商務(wù)郵件禮儀

1、相品郵件禮儀、關(guān)于標(biāo)題一一電子郵件的靈魂所在主題要提綱挈領(lǐng)，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。1 . 一定不要空白標(biāo)題,1這是最失禮的。如果在未寫明標(biāo)題的情況下不小心點(diǎn)擊了發(fā)送鍵， 也請(qǐng)追加一封郵件對(duì)此疏忽表示歉意。2 .標(biāo)題要簡(jiǎn)短J不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook用才能顯示完你的標(biāo)題。3 .附上郵件出處。對(duì)外郵件，最好寫上來自*公司的郵件，如：分點(diǎn)渠道陳節(jié)雷，以便對(duì)方一目了然又便于留存；對(duì)內(nèi)郵件，要加上部門和姓名，如：運(yùn)營管理部陳節(jié)雷。4 .標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，|切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實(shí)際內(nèi)容的主

2、題，例如：“嘿！ ”或是“收著！5 . 一封信盡可能川針對(duì)一個(gè)主題,在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理。6 .回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要 RE RE 一大串。7 .主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。、關(guān)于稱呼與問候一一細(xì)節(jié)中體現(xiàn)尊重1 .恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度 1）郵件的開頭要稱呼收件人。k既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼如：“各位同事”、“各位領(lǐng)導(dǎo)” 2）如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“ x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“X先生”、“X小姐

3、”稱呼，但要把性別先搞清楚。錯(cuò)品用。*3）不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個(gè)“ Dear xxx"，顯得很熟絡(luò)。4）稱呼是用一行頂格寫。2 . Email開頭結(jié)尾最好要有問候語1）最簡(jiǎn)單的開頭寫一個(gè)“你好”或者“您好” ，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。2）結(jié)尾常見的寫個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長(zhǎng)埠使用“此致敬禮”注意, 在非常正式的場(chǎng)合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙拓爸隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。示例:關(guān)于彭力訐發(fā)助齋物利的申話-T：武山二曰4：*¥

4、>1 1h*Ti忖廿八裾而垢?1 ?： n««i WC74H 卦M3FiflT+ U 字科里-m.U dnr 比 以1咤I 睬雹宓 坳通 ludni.熊怎怯燈”一前閃白匕女“段擊爭(zhēng)辦.之軟科需求，礪您市皿謝度山無任何內(nèi)容稱呼沒有頂格，問候語沒有換行空兩格以。二世用投T*憎才卻*¥* TV, we* M¥*，* *tSB?1t工行中 “ ：( 丁 的+ Cl- T禮，仔亙星值宿鹿世r用色 11隼S月IB樣瓶舌，忌茫-王萌萌口壬西基。八 £日*辦注厚節(jié)雷調(diào)武山匚開圜古開坡忌砧主由咻升匕0A N備位墻.牛1咐ft七樓板店開世豈君,請(qǐng)茸閱！守點(diǎn)i

5、Ri散嶙'，牌上司出殳內(nèi)昆小王靠第 2011.05.03無問候語無稱呼和開頭問候語武漢分點(diǎn)FT工作日志-區(qū)勺7碼益由+或十年-1 -lahZ ，肛wii:尊瞅的可仕號(hào)導(dǎo)，懈?jìng)兒肐節(jié)團(tuán)M到內(nèi)匕土武漢員工砌讖今日120L1.E.9）工作臼福,浩直聯(lián)的1*祝:工作咂G!任夙快樂向索號(hào)以支（L傳捍真引仝司儀厭*上司asm落款沒有空兩格Ml機(jī)月咱三、正文一一關(guān)乎成敗的主干部分1 . Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順1）若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)M明自己的身份，|姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以 示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔扼要，最好是和本郵件以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是 為了收件人能夠順利地

6、理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。2） Email正文應(yīng)小明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述3）正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語 句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬不要學(xué)唐僧。2 . 注意Email的論述語氣1）根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。2）尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的敬語要經(jīng)常出現(xiàn)。3）電子郵件可

7、輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。3 . Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確如果事情復(fù)雜，最好 1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長(zhǎng)篇大論4 . 一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感5 .盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查合理提示重要信息。 不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度6 .選

8、擇合適的語言和字體中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或 10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號(hào)和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙， 特別對(duì)商務(wù)郵件。7 .合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚?？梢耘浜蠄D表加以闡述。8 .不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用：）之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻。9 .附件1）如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示|攵件人查看附件；2）附件文件應(yīng)按有意義的名字命，$好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理；3）正文中應(yīng)價(jià)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說明，力別是帶有多

9、個(gè)附件時(shí)；4）附件數(shù)目不宜超過 4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；5）如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用；6）如果附件過大（不宜超過 2MB ）,應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。示例:F-F 錯(cuò)品 雷森莊分咎司任在惠盤虹信日志jJte；i_iij ie一.今日工作斯姆郡日瓶二，單日次劉七無二.需權(quán)建議到無鄭和分寰。吟令過索/注.需堪WT1我口陽fl.tr wj都任平3加修分步北正會(huì)式m興逆二煙1小君.綠H官 上1山a，亦斗死哈汗發(fā)蚩吉.E11I忖口/熱語年產(chǎn)H 看曲F由斗蛇H開魄fE ?Pt湖口1 11關(guān)于M坪自構(gòu)期方案使四懶睇W1L J1（分點(diǎn)駱惠，1九 Iwlri

10、lL'h JA 用3 生r . fljrjFa波正垂點(diǎn)能雷i-rI” T iJ用于*in平廿岬百出邸用於*rr< GJ jyM金、胡e,I白gJJt網(wǎng)e，3 M月R-圖麗5柳成功知吳壽舊。對(duì)干道曰十制、*«上作人RSiffifW燦支在檢四狂想總中下孤聞二癖# 源百優(yōu)*用m*后颯二相號(hào)目耳產(chǎn)立，本艮提jtifF：視工扉四千巨姆pF口，豐如別盧，藺語斗子U獨(dú)W!E 300 11 01四、結(jié)尾簽名一一彰顯你的職業(yè)化1 .結(jié)束語必不可少，如果你怕忘記了，不如把這部分內(nèi)容設(shè)計(jì)在簽名里2 .簽名信息不宜過多簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一

11、般不超過4行。3 .不要只用一個(gè)簽名檔對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。4 .簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。五、正確使用發(fā)送，抄送，密送要區(qū)分To和CC還有BCC （區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）1 . To|的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。2 .而CC |的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回 Email。3 . TO, CC中的

12、亂收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。I比如按部門排列； 按職位等級(jí)從高到 低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象！4 .只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源5 .轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息1）在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前， 首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。2）如果有需要 還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將 RE 了幾十相品Wtr.層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。3）不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。示例:欄程店奧吉-三前前上j王咕筆1/7.=咻F 肝節(jié)金兩式山各位儲(chǔ)附件xd框七開設(shè)總紗，店舌即泥逅中心工作周假叱.卑可山9陵 者公E擊雄此且意 ，尊越N軍鄭理俊王韋國2011.DE收件人與正文稱呼不對(duì)分盤主遭拒背景：叫胡2011# * 月;三工寸卡苴匯產(chǎn)公司-m-Hl in至七口收件人排序不對(duì) j x e dzr u-t to六、發(fā)送前的注意事項(xiàng)電子郵件發(fā)送前應(yīng)仔細(xì)檢查收件人，抄送人，主題，所添加的附件等是否正確無誤，正文內(nèi)容是否清晰合理， 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否遺漏