NAVISION之采購(gòu)管理

1、采購(gòu)管理采購(gòu)工作主要是適時(shí)、適量、適質(zhì)、適價(jià)為生產(chǎn)部門提供生產(chǎn)所需要的原材料（或外加工件）。采購(gòu)管理就是對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)過程進(jìn)行組織、實(shí)施與控制的管理過程。采購(gòu)部流程圖如下示:相關(guān)部門流程圖相關(guān)單據(jù)PMC/其它部門采購(gòu)部采購(gòu)部采購(gòu)部/主管審批不合格退貨并通知采購(gòu)采購(gòu)員采購(gòu)部倉(cāng)庫(kù)IQC/品管科/物管科倉(cāng)庫(kù)資訊科倉(cāng)庫(kù)財(cái)務(wù)部采購(gòu)部財(cái)務(wù)部新供應(yīng)商開發(fā)流程正式下PO給供應(yīng)商詢價(jià),議價(jià),報(bào)價(jià)采購(gòu)申請(qǐng) 是否新品否是新品試產(chǎn)打烊 是否原供應(yīng)商是否不合格退貨并通知采購(gòu)付款(發(fā)票)從ERP中打印收貨單,過賬過賬OKIQC檢驗(yàn)供應(yīng)商評(píng)價(jià)/考核PO歸檔倉(cāng)庫(kù)接受資訊過賬倉(cāng)位調(diào)整收貨過賬待檢倉(cāng)直接PO收貨PO收貨委外收貨倉(cāng)庫(kù)收

2、貨供應(yīng)商發(fā)貨是否在交期數(shù)量是否正確分批入庫(kù)是是否否另作處理PR,請(qǐng)購(gòu)單(必須注明交期)新品承認(rèn)書新品承認(rèn)書,供應(yīng)商評(píng)價(jià)表報(bào)價(jià)單采購(gòu)單送貨單送貨單/退貨單IQC檢驗(yàn)報(bào)告?zhèn)}位調(diào)整單送貨單,收貨單,已過賬收貨單,IQC檢驗(yàn)報(bào)告,入庫(kù)單(共五份送交財(cái)務(wù))供應(yīng)商評(píng)價(jià)表,合格供應(yīng)商名單采購(gòu)管理下,主要講解以下幾個(gè)模塊的使用:1、供應(yīng)商卡的建立和維護(hù)2、采購(gòu)業(yè)務(wù)（包括報(bào)價(jià)和訂單）3、貸方通知單4、退貨管理采購(gòu)管理的操作界面如下:NAVISION的工具欄,如下:工具欄圖標(biāo): 打印.此處需設(shè)定打印端口,與所選擇要打印的文檔相聯(lián). 放大.將所選文字區(qū)進(jìn)行放大. 剪切.將當(dāng)前選定內(nèi)容剪切至剪切板. 復(fù)制. 將當(dāng)前選

3、定內(nèi)容復(fù)制至剪切板. 粘貼. 將當(dāng)前選定內(nèi)容復(fù)制至剪切板. 撤消.撤消當(dāng)前最后一步操作. 新建.新建一張單據(jù)或記錄. 刪除.刪除單據(jù)或記錄. 查找.查找所需要的單據(jù)或記錄. 區(qū)域篩選. 標(biāo)簽篩選. 篩選. 顯示所有記錄. 排序. 第一條記錄. 前一條記錄. 下一條記錄. 最后一條記錄. 列表.顯示所有記錄.1.1供應(yīng)商卡的建立和維護(hù)操作人：采購(gòu)員操作界面：采購(gòu)管理訂單處理供應(yīng)商操作步驟：1、點(diǎn)擊F3創(chuàng)建一個(gè)空白的供應(yīng)商卡2、輸入供應(yīng)商信息注意：每個(gè)供應(yīng)商卡片有多個(gè)有效欄。這樣就可以把相似的信息放在同一欄中而不會(huì)使屏幕混亂不堪。當(dāng)采購(gòu)單據(jù)創(chuàng)建時(shí)，采購(gòu)單據(jù)表頭中的供應(yīng)商信息將從供應(yīng)商卡中自動(dòng)獲取。

4、供應(yīng)商卡片也包含了一個(gè)供應(yīng)商和一個(gè)采購(gòu)按鈕：供應(yīng)商-用于顯示該供應(yīng)商的更多信息如，供應(yīng)商的維。它也用于訪問所有供應(yīng)商的列表。采購(gòu)-用于顯示該供應(yīng)商的不同的采購(gòu)單據(jù)和與該供應(yīng)商相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)票折扣。1.2采購(gòu)業(yè)務(wù)（包括報(bào)價(jià)和訂單）如果您向供應(yīng)商索求報(bào)價(jià)，您可以在NA中準(zhǔn)備一張采購(gòu)報(bào)價(jià)并作為采購(gòu)-報(bào)價(jià)報(bào)告發(fā)送給供應(yīng)商。供應(yīng)商就可以使用該信息為您準(zhǔn)備一張報(bào)價(jià)。NA采購(gòu)報(bào)價(jià)不會(huì)影響其它的應(yīng)用區(qū)，所以采購(gòu)報(bào)價(jià)的物料不會(huì)在庫(kù)存中。當(dāng)您想確認(rèn)從供應(yīng)商中購(gòu)買貨物的協(xié)定時(shí)，可使用采購(gòu)訂單。一個(gè)采購(gòu)報(bào)價(jià)也可作為采購(gòu)訂單的一個(gè)預(yù)示。采購(gòu)報(bào)價(jià)轉(zhuǎn)換成采購(gòu)訂單后，物料就可以儲(chǔ)備在庫(kù)存中了。下面，我們將采購(gòu)一些無庫(kù)存的物料。

5、首先，創(chuàng)建一張報(bào)價(jià)，然后，當(dāng)批準(zhǔn)該報(bào)價(jià)時(shí)，可把其轉(zhuǎn)換成訂單。1.2.1創(chuàng)建一個(gè)新的采購(gòu)報(bào)價(jià)1.操作人：采購(gòu)員操作界面：采購(gòu)管理訂單處理報(bào)價(jià)操作步驟：1、新建：按F3新建采購(gòu)報(bào)價(jià)，按回車獲得編號(hào)。、選擇供應(yīng)商：在采購(gòu)自供應(yīng)商代碼中選擇某一供應(yīng)商，按回車。 會(huì)帶出相應(yīng)的供應(yīng)商信息. 、填寫采購(gòu)行：在類型中選擇相應(yīng)類型，編號(hào)中選擇物料名稱，數(shù)量中輸入要采購(gòu)的數(shù)量?？梢栽谝粡垐?bào)價(jià)單中建立多個(gè)采購(gòu)行，要確定這些物料都是由同一個(gè)供應(yīng)商提供。物料卡的目標(biāo)價(jià)格將顯示在行中，并且用數(shù)量和折扣進(jìn)行計(jì)算。這樣，您就已創(chuàng)建了一張采購(gòu)報(bào)價(jià)。2.將同一物料的每個(gè)廠商的報(bào)價(jià)資料錄入ERP系統(tǒng)中,具體操作如下:在采購(gòu)管理計(jì)劃

6、物料,最下面 采購(gòu)價(jià)格點(diǎn)價(jià)格后進(jìn)入下面的頁(yè)面在Quotation No.錄入相應(yīng)的報(bào)價(jià)單號(hào),選擇相應(yīng)的供應(yīng)商代碼,錄入直接單位成本和相應(yīng)的日期.1.2.2將采購(gòu)報(bào)價(jià)轉(zhuǎn)換成采購(gòu)訂單 操作人：采購(gòu)員操作界面：采購(gòu)管理訂單處理報(bào)價(jià)，采購(gòu)訂單操作步驟：1、在剛才建好報(bào)價(jià)的訂單上點(diǎn)擊“建立訂單”2、出現(xiàn)一個(gè)提示，詢問您是否想把報(bào)價(jià)轉(zhuǎn)換成訂單，點(diǎn)擊是。注意系統(tǒng)為其創(chuàng)建的訂單所生成的訂單編號(hào)。如當(dāng)您想進(jìn)一步操作訂單時(shí)，這將十分有用。 3、關(guān)閉報(bào)價(jià)窗口。 4、在“采購(gòu)訂單”窗口可以查找到剛剛生成的訂單。1.2.3 PR轉(zhuǎn)采購(gòu)在采購(gòu)管理計(jì)劃需求工作表.如圖示:將所需求的物料確認(rèn)后,由采購(gòu)進(jìn)行轉(zhuǎn)PO操作,點(diǎn)擊功能

7、執(zhí)行行動(dòng)信息如圖示:點(diǎn)OK即轉(zhuǎn)為PO,轉(zhuǎn)為PO后,如下顯示已經(jīng)轉(zhuǎn)成的PO訂單:訂單中一定要注意幾點(diǎn):一:首先采購(gòu)單號(hào)對(duì)應(yīng)相應(yīng)的采購(gòu)員.天彩對(duì)天彩(SL-LPO),達(dá)升對(duì)達(dá)升(TS-TPO),如下圖,采購(gòu)員一定要選擇好自己的代碼,是SL 還是TS 二:在發(fā)票一欄,需要注意,付款至供應(yīng)商代碼與過賬序列號(hào)1.2.4 倉(cāng)庫(kù)收貨操作人員:倉(cāng)庫(kù)人員操作界面:采購(gòu)管理-訂單處理-采購(gòu)訂單操作步驟:1. 找到相應(yīng)的采購(gòu)單號(hào),把數(shù)量確認(rèn)后輸入,2. 然后點(diǎn)過帳,出現(xiàn)提示:收貨還是開發(fā)票, 此處注意,收貨指?jìng)}庫(kù)收貨入庫(kù),開發(fā)票指財(cái)務(wù)過賬.1.2.5接收訂單操作人：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)操作界面：采購(gòu)管理訂單處理采購(gòu)訂單操作步驟

8、：供應(yīng)商發(fā)票和貨物可能不會(huì)同時(shí)收到。采購(gòu)訂單功能就像銷售訂單，只是由發(fā)貨變?yōu)槭肇?。您可以分期接收和分期開發(fā)票，就和銷售訂單一樣。 當(dāng)倉(cāng)庫(kù)管理員告知物料已經(jīng)入庫(kù)時(shí)，我們就可以接收訂單了。操作如下：1、選擇對(duì)應(yīng)的采購(gòu)訂單。2、在過帳日期中輸入接收物料的日期。3、點(diǎn)擊過帳->過帳。我們可以選擇單獨(dú)“收貨”或者“開發(fā)票” 。注：我們不必一定遵照上面程序，如1、不用報(bào)價(jià)直接創(chuàng)建采購(gòu)訂單，創(chuàng)建方法同創(chuàng)建報(bào)價(jià)一樣。 2、不用由報(bào)價(jià)轉(zhuǎn)換而是直接創(chuàng)建并過帳訂單 。3、不創(chuàng)建訂單就創(chuàng)建和過帳發(fā)票 。創(chuàng)建發(fā)票的程序與報(bào)價(jià)和訂單的類似。 采購(gòu)訂單和發(fā)票在過帳其數(shù)據(jù)到一個(gè)或多個(gè)日記帳的過帳程序中，具有一系列的過帳

9、方法。這些過帳方法的目的是通過合適的分類帳從一個(gè)訂單或發(fā)票過帳到合適的日記帳中。這是這樣完成的：轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)到分類帳，然后用其自身功能過帳分類帳。這一定可以完成因?yàn)橄到y(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一性。如下圖表描述了采購(gòu)過帳流程：1.3貸方通知單在本節(jié)將學(xué)習(xí)貸項(xiàng)通知單，重點(diǎn)是收取一個(gè)貸項(xiàng)通知單，把貸項(xiàng)通知單和相應(yīng)的發(fā)票相吻合，過帳貸項(xiàng)通知單。如果您要使用系統(tǒng)的開發(fā)票工具，使用采購(gòu)貸項(xiàng)通知單也是一個(gè)好辦法。他們幫助您更簡(jiǎn)單地管理您的付款。1.3.1 接收貸方通知單操作人：采購(gòu)員操作界面：采購(gòu)管理訂單處理貸方通知單操作步驟：通常當(dāng)您退貨給供應(yīng)商時(shí)常接收采購(gòu)貸方通知單，但您也可作為賠償-采購(gòu)寬限來接收。另外，您可以用

10、采購(gòu)貸方通知單來糾正一項(xiàng)錯(cuò)誤的采購(gòu)發(fā)票。當(dāng)您接收采購(gòu)貸方通知單時(shí)，您將在采購(gòu)貸項(xiàng)通知單窗口中輸入詳情。1、按F3并按回車來創(chuàng)建新的貸項(xiàng)通知單。2、點(diǎn)擊功能->復(fù)制單據(jù)。 3、選擇文件類型：為已過帳發(fā)票。 4、在文件編號(hào)中，點(diǎn)擊幫助按鈕以顯示已過帳的采購(gòu)發(fā)票。 5、為某一供應(yīng)商選擇已過帳發(fā)票。6、選中Include Header，保留Recalculate Lines為空白。 7、點(diǎn)擊確認(rèn)。 您將看到貸項(xiàng)通知單現(xiàn)在已填寫了已過帳采購(gòu)發(fā)票的所有信息。8、在供應(yīng)商貸項(xiàng)通知單編號(hào)中輸入。 1.3.2 過帳貸方通知單操作人：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)操作界面：采購(gòu)管理訂單處理貸方通知單操作步驟：在采購(gòu)貸項(xiàng)通知單窗口

11、中輸入了所有信息并做了更改后，您就可以過帳貸項(xiàng)通知單了。推薦在您過帳一項(xiàng)貸項(xiàng)通知單前，打印一份測(cè)試報(bào)告。操作如下：1、在您想過帳的貸項(xiàng)通知單中，點(diǎn)擊過帳->過帳。如果您也想在過帳的同時(shí)，打印貸項(xiàng)通知單，點(diǎn)擊過帳->過帳并打印。2、貸項(xiàng)通知單和發(fā)票過帳十分相似，只是發(fā)貨變?yōu)槭肇?。點(diǎn)擊是來確認(rèn)貸項(xiàng)通知單的過帳。備注：點(diǎn)擊采購(gòu)_應(yīng)付款項(xiàng)->已過帳貸項(xiàng)通知單和導(dǎo)航，可以看到已完成的分錄。如果您在采購(gòu)_應(yīng)付款設(shè)置窗口中選中貸項(xiàng)通知單中的退回發(fā)貨，系統(tǒng)將創(chuàng)建一個(gè)已過帳退貨和已過帳貸項(xiàng)通知單。要查看已過帳退貨，點(diǎn)擊采購(gòu)_應(yīng)付款項(xiàng)->已過帳貸項(xiàng)通知單。1.4采購(gòu)?fù)素浻捎诠?yīng)商提供物品不

12、合要求,我們需要進(jìn)行退貨就需要用到采購(gòu)?fù)素汿S及HK采購(gòu)?fù)素浱幚矸椒ǎ?TS：采購(gòu)打印退貨單交于財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)過帳并保留黃聯(lián)，其他聯(lián)交給倉(cāng)庫(kù)退貨，退貨后白聯(lián)交給財(cái)務(wù)保留； HK：采購(gòu)打印退貨單交于財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)保留黃聯(lián)但不過帳，倉(cāng)庫(kù)打印Trans Order及退貨單其他三聯(lián)單交宗天帶于HK李生過帳，白聯(lián)給供應(yīng)商簽收并收回退給TS財(cái)務(wù)，HK留紅聯(lián)。 各單據(jù)（除SPO）收齊后TS將單據(jù)寄到HK。退貨/補(bǔ)貨注意事項(xiàng)：今后所有補(bǔ)貨單須經(jīng)林總審核方可發(fā)行；當(dāng)退貨與補(bǔ)貨不同時(shí)，請(qǐng)采購(gòu)及時(shí)將信息知悉相關(guān)部門跟進(jìn)；退貨單編碼以訂單編碼為基準(zhǔn)，在其后加-1、-2、-3以區(qū)分多次退貨。1.4.1建立一個(gè)采購(gòu)?fù)素泦尾僮魅耍翰少?gòu)員操作界面：采購(gòu)管理訂單處理退貨單操作步驟：1、按F3并回車創(chuàng)建一個(gè)新的退貨單，并自動(dòng)產(chǎn)生退貨單號(hào)2、選擇“采購(gòu)至供應(yīng)商代碼”選擇需要的供應(yīng)商3、勾選 Verified和 Approved (主管確認(rèn)的過程)4、填寫退貨單行，包括類型、編號(hào)、貨幣代碼、退貨原因、貨倉(cāng)代碼、數(shù)量、單價(jià)、需發(fā)貨退貨數(shù)量和需開票退貨數(shù)量。 1.4.2 過帳退貨單操