QP0301合同評(píng)審控制程序_修正版

1、修正版1.目的準(zhǔn)確理解顧客要求 ,充分評(píng)估履行合同的能力 ,以滿足減少供需雙方在履行合同的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任 ,確保按合同規(guī)定要求的履行 .2.適用范圍本程序適用于本公司產(chǎn)品銷售合同的評(píng)審3.定義3.1常規(guī)合同一產(chǎn)品符合現(xiàn)行技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，已批量生產(chǎn)，能滿足顧客交貨期限要求，價(jià)格符合本公司規(guī)定的合同.3.2特殊合同一本公司尚未批量生產(chǎn)的產(chǎn)品，或尚未開發(fā)的產(chǎn)品、批量大、交貨期短，價(jià)格低于本公司規(guī)定的合同 .3.3合同評(píng)審一一合同簽訂前，為了確保質(zhì)量要求規(guī)定的合同明確并形成文件，而且供方能實(shí)現(xiàn)，由供方進(jìn)行的系統(tǒng)的活動(dòng) .3.4 營(yíng)銷功能查明和確定產(chǎn)品的質(zhì)量要求和期望。包括產(chǎn)品的要求，市場(chǎng)的要求和顧客的

2、需求。4.職責(zé)4.1 合同評(píng)審由業(yè)務(wù)部歸口管理 ,并組織對(duì)所有合同的評(píng)審以及在招投標(biāo)制訂標(biāo)書和制訂產(chǎn)品建議書；負(fù)責(zé)與顧客的聯(lián)絡(luò)、溝通和企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)研。4.2 總經(jīng)理負(fù)責(zé)特殊合同的評(píng)審審批；負(fù)責(zé)對(duì)市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告的審批。4.3 技術(shù)課、制造部、質(zhì)保部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)職能部門參與特殊合同的審批 ,并對(duì)特殊合同中涉及本部門的業(yè)務(wù)評(píng)審內(nèi)容負(fù)責(zé)；同時(shí)負(fù)責(zé)對(duì)市場(chǎng)調(diào)研結(jié)果的分析。4.4 業(yè)務(wù)部、制造部參與一般合同的評(píng)審，業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)一般合同的評(píng)審審批。5.工作程序5.1 合同評(píng)審的內(nèi)容5.1.1 顧客的各項(xiàng)要求是否明確、合理，是否形成文件。5.1.2 各項(xiàng)規(guī)定是否有含糊不清之處；有關(guān)的特殊內(nèi)容在合

3、同中是否得到說(shuō)明。5.1.3 與投標(biāo)不一致的要求是否已得到解決。5.1.4 是否具有履行合同各項(xiàng)要求的能力。a. 工藝技術(shù)能否達(dá)到顧客需求；b. 物資供應(yīng)能否及時(shí)到位；c. 檢測(cè)手段、設(shè)備能否達(dá)到質(zhì)量保證能力；d. 數(shù)量、規(guī)格、交貨期要求是否有能力達(dá)到；e. 其它條件（如安全保證）是否能滿足要求。5.1.5 合同是否符合 ?中華人民共和國(guó)經(jīng)濟(jì)合同法 ?5.1.6 顧客的特殊要求是否能滿足。5.1.7 在發(fā)現(xiàn)顧客要求存在矛盾及難以履行時(shí)， 必須立即在投標(biāo)之前， 通知顧客的產(chǎn)品工程部門或采購(gòu)部門。5.2合同評(píng)審的方法5.2.1 合同評(píng)審必須在合同正式簽訂前進(jìn)行。5.2.2 合同評(píng)審的方式由業(yè)務(wù)部經(jīng)

4、理根據(jù)合同類別決定，一般有以下三種形式：a. 會(huì)議專題評(píng)審，由相關(guān)職責(zé)部門代表參加；b. 由各有關(guān)職能部門會(huì)簽；c. 授權(quán)人員在簽約之前直接評(píng)審。d. 常規(guī)合同的評(píng)審由授權(quán)人員直接進(jìn)行，但需遵循以下原則：e. 常規(guī)合同的評(píng)審人員，必須由總經(jīng)理的書面授權(quán)；f. 評(píng)審人員應(yīng)確切掌握產(chǎn)品的供貨能力、標(biāo)準(zhǔn)價(jià)目及其允許變動(dòng)的額度，并對(duì)合同執(zhí)行的可行性進(jìn)行分析，確認(rèn)后才能正式簽定。經(jīng)評(píng)審后簽訂的合同，應(yīng)在 合同上加蓋評(píng)審章，并由評(píng)審人員蓋章或簽字。g. 當(dāng)交貨期及其他一些要求難以確定時(shí)，業(yè)務(wù)員應(yīng)填寫?合同評(píng)審記錄表按5.3.8 進(jìn)行評(píng)審。5.3 特殊合同的評(píng)審5.3.1 由業(yè)務(wù)部收集顧客提供的工程規(guī)范、質(zhì)

5、量協(xié)議、圖紙、標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)條例。5.3.2 訂貨文件、物流要求和交貨通知 /交貨期限 /價(jià)格/包裝/標(biāo)識(shí)/用后處置要求、質(zhì)量體系要求等資料。5.3.3 對(duì)顧客提出有關(guān)質(zhì)量體系要求時(shí)。 由質(zhì)保部負(fù)責(zé)與顧客協(xié)商具體的方式、 范圍和結(jié)構(gòu)等要求，并將協(xié)商結(jié)果通知業(yè)務(wù)部，寫入產(chǎn)品建議書中。5.3.4 由技術(shù)課將顧客提供的所有外文標(biāo)準(zhǔn)、 質(zhì)量協(xié)議等進(jìn)行翻譯， 對(duì)顧客的特殊編寫符號(hào)進(jìn)行說(shuō)明，對(duì)特別條文進(jìn)行解釋。5.3.5業(yè)務(wù)部根據(jù)顧客提供的資料和質(zhì)保部、 技術(shù)課提供的 5.3.2、5.3.3和 5.3.4內(nèi)容制訂產(chǎn)品建議書明確顧客的供貨與服務(wù)的全部要求，包括功能項(xiàng)目、安裝要求說(shuō)明、使用標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量保證方法、包裝

6、等，以及顧客的產(chǎn)品工程部門、采購(gòu)部門、質(zhì)量部門聯(lián)系人。5.3.6 由財(cái)務(wù)部制訂新產(chǎn)品的制造預(yù)算，預(yù)算包括開發(fā)成本、材料成本、投資硬/軟見、質(zhì)量管理成本、運(yùn)輸成本、包裝成本、利潤(rùn)成本和一般性成本等，由業(yè)務(wù)部草擬標(biāo)書5.3.7 將產(chǎn)品建議書、顧客要求提交合同評(píng)審。5.3.8 特殊合同的評(píng)審采用由有關(guān)職能部門會(huì)簽，總經(jīng)理審批的形式，具體程序如下：a.由業(yè)務(wù)員填寫合同評(píng)審記錄表和產(chǎn)品建議書寫明各有關(guān)部門參與評(píng)審的內(nèi)容和要求。 評(píng)審表經(jīng)業(yè)務(wù)部經(jīng)理審核簽字后附產(chǎn)品建議書發(fā)有關(guān)部門會(huì)簽。b.針對(duì)產(chǎn)品建議書中的特殊要求，參與評(píng)審的有關(guān)部門針對(duì)本設(shè)計(jì)開發(fā)、技術(shù)工藝、生產(chǎn)、檢驗(yàn)和試驗(yàn)等能力作出評(píng)價(jià)。對(duì)不能滿足要求

7、的部門，應(yīng)明確是否能通過(guò)制訂相應(yīng)的解決措施滿足要求的能力。c.業(yè)務(wù)部對(duì)評(píng)審會(huì)簽的結(jié)果進(jìn)行綜合分析在本程序 5.3.9 的內(nèi)容得到確認(rèn)并經(jīng)總經(jīng)理簽字后，才可與顧客簽定正式合同。評(píng)審中有對(duì)顧客要求的任何修改，業(yè)務(wù)部應(yīng)及時(shí)與顧客聯(lián)系， 說(shuō)明原因， 經(jīng)顧客認(rèn)可后方可正式簽約；5.3.9有些銷售合同由顧客口頭、 電話或傳真要求訂貨，業(yè)務(wù)員應(yīng)認(rèn)真記錄區(qū)分合同類別，將顧客的要求形成文件，即記錄并盡可能取得顧客確認(rèn)，分別按常規(guī)合同、特殊合同的評(píng)審方法進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審的重點(diǎn)是：a. 分析產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)、性能，識(shí)別產(chǎn)品的質(zhì)量要求，適用標(biāo)準(zhǔn)，尋求特殊要求的解決方案；b. 估計(jì)原材料、外購(gòu)?fù)鈪f(xié)的供應(yīng)和產(chǎn)品的生產(chǎn)周期；c.

8、分析本企業(yè)現(xiàn)有人員、設(shè)備、工藝和管理能力的適應(yīng)性；d. 成本和利潤(rùn)的核算；e. 解決與投標(biāo)不一致的要求；f. 顧客的特殊要求。5.3.10 業(yè)務(wù)部將評(píng)審會(huì)議情況匯總、整理成重要合同評(píng)審報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理審批，作為最終評(píng)審結(jié)論。5.3.11評(píng)審后，經(jīng)辦業(yè)務(wù)員按合同評(píng)審結(jié)論制訂正式標(biāo)書與需方聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)。5.4 合同的協(xié)調(diào)與修訂5.4.1合同一經(jīng)簽訂即具有法律效力，公司各有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)合同要求，進(jìn)行生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備并組織生產(chǎn)。5.4.2由技術(shù)課根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的產(chǎn)品建議書制訂相應(yīng)的產(chǎn)品責(zé)任書，對(duì)產(chǎn)品建議書所含顧客要求作詳細(xì)描述和作具體規(guī)定，經(jīng)技術(shù)課主管審批后分發(fā)各相關(guān)部門，作為新產(chǎn)品 前期質(zhì)量策劃的依據(jù)。根據(jù)顧客在

9、進(jìn)行產(chǎn)品性能測(cè)試和裝車試驗(yàn)時(shí)提出的要求須作 為產(chǎn)品規(guī)范補(bǔ)充，將其內(nèi)容編入產(chǎn)品責(zé)任書中。5.4.3業(yè)務(wù)部應(yīng)主動(dòng)掌握合同的履行情況，若發(fā)生實(shí)際與約定不一致情況時(shí)，及時(shí)與顧客聯(lián)系協(xié)商解決，保證顧客規(guī)定要求能兌現(xiàn)。5.4.4合同的修訂應(yīng)遵循以下程序：a. 合同的修訂，業(yè)務(wù)部應(yīng)與顧客在修訂前充分洽談，對(duì)修訂內(nèi)容達(dá)成共識(shí)后，補(bǔ)簽修正合同。修正合同反映修正內(nèi)容，是原合同的組成部分，與原合同有同等效力；b. 如修訂內(nèi)容屬本程序5.1的情況，修正合同不再評(píng)審，業(yè)務(wù)員可直接簽約；如修訂內(nèi)容有較大變化，應(yīng)根據(jù)變化的具體情況，按本程序的要求評(píng)審確認(rèn)后，再正式 簽訂合同；c. 業(yè)務(wù)員應(yīng)將合同的修訂內(nèi)容及時(shí)填寫合同修訂通

10、知單傳遞至該份原評(píng)審部門 /人員進(jìn)行評(píng)審 ,經(jīng)授權(quán)人簽字后及時(shí)傳遞到組織生產(chǎn)的部門 ,按更改生效的合同組織生產(chǎn).5.4.5業(yè)務(wù)部應(yīng)對(duì)以上諸合同應(yīng)形成銷售合同匯總表 ?.5.4.6 不管出自哪方在執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的糾正應(yīng)及時(shí)給予處理說(shuō)明糾紛內(nèi)容,業(yè)務(wù)部填寫 ?合同糾紛及處理記錄 ?.5.5營(yíng)銷功能5.5.1 由業(yè)務(wù)部進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研 ,其內(nèi)容為 :價(jià)格信息 ,投產(chǎn)日程 ,數(shù)量草案 ,顧客的特殊要求和期望等,并將市場(chǎng)調(diào)研的結(jié)果傳遞給相關(guān)職能部門5.5.2技術(shù)課接到業(yè)務(wù)部的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告后對(duì)市場(chǎng)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,并進(jìn)行可行性分析、評(píng)價(jià)，確定能達(dá)到產(chǎn)品要求的制造過(guò)程 .并將市場(chǎng)分析報(bào)告提交管理者代表審閱 .5.5.3管理者代表組織有關(guān)職能部門對(duì)市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告和市場(chǎng)分析報(bào)告作統(tǒng)一評(píng)價(jià)并形成報(bào)告 ,提交總經(jīng)理審閱 .5.6 合同評(píng)審記錄5.6