快遞收發(fā)管理制度規(guī)定

1、快遞收發(fā)管理制度規(guī)定作者:日期:快 遞 收 發(fā) 管 理 規(guī) 疋目的為進(jìn)一步規(guī)范公司快遞物品的收發(fā)管理，節(jié)約公司快遞成本，確保公司快遞、信件的收發(fā)工作 及時、準(zhǔn)確，特制定本規(guī)定。二、范圍本規(guī)定中所指的快遞收發(fā)均指公司員工因工作所需，向外部寄送或外部寄至內(nèi)部到付取件，從 而實際產(chǎn)生公司快遞費用支出的活動。三、權(quán)責(zé)3.1、行政前臺、值班人員：負(fù)責(zé)公司快遞物品的收件管理。3.2、 物流部：負(fù)責(zé)公司郵件、快遞物品的收發(fā)管理。3.3、各部門：對本部門的快遞費進(jìn)行管控、寄件人必須按照本辦法規(guī)定的寄件要求寄發(fā)快遞。四、作業(yè)要求：4.1、快遞的接收、行政部前臺、當(dāng)天值班人員或物流部在收到快遞時，應(yīng)核對以下內(nèi)容：

2、收件人是否為本公司人員，若收件人非公司人員，應(yīng)當(dāng)場退回；優(yōu)先通知收件人本人簽收；檢查信件、快遞包裝是否完好無損；了解清楚付費情況（如是到付，需聯(lián)系收 件人收件或電話知會收件人，收件委托其他人簽收處理）；快遞物品與快遞單 內(nèi)容（特別是托寄內(nèi)容）是否無誤。、在快遞單收件人簽名處簽上本人的名字，并注明日期和時間，然后在快遞簽 收記錄表上登記快遞情況（收件人本人簽收快遞可不登記）；、通知快遞收件人到前臺領(lǐng)取，快遞收件人在快遞簽收記錄表上簽字接收，特殊 情況下，收件人不在公司，可拔打手機(jī)號碼告知對方，快遞收件人若交待告知部門 同事幫忙代領(lǐng)，代領(lǐng)取人必須在快遞簽收記錄表上簽字確認(rèn)，以備查驗核對。、 如是到

3、付件，收件人應(yīng)提前填寫快遞收發(fā)申請表（返修機(jī)有維修退貨單的除外）， 交上級主管批準(zhǔn)后交物流部簽收、報銷。4.2、快遞的發(fā)送、因工作需要，需向外部寄送文件、資料、樣板、貨物及其他物品者必須填寫快遞 發(fā)送申請表（有出貨申請單、維修送貨單及快遞費用不是公司付款的除外）經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可將快遞發(fā)送申請表、快遞單、快遞物件一起交往物流部， 由物流部聯(lián)系快遞公司統(tǒng)一發(fā)送。（各需求部門于每日16:30前提出需求），快遞發(fā) 送申請表未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批的，物流部可拒接受理，且快遞費用可酌情不予報銷，或本人承擔(dān)相關(guān)費用。422、發(fā)貨人自行清點及打包好物品（發(fā)貨人應(yīng)打包扎實確保在運輸過程中安全可靠），交 到物

4、流部，對于打包有問題的物品，物流部有權(quán)拒發(fā)該物品。、填寫快遞單：用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細(xì)資料（地址、收件人、聯(lián)系電話、郵編等）。、底單按月份與登記表一同保存，月底結(jié)算快遞費用；物流部負(fù)責(zé)核對費用清單，核對無誤須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由財務(wù)部進(jìn)行支付4.3、寄件、付費相關(guān)規(guī)定、快遞公司選擇參照表：序號寄件類型選擇快遞公司1A類：緊急件、貴重件（如票據(jù)、證件、貴重配件 或物品等）；發(fā)順豐快遞、EMS2B類：普通件（如資料、文件、普通配件等）；發(fā)一般的快遞公司3C類：產(chǎn)品、收費配件出貨等；發(fā)物流、汽運4D類：普通信函、賀卡等；郵政（發(fā)平信）、選擇的原則是合理、負(fù)責(zé)任、低成本；寄

5、件人必須根據(jù)所寄物品的性質(zhì)，合理、負(fù) 責(zé)任的選擇性價比高的快遞公司，以低成本完成寄件；能以普通郵寄處理的不選擇 快遞。、針對各客戶返回返修機(jī)（指已過保），往返快遞費一律由客戶支付，經(jīng)批準(zhǔn)的特殊情 況除外；、針對各客戶返回返修機(jī)（指未過保），雙方（指我司、對方）寄出快遞一律由雙方自 付快遞費運；特殊情況下客戶發(fā)貨采用到付的，返修機(jī)器返回客戶時，也采用到付 的支付方式；且不可采用順豐、EMS航空（選擇以上的需客戶支付）等快運，只可 采取物流、普通快遞（廣東省內(nèi)采用普通快遞）。、公司給各總代理、加盟商等所有客戶的出貨（包含成品、收費配件等）一律以出 貨申請單上批準(zhǔn)的（包含快遞公司、物流方式、付款方式

6、等）為準(zhǔn)執(zhí)行；、客戶申請的配件首重內(nèi)可優(yōu)先選擇順豐快遞 （超首重的選擇順豐、EMS航空等快運, 發(fā)前應(yīng)該先與客戶溝通快遞方式），運費全部以到付方式；、所有發(fā)票均可以選擇EMS（優(yōu)先）、順豐快遞配送；、普通信函、賀卡等均選郵政，以平信方式郵寄。4.4、費用管控441、所有發(fā)件費均掛到發(fā)件部門，月底物流部提供發(fā)件清單，并做好費用統(tǒng)計，發(fā)件部 門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并交給財務(wù)存根。、對于快遞費過高的部門，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行分析，并制定整改措施交后交財務(wù)部。、物流部每月有1500元快遞備用金，收件或寄件超過100元以上的，指定收件人或寄 件人應(yīng)該提前知會物流部。、如發(fā)生物流部提貨寄回公司物品（含采購物料、返

7、修機(jī)）產(chǎn)生的費用，將歸各業(yè)務(wù)部門費用核算。4.5遺損件索賠寄（收）件人發(fā)現(xiàn)所寄（收）快遞發(fā)生遺失或損壞的，應(yīng)第一時間將單號報到前臺或 物流部，由前臺或物流部與快遞公司跟進(jìn)索賠，寄件人須給予相關(guān)配合。前臺或物流部須對每單索賠件記錄在快遞遺失 /損壞登記表上，便于查詢和統(tǒng)計 快遞件的遺失/損壞率和評價供應(yīng)商的服務(wù)能力。4.6、其它要求、 嚴(yán)禁公費寄私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該單快遞費的10倍處罰。、嚴(yán)禁私自寄公司產(chǎn)品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該產(chǎn)品市場價值的5-10倍處罰，情節(jié)嚴(yán)重者視同 偷盜，并追究其刑事責(zé)任。、為便于寄回公司物品損壞時的索賠，如需選擇公司合作之外的物流公司，必須選擇有資質(zhì)能出具發(fā)票的快遞物流公司。、公司所有寄件的快遞單統(tǒng)一由物流部保管（保管期為三年），便于對賬和查詢。、為了保證前臺、物流部已簽收快遞的安全和維護(hù)公司前臺的形象，要求收件人或委 托人必須在前臺、物流部通知后即時將收件從前臺領(lǐng)走（下班簽收的快遞除外），如 果當(dāng)天未領(lǐng)走的，每超1天對收件人可記績效投訴一次。、各相關(guān)部門應(yīng)知會寄件人（供應(yīng)商、客戶等），盡量選擇與公司有合作關(guān)系的快遞公司（順豐、德邦、龍邦、韻達(dá)、盛翔穎），重要文件采用順豐快遞。、所有寄出快遞需經(jīng)物流部寄出，未經(jīng)物流部同意寄出的快