大型集團(tuán)公司檔案管理制度

1、檔案管理制度第一章總則第一條 為了規(guī)范（集團(tuán)）股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱公司）檔案 的分類、裝訂、歸檔、保管、查閱和銷毀的管理，特制定本制度。第二條檔案的范圍1、公司內(nèi)部經(jīng)營(yíng)形成的各種資料。2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營(yíng)或行業(yè)有關(guān)的公 文、通知、批復(fù)等資料。3、下屬全資、控股子公司（以下簡(jiǎn)稱子公司）備案形成的與經(jīng) 營(yíng)有關(guān)的資料。第二章檔案的管理部門第三條檔案的管理部門檔案管理由行政部及財(cái)務(wù)中心共同管理，其中行政部為主管部 門。第四條檔案管理部門的職責(zé)1、行政部檔案管理的職責(zé)（1）負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織編制、修訂、完善公司的檔案管理制度，規(guī) 范管理流程、分類目錄、管理表格，規(guī)范檔案分類、移交、備份

2、、備 案、歸檔、立卷、保管、借閱、銷毀等的管理。（2）負(fù)責(zé)指導(dǎo)、培訓(xùn)、宣貫檔案管理制度。（3）負(fù)責(zé)組織、安排、檢查督導(dǎo)檔案管理制度的執(zhí)行。（4）負(fù)責(zé)整理、保管公司人事行政類和業(yè)務(wù)類檔案。（5）負(fù)責(zé)收集、整理、保管子公司備案的人事行政類和業(yè)務(wù)類 檔案。（6）負(fù)責(zé)收集、整理各部門檔案分類目錄，匯總建立公司電子 目錄并寫入0A檔案系統(tǒng)。2、財(cái)務(wù)中心檔案管理的職責(zé)（1）負(fù)責(zé)配合行政部編制、修訂、完善公司檔案管理制度中財(cái) 務(wù)類檔案的分類目錄、分類管理流程。（2）負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司及子公司備案的財(cái)務(wù)類檔案。第三章檔案的分類管理第五條 檔案的分類原則公司檔案分類和分類編號(hào)由行政部統(tǒng)一集中管理。 各部門

3、不得擅 自增、減、變更檔案分類和分類編號(hào)。如有變更、調(diào)整、增加、刪除 需求，應(yīng)由需求部門提出申請(qǐng)，經(jīng)部門主管和行政部審批同意后再做 調(diào)整。第六條檔案的分類檔案分類可按內(nèi)容、保存形式、密級(jí)性等多種方式分類。公司檔 案主要采取按實(shí)質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行分類。1、按內(nèi)容進(jìn)行分類：具體各級(jí)的分類目錄詳見(jiàn)檔案分類管理流程中具體規(guī)定。主要有：（1）、章程、規(guī)章制度、通知通報(bào)發(fā)文：主要包括章程、規(guī)章、 制度、內(nèi)部通知通報(bào)發(fā)文、外部政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)部門的發(fā)文、通知、 批文等。（2）、會(huì)議資料。主要包括日常會(huì)議紀(jì)要和專題會(huì)議資料等。（3）、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)決議和成員資料。包括股東會(huì)、 董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)決議、股東會(huì)、董事會(huì)

4、、監(jiān)事會(huì)成員資料等。（4）、企業(yè)基本資料。包括企業(yè)簡(jiǎn)介、資質(zhì)、證照登記、變更、 注銷、年審資料、品牌形象等。（5）、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、計(jì)劃、總結(jié)：包括經(jīng)營(yíng)目標(biāo)與總結(jié)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃 與總結(jié)等。（6）、經(jīng)濟(jì)合同。包括對(duì)外形成收款的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同、對(duì)外形成 付款的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同、關(guān)聯(lián)企業(yè)間收付款合同等。（7）、案件資料。（8）、行政后勤檔案/員工福利（餐娛、文體、圖書等）。包括基 建項(xiàng)目、后勤福利文件、資產(chǎn)清單等。（9）、人力資源部資料。包括人力配置、人力開(kāi)發(fā)、人力薪酬（成 本）、勞資關(guān)系、員工信息管理等。（10）、財(cái)務(wù)部門資料。包括財(cái)務(wù)人員管理資料、會(huì)計(jì)報(bào)表/報(bào)告、 涉稅資料、銀行融資評(píng)級(jí)授信資料、銀行資金帳戶資

5、料、重大財(cái)務(wù)事 項(xiàng)資料、會(huì)計(jì)賬簿、憑證、年度帳套備份光盤等。（11）、戰(zhàn)略投資部資料（12）、工會(huì)文件（13）、登記記錄資料。包括印章使用登記表、收發(fā)文登記、檔 案管理登記資料、圖書借閱登記表等。（14）、簽字印模。包括簽字樣本、印章印模等。（15）、特殊業(yè)務(wù)資料。2、按保存形式分類（1）紙質(zhì)形式（2）電子檔案形式：包括各種電子表格、電子文檔、掃描方式等形式。3、按保密性分類：分為絕密檔案、機(jī)密檔案、秘密檔案、一般（無(wú)密級(jí)）檔案。絕密、機(jī)密文件打印使用專用磁盤，絕密文件只能 印1份，機(jī)密、秘密文件按審閱人數(shù)打印。文件機(jī)密級(jí)數(shù)，由發(fā)文單 位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容，對(duì)照密級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確定。（1）

6、、絕密：處于最高保密等級(jí)，限指定人員知曉，一旦泄密會(huì) 對(duì)集團(tuán)公司安全、發(fā)展造成極其嚴(yán)重后果的資料，如導(dǎo)致公司財(cái)產(chǎn)損 失伍萬(wàn)元以上；資金鏈斷裂（七天內(nèi)不能恢復(fù)鏈接）；管理系統(tǒng)崩潰（三天內(nèi)不能恢復(fù)運(yùn)行）或組織架構(gòu)動(dòng)蕩（高管三人以上投訴或兩人 以上離職的）等。絕密文件是集團(tuán)公司的核心檔案。包括但不限于：A、總裁指定的絕密事項(xiàng)資料；B外單位提供的絕密文件資料和相應(yīng)的科研成果；C公司的重大經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略投資計(jì)劃；D購(gòu)買或開(kāi)發(fā)的科研成果和專利等資料；E資金運(yùn)作計(jì)劃、協(xié)議、等相關(guān)財(cái)務(wù)資料；F重大項(xiàng)目的資料。（2）、機(jī)密：保密等級(jí)次于絕密，集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo) 和相關(guān)人員所知的資料。是指非法泄露后會(huì)給集

7、團(tuán)公司安全、發(fā)展造 成嚴(yán)重?fù)p害的資料，如導(dǎo)致公司財(cái)產(chǎn)壹萬(wàn)元以上伍萬(wàn)元以下；資金鏈 鏈接不穩(wěn)（七天內(nèi)恢復(fù)鏈接的）；管理系統(tǒng)遭受破壞（技術(shù)平臺(tái)、作 業(yè)工具等三天內(nèi)恢復(fù)使用的）或組織架構(gòu)出現(xiàn)危機(jī)（高管兩人以上投 訴或一人離職的）等，包括但不限于：A集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)指定的機(jī)密事項(xiàng)資料；B外單位提供的機(jī)密文件資料和相應(yīng)的研究成果；C集團(tuán)及控股子公司的決策性會(huì)議紀(jì)要、股東會(huì)及董事會(huì)決議；D關(guān)于集團(tuán)及控股子公司商業(yè)利益，發(fā)展的合同；E公司發(fā)展規(guī)劃、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、業(yè)績(jī)合同、經(jīng)營(yíng)分析會(huì)紀(jì)要等（未公開(kāi)宣布者）；F尚未公布的技術(shù)基本資料、材料、圖紙；G投資計(jì)劃書、項(xiàng)目協(xié)議、項(xiàng)目運(yùn)作方案；H財(cái)務(wù)帳薄、財(cái)務(wù)運(yùn)行報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)

8、告、審計(jì)報(bào)告等；I集團(tuán)公司人事檔案、工資；J未公布的內(nèi)部重大改革及人員變動(dòng)的方案；K涉及總裁個(gè)人的收發(fā)文件。3、秘密：保密等級(jí)在絕密和機(jī)密之下，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、 相關(guān)人員所知的資料。但如果非法泄露，會(huì)給集團(tuán)公司帶來(lái)?yè)p害和影 響，如導(dǎo)致公司財(cái)產(chǎn)損失1萬(wàn)元以下；資金鏈鏈?zhǔn)艿捷p微影響（不影 響正常作業(yè)）；管理系統(tǒng)遭受輕微破壞（不影響正常使用）或組織架 構(gòu)受到輕微動(dòng)蕩（兩人以下投訴，無(wú)人員離職），包括但不限于：A外單位提供的秘密文件資料和相應(yīng)的研究成果；B公司招投標(biāo)書，有關(guān)公司經(jīng)營(yíng)的各項(xiàng)信息、數(shù)據(jù)、流通渠道和 機(jī)構(gòu)等；C具有國(guó)際先進(jìn)水平，并且應(yīng)用范圍廣、經(jīng)濟(jì)效益高或者學(xué)術(shù)價(jià) 值大的科研成果、關(guān)鍵技

9、術(shù)和有可能成為發(fā)明、專利的階段性成果、 資料等；D合同，技術(shù)協(xié)議；E公司制度匯編原件。（4） 一般（無(wú)密級(jí)）檔案：除以上外，其他均為一般檔案。第四章檔案的移交管理第七條檔案移交的基本要求1、資料完成了日常經(jīng)營(yíng)審批、傳閱等相關(guān)流程，已形成檔案。2、移交前，應(yīng)對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、 復(fù)制或加邊，對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件折疊理齊。3、結(jié)合文書材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前， 請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結(jié)論在前， 依據(jù)在后。4、原則上整理好一一對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔和電子檔。5、采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫, 要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)

10、確。第八條 分類檔案的移交人、保管人、移交時(shí)間、移交流程等的 規(guī)定，詳見(jiàn)檔案分類管理流程中的規(guī)定。第九條檔案移交時(shí)移交人填寫檔案交接登記表，報(bào)部門主管 審核確認(rèn)簽字。接收人核對(duì)無(wú)誤后簽字確認(rèn)。第五章檔案的備案管理第十條 檔案的備案是指子公司向集團(tuán)備案。集團(tuán)各檔案管理員 對(duì)備案檔案的管理應(yīng)分公司分年度按分類順序建立目錄并立卷歸檔。第十一條 具體需要備案的分類檔案、子公司備案人、集團(tuán)受理人、備案時(shí)間等詳見(jiàn)檔案分類管理流程中具體規(guī)定。第六章檔案的歸檔管理第十二條檔案的歸檔原則1、按立檔單位分開(kāi)建檔。2、按形成或針對(duì)的年度分開(kāi)建檔。3、自有檔案和備案檔案分開(kāi)建檔。4、按檔案內(nèi)容分類排序歸檔。5、按公司

11、/年度/檔案類別/順序號(hào)歸檔編號(hào)。6、按末級(jí)分類檔案登記檔案目錄。7、不相容職務(wù)檔案分開(kāi)歸檔第十三條 檔案管理員應(yīng)在收到移交檔案資料后3日內(nèi)歸檔。檔 案管理員填寫登記分類檔案目錄，將檔案文件有序置放在目錄后 面。檔案文件右上角應(yīng)標(biāo)注檔案的分類編號(hào)、目錄序號(hào)及檔案密級(jí)。第七章檔案的立卷管理第十四條檔案的立卷裝盒原則上應(yīng)與檔案分類保持一致。分類 檔案資料較少時(shí)，連序的分類檔案可組合立卷。分類檔案資料較多時(shí)， 可分多盒立卷。檔案管理員應(yīng)編制檔案立卷目錄，對(duì)每一卷宗號(hào) 所管理的分類檔案編號(hào)、分類檔案名稱進(jìn)行列示。對(duì)于跨年的案件資料、基建項(xiàng)目、施工項(xiàng)目、投資項(xiàng)目、委貸業(yè) 務(wù)、擔(dān)保業(yè)務(wù)、典當(dāng)業(yè)務(wù)，應(yīng)在完結(jié)

12、當(dāng)年立卷歸檔。與單個(gè)項(xiàng)目、業(yè)務(wù)或事項(xiàng)相關(guān)的要素應(yīng)進(jìn)行組合成一個(gè)文檔，建 立清單目錄，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn)完整齊備、準(zhǔn)確無(wú)誤后再歸檔立卷。 比如：1、單個(gè)專題會(huì)議相關(guān)組合要素：（1）關(guān)于召開(kāi)會(huì)議的請(qǐng)示與批 復(fù)；（2）提交會(huì)議審議批準(zhǔn)的資料：包括工作規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告；預(yù) 算決算；各項(xiàng)決議的草案；（3）會(huì)議期間使用的資料：包括開(kāi)幕詞、 閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿；大會(huì)發(fā)言資料；會(huì)議總結(jié)報(bào)告；（4）會(huì)議參考性資料：包括調(diào)查報(bào)告；可行性分析報(bào)告；統(tǒng)計(jì)報(bào)表；技術(shù)圖紙或 圖表；（5）會(huì)議管理性資料：包括會(huì)議通知、日程與議程安排表；會(huì) 議須知、保密規(guī)定；會(huì)議主席團(tuán)名單、委員會(huì)名單、與會(huì)人員名單； 票證、簽到簿；（6）

13、會(huì)議宣傳性資料：包括會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)；會(huì)議紀(jì)要；新 聞報(bào)道；（7）照片、錄音、錄像等資料。2、單個(gè)股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)成員資料相關(guān)組合要素：簡(jiǎn)歷、 身份證復(fù)印件、授權(quán)書及其他資料。3、單個(gè)資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審事項(xiàng)相關(guān)組合要素： 資質(zhì)、證照新舊或前后復(fù)印件；公司登記、變更、注銷、年審申請(qǐng)資 料；有關(guān)政府或行業(yè)部門登記、變更、注銷、年審批復(fù)資料。4、單個(gè)案件相關(guān)組合要素：訴訟合同、立案資料、過(guò)程資料、 結(jié)案資料。5、單個(gè)員工的檔案相關(guān)組合要素：?jiǎn)T工應(yīng)聘信息登記表、學(xué)歷及學(xué)位證復(fù)印件、身份證復(fù)印件、三張一寸彩色免冠照保險(xiǎn)接續(xù)卡（養(yǎng) 老保險(xiǎn)冊(cè)）、與工作過(guò)公司解除或終止勞動(dòng)合同的證明、專業(yè)技術(shù)資

14、格證書、完整應(yīng)聘人員信息登記表、體檢證明、勞動(dòng)合同和保護(hù)協(xié)議、 員工用工協(xié)議、告知書、聲明書、崗位變動(dòng)通知、辦理交接手續(xù)資料。6、單個(gè)基建項(xiàng)目、施工項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、資金申報(bào)項(xiàng)目、委貸業(yè)務(wù)資料、擔(dān)保業(yè)務(wù)也應(yīng)根據(jù)具體項(xiàng)目或業(yè)務(wù)要求進(jìn)行相關(guān)要素組 合。第八章 檔案的保管要求第十五條 檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保管。各檔案管理部門應(yīng)指定 專人進(jìn)行檔案管理。行政類檔案指定行政主管保管；人事類檔案由人 事主管保管，涉及員工個(gè)人信息檔案及時(shí)報(bào)檔案管理專員保管；財(cái)務(wù)類檔案應(yīng)由秘書和會(huì)計(jì)作為檔案管理員；其他業(yè)務(wù)類檔案應(yīng)由行政類的檔案管理員統(tǒng)一管理。行政部應(yīng)對(duì)0A中單位檔案系統(tǒng)應(yīng)指定專人作為系統(tǒng)管理員進(jìn)行 維護(hù)和管理，

15、主要負(fù)責(zé)：1、負(fù)責(zé)統(tǒng)一建立集團(tuán)及子公司的單位檔案結(jié)構(gòu)體系。2、負(fù)責(zé)指導(dǎo)集團(tuán)及子公司行政人事檔案管理員將檔案分類目 錄匯總寫入0A單位檔案系統(tǒng)中。3、負(fù)責(zé)檢查人事檔案管理員在 0A單位檔案系統(tǒng)中對(duì)檔案分類 目錄匯總的查閱權(quán)限進(jìn)行合理授權(quán)。第十六條紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案的保管的一般要求1、檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周 圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材；2、采用透明塑料膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞 鼠洞；3、檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防 蟲蛀；4、檔案室內(nèi)保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方， 以利查閱，并防止潮濕；5、嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密；第十

16、七條電子檔案的保管的一般要求1、檔案管理員應(yīng)建立電子文件夾將電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管。2、電子文檔應(yīng)保存在單機(jī)版的計(jì)算機(jī)中，必須設(shè)置密碼，注意 防泄3、電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，防病毒等安全措施。4、備份磁介質(zhì)應(yīng)注意防磁。第十八條密級(jí)檔案管理的特別要求1、嚴(yán)禁在不具備保密條件的地方存放檔案。2、檔案管理員應(yīng)當(dāng)貫徹執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和集團(tuán)公司的 保密規(guī)定，做到對(duì)公司的機(jī)密不說(shuō)、不外傳。3、檔案管理員在調(diào)離或離職時(shí)，由總裁辦負(fù)責(zé)人監(jiān)督辦理移交、 檔案交接之后，方可離開(kāi)。4、檔案管理員無(wú)論在職期間、調(diào)離或離職后，都不得向任何個(gè) 人或單位泄漏涉及公司經(jīng)濟(jì)合同、 稅收籌劃、核心技術(shù)等機(jī)密性檔案 內(nèi)容。丟失

17、檔案或擅自泄露檔案機(jī)密，公司將追究其個(gè)人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任 和法律責(zé)任。5、秘密載體必須確保任何時(shí)候都處于絕對(duì)安全、保密狀態(tài)，對(duì)秘密載體生成過(guò)程中不需歸檔的材料， 應(yīng)及時(shí)銷毀。秘密載體指以文 字、數(shù)據(jù)、符號(hào)、圖形、圖像、聲音等方式記載公司秘密信息的紙介 質(zhì)、磁介質(zhì)（含計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤和錄音帶、錄像帶等）、光盤等各類物品。6、秘密文件在公司內(nèi)部的借閱、復(fù)制必須由借閱人申請(qǐng)，經(jīng)過(guò) 載體管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、行政部負(fù)責(zé)人審批，有對(duì)外發(fā)布需 要時(shí)，必須報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)。7、絕密、機(jī)密文件在公司內(nèi)部的借閱、復(fù)制必須由借閱人申請(qǐng)， 經(jīng)過(guò)載體管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、行政部分管領(lǐng)導(dǎo)、批準(zhǔn)。8在秘密事項(xiàng)形成后、歸檔前以“

18、誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)”為原則，進(jìn) 行管理。9、秘密事項(xiàng)由形成部門在檔案歸檔時(shí)，按照密級(jí)資料具體分類 標(biāo)準(zhǔn)做好標(biāo)識(shí)（蓋上標(biāo)識(shí)印章，標(biāo)識(shí)印章由檔案管理員保管，絕密檔 案移交前移交人須做好密封），交檔案管理員負(fù)責(zé)妥善保管，并建好 記錄、臺(tái)帳。第九章檔案的借閱管理第十九條 申請(qǐng)借閱、查閱或復(fù)印檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱/借 閱/復(fù)印申請(qǐng)單，根據(jù)檔案密級(jí)級(jí)別向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)報(bào)批。除此外， 公司外部人員借閱時(shí)還應(yīng)持單位正式介紹信，檔案保管人員方能接 待。第二十條 借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱/查閱/復(fù)印登記簿，詳細(xì) 登記借閱人的姓名、工作單位、查閱理由、查閱日期、檔案名稱、數(shù) 量、內(nèi)容、歸還期、歸還簽名等情況。第二十一條在借閱、查閱或者復(fù)制檔案時(shí)，嚴(yán)禁在檔案上涂畫、 拆封和抽換。第二十二條 申請(qǐng)復(fù)印時(shí)，應(yīng)由檔案管理員親自復(fù)印，并加蓋“再 復(fù)印