商家電子訂貨系統(tǒng)EOS介紹P8

1、電子訂貨系統(tǒng) (EOS) 介紹基本數(shù)據(jù)電子訂貨系統(tǒng) (EOS) 即藉由電子傳遞方式，取代傳統(tǒng)人工書寫、輸入、傳送的訂貨方式，也就是將訂貨數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為電子數(shù)據(jù)交換 (EDI) 方式，藉由計算機(jī)與通訊傳送取代傳統(tǒng)商業(yè)下單 / 接單動作的自動化訂貨系統(tǒng)。其方法是在零售業(yè)的店鋪內(nèi)所發(fā)生的訂購數(shù)據(jù)， 就在該發(fā)生地點自動的輸入， 并透過通訊線路， 聯(lián)機(jī)傳送到零售業(yè)總公司、 批發(fā)商或商品制造商之系統(tǒng)中。 傳統(tǒng)的訂貨工作， 都在電話或單據(jù)中進(jìn)行， 難免會有聽錯的事情發(fā)生， 因此常會有送錯貨品或送錯數(shù)量的事情發(fā)生。在店鋪日常發(fā)生的事務(wù)處理作業(yè)中， 補充訂購、 進(jìn)貨業(yè)務(wù)占了很大的比重。為了排除庫存過剩及防止斷貨的現(xiàn)象

2、， 管理者要在短時間內(nèi)正確處理， 需要有相當(dāng)有經(jīng)驗的人員負(fù)責(zé)， 因此透過電子訂貨系統(tǒng)可協(xié)助零售業(yè)、 總公司、配送中心達(dá)到收發(fā)訂單電子化、 搜集情報迅速化且正確化的目的。 面臨今日高消費的成熟社會，為了迎合消費者多樣化、 個性化的購買趨勢， 便利商店賣場必須面臨有限陳列空間， 提供消費者更多樣選擇 的經(jīng)營挑戰(zhàn)。 最直接的方式莫過于減少單品陳列空間、降低庫存，以擴(kuò)大商品線，于是少量多樣的訂購、安全庫存的抑制、縮短訂貨前置時間、簡化訂貨驗貨揀貨 (Picking) 作業(yè)等，便成為圖謀改善的重要關(guān)鍵。 經(jīng)營者一方面寄望高商品周轉(zhuǎn)率來提升銷售、 降低庫存；另方面則力求避免因補貨不良， 而造成缺貨的機(jī)會損

3、失。 電子訂貨系統(tǒng)的觀念和要求，恰是解決上述問題的答案。 電子訂貨系統(tǒng)的實現(xiàn)， 不管對商店或供貨商， 確有其相輔相成的效益貢獻(xiàn)。 電子訂貨的作法可分為三種： (1)訂貨人員攜帶訂貨簿及掌上型終端機(jī)巡視貨架， 若發(fā)現(xiàn)商品缺貨則用掃描儀掃描訂貨簿或貨架上的商品標(biāo)簽、再輸入訂貨數(shù)量，當(dāng)所有訂貨數(shù)據(jù)皆輸入完畢后， 利用調(diào)制解調(diào)器(Modem)將訂貨數(shù)據(jù)傳給供貨商或總公司。(2)利用銷售點管理系統(tǒng)(POP System) 收款機(jī)在商品庫存檔里設(shè)定安全存量，每當(dāng)銷售一筆商品數(shù)據(jù)時， 計算機(jī)自動扣除該商品庫存，當(dāng)庫存低于安全存量時， 即自動產(chǎn)生訂貨數(shù)據(jù)， 將此訂貨數(shù)據(jù)確認(rèn)后即可透過電網(wǎng)絡(luò)傳給總公司或供貨商進(jìn)

4、行下單。(3)透過因特網(wǎng) (Internet)來訂貨。一般而言，透過計算機(jī)直接聯(lián)機(jī)的方式最快也最準(zhǔn)確，而藉郵寄、電話或銷售員攜回的方式較慢。由于訂單傳遞時間是訂貨前置時間內(nèi)的一個因素， 其可經(jīng)由存貨水平的調(diào)整來影響客戶服務(wù)及存貨成本， 因而傳遞速度快、 可靠性及正確性高的訂單處理方式， 不僅可大富提升客戶服務(wù)水平，對于存貨相關(guān)的成本費用亦能有效地縮減。庫存管理無論是制造或配銷業(yè)均有庫存管理需求， 其目的在適時適量的滿足其對現(xiàn)有及預(yù)期庫存的需求，同時避免過多無需求庫存的產(chǎn)生以免資金積壓進(jìn)而影響資金調(diào)度的靈活性?；敬尕浌芾砭褪谴尕浀漠悇?， 這些異動包括了： 出貨、進(jìn)貨、退貨、轉(zhuǎn)撥等。只要管理好存

5、貨的數(shù)量即可，但事實上，大至一個國家的治理，小至如同人事管理一般，不可能只注意到人的流動量而已，人有許多屬性需要被記錄( 如：基本數(shù)據(jù)、教育程度、所屬單位、薪資等級等 ) ，存貨的管理亦然，它也會隨下列各項變量之復(fù)雜度高低而有變化： 1. 組織業(yè)務(wù)性質(zhì) ( 零售、制造 )2. 擴(kuò)編、跨組織 (Local/Global)3. 會計制度 ( 成本 / 利潤中心制 )4. 倉庫類別 ( 成品倉 / 原物料倉 )5. 存貨的特性 ( 危險物料、成品、在制品 )6. 與供貨商 / 客戶的關(guān)系 ( 如：Supply Chain Management)7. 信息系統(tǒng)模塊間的鏈接 ( 采購、制造、訂單 ) 因

6、此，存貨管理系統(tǒng)是一個相當(dāng)復(fù)雜的系統(tǒng)， 而愈復(fù)雜的系統(tǒng)， 愈需有秩序的管理功能，化繁為簡。庫存管理系統(tǒng)是許多企業(yè)的核心，同時也是個后勤支持、服務(wù)性的模塊，為計劃生產(chǎn)流程的中心點。庫存盤點由于庫存有內(nèi)在成本因此企業(yè)只應(yīng)維持能滿足現(xiàn)有及近段時間客戶需求的最少貨量以保持競爭優(yōu)勢。 越來越多的企業(yè)需要一套軟件幫助他們在保證供貨的前提下把庫存降到最少。 庫存管理模塊可以幫助用戶在保持充足貨量的同時提高倉庫的生產(chǎn)效率。 由于再完美的計算機(jī)解決方案也不能取代人工點貨但如果解決方案設(shè)計得妥當(dāng)它可以提供相當(dāng)大的幫助。 盤點存貨功能可讓個別項目擁有不同的周期用戶可進(jìn)行抽樣盤點。 同時在盤點庫存期間庫存依然可以被動

7、用大大減少管理庫存上的問題。 庫存盤點的數(shù)據(jù)輸入查詢批核及記賬可提高管理效率。同時全面的差異及例外報告更有助用戶嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乜刂普麄€過程。請購 / 采購管理無論是制造業(yè)或配銷業(yè)， 于整體企業(yè)流程中， 采購管理均為相當(dāng)重要的一環(huán)， 借著良好的采購管理可達(dá)到降低采購成本、 提升采購質(zhì)量以及交期控管的目的。 采購管理作業(yè)所包含的范圍如下所述：請購部門開立請購單（或稱采購需求單），采購部門接獲請購單后進(jìn)行供貨商評估、 選擇以及詢價、 議價及核價等程序后開立采購單并發(fā)出給供貨商。 采購部門后續(xù)的責(zé)任為追蹤供貨商的交期是否符合采購單的預(yù)定交期，采購部門也可能因為請購部門變更希望交期而變更采購單上的預(yù)定交期，進(jìn)而

8、通知廠商。廠商交貨時，收貨部門需進(jìn)行初驗，若所收料件無需檢驗，則可直接由倉管人員辦理入庫，否則需由檢驗部門檢驗， 合格的料件方入庫，不合格的料件一般情況下由采購部門通知廠商取回。當(dāng)檢驗合格且已入庫的料件發(fā)給使用部門 （如工廠的生產(chǎn)部門） 后，于使用前或使用過程中發(fā)現(xiàn)有不良的情況，若可追溯其供應(yīng)廠商， 則可請采購部門和供貨商協(xié)議重新補貨或辦理折讓。除以上作業(yè)外，供貨商質(zhì)量管理亦為采購管理的重點之一，以制造業(yè)為例，相關(guān)部門會共同擬定供貨商質(zhì)量評核辦法，以計分的方式評核供貨商的質(zhì)量以為采購部門選擇供貨商的依據(jù)。業(yè)務(wù) / 訂單管理可設(shè)定付款方式、貿(mào)易條件、包裝條件、貨運條件以及信用狀修改 付款條件，滿

9、足外銷管理的需求。可設(shè)定客戶信用控制相關(guān)數(shù)據(jù)以為信用額度控管的依據(jù)。可設(shè)定報價單數(shù)據(jù)， 經(jīng)客戶同意后可將其轉(zhuǎn)成銷售訂單。 執(zhí)行出貨作業(yè)時， 可將欲出貨的銷售訂單轉(zhuǎn)入。 再修改或補登錄出貨數(shù)據(jù)。 于企業(yè)不自行生產(chǎn)的情況下，可將銷售訂單轉(zhuǎn)成采購訂單向供應(yīng)廠商采購以滿足客戶的需求； 于企業(yè)自行生產(chǎn)的情況下，可無需納入主生產(chǎn)排程，直接將銷售訂單轉(zhuǎn)成制造命令。物料需求規(guī)劃于制造業(yè)或配銷業(yè)的計算機(jī)化領(lǐng)域中， 所謂料件系指納入計算機(jī)化管理作業(yè)之一切有形或無形的對象，例如制造業(yè)的原、物料、在制品、半成品及成品、設(shè)備等屬有形的料件， 軟件或工程建置則屬無形料件。 無論是有形或無形料件， 均可依其個別需求決定是否

10、納入庫存管理。 為便于管理，通常依料件的類別及特性予以編碼。實務(wù)上料件編碼人員會依據(jù)料件的層次化類別及其所屬特性予以編碼分段并制定編碼原則， 當(dāng)有新料件產(chǎn)生時， 編碼人員分析該料件的類別并找到其所對應(yīng)的編碼原則并據(jù)此進(jìn)行料件編碼作業(yè)。料件的品名為其層次化類別的分段說明，規(guī)格則為其特性的分段描述， 品名分段說明和規(guī)格分段描述和料件編碼分段有其對應(yīng)關(guān)系，于制定時需注意其和料件編號的一致性。料件有多單位的問題，同一料件于采購、庫存、發(fā)料、生產(chǎn)、銷售及成本作業(yè)時所使用的單位可能不相同，這些單位可為同一類別（例如公斤和磅即屬同一類別）或不同類別（例如公斤和公尺即屬不同類別） ，相同類別之單位轉(zhuǎn)換直接依換

11、算比率換算， 不同類別之單位轉(zhuǎn)換則依各料件或料件類別所設(shè)定的換算比率換算之。 料件數(shù)據(jù)的設(shè)定為后續(xù)采購、庫存、銷售、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、制程以及生產(chǎn)管理作業(yè)計算機(jī)化的基礎(chǔ)。例如：于采購管理作業(yè)中， 所請購的料件數(shù)據(jù)需先行設(shè)定方可建立請購單數(shù)據(jù)；于庫存管理作業(yè)中，入 出庫以及盤點的料件數(shù)據(jù)需先行設(shè)定方可建立入口出庫單以及盤點卷標(biāo)數(shù)據(jù)； 于銷售管理作業(yè)中， 所銷售的料件數(shù)據(jù)需先行設(shè)定方可建立銷售訂單數(shù)據(jù)； 于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理作業(yè)中， 父料件及子料件數(shù)據(jù)需分別先行設(shè)定方可建立產(chǎn)品結(jié)構(gòu)； 于制程管理作業(yè)中， 料件數(shù)據(jù)需先行設(shè)定方可建立該料件的制程數(shù)據(jù)；于生產(chǎn)管理作業(yè)中， 所生產(chǎn)的料件數(shù)據(jù)需先行設(shè)定方可建立生產(chǎn)時所開

12、立的制令數(shù)據(jù)。產(chǎn)能規(guī)劃根據(jù) MRP計劃及已發(fā)放之制念， 產(chǎn)生 MPS主生產(chǎn)排程計劃， 計算不同工作中心機(jī)臺的產(chǎn)能與負(fù)荷； 同時可利用不同類型的排程法， 對已開未交及計算性訂單進(jìn)行排程，計算過程可匯總負(fù)荷， 可比較工作中心機(jī)器， 可用產(chǎn)能下已排定及已計劃的工單負(fù)荷， 每段時間內(nèi)過高過低負(fù)荷與累積過高過低負(fù)荷， 以便快速調(diào)整生產(chǎn)排程， 以掌握未來長程計劃于重要或瓶頸資源上之負(fù)荷，做為產(chǎn)銷協(xié)調(diào)之參考依據(jù)。生產(chǎn)管理針對工廠所需之流程控制與管理模式， 從可控制及管理的訂單計劃到完成的整個制程過程，因此從派工管理，發(fā)料與補料計劃，制程過程，重工與制程外包都可含括在內(nèi)。而這些功能全借助于： 1. 訂單計劃：

13、生產(chǎn)依訂單型態(tài)分成兩種：按訂單生產(chǎn)及生產(chǎn)存量，提供最佳批量、報廢率，并對工程設(shè)計進(jìn)行覆查。 2. 生產(chǎn)排程：用有限或無限產(chǎn)能，進(jìn)行各工作站進(jìn)度排程，視需要再前后調(diào)整，根據(jù)限制理論找出生產(chǎn)途徑中對產(chǎn)能限制最大的特定制程， 從此步驟再前后調(diào)整， 另外也進(jìn)行訂單仿真， 以訂單交期反推至各工作站， 該站產(chǎn)能比對， 若超出產(chǎn)能限制，視狀況發(fā)出外包申請。 3. 制程工單：列出生產(chǎn)工作途程，及優(yōu)先次序，零件及特定工作途徑指令，無數(shù)及規(guī)格及統(tǒng)計過程控制 (SPC)數(shù)據(jù)。 4. 追蹤并收集資料：可實時查詢訂單制程狀況， 并收集在現(xiàn)場上的生產(chǎn)數(shù)據(jù)， 包括廢料及不良品數(shù)量與原因，用料狀況，生產(chǎn)數(shù)量及作業(yè)成本上所用之

14、勞務(wù)及產(chǎn)量數(shù)據(jù)?，F(xiàn)場管理1. 建立模具、工具、具等輔助性生產(chǎn)設(shè)備之完整數(shù)據(jù)，強化輔助工具之管理機(jī)能，避免因輔助設(shè)備上的不良及管理上之疏失，造成生產(chǎn)管理之困擾，進(jìn)而影響到生產(chǎn)線之產(chǎn)能。 2. 在系統(tǒng)上會協(xié)助建立編號規(guī)則，提供請購、采購、驗收管理上之機(jī)能，與應(yīng)付、應(yīng)收帳款相整合，也將這些設(shè)備管理信息提供相關(guān)人員參考。 3. 利用工單制程計算標(biāo)準(zhǔn)與實際之差異、人員效率及機(jī)器利用率。 4. 可與薪資結(jié)合，可以工時卡輸入之?dāng)?shù)據(jù)，來計算薪資。質(zhì)量管理分為在線 SPC品管系統(tǒng)及制程統(tǒng)計品管系統(tǒng)， 所謂在線 SPC品管是將生產(chǎn)線各點收集之不良數(shù)、不良原因，做實時統(tǒng)計，以 SPC品管圖題示，若發(fā)現(xiàn)超過設(shè)定值則發(fā)

15、出警訊， 嚴(yán)重時還整個制程緊急叫停； 制程統(tǒng)計則是將進(jìn)料檢驗， 在線檢驗及成品檢所收集到之質(zhì)量數(shù)據(jù)， 利用統(tǒng)計分析的方式， 制成 SPC品管圖，以便分析質(zhì)量，改善質(zhì)量。另外也根據(jù)廠商進(jìn)料及外包質(zhì)量數(shù)據(jù)，提供評核等級，做為廠商管理之依據(jù)?？傎~會計收集銷售、采購、應(yīng)收應(yīng)付帳款、庫存 等。所有與財務(wù)有關(guān)之交易事項，將其匯之，并提供更正與期末調(diào)整之功能， 另外主要是用來編制資產(chǎn)負(fù)債表、 損益表與預(yù)算表通常表現(xiàn)出目前公司的財務(wù)狀況。1. 建立會計科目，輸入該科目之期初余額。 2. 刪除子系統(tǒng)中前期已存在未過賬之交易。 3. 將期初余額過賬，再刪除多余之未過賬交易。 4. 打印財務(wù)報表并做檢查。 5. 另

16、外也可輸入預(yù)算數(shù)據(jù)。應(yīng)付帳款 / 票據(jù)與應(yīng)收帳款有許多相似之外，從收料、發(fā)票至付款作業(yè)， 甚至到后端進(jìn)項媒體申報作業(yè)，都是所涵蓋之范圍。另外要注意到采購行為，預(yù)付款及退貨、折讓與總賬間的相關(guān)作業(yè)， 另外付款數(shù)據(jù)確定后， 透過支票、匯款 等方式去實際執(zhí)行支付、作廢及兌現(xiàn)的動作。 作廢也就是所謂的付款循環(huán)。1. 首先要先建立相關(guān)會計科目、稅別、付款條件、供貨商相關(guān)資料、銀行匯率.等。 2. 從舊系統(tǒng)中印出AP帳齡分析表。 3. 將未結(jié)案發(fā)票明細(xì)或期初余額輸入新系統(tǒng)中。4. 從新系統(tǒng)中印制 AP帳齡分析表核對數(shù)據(jù)。 5. 若已使用采購系統(tǒng)，請刪除已收到發(fā)票未結(jié)案之收料單，因已包含在期初余額中。應(yīng)收帳

17、款 / 票據(jù)應(yīng)收帳款是指從產(chǎn)生發(fā)票， 過到應(yīng)收帳款， 付款之處理， 同時也牽涉到業(yè)務(wù)員傭金、運費、稅額、預(yù)付款及信用管理等，所謂信用管理是指信用額度管制，用來防止呆賬的發(fā)生，當(dāng)客戶超過所設(shè)定之額度時 會實時將 P/O 管制或提出警訊。整個模塊最主要的目的， 主要是提供應(yīng)收帳款的管理與期他系統(tǒng)之憑證轉(zhuǎn)賬接口與沖賬管理。1. 建立基本數(shù)據(jù)：包括相關(guān)會計科目、稅別、稅率、信用條件、付款條件、客戶資料、銀行匯率 等。2. 從目前舊系統(tǒng)中印出 AR帳齡分析表。 3. 輸入未結(jié)發(fā)票及退回與折讓明細(xì)， 或者只輸入期初余額。 4. 利用新系統(tǒng)印制 AR帳齡分析表，核對并更正錯誤。固定資產(chǎn)固定資產(chǎn)：指其供營業(yè)使

18、用會超過一年以上之有形資產(chǎn)， 利用折舊的程序 （即成本分?jǐn)偟某绦颍?，允許資產(chǎn)之成本分?jǐn)偟狡涫褂媚晗拗校?因此折舊對稅務(wù)和財務(wù)報告兩者皆有影響。 1. 租稅而言： 折舊可于資產(chǎn)使用年限中逐年攤提， 折舊費用可減少課稅收益，故采加速折舊法， 實租稅計入上的效應(yīng)需去管制。 2. 財務(wù)會計：一般分類賬是以使用年限逐年攤提， 假若僅是偶發(fā)性之使用資產(chǎn)， 例如：以使用機(jī)器為唯一理由， 折舊可被計算基于單位生產(chǎn)數(shù)量， 或機(jī)器于營業(yè)中實際使用期限來計提折舊。 3. 生命周期4. 折舊計算公式： (1). 直線法 (Straight-Line) ：平均分?jǐn)傊潦褂媚晗拗校綖椋喝〉贸杀練堉?- 使用年限年數(shù)

19、(2) 余額遞減法(Declining-Balance)：加速折舊法，在使用年限中較早年數(shù)中提列最大稅賦金額。(3) 使用年數(shù)合計法 (Sum-of-the-Years-Digits)：在資產(chǎn)使用較早年數(shù)里增加租稅保留金額， 但仍然于使用年的每年均提列折舊，公式為：剩余年年數(shù)（取得成本殘值） - n分母為資產(chǎn)使用年限中所有年數(shù)之合計數(shù)目。 (4) 單位生產(chǎn)量法 (Unitsof Production)：一般折舊是假設(shè)資產(chǎn)以單一不變的方式使用，而此法是基于資產(chǎn)或行駛里程數(shù) 等等），故每單位生產(chǎn)量折舊成本殘值 -預(yù)估單位生產(chǎn)量成本管理成本管理： 1. 成本方法：根據(jù)實務(wù)或稅法公司會選擇性地使用適合

20、自己的成本結(jié)賬基準(zhǔn)，決定成本方法是導(dǎo)入系統(tǒng)的第一步，一經(jīng)設(shè)定開始運作后， 就無法更改。(1). 標(biāo)準(zhǔn)成本法 (Standard Costs) ：設(shè)定原物料合理的成本價位，原則上每年或半年改一次并非經(jīng)常修改，實際成本可與標(biāo)準(zhǔn)成本比較，以差異來表示。(2).平均成本法 (Average Costs)：簡單移動平均成本法，材料與人工成本會在每次以移動平均成本來計算及更新系統(tǒng)，但間接費用還是用標(biāo)準(zhǔn)成本來運用。 (3). 期間成本結(jié)算法 (Periodic Inventory Costs) ：以期初庫存加上當(dāng)期買入或加工成本減掉當(dāng)期之銷售成本， 因此系統(tǒng)不會立即更新各種成本及總賬。 (4). 實際成本 (Actual Costs) 記錄及使用每次收料