辦公室自動化和字處理

1、辦公室自動化和字處理、辦公室自動化和字處理的概念 展望中的辦公室自動化每年白領(lǐng)工人都有較大的工作強度；然而，僅在最近強調(diào)利用計算機以來才使他們眼前的工作環(huán)境變得更有實際效果。白領(lǐng)工人的工作效率還沒有趕上藍領(lǐng)工人的生產(chǎn)效率。意想不到的是，專業(yè)人員費了他們時間的10%75%在書寫工作上，而文書人員則多費了10%50%的時間在很容易就能實現(xiàn)自動化的工作上。具有專職秘書的任一公司或辦公室都能證明，購買計算機和支援軟件是合算的。辦公室自動化，特別是數(shù)據(jù)處理，在許多辦公環(huán)境里大大地提高了辦公效率。在辦公室自動化方面，投資的回收周期通常不超過兩年的時間。行政首腦和文書人員都能同等地認識到辦公室自動化的效益。

2、例如，按照慣例，秘書要用打字機印出由經(jīng)理通過口述或手寫的文件。而現(xiàn)在，秘書可以利用字處理設(shè)備來簡化這個抄錄過程；而且，經(jīng)理能在視頻顯示器（VDU）上產(chǎn)生較短的修改稿，這比起向秘書說明修改稿的內(nèi)容來要更快。然而，要指望提高50%的打字效率，即使不提及輸出質(zhì)量要有同等的提高，也不是一件過分樂觀的事。 什么是辦公室自動化和字處理字處理（即WP這個術(shù)語是由舊M公司在60年代中期提出的，而且適合該公司的磁卡片和帶打印機產(chǎn)品的應(yīng)用范圍。字處理這個術(shù)語在70年代中期就成了非常流行的術(shù)語，那時專門用于正文處理的小型計算機已在商業(yè)上得到了應(yīng)用。辦公室自動化在最近10年中得到了發(fā)展，總起來說，它指的就是涉及一般辦

3、公室工作的計算機應(yīng)用。雖然字處理和辦公室自動化這兩個術(shù)語?？梢越粨Q使用，但是字處理是包含辦公室自動化的一部分內(nèi)容。實際上，對于信息服務(wù)人員、用戶管理人員和文書人員來說，這兩個術(shù)語所指的范圍和意義一直是混淆不清的。辦公室自動化包括像字處理、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)輸入、電子郵件、傳真和聲音處理等這樣的一些方面的應(yīng)用。假定這些應(yīng)用準確地反映了辦公室自動化的范圍，那么人們可能會問，為什么所有這一切會引起辦公室自動化的注意呢?實際上，辦公室自動化只不過是采用了計算機系統(tǒng)的另一應(yīng)用領(lǐng)域。創(chuàng)造這兩個術(shù)語是為了銷售支持辦公室自動化的獨立硬件，然而，字處理和辦公室自動化都不過是信息服務(wù)業(yè)務(wù)的延伸。辦公室自動化是計算機的

4、一種有效的、而且成本合理的應(yīng)用，但是它會過量出售（被貨商）、廉價出售（被信息服務(wù)部門）、以及錯賣（被所有人）給業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理人員。 辦公室自動化的應(yīng)用1. 字處理字處理是辦公室自動化的基礎(chǔ)。因此，后面專門論述字處理這個應(yīng)用方面。字處理指的是利用計算機來輸入正文；把正文存儲在磁存儲介質(zhì)上；在準備輸出的過程中操縱正文；以及打印輸出正文。正文處理包括像把姓名和地址文件同相應(yīng)的格式信件歸并在一起這樣的任務(wù)，無論怎么樣的更復(fù)雜的數(shù)據(jù)操縱都將歸入數(shù)據(jù)處理這個應(yīng)用方面。2. 數(shù)據(jù)處理某些數(shù)據(jù)處理（DP）應(yīng)用已與辦公室自動化結(jié)合在一起。最普通的系統(tǒng)包括事務(wù)調(diào)度、日程安排、人事安排、設(shè)施管理、以及旅行安排等。3

5、. 數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)錄入業(yè)務(wù)通常更多的包含在數(shù)據(jù)處理或信息系統(tǒng)的內(nèi)部，但是由于它是一種傳統(tǒng)的辦公業(yè)務(wù)，所以數(shù)據(jù)錄入多少總與辦公室自動化聯(lián)系在一起。4. 電子郵件在電子郵件應(yīng)用方面，通過計算機就能把文電發(fā)送給公司內(nèi)部的人；在某些情況下，能發(fā)送給公司外面的人。5. 傳真?zhèn)髡嬖O(shè)備能夠把影像（硬拷貝資料）經(jīng)由電話線路傳遞給另一個辦公室。這些傳真設(shè)備能夠獨立于字處理或數(shù)據(jù)處理計算機而工作。6. 聲音處理聲音處理包括舉行電信會議和聲音信息轉(zhuǎn)換。舉行電信會議的聲音和影像是電話網(wǎng)絡(luò)支持傳遞的。除不能得到硬拷貝之外，聲音信息轉(zhuǎn)接（一種能存儲并遞送的“聲音郵箱”系統(tǒng)）達到了像數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)接或電子郵件一樣的目的。把發(fā)送人的聲音數(shù)字化