專題講座資料（2021-2022年）工作實務(wù)題示例

1、工作實務(wù)題示例一、背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是總經(jīng)理助理高葉需要你完成的任務(wù)。（15分）備忘錄至：秘書鐘苗自：總經(jīng)理助理高葉主題：我公司準(zhǔn)備召開全國辦公用品展銷訂貨會，為了開好這次會議，公司已決定與麗都大酒店簽訂展銷訂貨會會場的協(xié)議。因該協(xié)議的內(nèi)容關(guān)系到會議能否成功舉辦，所以請你就該協(xié)議內(nèi)容應(yīng)注意的事項提出一些建議，以便于我們在明天和公司有關(guān)人員討論協(xié)議文本時作為參考。謝謝。總經(jīng)理助理：高葉××××年×月×日【參考答案】與酒店簽訂協(xié)議應(yīng)注意的細(xì)節(jié)：1確定全部會議場地，包括每個房間的名稱及可供使用的時間。餐桌座位安排、視聽

2、器材以及其他設(shè)備的圖表都應(yīng)將有關(guān)內(nèi)容附于簽訂的協(xié)議書之后。2確定保證的客房間數(shù)，應(yīng)列出參會者大多數(shù)人員的到達和離去日期、房費起算和退租日期以及不受約束的客房退房日期。3確定由旅館提供的免費商品和服務(wù)（例如會議室及其布置，特別裝飾，歡迎會的音樂和酒，飛機場接機，特別的娛樂活動，工作人員伙食，電影放映員及其他額外人員）。4確定任何特殊設(shè)備安裝或改裝，是否要增加特別人員、服務(wù)或設(shè)施，并明確開支怎樣負(fù)擔(dān)。5確定預(yù)訂和開票手續(xù)，包括組織方為賓客承擔(dān)財務(wù)責(zé)任的限度。6列明應(yīng)向參加者個人直接收取的費用。7指定可以取消預(yù)訂而不向參會單位收費的一段時間或最后期限。8協(xié)議還應(yīng)規(guī)定酒店需及時通報重要變動信息的內(nèi)容。

3、【評分標(biāo)準(zhǔn)】前7點，每小點2分，第8點1分，共15分。此題是“根據(jù)所給材料來進行工作實務(wù)設(shè)計和實施”的典型試題?？偨?jīng)理助理高葉要求秘書鐘苗就與承辦會議的酒店簽訂協(xié)議應(yīng)注意的問題寫出相關(guān)的意見和方法，這是內(nèi)容單一、具體的實務(wù)題?！驹囶}分析】在秘書各級考試中，技能操作試卷里的“會議管理”部分都占了較大比重。根據(jù)秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)“對國家職業(yè)資格五級秘書、四級秘書、三級秘書和二級秘書的專業(yè)能力要求依次遞進，高級別涵蓋低級別的要求”規(guī)定，越高級別的秘書，需掌握的會議管理工作的難度就越大、越復(fù)雜。對五級秘書來說，理論知識試卷主要是單選題，在會議管理“會議籌備部分的知識要求上，應(yīng)做到準(zhǔn)確、規(guī)范，掌握基本常識

4、。技能操作試卷要求掌握發(fā)送會議通知、制作會議證件和指示標(biāo)識、會議室預(yù)訂、確認(rèn)會議住宿、能夠確認(rèn)最終的參會人員等，在錄像中有一些會議籌備的細(xì)節(jié)要能夠判斷做法的對錯。對四級秘書來說，不僅要求掌握四級秘書會議籌備工作中的擬訂會議議程和日程、提供會議地點備選方案、布置會場和安排座次、發(fā)布會議信息、安排會議食宿、車輛、邀請嘉賓、準(zhǔn)備會議資料、會議用品、安排會議禮儀服務(wù)、檢查會議常用視聽設(shè)備等工作，還要求掌握五級秘書的發(fā)送會議通知、會議室預(yù)訂、確認(rèn)會議住宿等工作。對三級秘書來說，不僅要求掌握三級秘書會議籌備工作中的擬訂各種會議的籌備方案、督查會務(wù)的籌備情況、審核會議文件、與上司溝通會議的有關(guān)事宜、擬訂會議

5、的應(yīng)急方案等工作，還要會四級秘書會議管理工作的擬訂會議議程和日程、提供會議地點備選方案、布置會場和安排座次、發(fā)布會議信息、安排會議食宿和車輛、邀請嘉賓等內(nèi)容。上述內(nèi)容在工作實務(wù)題和情景錄像題中經(jīng)常是交叉的。在近年試卷中，會議管理部分常以兩種類型出現(xiàn)：第一，在工作實務(wù)題中，根據(jù)所給材料設(shè)計工作流程、闡述工作的內(nèi)容、原則和要求，靈活使用工作的方法（見工作實務(wù)題示例）；第二，考題具有綜合性，它往往涉及教材其他章節(jié)內(nèi)容，表現(xiàn)形式是：會議管理章十其他的工作章節(jié)（或某個文種擬寫）。這類考題既可能出現(xiàn)在工作實務(wù)題中，也可能出現(xiàn)在案例分析題中。二、背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完

6、成的任務(wù)。（15分）便 條鐘苗：為規(guī)范公司對于文件的收集和整理的行為，公司擬召開一次座談會。請你將會議文件收集的要求和內(nèi)容、會議文件立卷歸檔的意義以備忘錄形式提供給我。謝謝。行政經(jīng)理蘇明2007年3月15日【參考答案】備忘錄發(fā)自：秘書鐘苗發(fā)給：行政經(jīng)理蘇明日期：2007年3月15日主題：會議文件收集整理的要求和內(nèi)容，會議文件立卷歸檔的意義內(nèi)容：1收集會議文件資料的要求（1）確定會議文件資料的收集范圍。（2）收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會之前全部收集齊全。（3）選擇收集文件資料的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法。（4）與分發(fā)文件資料一樣，收集會議文件也要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)

7、；及時采取措施補救毀損的文件資料。（5）收集整理過程中要注意保密。2需收集的文件資料（1）會前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件。包括指導(dǎo)性文件、審議表決性文件、宣傳交流性文件、參考說明性文件、會務(wù)管理性文件。（2）會議期間產(chǎn)生的文件。包括決定、決議、議案、提案、會議記錄、會議簡報等。（3）會后產(chǎn)生的文件。包括會議紀(jì)要、傳達提綱、會議新聞報導(dǎo)等。3會議文件的立卷歸檔會議文件資料的立卷歸檔概念解釋。會議文件立卷歸檔的意義主要有以下四點：第一，保持會議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。第二，保持歷史的真實面貌，反映工作的客觀進程。第三，保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管。第四，保證會議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案

8、工作奠定基礎(chǔ)?！驹u分標(biāo)準(zhǔn)】1本題滿分15分。2“備忘錄”格式正確，給2分。3題中（1）收集會議文件資料的要求5分，每1點1分；以收集會議文件資料的內(nèi)容3分，每1點1分；（3）會議文件的立卷歸檔5分，其中定義1分，意義每點1分。4若考生答案闡述符合情理，即可參照各點分值酌情給分。本題主要是考查考生對基礎(chǔ)知識的掌握。在高級別的考試中有些題目綜合性較強，學(xué)習(xí)者需要對不同級別的內(nèi)容綜合掌握。因為從基本要求而言，高級別的考題允許涵蓋低級別的內(nèi)容，這就需要高級別的考生不僅要掌握本級的知識，還要掌握低級別的相關(guān)知識，盡管以本級內(nèi)容為主，但不可忽略低級別的知識點。三、背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是

9、行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。（15分）便 條鐘苗：公司新成立的產(chǎn)品推廣部的人員及辦公用房都已確定下來，你需要盡快布置他們的辦公室。請你向我說明如何完成這項工作。行政經(jīng)理蘇明××××年×月×日【參考答案】布置辦公室的程序如下：1對各部門的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關(guān)系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。2列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數(shù)額及其辦公所需要的空間，設(shè)定其空間大小。3根據(jù)工作需要，選配相應(yīng)的家具、桌椅等，并列表分別詳細(xì)記載。4繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。5對設(shè)備的

10、安放提出合理建議?！驹u分標(biāo)準(zhǔn)】1本題滿分15分。2工作程序每點3分，共15分。3如果考生所答工作程序與參考答案不一致，只要合理，可酌情給分?？忌灩ぷ鞒绦蛉舫?點，只要包含了這5點，即可得滿分。四、背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。（15分）便 條鐘苗：以下是我一下星期一（3月19日）要參加的一系列活動：上午召開董事會議，所有的經(jīng)理都參加；上午給參加員工培訓(xùn)課的新員工講話；中午與光華公司董事長馬明及其夫人共進午餐；下午前往陽光公司拜會市場開發(fā)部的經(jīng)理高原；下午會見麗康公司銷售部經(jīng)理張建。請你抓緊時間為我作一合理安排并將其填入工作日志中。謝謝！行政經(jīng)理蘇

11、明2007年3月15日【參考答案】蘇明經(jīng)理下星期一工作安排及工作日志見下表：經(jīng)理工作日志2007/3/19星期一時間內(nèi)容地點9:0010:00處理日常事務(wù)：如閱讀文件、處理信件等辦公室10:1511:15經(jīng)理主管會議董事會會議室11:3012:00給參加員工培訓(xùn)會的員工講話員工培訓(xùn)中心12:30與光華公司董事長馬明及其夫人共進午餐王朝酒店二樓西域廳14:0015:00會見麗康公司銷售部經(jīng)理張建會客室15:45前往陽光公司拜會市場開發(fā)部的經(jīng)理高原陽光公司【評分標(biāo)準(zhǔn)】1本題滿分15分。2表格名稱、日期、星期各1分。3各項工作的時間、地點自擬，但要求臺理。6項事宜每項各2分，共12分。五、背景說明：

12、你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。（15分）便 條鐘苗：公司準(zhǔn)備上一條微波爐生產(chǎn)線，打算采用觀察法、詢問法獲得有關(guān)市場信息，作為決策的依據(jù)和參考。請你向我介紹觀察法、詢問法的優(yōu)缺點。謝謝！行政經(jīng)理蘇明××××年×月×日【參考答案】1觀察法的優(yōu)點方法簡單、靈活，獲得信息較為客觀，適于對環(huán)境情況的了解，適于對人物、事件實際狀況的了解。2觀察法的缺點不易收集到深層次信息，獲得信息量有限，效果受觀察能力影響。3詢問法的優(yōu)點靈活、實用；直接交流、溝通；能獲得有價值信息；能獲得語言或非語言信息。4詢問法的缺點信息收集者

13、要有一定能力；獲取信息的質(zhì)量受詢問技巧的影響；費用高、時間較長、規(guī)模小，書面詢問復(fù)雜、難掌握?！驹u分標(biāo)準(zhǔn)】l本題滿分15分。2觀察法的優(yōu)點，滿分4分，每答出1點給1分。3觀察法的缺點，滿分3分，每答出1點給1分。4詢問法的優(yōu)點，滿分4分，每答出1點給1分。5詢問法的缺點，滿分4分，每答出1點給1分。六、背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。（15分）便 條高葉：為了進一步開拓產(chǎn)品市場，增強產(chǎn)品的市場競爭能力，擴大產(chǎn)品銷售，需要掌握大量的有關(guān)信息，作為分析研究、制定策略的基礎(chǔ)。因此，請你完成下面幾項工作：1說明信息收集的范圍。2說明信息開發(fā)的形式。3說明你準(zhǔn)備采

14、用哪種形式開發(fā)信息。4開發(fā)的信息材料要復(fù)印5份給相關(guān)部門，請說明復(fù)印應(yīng)注意的事項。謝謝。行政經(jīng)理蘇明××××年×月×日【參考答案】1本題滿分15分。2信息收集的范圍包括市場信息、產(chǎn)品信息、消費者信息和各種貿(mào)易信息。3信息開發(fā)的形式有：剪報、索引、目錄編制、文摘、簡訊、調(diào)查報告。4準(zhǔn)備使用的信息開發(fā)方式：調(diào)查報告。5復(fù)印注意事項：使用復(fù)印機前，開機預(yù)熱；蓋好蓋板；保持復(fù)印機玻璃臺清潔?！驹u分標(biāo)準(zhǔn)】1每答出一方面的收集信息范圍給1分，共4分。2每答出一種信息開發(fā)方式給1分，共5分。3答出準(zhǔn)備采用的信息開發(fā)形式為調(diào)查報告給3分。4每答出一點

15、復(fù)印注意事項給1分，共3分。5若闡述符合情理，可酌情給分，但滿分不能超過15分。此題考核的內(nèi)容包括三級秘書信息開發(fā)相關(guān)知識與技能、四級秘書信息收集相關(guān)知識、五級秘書辦公用品與設(shè)備的使用和管理部分的復(fù)印機使用注意事項?？碱}涵蓋了低級別的內(nèi)容，相關(guān)知識與工作技能相結(jié)合，而且包括本節(jié)以外的內(nèi)容。七、背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。（15分）便 條初萌：最近公司有不少人對文件收發(fā)工作提出意見。請你說明在啟封、登記過程中應(yīng)如何開展工作，并說明為什么機密文件不應(yīng)混裝在普件中。謝謝。行政經(jīng)理××××××年&#

16、215;月×日【參考答案】1拆封時應(yīng)注意：（1）先把私人郵件和商業(yè)郵件分開；（2）再把辦公室內(nèi)部郵件和外部郵件分開；（3）接著按投遞方式再分，如分為郵局投遞、專人投遞和電子信息；（4）再將公司其他種類的郵件（如訂單或者收據(jù)等），使用一些分類工具細(xì)分，如分類架和分類盤等。2當(dāng)做完初步拆封后還要注意：（1）不能拆開有“親啟”、“保密”等記號的郵件，除非有上司授權(quán)；（2）如果無意中拆開了不應(yīng)該拆的郵件，應(yīng)該立即在郵件上注明“誤拆”字樣，并封好；（3）如果所接收的郵件是報刊、小冊子等印刷材料，拆封時要注意整潔，把郵件上的所有包裝紙除去，并要把來件理齊攤平；（4）拆郵件時，要在郵件底部輕輕敲擊

17、幾下，使郵件內(nèi)的物件落到下部；（5）要使用開封刀或者用自動拆封機，切勿用手撕，并仔細(xì)檢查里面的物件是否全部取出；（6）郵件上注明的附件，必須核對清楚。如果缺少附件，你應(yīng)該在郵件上注明，最好將附件用環(huán)形針或訂書釘固定在郵件上。3要做到如實登記，最好為郵件建立一個登記簿，這樣既可以作為核對收發(fā)郵件正誤的依據(jù)，又可以作為回復(fù)郵件的提示條。4機密文件不能按普發(fā)文件的發(fā)文渠道發(fā)送，更不能混裝在普通文件中。如果將機密文件混放在普發(fā)文件中，就會釀成泄密事故，甚至產(chǎn)生嚴(yán)重后果。如果秘書將機密文件的內(nèi)容看后透露出去，或?qū)C密文件不歸還，后果就會更加嚴(yán)重。秘書人員應(yīng)按規(guī)定辦事，嚴(yán)格把關(guān)?！驹u分標(biāo)準(zhǔn)】1本題總分15

18、分。2拆封工作每點l分，共4分；拆封工作注意事項每點l分，共6分；登記工作2分；機密文件混裝分析3分。3考生答題內(nèi)容若與標(biāo)準(zhǔn)答案有出人，只要內(nèi)容接近可以參考每點分值酌情給分。4在敘述中出現(xiàn)錯字、別字，每字可扣除1分，但最多扣除3分。八、背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。（15分）便 條初萌：XX公司王總經(jīng)理將于下月率其公司一代表團來我公司參觀考察。屆時，我公司張總經(jīng)理將與王總經(jīng)理就雙方技術(shù)合作問題舉行洽談。請你說明這次洽談應(yīng)該收集對方哪些的資料，并請說明開展這項工作應(yīng)注意的事項。謝謝。行政經(jīng)理×××××&#

19、215;年×月×日【參考答案】1秘書人員應(yīng)在會談之前，通過各種渠道收集了解以下資料（10分）：（1）對方談判的目標(biāo)；（2）對方相關(guān)社會背景，如習(xí)俗、禁忌、禮儀特征等；（3）對方參加會談的人數(shù)、姓名、職務(wù)等；（4）對方主談人的詳細(xì)資料等；（5）對方公司經(jīng)營發(fā)展?fàn)顩r等。2秘書人員在收集對方的有關(guān)資料時要注意（10分）：（1）了解組織的相關(guān)政策和規(guī)定（2分）；（2）客觀全面地準(zhǔn)備資料（8分）：1）首先要客觀。不要將道聽途說或?qū)Ψ接幸馍⒉嫉奶摷偾閳筇峁┙o有關(guān)人員（2分）。2）其次要全面，要充分了解對方（6分。有下面的說明，則每點說明各1分，答出4點即可。無說明只有此條目，給2分）。

20、對方誰是真正的決策者；對方的個人資訊、談判風(fēng)格和談判經(jīng)歷；對方在政治、經(jīng)濟以及人際關(guān)系方面的背景情況；對方的會談方案；對方的主要商務(wù)伙伴和競爭者，及其彼此關(guān)系的演化。【評分標(biāo)準(zhǔn)】1第1大點共10分。每點2分。2第2大點共10分。第1小點2分。第2小點共8分。其中第1點2分，第2點共6分，答出其中4點為滿分，只答要點的為2分。3在敘述中出現(xiàn)錯字、別字，每字可扣除1分，但最多扣除3分。九、背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。（20分）便 條鐘苗：公司上周召開了高新技術(shù)產(chǎn)品推廣會，總經(jīng)理急欲了解此次會議的社會效果，請你負(fù)責(zé)完成此項工作，并簡要向我說明：1你準(zhǔn)備從哪

21、些渠道獲得所需信息？2你如何全面收集相關(guān)信息？3怎樣完成會議文件的立卷歸檔工作？謝謝。行政經(jīng)理蘇明2007年2月25日【參考答案】1收集信息的主要渠道有：（1）通過報紙、雜志和廣播電視等相關(guān)資料的收集，了解傳媒對此次會議的評價和反饋。（2）從網(wǎng)上收集有關(guān)推廣會的信息和同類產(chǎn)品的情況。（3）從有關(guān)科研單位了解對此次推廣會的評價。（4）從公司在各地的銷售點、代理商、客戶等處了解對此次會議的反饋情況。2（1）秘書人員要做到多聽、多記、多想、多跑，才能比較全面地收集信息，要深入實際，掌握第一手資料。（2）會議信息收集要求全面、真實、及時、適用、重點突出。3對此次會議信息的加工方式可以采?。海?）綜合加

22、工：把各種相關(guān)的信息有機地結(jié)合在一起的過程。（2）提煉加工：指從各種信息中攝取所需要信息的深加工過程。（3）推導(dǎo)加工：依據(jù)已知消息，運用邏輯推理得出新結(jié)論的加工過程。4立卷歸檔的主要做法：（1）首先做好會議文件的收集整理工作。確定會議文件的收集范圍；選擇正確的收集會議文件的渠道；運用多種收集文件的方法，收集文件應(yīng)嚴(yán)格履行文件登記手續(xù)，并認(rèn)真檢查文件是否缺件、缺頁、缺損的情況。如果出現(xiàn)此類情況，應(yīng)盡快及時采取補救措施。收集整理過程中要注意保密。（2）會議文件的立卷歸檔：把會議過程中的一整套材料，及時進行分類，力求完整全面，會議記錄和紀(jì)要的原件要長期保存?！驹u分標(biāo)準(zhǔn)】1本題滿分為20分。2第1點“收集信