檔案數(shù)字化建設(shè)方案

1、檔案數(shù)字化建設(shè)方案檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求，檔案做為原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神建設(shè)服務(wù)。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)、提高管理水平、提高效率、增強(qiáng)檔案部門的服務(wù)水平、為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)。完整的檔案數(shù)字化建設(shè)流程包括案卷交接、檔案整理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、OCR文字識(shí)別、數(shù)字校對(duì)、數(shù)字質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、

2、整理還原、案卷入庫等環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)流程紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)：DA/T31-2005紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則1. 制訂批次計(jì)劃為在數(shù)字化處理過程中對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效管理以及對(duì)數(shù)字化處理進(jìn)行有效控制，需對(duì)館藏檔案的數(shù)字化處理分批次進(jìn)行。2. 檔案出庫交接根據(jù)檔案數(shù)字化加工批次計(jì)劃進(jìn)行出庫，對(duì)出庫的檔案進(jìn)行完整性檢查。對(duì)通過完整性檢查的檔案，進(jìn)行數(shù)量確認(rèn)，并詳細(xì)登記資料出庫單。確保資料的交接過程中的數(shù)量正確性，完整性；3. 目錄著作按照文件數(shù)據(jù)庫目錄結(jié)構(gòu)與目錄著錄要求以及檔案著錄規(guī)則（DA/T18）等標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范需要目錄補(bǔ)錄的檔案目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度

3、和內(nèi)容要求等，規(guī)范案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號(hào)和頁數(shù)等。4. 檔案整理對(duì)出庫待加工的檔案進(jìn)行掃描前處理，使之成為能夠進(jìn)行掃描的形態(tài)。拆除裝訂影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。資料及檔案內(nèi)的成冊(cè)資料嚴(yán)禁拆除。區(qū)分掃描件和非掃描件區(qū)分同一案卷（卷、件）中的掃描件和非掃描件。頁面修整對(duì)破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，先期進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件進(jìn)行相應(yīng)技術(shù)處理（壓平和燙平等）后再進(jìn)行掃描。確保較薄紙張（如信紙、便箋紙）、破損紙張、底灰較深（如草漿紙、油印紙）、字跡較淺（如鉛筆字跡）等紙張的狀況較較差的檔案掃描圖像清晰。檔案整理登記詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起止頁號(hào)和頁數(shù)

4、等情況。裝訂掃描完成后，檔案按原檔案保管單位要求進(jìn)行重新裝訂，保持每頁檔案原有的排列順序不變、案卷不掉頁、右邊和底邊整齊。5. 檔案掃描黑白掃描采用（300dpi）TIFF格式，彩色掃描采用（300dpi）JPG格式。照片以原色彩為準(zhǔn)（600dpi）TIFF格式掃描。保證掃描圖像效果原原件吻合。大幅面檔案采用大幅面工程掃描儀或小幅面掃描后進(jìn)行圖像拼接處理。需要進(jìn)行OCR文字識(shí)別的檔案，掃描分辨率300dpi。對(duì)資料等成冊(cè)材料不宜拆卷的，采用不拆卷掃描儀掃描。核對(duì)每件文件的掃描頁碼、頁數(shù)與實(shí)際的文件頁碼、頁數(shù)是否一致。圖片命名時(shí)一定要正確，不能出現(xiàn)圖片顛倒、錯(cuò)亂等現(xiàn)象。掃描時(shí)保證檔案原件不被損壞

5、。6. 圖像處理糾偏偏斜的圖像進(jìn)行糾偏處理，傾斜不超過3度，方向不正確的圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。去污圖像頁面中影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等進(jìn)行去污處理。圖像拼接大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的完整性。栽邊處理去除多余的白邊，縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。深淺度調(diào)整圖像深淺度不一致時(shí)進(jìn)行修復(fù)，保證圖像的深淺度一致。7. OCR識(shí)別運(yùn)用先進(jìn)的OCR識(shí)別軟件，對(duì)掃描的圖像進(jìn)行文字識(shí)別8. 圖像存儲(chǔ)采用TIFF、JPG格式存儲(chǔ)，存儲(chǔ)時(shí)選擇的壓縮率在保證掃描的圖像清晰可讀的確前提下，盡量減小存儲(chǔ)容易為準(zhǔn)則。供網(wǎng)絡(luò)查

6、詢的掃描圖像，存儲(chǔ)為PDF文件格式，進(jìn)行過文字識(shí)別的，形成文件文字層。紙質(zhì)檔案目錄數(shù)字庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件名。多頁文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。9. 數(shù)據(jù)質(zhì)檢關(guān)鍵項(xiàng)檢驗(yàn)和整理數(shù)據(jù)質(zhì)量抽檢。抽檢工作由專為進(jìn)行操作，操作結(jié)果進(jìn)行記錄。數(shù)據(jù)采用全檢方式，合格率要求達(dá)到95%以后確保質(zhì)量。10.數(shù)據(jù)掛接 運(yùn)用批量掛接與單張掛接的方式，將目錄庫與圖像庫一一對(duì)應(yīng)起來，并生成索引文件。 匯總掛接 檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)“合格”后，通過網(wǎng)絡(luò)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器終端匯總，實(shí)現(xiàn)批量、快速

7、掛接。 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián) 以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件，通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫和圖像文件的批量掛接。11.數(shù)據(jù)自檢 建立嚴(yán)格的質(zhì)量檢測(cè)體系，對(duì)加工的數(shù)據(jù)進(jìn)行自檢，自檢必須達(dá)到檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的，才能遞交進(jìn)行驗(yàn)收。12.數(shù)據(jù)驗(yàn)收 目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。 數(shù)據(jù)校對(duì)員進(jìn)校對(duì)過程不接觸任務(wù)紙質(zhì)檔案，根據(jù)掃描的圖像結(jié)果來進(jìn)行校對(duì)。 首批數(shù)據(jù)采用全檢方式 以后批次采用抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件、數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。根據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查。 檔案實(shí)體驗(yàn)收必須逐卷清點(diǎn)，按檔案數(shù)量、文件狀況、卷內(nèi)文件頁數(shù)與順序、裝訂要求等進(jìn)行檢查。13.數(shù)據(jù)備份 經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行備份。 同一份文件，不跨二片DVD片號(hào) 光盤表面標(biāo)示光盤片編號(hào)并注明光盤目錄索引信息 光盤片刻錄完成后，與影像系統(tǒng)檔案進(jìn)行比對(duì)一次，確保檔案資