腦”的C盤或D盤，在其根目錄會有一個名為“ wf821 ”的文件夾。 點擊進入wf821文件夾，會發(fā)現(xiàn)名為“admin ”的文件夾。繼續(xù)打開admin文件夾會發(fā) 現(xiàn)里面有若干個以“ ZTOOx ”形式命名的文件夾。這些就是 U8軟件的帳套文檔。在每個文件夾名稱ZT字母后都會有三位數(shù)字。數(shù)字即為帳套編號。根據(jù)u8軟件的登陸界面所顯示的帳套名稱前的編號就可一一對應(yīng)找到相應(yīng)編號的ZT文件夾。復(fù)制粘貼本月相應(yīng)單位的編號的文件夾到u盤或移動硬盤內(nèi)即可完成該單位本月帳套的備份工作。備份時最好先在u盤或移動硬盤內(nèi)新建一個以當前年份+所做賬目月份命名的文件夾 （例如2012年5月份

34、備份）再復(fù)制粘貼到里面即可。若數(shù)據(jù)出問題，只需將備份到u盤或移動硬盤里相應(yīng)時間以及編號的 zt文件夾覆蓋 電腦上相應(yīng)的名稱編號的文件夾即可。整理紙質(zhì)憑證由于在報稅時，憑證還會有所改動，所以在每月15日報稅工作結(jié)束后應(yīng)把當月所寫的憑證再次整理一遍。憑證的整理主要涉及以下方面：電子憑證與紙質(zhì)憑證不一致的地方、書寫模糊不清或涂改的地方、用鉛筆書寫的地方。電子憑證與紙質(zhì)憑證不符，若為報稅需要調(diào)整，則以照電子憑證為準修改紙質(zhì)憑證;書寫模糊、錯誤、涂改的地方要撕掉憑證重新填寫；用鉛筆書寫的憑證應(yīng)當用黑色墨水書寫，待墨水晾干后將鉛筆書寫的痕跡擦干凈。在整理憑證時要一個單位一個單位的進行，防止不同單位間憑證的

35、混雜。整理好后，與 單位當月報表、銀行對賬單等一同圭寸存。附加的幾個問題一、成本結(jié)轉(zhuǎn)問題工業(yè)型企業(yè)在月末應(yīng)將本月的原材料，制造費用（折舊、電費），生產(chǎn)成本（車間工人的工資）三項結(jié)轉(zhuǎn)進入產(chǎn)成品。并且根據(jù)一定的比例分配成各個產(chǎn)品，再根據(jù)本月銷售 某一產(chǎn)品的數(shù)量X結(jié)轉(zhuǎn)后該產(chǎn)品的成本就可得出該產(chǎn)品的銷售成本了。正常的結(jié)轉(zhuǎn)的步驟如下：1原材料進入生產(chǎn)成本.借：生產(chǎn)成本/基本生產(chǎn)成本/原材料貸：原材料/名稱2用于生產(chǎn)的固定資產(chǎn)折舊入生產(chǎn)成本借：生產(chǎn)成本/基本生產(chǎn)成本/折舊貸：制造費用/折舊3由于工人工資已經(jīng)在生產(chǎn)成本里，所以直接把結(jié)轉(zhuǎn)入生產(chǎn)成本的折舊原材料加上工 人的工資按照一定比例轉(zhuǎn)入產(chǎn)成品借:產(chǎn)成品/

36、a產(chǎn)品/b產(chǎn)品/c產(chǎn)品貸：生產(chǎn)成本/基本生產(chǎn)成本/工資生產(chǎn)成本/基本生產(chǎn)成本/原材料 生產(chǎn)成本/基本生產(chǎn)成本/折舊此處Abe三類產(chǎn)品的產(chǎn)品的總重量 和總價格一般按照一定比例結(jié)轉(zhuǎn)。例如煤炭行業(yè)：購入原煤加上工資折舊等產(chǎn)出 精煤 混煤 煤矸石 三類產(chǎn)品三種產(chǎn)品重量的比例大約為0.6:0.1:03三種產(chǎn)品中 混煤與矸石的價格是固定的?；烀旱膬r格為210元每噸 矸石為3元每噸。貝S精煤的總價格=原煤總價格+工資+折舊-混煤噸數(shù)X210-矸石噸數(shù)x3按照以上公式整理出本月產(chǎn)生的精煤混煤 矸石的數(shù)量 單價 總價格 并且根據(jù)三種產(chǎn)品銷售的數(shù)量計算出銷售成本。再比如帶鋼加工企業(yè)是將購入的原材料工資折舊以及輔料的價格計入產(chǎn)成品的總成本。產(chǎn)成品分為三種：鋼帶 氧化鐵皮 邊角料三種產(chǎn)品的重量比例大約為 0.89 : 0.02:0.09氧化鐵皮和邊角料的產(chǎn)品的價格不固定。邊角料價格在14501510間浮動。氧化鐵皮的價格在420-520間浮動。建議以六個月內(nèi)的價格的平均數(shù)大體做參考。非主營銷售產(chǎn)品隔一段時間要賣出，但賣出時并不會開具增值稅專用發(fā)票。而價格則在 其銷售成本價的基礎(chǔ)上增加 20%即可。二、產(chǎn)成品的暫估在產(chǎn)