公司采購部章程

1、目錄采購部管理制度*Page 2采購員崗位職責(zé)* Page 5外貿(mào)采購流程* Page 6公司樣品管理* Page 7采購主管崗位職責(zé)*Page 4供應(yīng)商管理* Page 9采購部管理制度一、目的規(guī)范采購操作步驟和方法，確保采購的質(zhì)量和采購要求的適用性，符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。二、適用范圍本規(guī)范適用于公司的辦公用品，設(shè)備、工具、訂單產(chǎn)品和樣品等采購的控制。三、定義1 供應(yīng)商：是指能向采購者提供貨物、工程和服務(wù)的法人或其他組織。2 合格供應(yīng)商：是指經(jīng)過公司一定程序評審確定可以與公司合作的供應(yīng)商。3 購物申請單：是需求部門根據(jù)需要采購的項目所填寫并提交給采購中心的單據(jù)，此單 據(jù)須有部門經(jīng)理

2、和其他審核權(quán)限必須簽批。4 供應(yīng)商選擇考察表：是確立為公司供應(yīng)商前對供應(yīng)商進行評估的表格，一般由采購主 管對供應(yīng)商進行考察并填寫此表，填寫完畢后交商務(wù)經(jīng)理與運作中心總監(jiān)時行審批。5 供應(yīng)商考核表：是每財年度對供應(yīng)商交貨準時率、品質(zhì)和售前售后服務(wù)等進行考察的 的表格，根據(jù)考核決定是否與該供應(yīng)商繼續(xù)合作。6 終止供應(yīng)商的報告：是指供應(yīng)商發(fā)生惡劣服務(wù)、嚴重品質(zhì)情況或考核不合等提出與其 終止合作的報告，此報告由相關(guān)權(quán)責(zé)部門向采購中心提出，由采購主管填寫逐級上報審批。7 .抽貨檢驗標準：此標準是對采購物品進行檢驗的參照標準，由技術(shù)部門或其他相關(guān)權(quán) 責(zé)部門編寫交采購中心匯總成冊。8 貨物檢驗報告：是貨物驗

3、收部門和人員對貨物進行驗收后對所采購貨物給出驗收報告 和處理意見。四、采購管理制度1 嚴潔自律，嚴守工作紀律。不接受供應(yīng)商禮金、禮品和宴請；2 .嚴格遵守采購規(guī)范流程，按流程辦事；3 能及時按質(zhì)按量地采購到所需物品；4 嚴格供應(yīng)商選擇、評價、甑選以保證供應(yīng)商供貨質(zhì)量；5 加強采購的事前管理，建立完善的設(shè)備價格信息檔案，以有效地控制和降低采購成本 并保證采購質(zhì)量；6 科學(xué)、客觀、認真地進行收貨質(zhì)量檢查；7 處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，幫助供應(yīng)商解決一定的問題；8 認真分析采購工作，改進流程、規(guī)范和采購標準，提出有助改進公司和供應(yīng)商服務(wù)水 平的建議；9. 做好采購相關(guān)文檔的存檔、備份工作；10 在滿足公

4、司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購成本；11 .所有采購，必須事前獲得批準。未經(jīng)計劃并報審核和批準，除急購?fù)獠坏貌少?，急購需在申請單上注時“急購”，并由 總經(jīng)理補批；12 .凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中計劃辦理采購，可以核定物品項目， 通知各請購部門依計劃提出請購，然后集中辦理采購；13 .采購物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認的供應(yīng)商處購買，不得隨意變更供應(yīng)商；五、供應(yīng)商選擇標準1 .具有良好的市信用和良好的售前、售后服務(wù)能力和服務(wù)意識；2 注冊資金達到 萬以上的一般納稅人；3 .健全的商務(wù)管理流程和制度；4 良好的財務(wù)狀況，至少可以給予 天以上帳期；5 具有優(yōu)勢的產(chǎn)品資源

5、；6 .相對有利于我公司的供配貨地理區(qū)位；7 .積極的合作態(tài)度；采購主管崗位職責(zé)1. 領(lǐng)導(dǎo)采購部門按部門的工作職能做好工作。2. 制定本部門的物資管理相關(guān)制度與目標，遞交上級領(lǐng)導(dǎo)審批，執(zhí)行。3. 協(xié)助總經(jīng)理制定本月采購計劃和年度采購預(yù)算，建立并不斷調(diào)整完善采購制度和流程4. 負責(zé)及時提供有效的市場信息5. 負責(zé)管理和監(jiān)督控制采購部門的工作負擔(dān)6. 負責(zé)主持與參與采購部門的會議，協(xié)調(diào)溝通本部門與公司各部門的工作銜接7. 負責(zé)規(guī)劃和配置組織采購部門的人員需求8. 制定物資采購原則，并督導(dǎo)實施。9. 定期組織采購部進行采購業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，精通采購業(yè)務(wù)和技巧，培養(yǎng)采購人 員良好的職業(yè)道德。10. 帶頭

6、遵守采購制度，杜絕不良行為的產(chǎn)生11. 負責(zé)監(jiān)控采購人員的作業(yè)進度12. 負責(zé)與供應(yīng)商建立良好的關(guān)系，掌握供應(yīng)商物料供應(yīng)制造與供應(yīng)能力13. 負責(zé)約束和規(guī)范檢查采購人員的道德行為規(guī)范14. 負責(zé)審核訂購單與采購合約，核查采購作業(yè)收貨、驗貨和付款流程.15. 負責(zé)分析評估所采購物料成本和產(chǎn)品成本、分析競爭情況16. 負責(zé)審核采購案件項目與供應(yīng)商的付款、運送條件17. 負責(zé)監(jiān)督采購物料到位情況，監(jiān)督進料品質(zhì)，協(xié)調(diào)物料供應(yīng)管理流程18. 負責(zé)建立并維持緊急需求物料的采購物料渠道19. 進行采購收據(jù)的規(guī)范指導(dǎo)和審批工作，協(xié)助財會進行訂單的審核及成本的控 制。20. 根據(jù)財務(wù)及公司相關(guān)要求，向供應(yīng)商所要

7、相關(guān)單據(jù)，產(chǎn)品認證證書，增值稅心TFFF卒發(fā)票等。21. 完成上級交辦的其他工作。采購員崗位職責(zé)1. 服從分配，聽從指揮，并嚴格遵守公司的各項規(guī)章制度和有關(guān)規(guī)定；2. 負責(zé)公司的辦公用品，訂單產(chǎn)品，樣品的采購工作；2. 負責(zé)查訪廠商的供應(yīng)情況，收集供應(yīng)商產(chǎn)品信息及供應(yīng)商信息，制成報表給部門主管審核。3. 負責(zé)與供應(yīng)商談判價格、付款方式、交貨日期等4. 按照訂單合同要求負責(zé)對所采購材料質(zhì)量、數(shù)量核對工作；5. 負責(zé)確認交貨日期6. 負責(zé)處理一般索賠情況按照公司及訂單要求擬定采購合同，報經(jīng)理審批蓋章后，嚴格執(zhí)行合同管理規(guī)定，要按時簽訂，不得延誤，并在第一時間將合同傳遞給供應(yīng)商。并及時跟進生產(chǎn)情況。

8、有權(quán)拒絕未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意批準的采購定單；7. 負責(zé)辦理交驗（索賠），報賬手續(xù)，確認采購物品與合同要求一致后簽字入庫，按照公司 財務(wù)制度，報批付款給供應(yīng)商。8. 負責(zé)保存采購工作的必要原始記錄，做好統(tǒng)計，定期上報；9. 完成公司各項指標：要積極主動配合業(yè)務(wù)部門做好每個項目方案，并與業(yè)務(wù)部門達成共識。采購要嚴格按流程執(zhí)行并做到貨比三家，控制降低采購成本，對供應(yīng)商進行管理及考評， 每年按一定比例更新供應(yīng)商（形成表單）。密切與供應(yīng)商的合作關(guān)系，做到投入、細致、深知，達到低價、快速、及時供貨。收集價格情報、替代品資料、最新產(chǎn)品信息及供應(yīng)商信息了解不同產(chǎn)品市場分布情況協(xié)助做好有關(guān)物資采購工作的事項負責(zé)樣品間樣

9、品的管理，做好樣品信息收集，編號管理及時更新公司軟件系統(tǒng)產(chǎn)品信息，并制成相應(yīng)電子表格進行信息管理。10. 供應(yīng)商管理：對已詢價供應(yīng)商做好產(chǎn)品信息收集，廠家信息收集及相關(guān)信息收集；對供應(yīng)商的優(yōu)勢產(chǎn)品進行信息收集定期對已合作供應(yīng)商進行交流，了解材料價格，產(chǎn)品價格趨勢，新產(chǎn)品更新等，及時的反饋給業(yè)務(wù)部，使得業(yè)務(wù)部能合理做出報價調(diào)整。（如原材料價格波動，匯率波動等原因）11. 負責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)和與供應(yīng)商的談判，引進具有競爭力同時能帶來公司贏利的商品。12采購人員應(yīng)嚴格遵守公司規(guī)章制度，嚴禁在采購活動中收取客戶或共供應(yīng)商回扣，一經(jīng)查實，根據(jù)相關(guān)制度進行處罰。 采購人員未經(jīng)公司統(tǒng)一嚴禁將供應(yīng)商相關(guān)信息泄露

10、，違反該規(guī)定按制度進行相應(yīng)處罰。13采購人員在外進行采購活動或接見客戶時，樹立公司的專業(yè)形象，保證公司的名譽不受 到侵害。14.完成部門主管交付的其他工作。外貿(mào)采購流程1. 詢價包含產(chǎn)品型號，無水印圖片，規(guī)格，箱規(guī)，數(shù)量，毛凈重，體積，報價，增值稅 點，HS編碼，交貨時間，供應(yīng)商信息等。另外：對每款產(chǎn)品應(yīng)向三家或三家以上供應(yīng)商進行詢價，有針對性進行比較，交予經(jīng)理審核確認。2. 貿(mào)易方式常用以下報價方式FOB（FREE ON BOARD）CIFEXW出廠價EXW出廠含稅價義烏交貨價（出廠價+運費到義烏）CNF=COST+FREIG 成本 + 運費）3將供應(yīng)商報價上報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，將報價單發(fā)給業(yè)

11、務(wù)部安排報價給客戶。4. 客戶確認訂單后，業(yè)務(wù)部通知采購度制作采購訂單5. 制作訂單根據(jù)公司要求制作采購合同，報總經(jīng)理審批蓋章，第一時間做出下單安排，要求 供應(yīng)商簽字蓋章回傳，如有特殊要求，需附上供應(yīng)商工商營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件。6. 訂單跟蹤及時跟蹤訂單生產(chǎn)情況。根據(jù)公司要求到檢驗大貨樣品質(zhì)量是否符合訂單要求，對突發(fā)情況應(yīng)及時上報公 司領(lǐng)導(dǎo)，與工廠協(xié)商得到最佳解決方式。與供應(yīng)商確保供貨時間準時，合理的選擇運輸方式。在運輸過程中應(yīng)交代供應(yīng)商及承運人小心搬運有特殊要求的貨物，避免貨損貨 差。7. 收貨，驗貨收貨過程中，應(yīng)按照合同規(guī)定開箱檢查貨物質(zhì)量，檢查貨物顏色，規(guī)格，裝箱數(shù) 等信息是否與訂單一致，發(fā)現(xiàn)

12、情況應(yīng)及時報告公司負責(zé)人，并與供應(yīng)商負責(zé)人協(xié) 商解決辦法，依據(jù)合同進行相應(yīng)索賠?，F(xiàn)場驗貨時應(yīng)保留原始記錄，拍照存檔。確保貨物數(shù)量與質(zhì)量與合同一致，并在入庫單上簽字確認。采購人員應(yīng)嚴格遵守公司制度，按制度辦事，按合同驗貨，嚴禁收受供應(yīng)商賄賂， 降低驗貨標準。8. 驗貨結(jié)束后，通知財務(wù)相關(guān)人員，貨已收齊，憑相關(guān)依據(jù)，申付貨款給供應(yīng) 商。9. 通知業(yè)務(wù)部相關(guān)人員貨已經(jīng)收齊，可安排出貨給客戶。（如需要供應(yīng)商提供相關(guān)產(chǎn)品認證證書，采購人員應(yīng)在下單前核實工廠能否提供，按時提供給業(yè)務(wù)部）10. 采購訂單接收，資料錄入系統(tǒng)，存檔。定期更新供應(yīng)商信息。公司樣品管理一、目的為了加強和規(guī)范公司對樣品存檔和領(lǐng)用的管理

13、，使樣品保持其有效性、統(tǒng)一性和特殊性，特制定此規(guī)定。二、適用范圍適用于本公司采購部，單證部和銷售部等對樣品的存檔和領(lǐng)用。三、職責(zé)1、采購部負責(zé)樣品的日常管理及發(fā)放審批工作；2、采購部經(jīng)理負責(zé)重要樣品發(fā)放的審批工作；3、采購員部負責(zé)保證樣品存檔所需數(shù)據(jù)的真實、準確性；4、銷售部負責(zé)對領(lǐng)用樣品的維護工作，并及時歸還；四、樣品的保存公司的實物樣品存放于公司樣品室，由采購部統(tǒng)一采集、管理和處置。五、公司樣品的基本構(gòu)成客戶提供的封存樣品（供生產(chǎn)參照用） ，如包裝樣品、顏色樣等 客戶提供的供產(chǎn)品開發(fā)研究用的樣品A類：新詢盤外購的的樣品B類：公司自有樣品出貨時，每批生產(chǎn)留存的樣品六、樣品的采集在公司取得新訂

14、單OEM品和供應(yīng)商新開發(fā)的產(chǎn)品后，由采購員對符合各項公司 產(chǎn)品標準和客戶訂單標準的新產(chǎn)品， 按照一定的樣品采集操作規(guī)程進行樣品的采 集。采集后的樣品實物存放于樣品室內(nèi)，樣品上依次注明產(chǎn)品的名稱、產(chǎn)品的批次、 所用原材料的規(guī)格等信息。產(chǎn)品的相應(yīng)電子數(shù)據(jù)信息存于公司產(chǎn)品信息庫內(nèi)。七、外寄樣品的管理采購部在接到銷售部的樣品申領(lǐng)單后， 根據(jù)要求及時準備所需樣品， 對有特殊要 求的樣品申領(lǐng)單和給特殊客戶的備樣， 須經(jīng)采購部負責(zé)人審核后方可備樣。 新產(chǎn) 品樣品的外寄一律經(jīng)公司的領(lǐng)導(dǎo)批準方可。八、樣品的領(lǐng)取手續(xù)采購部及時準備好樣品后 （有特殊要求的備樣通知單和給特殊客戶的備樣， 須經(jīng) 質(zhì)檢部領(lǐng)導(dǎo)審核后方可備

15、樣） ，通知銷售部領(lǐng)取，領(lǐng)取時在樣品領(lǐng)用登記表 表中簽字，注明領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人姓名，由樣品管理員在樣品領(lǐng)用登記表中 填寫領(lǐng)用樣品的規(guī)格、顏色、花型、數(shù)量等。九、內(nèi)部標準樣品的管理 內(nèi)部標準樣品因其對日后再生產(chǎn)的數(shù)據(jù)具有參考性和重要性， 因此在領(lǐng)用和使用 過程中要注重保持其完整性并及時歸還。內(nèi)容：1. 業(yè)務(wù)部接收“客戶寄來樣品 ”后轉(zhuǎn)交給采購部登記。2. 采購部采購員應(yīng)將樣品存放好并在樣品上貼上樣品標簽， 注明編號、 規(guī)格、時 間等信息并將其登記入【客戶標準樣品記錄表】 。3. 任何部門需借用或寄送樣品時，必須登入【樣品借用登記表】向采購部領(lǐng)取， 使用完后及時歸還并注明歸還情況。4. 客戶標準樣

16、品保存期限：如客戶要求按時寄回，安排寄回。5. 出貨留樣品的作業(yè)：5.1. 外包直接出貨的產(chǎn)品也應(yīng)保存留樣，采購部門在訂單合同上多下 1PCS訂 單，驗貨時帶回，用【出貨留樣標識并保存于樣品管理區(qū)， 且應(yīng)注明品名、品號、 規(guī)格、訂單號、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)單位、留樣數(shù)量等內(nèi)容。5.2. 樣品應(yīng)給予適當(dāng)?shù)谋Ｗo，保存的樣品應(yīng)定期檢查質(zhì)量情況，保持樣品和 樣品間的清潔。7.應(yīng)用表單：（見附件）7.1【客戶樣品記錄表】7.2【樣品借用登記表】7.3【樣品寄送申領(lǐng)表】供應(yīng)商管理一. 總則|1. 為了穩(wěn)定供應(yīng)商隊伍，建立長期互惠供求關(guān)系，特制定本辦法。2. 本辦法適用于向公司長期供應(yīng)訂單產(chǎn)品， 物流服務(wù)及提供配

17、套服務(wù)的廠商，代 理。二. 管理原則和體制1. 公司采購部主管供應(yīng)商，單證、財務(wù)、業(yè)務(wù)等部門予以協(xié)助。2. 對選定的供應(yīng)商，公司與之簽訂供應(yīng)合作協(xié)議，在該協(xié)議中具體規(guī)定雙方的權(quán) 利與義務(wù)、雙言互惠條件。3. 公司可對供商評定信用等級，根據(jù)等級實施不同的管理。4. 公司定期或不定期地對供應(yīng)商進行評價，不合格的接觸長期供應(yīng)合作協(xié)議。5. 公司特定產(chǎn)品供應(yīng)企業(yè)可頒發(fā)生產(chǎn)配套許可證.三. 供應(yīng)商的篩選與評級公司制定如下篩選與評定供應(yīng)商級別的指標體系1. 質(zhì)量水平包括：（1）原料的優(yōu)良品率（2）質(zhì)量保證體系（相關(guān)產(chǎn)品認證）；（3）樣品質(zhì)量；（4）對質(zhì)量問題的處理時效。2. 交貨能力包括：（1）交貨的及時

18、性；（2）擴大供貨的彈性；（3）樣品的及時性；（4）增、減訂貨貨的批應(yīng)能力。3價格水平。包括：（1）優(yōu)惠程度；（2）消化漲價的能力；（3）成本下降空間。4. 技術(shù)能力。包括：（1）工藝技術(shù)的先進性；（2）后續(xù)研發(fā)能力；（3）產(chǎn)品設(shè)計能力；（4）機器設(shè)備的生產(chǎn)能力。5. 后續(xù)服務(wù)。包括：（1）零星訂貨保證；（2）配套售后服務(wù)能力。6. 人力資源。包括：（1）經(jīng)營團隊；（2）員工素質(zhì)7. 現(xiàn)有合作狀況。包括：（1）合同履約率；（2）年均供貨額外負擔(dān)和所占比例；（3）合作年限；（4）合作融洽關(guān)系。具體篩選與評級供應(yīng)商時，應(yīng)根據(jù)形成的指標體系，給出各指標的權(quán)重和打分標 準。篩選程序：1. 對每類產(chǎn)品，由采購部經(jīng)市場調(diào)研后，各提出 3-5家候選供應(yīng)商名單；2. 公司成立一個由采購、業(yè)務(wù)部，總經(jīng)辦等部門組成的供應(yīng)商評選小組；3. 評選小組初審候選廠家后，由采購部實地調(diào)查廠家綜合能力；四. 核準為供應(yīng)商的，始得采購；沒有通過的，請其繼續(xù)改進，保留其未來候