JKJLC22監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書

1、 監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書 JKJL/C222003上海市建筑科學(xué)研究院建設(shè)工程咨詢監(jiān)理部Construction Engineering Consulting Supervision DepartmentShanghai Research Institute of Building Sciences監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案管理作 業(yè) 指 導(dǎo) 書版本號：JKJL/C-22-2003 編寫人： 林 鏵審核人： 周紅波 批準(zhǔn)人： 何錫興 批準(zhǔn)日期：2003.6.15 發(fā)放號： 受控狀態(tài)： （印章）2003.6.15批準(zhǔn) 2003.6.15實(shí)施目 錄1 總則（2）2 引用標(biāo)準(zhǔn)（2）3 檔案管理職責(zé)（2

2、）4 項(xiàng)目檔案的編制（3）5 項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收（6）6 項(xiàng)目檔案的報送（6）7 項(xiàng)目檔案的保存（7） 1.總則1.1 監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書規(guī)定了建設(shè)監(jiān)理資料的檔案管理職責(zé)和檔案編制、驗(yàn)收和報送的程序和方法；1.2 監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書適用于建科院監(jiān)理部各監(jiān)理項(xiàng)目部對監(jiān)理資料檔案的收集、編制、驗(yàn)收、報送和保存管理工作；1.3 監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案的范圍系指在工程項(xiàng)目建設(shè)監(jiān)理工作過程中形成的具有保存價值的工程管理；工程檢查和工程總結(jié)資料、工程聲像資料以及電子文件。上述內(nèi)容以下簡稱為檔案。1.4 本作業(yè)指導(dǎo)收由監(jiān)理部負(fù)責(zé)編制、發(fā)布并解釋。經(jīng)監(jiān)理部總工程師批準(zhǔn)后正式實(shí)施。2.引用標(biāo)準(zhǔn)2.

3、1 中華人民共和國檔案法（1996年修正）；2.2 上海市檔案案例（1997年修正）；2.3 城市建設(shè)檔案管理規(guī)定（建設(shè)部令61號、90號）；2.4 上海市城市建設(shè)檔案管理暫行辦法（1995年）；2.5 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GBT50328-20012.6 建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范GB50319-20002.7 上海市建筑科學(xué)研究院檔案管理規(guī)章制度（1998年）；2.8 監(jiān)理部現(xiàn)行有效的質(zhì)量管理體系文件。3.檔案管理職責(zé)3.1 檔案管理工作按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理；3.2 監(jiān)理部工程技術(shù)部負(fù)責(zé)并對監(jiān)理項(xiàng)目部按照本作業(yè)指導(dǎo)書的各項(xiàng)規(guī)定實(shí)施監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)

4、工作；對大型項(xiàng)目檔案的完整性、合格性與準(zhǔn)確性進(jìn)行驗(yàn)收檢查；并負(fù)責(zé)對監(jiān)理部檔案室的建設(shè)和管理工作；3.3 各監(jiān)理項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)配置和建立檔案資料所需的設(shè)備和材料和配備經(jīng)過培訓(xùn)，掌握檔案編制要求的檔案管理人員；指導(dǎo)和協(xié)助監(jiān)理項(xiàng)目部進(jìn)行建檔工作；并對中小型項(xiàng)目檔案的完整性、合格性與準(zhǔn)確性進(jìn)行驗(yàn)收檢查，確保項(xiàng)目資料檔案及時歸檔；3.4 監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案實(shí)行總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)制；3.4.1 在工程開始時，總監(jiān)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)對監(jiān)理項(xiàng)目資料的保管和匯總工作；3.4.2 在監(jiān)理工作實(shí)施過程中，各專業(yè)監(jiān)理工程師應(yīng)各自負(fù)責(zé)收集、整理與本專業(yè)有關(guān)的資料，項(xiàng)目部應(yīng)按監(jiān)理信息管理作業(yè)指導(dǎo)書的要求，及時對相關(guān)資料進(jìn)行處理、編

5、碼和存檔；3.4.3 在工程項(xiàng)目完成后，在通過竣工驗(yàn)收后一個月內(nèi)，由總監(jiān)負(fù)責(zé)檢查資料的完整性，并按本作業(yè)指導(dǎo)書的要求整理裝訂成冊，報送項(xiàng)經(jīng)部或工程技術(shù)部驗(yàn)收核準(zhǔn)。4.項(xiàng)目檔案的編制4.1檔案編制內(nèi)容4.1.1 監(jiān)理項(xiàng)目的資料檔案的編制內(nèi)容及分卷要求應(yīng)按“附件一”執(zhí)行。4.1.2 小型監(jiān)理項(xiàng)目的資料檔案也可按如下內(nèi)容及分卷要求進(jìn)行編制： 第一卷l 招投標(biāo)文件，中標(biāo)通知書、建設(shè)工程施工監(jiān)理登記證l 工程建設(shè)監(jiān)理委托合同l 總監(jiān)理工程師任命書、總監(jiān)代表授權(quán)書l 監(jiān)理大綱l 監(jiān)理規(guī)劃l 監(jiān)理細(xì)則 第二卷l 建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范規(guī)定的A類表資料 第三卷l 建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范規(guī)定的B類表資料 第四卷l 建設(shè)工程

6、監(jiān)理規(guī)范規(guī)定的C類表資料 第五卷l 監(jiān)理月報 第六卷l 監(jiān)理日記第七卷l 監(jiān)理實(shí)測實(shí)量、旁站、見證、平行檢測和測量復(fù)核資料第八卷l 會議紀(jì)要及工程建設(shè)各方往來函件 第九卷l 分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評估報告l 單位工程質(zhì)量評估報告l 監(jiān)理單位工程質(zhì)量合格證明書l 監(jiān)理工作總結(jié)報告l 監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊其中：1建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范規(guī)定的A類表資料歸檔必須包括：工程開工、停工和復(fù)工報審；施工方案和施工組織設(shè)計報審；施工進(jìn)度報審、工程款支付審核和監(jiān)理工程師通知回復(fù)等資料；2建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范規(guī)定的B類表資料歸檔必須包括：監(jiān)理工程師通知單、工程暫停令、質(zhì)量事故報告及處理意見、工程款支付證書、工程最終延期審批表、費(fèi)用最終

7、審批表、合同爭議、違約報告及處理意見和合同變更材料。3建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范規(guī)定的C類表資料歸檔必須包括：監(jiān)理工作聯(lián)系單。4會議紀(jì)要必須包括：圖紙會審、設(shè)計交底、工程例會和專題會議等。4.1.3 檔案必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)過程中監(jiān)理工作的實(shí)際情況，并按監(jiān)理工作程序進(jìn)行分類、整理和編目，要求做到完整、準(zhǔn)確和責(zé)任各方簽證完備；4.1.4 檔案應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔和簽字蓋章手續(xù)完備；4.1.5 檔案應(yīng)使用原件，并且應(yīng)按監(jiān)理部受控文件的要求經(jīng)檢驗(yàn)為合格的文件資料。如確需使用復(fù)印件的應(yīng)加蓋項(xiàng)目部章，并注明原件存放處。4.2檔案編制規(guī)定4.2.1文件資料的排列與組卷a） 按先批復(fù)后請示，先報審后

8、文件，先正文后附件，先文字材料后附圖的要求組卷；b） 監(jiān)理工作管理性文件資料按時間順序組卷；c） 監(jiān)理工作過程性文件資料按編號順序組卷，復(fù)雜大型工程可按單位工程分別組卷；d） 監(jiān)理工作總結(jié)性文件資料按時間順序組卷。4.2.2文件資料的規(guī)格尺寸 文件資料的幅面規(guī)格尺寸為16開或4號圖紙（297´210mm），同一卷內(nèi)要求同樣規(guī)格；紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力在、耐久性強(qiáng)的紙張。文件左邊與上邊靠齊，文件的左邊應(yīng)留有2.5厘米的裝訂距離。4.2.3文件資料的立卷及裝訂a） 文件資料立卷厚度不得超過40mm，立卷時要標(biāo)明頁號（正面標(biāo)在右下角，背面標(biāo)在左上角，案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表和空

9、白頁不標(biāo)頁號）。每卷單獨(dú)編號，頁號從“1”開始；b） 文件資料必須用線裝訂（卷面的上邊與左側(cè)為齊整部位），裝訂時應(yīng)去除金屬物，并裝入檔案盒；c） 裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固、便于保管和利用。4 .2.4案卷、案卷號、編制說明以及索引目錄的編寫要求（所有內(nèi)容的填寫均使用黑色碳素墨水筆）a） 每個案卷必須按標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求填寫卷內(nèi)目錄、案卷封面、備考表及檔案盒封面（見附表三、四、五）；b） 案卷號（檔案號）由檔案分類代碼、歸檔年度、項(xiàng)目編碼代號、歸檔類別代號和案卷順序號組成，具體說明如下：XXXXXXXXXXX案卷順序號歸檔項(xiàng)目順序代號項(xiàng)目編碼代號歸檔年度 檔案分類代碼l 案卷

10、分類代碼：第一位為L代表監(jiān)理檔案；X代表聲像檔案；D代表電子文件檔案，第二位為1代表縱向檔案。l 歸檔年度：取歸檔年份的最后二位數(shù)字。l 項(xiàng)目編碼代號：第一位為L代表監(jiān)理咨詢部，第二位為項(xiàng)經(jīng)部代碼，16代表第一至第五項(xiàng)經(jīng)部和市政項(xiàng)經(jīng)部。l 歸檔項(xiàng)目順序代號：為至001開始的流水順序號。l 案卷順序號：為至01開始的流水順序號。4.2.5檔案編制說明的內(nèi)容 編制說明的內(nèi)容包括監(jiān)理工作檔案的概況、案卷號和工程項(xiàng)目的簡要說明，以及其他需要說明的內(nèi)容。4.2.6索引目錄卷的編制 檔案需編制索引目錄卷為零零卷，不列入總卷數(shù)內(nèi)，索引目錄卷由編制說明、案卷目錄及各卷卷內(nèi)目錄組成。 4.3聲像檔案的編制4.3

11、.1 重大工程及建筑面積大于3000平方米的建設(shè)工程的監(jiān)理項(xiàng)目應(yīng)按要求建立音像資料檔案，并進(jìn)行歸檔，音像資料檔案可分為照片和錄像二項(xiàng)，其歸檔內(nèi)容如下：a） 反映工程項(xiàng)目原地物、地貌及建成后的建（構(gòu)）筑物的照片和錄像；b） 反映工程項(xiàng)目施工主要過程，關(guān)鍵工序質(zhì)量的照片和錄像；c） 反映監(jiān)理工作開展、組織工作的照片和錄像；d） 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來監(jiān)理項(xiàng)目部或施工現(xiàn)場檢查、指導(dǎo)工作所拍攝的照片、錄像。4.3.2 在歸檔時拍攝的照片、錄像應(yīng)分別表明拍攝時間、拍攝地點(diǎn)、簡要說明、拍攝者，錄像還應(yīng)表明放像用時間，應(yīng)將底片、盤帶全部歸檔、統(tǒng)一編目。4.3.3 音像資料必須圖像清晰、聲音清楚，并按專題內(nèi)容和拍攝時間進(jìn)

12、行排序和歸檔。4.4電子文件檔案的編制4.4.1 監(jiān)理項(xiàng)目部使用計算機(jī)或使用監(jiān)理軟件或各種輔助性管理軟件開展監(jiān)理文件編制和管理工作的，應(yīng)將監(jiān)理過程中產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行歸檔。歸檔時應(yīng)按電子文件的性質(zhì)確定具體分類、編目規(guī)則。4.4.2 電子文件應(yīng)刻錄在不可擦的光盤上進(jìn)行歸檔。5.項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收5.1 監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案編制完成后應(yīng)及時報請相關(guān)人員進(jìn)行項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作。5.2 中、小型監(jiān)理項(xiàng)目的檔案應(yīng)由項(xiàng)目總監(jiān)、項(xiàng)經(jīng)部檔案主管人員、項(xiàng)經(jīng)部主任工程師進(jìn)行檔案驗(yàn)收工作；大型監(jiān)理項(xiàng)目的檔案應(yīng)由項(xiàng)目總監(jiān)、項(xiàng)經(jīng)部檔案主管人員、項(xiàng)經(jīng)部主任工程師、總師室檔案主管人員、總師室副總工程師一起進(jìn)行檔案驗(yàn)收工作。5.3 項(xiàng)

13、目檔案的驗(yàn)收工作應(yīng)在項(xiàng)目通過竣工驗(yàn)收三個月內(nèi)完成檔案驗(yàn)收工作。5.4 項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作采用表格打分法進(jìn)行，滿分100分，合格分為80的得分率（見附表二），多人參加驗(yàn)收應(yīng)分別打分，以平均分值計算，檔案驗(yàn)收考核分值將計入監(jiān)理部對項(xiàng)經(jīng)部和項(xiàng)目總監(jiān)年度工作考核中。6. 項(xiàng)目檔案的報送6.1 監(jiān)理費(fèi)用在50萬元以上的大、中型監(jiān)理項(xiàng)目其經(jīng)驗(yàn)收合格的項(xiàng)目檔案應(yīng)由各項(xiàng)經(jīng)部檔案管理人員在工程項(xiàng)目竣工后三個月內(nèi)向建科院檔案科進(jìn)行報送和移交，檔案存放于建科院檔案科，同時按有關(guān)規(guī)定辦理交接手續(xù)，有院檔案科簽發(fā)“檔案移交（接收）清單”（見附表六）。項(xiàng)目總監(jiān)取得移交清單后交項(xiàng)經(jīng)部和工程技術(shù)部備案。6.2 監(jiān)理費(fèi)用在50

14、萬元以下的小型監(jiān)理項(xiàng)目其經(jīng)驗(yàn)收合格的項(xiàng)目檔案應(yīng)由各項(xiàng)經(jīng)部檔案管理人員及時向建科院監(jiān)理部工程技術(shù)部進(jìn)行報送和移交，檔案存放于監(jiān)理部檔案室，同時按有關(guān)規(guī)定辦理交接手續(xù)。由工程技術(shù)部簽發(fā)“監(jiān)理項(xiàng)目檔案移交清單”（見附表七）。7. 項(xiàng)目檔案的保存7.1 項(xiàng)目檔案為監(jiān)理部內(nèi)部資料，保管期限為長期（保存期限等于該工程的 使用壽命）。7.2 監(jiān)理部建立檔案室保存項(xiàng)目檔案，由監(jiān)理部檔案管理員負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作。7.3 監(jiān)理部檔案室應(yīng)按規(guī)定保持適宜的儲藏環(huán)境，應(yīng)避光、防蟲、防蛀，室內(nèi)溫度控制在攝氏1424度、室內(nèi)濕度控制在4060。7.4 項(xiàng)目檔案的借閱工作應(yīng)按監(jiān)理部受控文件的管理要求進(jìn)行。7.5 項(xiàng)目檔

15、案的銷毀應(yīng)獲得監(jiān)理部總工程師的書面同意。附表一監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案歸檔內(nèi)容及分卷目錄類 別案 卷 號內(nèi) 容 名 稱備注監(jiān)理工 作管理性文件第一卷1招投標(biāo)文件，中標(biāo)通知書、建設(shè)工程施工監(jiān)理登記表t2工程建設(shè)監(jiān)理委托合同t3總監(jiān)理工程師任命書、總監(jiān)代表授權(quán)書t4監(jiān)理大綱t5監(jiān)理規(guī)劃t6監(jiān)理細(xì)則t監(jiān)理工 作過程性文件第二卷1建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范規(guī)定的A類表資料t第三卷2建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范規(guī)定的B類表資料t第四卷3建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范規(guī)定的C類表資料t第五卷4監(jiān)理月報t第六卷5監(jiān)理日記t第七卷6監(jiān)理實(shí)測實(shí)量、旁站、見證、平行檢測和測量復(fù)核資料t第八卷7監(jiān)理會議紀(jì)要及工程建設(shè)各方往來函件t監(jiān)理工 作總結(jié)性文件第九卷1

16、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄和質(zhì)量評估報告t2單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄和質(zhì)量評估報告t3監(jiān)理單位工程質(zhì)量合格證明書t4監(jiān)理工作總結(jié)報告t5監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊t6其他有參考價值的資料影像資 料第十卷1照片資料t2錄像資料電 子文 件第十一卷1. 圖像文件2. 數(shù)據(jù)文件3. 文本文件注：1.上表中注明“t”的為必須歸檔的監(jiān)理項(xiàng)目資料，每個項(xiàng)目歸檔時不得遺漏； 2.注”的歸檔內(nèi)容參見本作業(yè)指導(dǎo)書第4.1.2條規(guī)定; 3.第九卷”其他有參考價值的資料”：項(xiàng)目總監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)監(jiān)理實(shí)際情況，保留建設(shè)單位、設(shè)計單位和施工單位編制的具有工程項(xiàng)目建設(shè)管理參考價值的文件和資料。附表二監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案驗(yàn)收表項(xiàng)目名稱監(jiān)

17、理項(xiàng)目許可證項(xiàng)目總監(jiān)項(xiàng)目類型建設(shè)單位項(xiàng)目等級設(shè)計單位開工日期施工單位竣工日期總卷數(shù)文件（卷）聲像電子(盒、冊)檢 查 內(nèi) 容標(biāo)準(zhǔn)扣分得分監(jiān)理工作管理性文件1. 管理性文件內(nèi)容收集齊全、系統(tǒng)和完整102. 監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則結(jié)構(gòu)齊全、內(nèi)容完整5監(jiān)理工作過程性文件3. 過程性文件內(nèi)容收集齊全、系統(tǒng)和完整104. 監(jiān)理月報、監(jiān)理日記記述清晰完整無缺漏55. 往來函件、會議紀(jì)要內(nèi)容完整、準(zhǔn)確56. 監(jiān)理實(shí)測實(shí)量、旁站、見證、平行檢測和測量復(fù)核資料真實(shí)、齊全和準(zhǔn)確57. 工程檢測資料、工程量、工期和價款審核資料真實(shí)、手續(xù)完備5監(jiān)理工作總結(jié)性文件8. 總結(jié)性文件內(nèi)容收集齊全、系統(tǒng)和完整59. 工

18、程質(zhì)量評估報告、工程竣工驗(yàn)收報告、監(jiān)理工作總結(jié)報告結(jié)構(gòu)齊全、內(nèi)容完整10監(jiān)理工作聲像、電子資料10. 聲像資料和電子文件檔案收集齊全、標(biāo)識完整10監(jiān)理檔案整體質(zhì)量11. 組卷幀裝規(guī)范、案卷排列合理、目錄、封面字跡工整、無錯漏1012.監(jiān)理項(xiàng)目資料檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程項(xiàng)目建設(shè)監(jiān)理工作實(shí)際情況1013. 檔案資料的形成、來源符合實(shí)際，單位和責(zé)任人員簽章手續(xù)完備10累 計 分100驗(yàn)收意見：驗(yàn)收人員簽字：驗(yàn)收日期：注：1. 評分、打分原則（得分率）很好100%，好80%，一般60%，差60%以下。 2. 經(jīng)評分小于80得分率的，應(yīng)進(jìn)行整改。 附表三檔 號檔案館（室）號縮 微 號案卷題名編制單位編制日期保管期限密 級附表四卷 內(nèi) 目 錄序號文 件編 號責(zé)任者文 件 題 名日期頁次備注注： 1. 序號：以一份文件為單位，用阿拉伯文字從1依次標(biāo)注；2. 文件編號：填寫文件原有的文號或圖號；3. 責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)任者；4. 文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱；5. 日期：填寫文件形成標(biāo)題的全稱；6. 頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。“卷內(nèi)目錄”排列在卷內(nèi)文件首頁之前。附表五卷 內(nèi) 備 考 表 說 明