美佛兒集團人事信息檔案管理規(guī)定

1、V案管理規(guī)定文件編碼(GHTU UITID GGBKT POIU WUUI 8968)第八條.新形成的檔案材料應及時歸檔，其基本程序為:第一條.第二條第三條第四條.第五條.第六條.第七條.人事信息檔案管理制度第一章總則人事信息檔案管理的目的是為了維護人事檔案材料的完整，防止材料損壞，保守檔案機密，以及便于檔案利用。本制度所指人事檔案應包含集團所有正式員工的應聘材料.員工基本情況、履歷表、勞動協(xié)議或合同、薪資.考核、獎懲.異動及其他反映員工情況的內(nèi)容。集團總部員工人事檔案由集團人力資源部負責管理；下屬學校員工檔案由各學校人力資源部保管。第二章人事檔案的形成新聘用的員工，其應聘材料應轉入人事檔案保

2、存。新聘員工入職后，人力資源部應組織其登記填寫員工資料（含履歷表），并提交身份證復印件、學歷學位證明復印件、職稱證明復印件、體檢合格證明，經(jīng)核對無誤后，進入人事檔案保存。新聘員工的崗位、工資核定完畢后，人力資源部應及時轉入檔案保存。定期考核結束后，員工考核結果、獎懲情況.異動情況、培訓情況等內(nèi)容應及時進入員工檔案保存。第三章人事檔案保管第八條.新形成的檔案材料應及時歸檔，其基本程序為:1、對材料進行鑒別，看是否規(guī)范、無誤，符合歸檔要求;2、按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置，并在人事檔案整理統(tǒng)計表（見附表一）上補登材料名稱及有關內(nèi)容:3、將新材料放入檔案并登記人事檔案底賬（見附表二）O

3、第九條.檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。必須定期或不定對:1、突發(fā)事件之后，如被盜、遺失之后;2、對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失;3、發(fā)現(xiàn)有些材料有損失之后，如發(fā)現(xiàn)有霉變、蛀蟲現(xiàn)象時。第十條.為員工建立的內(nèi)部檔案，僅供內(nèi)部管理使用，不得向集團/學校以外（總裁/校長批準除外）轉移。在人員調(diào)離時，亦不隨之轉遞。第十一條. 人事檔案是組織機密的一部分，應對其進行妥善保管，確保防火防潮及檔案的安全。第十二條.人力資源部應對人事檔案進行及時整理、統(tǒng)計。第四章人事檔案的利用第十三條 查閱人事檔案必須說明查閱的對象、目的、原因等，經(jīng)人力資源部審孩批準才能查閱，查閱須在人力資源部進行，不得將人事檔案帶出 查閱，人力資源部應進行借閱登記（見附表三）。第十四條.借閱人事檔案，必須填寫書面申請（見附表四），經(jīng)總裁/校長核準后方可借閱，所借閱人事檔案必須按期歸還。在材料歸還時，應及 時在借檔登記上寫清歸還時間。期檢查核對，避免損壞。在以下事件之后必須進行檢查核附表一:人事檔案整理統(tǒng)計表n期檔案拿稱性質(zhì)（新進/注銷/轉遞）人事檔案底賬編號檔案名稱備注附表二查閱/借出檔案名稱:檔案人姓名:檔案人基本情況:所在部門申