ERP如何提升企業(yè)采購管理

1、ERP 如何提升企業(yè)采購管理通過 ERP 系統(tǒng)的實(shí)施，如何發(fā)現(xiàn)采購管理環(huán)節(jié)中的問題，集中力量解決急需解決的核心問題， 并通過系統(tǒng)運(yùn)行為采購管理帶來持續(xù)改進(jìn)的效果呢？傳統(tǒng)采購三大弊端在談如何通過 ERP 系統(tǒng)實(shí)施提升企業(yè)采購管理水平之前，先看一下傳統(tǒng)模式中采購管理的特 點(diǎn)和有哪些缺點(diǎn)：物料采購與物料管理為一體 目前決大多數(shù)企業(yè)行使采購管理的職能部門為供應(yīng)部（科），也 有企業(yè)將銷售職能與采購職能并在一起，稱為供銷科。在這種模式下，其管理流程是：需求部門提出采購要求 -指定采購計(jì)劃 /定單 -詢價(jià) /處理報(bào)價(jià) -下發(fā)運(yùn)通知 -檢驗(yàn)入庫 -通知 財(cái)務(wù)付款上述是一個(gè)完整的采購業(yè)務(wù)流程，在實(shí)際操作中有些流

2、程如詢價(jià) /報(bào)價(jià)在很多企業(yè)中不是每次 都進(jìn)行的，該流程主要缺點(diǎn)是： 物料管理、采購管理、供應(yīng)商管理由一個(gè)職能部門來完成，缺 乏必要的監(jiān)督和控制機(jī)制；同時(shí)在這種模式下，供應(yīng)部（科）擔(dān)負(fù)著維系生產(chǎn)用原材料供給的重 任，為保證原材料的正常供應(yīng)，必然會(huì)加大采購量 , 尤其是在原料漲價(jià)時(shí)，這樣容易帶來不必要 的庫存積壓和增加大量的應(yīng)付帳款。業(yè)務(wù)信息共享程度弱 由于大部分的采購操作和與供應(yīng)商的談判是通過電話來完成， 沒有必要 的文字記錄， 采購信息和供應(yīng)商信息基本上由每個(gè)業(yè)務(wù)人員自己掌握， 信息沒有共享。 其帶來的 影響是：業(yè)務(wù)的可追溯性弱，一旦出了問題，難以調(diào)查；同時(shí)采購任務(wù)的執(zhí)行優(yōu)劣在相當(dāng)程度上 取決

3、于人，人員的崗位變動(dòng)對(duì)業(yè)務(wù)的影響大；采購控制通常是事后控制 其實(shí)不僅是采購環(huán)節(jié)， 許多企業(yè)對(duì)大部分業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)基本上都是事后 控制， 無法在事前進(jìn)行監(jiān)控。 雖然我們承認(rèn)事后控制也能帶來一定的效果， 但是事前控制畢竟能 夠?yàn)槠髽I(yè)減少許多不必要的損失， 尤其是如果一個(gè)企業(yè)橫跨多個(gè)區(qū)域， 其事前控制的意義將更為 明顯。傳統(tǒng)模式下的采購管理主要存在上述 3 個(gè)問題，通過 ERP 系統(tǒng)的實(shí)施，如何發(fā)現(xiàn)采購管理環(huán) 節(jié)中的問題， 集中力量解決急需解決的核心問題， 并通過系統(tǒng)運(yùn)行為采購管理帶來持續(xù)改進(jìn)的效 果呢？以職責(zé)為核心在傳統(tǒng)的管理模式下，其貫穿的管理思路是基于部門的管理，其層次首先是部門，其然后是部門對(duì)應(yīng)的

4、工作范圍，如我們?cè)谄髽I(yè)組織機(jī)構(gòu)圖中能夠找到供應(yīng)部（科），之后我們進(jìn)一步去了解供應(yīng)部負(fù)責(zé)的具體工作。而在ERP系統(tǒng)中，尤其是國外大型ERP系統(tǒng)，每名員工首先是對(duì)應(yīng)各個(gè)職責(zé)，這些職責(zé)既可以是系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定的，也可以靈活進(jìn)行定義。如下表的采購流程在 ERP系統(tǒng)中將包含如下職責(zé)：上表中可以清楚的看到，系統(tǒng)將部分工作從采購模塊中全部或部分剝離出來，如提出采購請(qǐng)求、檢驗(yàn)入庫、通知財(cái)務(wù)付款、供應(yīng)商管理這幾個(gè)工作等。 系統(tǒng)的這種設(shè)計(jì)方法是將所要完成的 工作分解成相關(guān)的職責(zé)，并對(duì)應(yīng)到模塊中，在 ERP實(shí)施中，最好將屬于一個(gè)模塊的職責(zé)進(jìn)行組 合成一個(gè)工作組或業(yè)務(wù)部門，這樣做的益處在于：工作裨模塊詒購申請(qǐng)茉購、庫存提

5、出采購計(jì)劃淀單/發(fā)運(yùn)通卸|采購計(jì)劃/W劃發(fā)敢應(yīng)單詢價(jià)/報(bào)倚詢儉管理/報(bào)價(jià)處理腆應(yīng)商管理采販財(cái)雰檢驗(yàn)入庫播收庫存通知財(cái)務(wù)付款肘款屢票上表中可以清楚的看到，系統(tǒng)將部分工作從采購模塊中全部或部分剝離出來，如提出采購請(qǐng)求、檢驗(yàn)入庫、通知財(cái)務(wù)付款、供應(yīng)商管理這幾個(gè)工作等。系統(tǒng)的這種設(shè)計(jì)方法是將所要完成的工作分解成相關(guān)的職責(zé)，并對(duì)應(yīng)到模塊中，在ERP實(shí)施中，最好將屬于一個(gè)模塊的職責(zé)進(jìn)行組合成一個(gè)工作組或業(yè)務(wù)部門，這樣做的益處在于：企業(yè)將同一類業(yè)務(wù)進(jìn)行集中處理，體現(xiàn)集中管理的思想。如某企業(yè)在實(shí)施中通過職責(zé)分析，發(fā)現(xiàn)同一個(gè)采購定單職責(zé)由多個(gè)業(yè)務(wù)部門所擁有，在咨詢顧問的建議下，將其收歸為一個(gè)部門，減少了大量采購

6、資金。 實(shí)行集中管理還減少了許多協(xié)調(diào)工作，因?yàn)槠髽I(yè)的跨部門協(xié)調(diào)是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作，減少了這些工作，無疑極大地提高了辦事效率；將屬于庫存的職責(zé)從原有的職能部門分離岀去，有利于加強(qiáng)業(yè)務(wù)監(jiān)督，因?yàn)閺膸齑婀芾斫嵌戎v，希望存貨的資金占用最少，存貨的數(shù)量越少管理也越容易，而采購部門希望存貨的數(shù)量多些以保證生產(chǎn)要求，這樣的一對(duì)矛盾使得庫存管理部門盡可能的結(jié)合生產(chǎn)消耗來制定相關(guān)的庫存 補(bǔ)充計(jì)劃，包括最大-最小計(jì)劃、物料調(diào)配計(jì)劃等，而采購部門通過對(duì)存貨的定期檢查來避免缺 貨。經(jīng)過一段時(shí)間的運(yùn)行，其存貨必然會(huì)調(diào)整到一個(gè)相對(duì)合理的水平。物流管理和資金流管理分離，即將通知財(cái)務(wù)付款職能放到財(cái)務(wù)部門，體現(xiàn)資金流隨物流而

7、動(dòng)的管理思路，避免了對(duì)供應(yīng)商付款中的很多人為因素，同時(shí)對(duì)盲目采購也起了相當(dāng)?shù)南拗谱饔?，因?yàn)楦犊畹臋?quán)利不在物流部門?；A(chǔ)信息高度共享雖然許多企業(yè)在實(shí)施ERP寸都將減少日常工作量作為成功標(biāo)準(zhǔn)之一，但 在使用ERP系統(tǒng)后，有些崗位的工作量是會(huì)增加的，尤其是提供基礎(chǔ)信息的崗位 具體到采購管理中，采購員、詢價(jià) / 報(bào)價(jià)管理員的工作會(huì)增加，因?yàn)橐酝@些工 作都是通過電話來完成，而ERP系統(tǒng)要求所有的采購單據(jù)都要在系統(tǒng)中進(jìn)行記 錄，這樣做對(duì)采購管理會(huì)帶來如下變革：業(yè)務(wù)的可追溯性強(qiáng)ERP系統(tǒng)可隨時(shí)查詢?nèi)魏螘r(shí)候與任何供應(yīng)商發(fā)生的 采購業(yè)務(wù)， 并可以查出該筆業(yè)務(wù)進(jìn)行的狀態(tài)， 包括庫存接收的數(shù)量、 采購?fù)素浀?數(shù)量

8、、發(fā)票數(shù)量等；減少業(yè)務(wù)操作中的人為因素 對(duì)供應(yīng)商的管理在采購管理中是一個(gè)中心 環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理存在大量人為因素。 使用ERP系統(tǒng)后，系統(tǒng)將按照設(shè)定 的指標(biāo)對(duì)供應(yīng)商的狀態(tài)進(jìn)行分析， 包括供應(yīng)商供貨質(zhì)量分析、 數(shù)量分析等， 并從 中總結(jié)規(guī)律制定相應(yīng)的供應(yīng)商管理策略， 如設(shè)定相應(yīng)的配額和詢價(jià)優(yōu)先級(jí)等。 這 樣將業(yè)務(wù)人員的調(diào)動(dòng)對(duì)工作的影響盡可能的減少， 新來的業(yè)務(wù)人員可以通過系統(tǒng) 方便的查詢某一類供應(yīng)商的名單、 聯(lián)系方式、 歷史供貨記錄， 并按照設(shè)定的供應(yīng) 策略進(jìn)行采購業(yè)務(wù)?？刂企w系完備“事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”這一管理理念在ERP系統(tǒng)中的具體運(yùn)用，是ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)信息系統(tǒng)最明顯的區(qū)別：

9、流程有序在ERP系統(tǒng)中可以設(shè)定哪些物料必須經(jīng)過米購申請(qǐng)，哪些物料 必須首先制定總的采購計(jì)劃等來對(duì)采購工作流程進(jìn)行控制， 來細(xì)化采購部門的日 常管理，加大管理幅度；審批嚴(yán)格 雖然在傳統(tǒng)模式下， 我們也強(qiáng)調(diào)采購管理要按照一定的層次進(jìn) 行控制，但是在實(shí)際操作中，尤其是跨地區(qū)的公司要這點(diǎn)非常難。 通過ERP系統(tǒng) 建立采購單據(jù)的審批控制流程， 可以控制不同職責(zé)的員工可以采購哪種物料， 其 采購金額上限是多少，超過一定的金額必需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批， 否則ERP系統(tǒng)中將 無法繼續(xù)處理該單據(jù)， 包括接收相應(yīng)的貨物、 進(jìn)行付款等。 如果一個(gè)公司采取集 中財(cái)務(wù)模式，那么配合采購流程的控制，其效果將更明顯；監(jiān)督有方 在采購業(yè)務(wù)處理過程中， 監(jiān)督人員（不僅指采購部門領(lǐng)導(dǎo)） 若 通過查詢發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理有問題， 則可以終止或暫停業(yè)務(wù)處理， 直到問題解決為止。 如若發(fā)現(xiàn)某定單屬于重復(fù)定單，可以將其暫停，查明原因，或取消該定單；區(qū)別于傳統(tǒng)管理模式，ERP系統(tǒng)還可以隨時(shí)運(yùn)行需要的報(bào)表，來反映某 一時(shí)期采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況， 包括趨勢(shì)分析等， 為下一階段工作改善提供及時(shí)的 信息；ERP系統(tǒng)實(shí)施對(duì)采購管理的改善不僅局限于上述 3個(gè)方面，更重要的是 它為業(yè)務(wù)人員帶來了一種體驗(yàn)， 讓業(yè)務(wù)人