嘉賓接待流程

1、精品文檔1歡迎下載809 大會(huì)嘉賓的接待流程嘉賓姓名：公司人員：司機(jī)：全程助理：接機(jī)前準(zhǔn)備：（一）助理工作1. 自行確認(rèn)訂票情況記錄飛機(jī)航班號(hào)，起飛時(shí)間，機(jī)票張數(shù)2. 熟悉嘉賓資料，發(fā)言主題，并閱讀相關(guān)資料3. 查找嘉賓大致體態(tài)相貌，興趣愛好情況4. 預(yù)算飛機(jī)降落時(shí)間，和自己到達(dá)機(jī)場時(shí)間5. 到酒店實(shí)地熟悉環(huán)境，了解大堂休息方位。7 和酒店方面確認(rèn)嘉賓房間號(hào)碼，房間內(nèi)的設(shè)施是否可以正常使用等信息6. 提前一天聯(lián)系接機(jī)司機(jī)，確定共同前往機(jī)場時(shí)間。（預(yù)留時(shí)間以防止堵車的情況發(fā)生）7. 提前一天向酒店訂餐并告知用餐時(shí)間及人數(shù)，并進(jìn)行菜色的選擇8. 提前預(yù)定花束及采購會(huì)議期間嘉賓的水果。9. 提前將贈(zèng)

2、與嘉賓的禮物準(zhǔn)備好并附有卡片。10. 提前一天打電話向嘉賓確認(rèn)票務(wù)信息：飛機(jī)航班號(hào)，起飛時(shí)間，隨行人員人數(shù)，成都聯(lián)系電話；告訴嘉賓自己接機(jī)等待的標(biāo)牌顏色與嘉賓進(jìn)行電話確認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)用語：XXX 先生/女士您好，我是 XX 會(huì)議接待員 XXX.能夠邀請您來參加本次大會(huì)我們深感榮幸 .為了 確保明天的接待工作更加完善，現(xiàn)在我想向您確認(rèn)一下行程信息，請問，您乘坐的是從 XX 飛 往 XX 的XXXXXXX 航班么？起飛時(shí)間是否是 XXXX 您的隨行人員是 XX 么？好的，我們會(huì)有接 待人員手持 X色標(biāo)牌為您接機(jī)并前往酒店，祝您旅程順利。11. 接到嘉賓當(dāng)天，要提前通知相關(guān)人員將水果放置嘉賓的所在房間，并

3、檢查房間內(nèi)的設(shè)施。（二）司機(jī)工作精品文檔2歡迎下載1.檢查車車內(nèi)的衛(wèi)生及車況2. 在車內(nèi)準(zhǔn)備飲品（兩種）3. 檢查個(gè)人的衛(wèi)生狀況。4. 提前將飲品及花束放置車中，可以在車內(nèi)準(zhǔn)備一些CD5. 接機(jī)時(shí)注意禮節(jié)，對(duì)其稱呼和握手等細(xì)節(jié)需要特別準(zhǔn)備。6. 一定要記好在機(jī)場的停車位置。接到嘉賓：1. 助理接到嘉賓后：X 先生：您好！我是 xx 的工作人員，此次作為您的助理負(fù)責(zé)您全程的 活動(dòng)，我叫 X%請問您接下來是否有特殊安排？（如果沒有）請這邊走，我們將乘車前往xx 酒店。2. 告訴司機(jī)將車停至出口最近位置方便嘉賓上車。3. 司機(jī)主動(dòng)拿過行李，帶領(lǐng)乘車前往酒店 （注意：乘車時(shí)接待人員應(yīng)坐在副駕駛位置，

4、為嘉 賓打開右后方車門，并安頓嘉賓坐到車內(nèi)右后座， 下車后先為嘉賓打開車門， 然后幫嘉賓提 行李）4上車向嘉賓提供飲料，視情況播放音樂。5. 路中告知嘉賓的行車時(shí)間，視嘉賓情況待其休息或適當(dāng)交流。可以和嘉賓簡略介紹我們的企業(yè)及活動(dòng)內(nèi)容。6. 進(jìn)入酒店，請嘉賓在大廳稍作等待休息，協(xié)助辦理好門卡等入住手續(xù)。7. 禮貌的請問是否能耽誤其幾分鐘，簡略介紹其發(fā)言主題、所在板塊及發(fā)言時(shí)間等會(huì)務(wù)內(nèi)容。 并將會(huì)議安排表（上面配備手寫貼士）交給嘉賓。同時(shí)提供一份企業(yè)介紹手冊或卡片。8. 帶領(lǐng)嘉賓去房間，幫助嘉賓提行李。9. 向嘉賓提供自己的名片， 并將自己手機(jī)號(hào)碼發(fā)送到對(duì)方手機(jī)，告訴嘉賓有任何問題可以隨時(shí)聯(lián)系自

5、己。10. 告訴嘉賓晚宴時(shí)間。 并告訴他自己會(huì)電話提醒，會(huì)在酒店什么位置等他， 帶領(lǐng)他用晚餐。接待期間若出現(xiàn)事故立即聯(lián)系自己，電話XXX,確保全程安全無誤。11. 會(huì)議期間若有其他安排，一定要提前通知地點(diǎn)，起止時(shí)間及參加的人員。（如宴會(huì)或參 觀）12. 會(huì)議期間要保證嘉賓房間內(nèi)的水果供應(yīng)充足。13. 在會(huì)議期間的用餐，工作人員要事先了解用餐的形式（中餐、自助或是其他）酒水的安 排（盡量了解嘉賓的喜好）14. 嘉賓的用餐可以有二種形式，（在酒店預(yù)訂或是在附近的酒店用餐、同樣盡量事先了解精品文檔3歡迎下載嘉賓的口味。）一次達(dá)到接待的最佳效果。15. 活動(dòng)進(jìn)行中，要保證嘉賓上臺(tái)、下臺(tái)有人引領(lǐng)。16.

6、 若嘉賓與嘉賓之間不是很熟悉，要引領(lǐng)其進(jìn)行友好的溝通?；顒?dòng)結(jié)束1. 在活動(dòng)結(jié)束，及時(shí)提醒嘉賓。并主動(dòng)詢問是否需要出游工作人員主動(dòng)詢問是否需要出行游玩，如果不需要請工作人員盡快退出讓嘉賓自己休息。（如果嘉賓到達(dá)比較早又無其他形成可放在活動(dòng)開始之前。） 若是需要，須向其推薦路線并詢問是否需要陪同，準(zhǔn)備好出行的手冊或是相關(guān)出行物品。 和機(jī)場方面最好提前確認(rèn)返程航班是否正常起飛，有無其他特殊的情況。2. 提前和嘉賓確定返程的航班號(hào)，時(shí)間。3. 助理提前通知司機(jī)送嘉賓返程的時(shí)間，并且和接機(jī)時(shí)一樣準(zhǔn)備好飲品和相關(guān)的物品。4. 在返程之前，將公司的禮品送給嘉賓。并對(duì)其此次出席活動(dòng)表示感謝。5. 在返程過程當(dāng)中視情況可以此次的活動(dòng)有所交流。如嘉賓在路程中休息，要在到達(dá)機(jī)場前20 分鐘左右叫醒嘉賓。保證其登記前的狀態(tài)。6. 到達(dá)機(jī)場后，要幫助嘉賓辦理登機(jī)手續(xù)，并祝福其返程順利。特別提示1 在會(huì)議期間注意給予嘉賓私人空間，沒有需要的情況下不要隨時(shí)跟從，也不要電話太多， 爭取用最簡單的方法告知和獲得嘉賓需要的信息和其意愿。2 如有特殊變動(dòng)，和會(huì)務(wù)組溝通確認(rèn)之后，一定要及時(shí)的提醒并做好