公司印章管理制度-印章使用表格等

1、XXXX有限公司公司制度編 號(hào)： GHB201X00X版 本：A/0發(fā)布日期： 名稱:公司印章管理制度生效日期： 編 制 人： 審核批準(zhǔn)人： 公司印章管理制度第一條 目的 為了保證公司印章刻制、保管、使用以及停用和作廢的合法性、嚴(yán)肅性，有效地維護(hù)公司利益，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生，特制定本制度。第二條 印章的種類本管理辦法所指印章包括公司公章、法定代表人印章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等具有法律效力的印章。第三條 適用范圍本辦法適用于公司公文、信函、授權(quán)委托書(shū)、證件、證書(shū)、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及對(duì)外簽署的合同、協(xié)議及其他須用印章的文本等。第四條 公司印章的刻制一、印章刻制由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)，經(jīng)公安機(jī)關(guān)核

2、準(zhǔn)，到指定的單位刻制；印章的規(guī)格、樣式由公司財(cái)務(wù)部按有關(guān)規(guī)定辦理。（印章刻制審批單見(jiàn)附件1）二、公司印章的刻制均須報(bào)公司總經(jīng)理審批。三、未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自刻制印章。第五條 公司印章的管理1、公司公章、法定代表人印章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章均由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理。其主要職責(zé)包括：（1）根據(jù)公司需要，確定公司印章的種類、范圍和數(shù)量；（2）組織印章的刻制、發(fā)放、停用、收回和銷(xiāo)毀；（3）負(fù)責(zé)公司印章的管理及用?。唬?）負(fù)責(zé)公司印鑒檔案的管理；（5）負(fù)責(zé)制定公司印章管理制度，并監(jiān)督、檢查印章管理制度的執(zhí)行情況。2、財(cái)務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)印章的管理工作。3、印章管理員必須高度負(fù)責(zé)，不得

3、將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。對(duì)不符合蓋章手續(xù)的各類證件、函件等不予蓋章。如因事離開(kāi)崗位需移交他人的，可由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專人代替，但必須辦理移交手續(xù)，并填寫(xiě)印章交接單（見(jiàn)附件2）。4、為保證資金的絕對(duì)安全，財(cái)務(wù)專用章、法定代表人印章等銀行預(yù)留印章由兩人以上分開(kāi)保管、監(jiān)督使用。 第六條 公司印章的使用范圍（一）公司公章的使用范圍主要為：1、公司簽發(fā)的文件；2、公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件；3、由公司出具的證明及有關(guān)材料；4、公司對(duì)外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告；5、公司章程、協(xié)議；6、員工調(diào)動(dòng)、員工的任免聘用；7、協(xié)議（合同）資金擔(dān)保承諾書(shū)；8、公司出具的授權(quán)書(shū)、報(bào)價(jià)單等。（二）公司合同專用章的使用范圍主要為：1

4、 、對(duì)外投資、合資、合作協(xié)議；2 、各類經(jīng)濟(jì)合同（包括但不限于采購(gòu)、銷(xiāo)售、售后服務(wù)類合同）。（三）法定代表人印章主要作為銀行預(yù)留印鑒使用，用于加蓋銀行付款憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、標(biāo)書(shū)、政府部門(mén)要求使用人名章的文件等。（四）財(cái)務(wù)專用章，主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)專用章原則上只能由財(cái)務(wù)人員使用，其他人員不得借用。確須使用的報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可用印。第七條 公司印章的使用（一）公司印章用印遵循逐級(jí)審批制原則，嚴(yán)格執(zhí)行用印審批和登記手續(xù)。（二） 用印申請(qǐng)人應(yīng)根據(jù)用印的性質(zhì)、重要性以及用印后果由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。1、財(cái)務(wù)專用章及法定代表人印章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人監(jiān)督使用。2、合同專用章的使用：銷(xiāo)售類合同，需用印申請(qǐng)

5、人填寫(xiě)銷(xiāo)售合同審批單（銷(xiāo)售合同審批單見(jiàn)附件4），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可用印。對(duì)于合同金額大于50萬(wàn)的或技術(shù)、商務(wù)有其他特殊情況的，需增加總經(jīng)理簽字，方可用印。采購(gòu)類合同，需用印申請(qǐng)人填寫(xiě)采購(gòu)合同審批單(采購(gòu)合同審批單見(jiàn)附件5)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可用印。對(duì)于采購(gòu)框架協(xié)議或合同金額大于5萬(wàn)元的，需增加總經(jīng)理簽字，方可用印。服務(wù)類合同，需用印申請(qǐng)人填寫(xiě)維保合同審批單（維保合同審批單見(jiàn)附件6），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可用印。如遇特殊情況或金額大于20萬(wàn)元，需增加總經(jīng)理簽字，方可用印。其他合同如需使用合同專用章，用印申請(qǐng)人需填寫(xiě)用印申請(qǐng)單（用印申請(qǐng)單見(jiàn)附

6、件7），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可用印。對(duì)蓋章文件涉及金額超過(guò)30萬(wàn)的或公司主管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需總經(jīng)理簽批的，需總經(jīng)理簽字，方可用印（如需總經(jīng)理簽字，公司主管領(lǐng)導(dǎo)需在用印申請(qǐng)單備注欄中寫(xiě)明需總經(jīng)理簽字）。公司業(yè)務(wù)類合同不允許使用公司公章，須由使用部門(mén)按規(guī)定程序使用合同專用章。3、公司公章的使用：（1）對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)文件，如資質(zhì)證明、勞動(dòng)合同、政府部門(mén)要求的社保、公積金月報(bào)表（包括提取、變更）等，用印申請(qǐng)人需填寫(xiě)用印申請(qǐng)單經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽批后方可用??；（2）公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的授權(quán)書(shū)、產(chǎn)品報(bào)價(jià)單、付款申請(qǐng)、催款函需增加公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可用印。（3）其他文件、蓋章文件涉及金額超過(guò)30萬(wàn)的或公司主管領(lǐng)

7、導(dǎo)認(rèn)為需總經(jīng)理簽批的文件，須經(jīng)總經(jīng)理簽字后，方可用印。其他文件指：非標(biāo)文件及非公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類文件。一般包含：公司章程、股權(quán)變更、制度發(fā)布、資質(zhì)申報(bào)申請(qǐng)、公司對(duì)外擔(dān)保抵押的等牽涉公司核心利益的文件。（三）用印人對(duì)所選印章種類負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)部有權(quán)對(duì)用印申請(qǐng)人選擇的印章種類提出質(zhì)詢。公司印章的保管人用印時(shí)必須認(rèn)真核對(duì)“用印審批單”，并完整準(zhǔn)確填寫(xiě)公司印章使用臺(tái)賬（公司印章使用臺(tái)賬附件8）后，方可用印。（四）嚴(yán)禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要，確需將印章帶出使用，需填寫(xiě)印章借用申請(qǐng)單（印章借用申請(qǐng)單見(jiàn)附件3）后，由總經(jīng)理簽批后方可帶出，并在當(dāng)日送還。印章外出期間，借用人只可將印章用于申請(qǐng)事由

8、，并對(duì)印章的使用后果承擔(dān)全部責(zé)任。（五）私人取物、取款、掛失、辦理各種證明，需用單位介紹信或要求出示相關(guān)證明的，必須持有效證件材料，由申請(qǐng)人填寫(xiě)用印申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后交人力行政部嚴(yán)格審核，并經(jīng)總經(jīng)理簽批后方可用印。（六）用章文件及資料內(nèi)容必須填寫(xiě)完整，字跡須清晰。公司不允許在空白介紹信、空白紙張或證明等材料上加蓋印章。如因工作需要或其它特殊情況確需開(kāi)具的，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可用印，并由財(cái)務(wù)部做特別登記、追蹤管理。持空白介紹信外出工作歸來(lái)必須向公司原開(kāi)具處匯報(bào)登記其介紹信的用途，未使用的必須交回。第八條 印章的保管1、印章使用前須對(duì)印章進(jìn)行備案后方可啟用。印章保管須有記錄，注明印章名稱

9、、頒發(fā)部門(mén)、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。2、印章保管必須安全可靠，須加鎖保存，印章不可私自委托他人代管。3、印章管理員如因工作變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)上繳印章，并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù)，以免貽誤工作（印章專管人離職交接單見(jiàn)附件9）。4、印章持有人使用印章蓋章與印章管理員承擔(dān)相同的責(zé)任。5、印章應(yīng)及時(shí)維護(hù)，確保其清晰、端正。6、印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，管理員應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)總監(jiān)報(bào)告，上報(bào)總經(jīng)理，并備案，配合查處。第九條 印章的停用（一）有下列情況，印章須停用：1、公司名稱變動(dòng)。2、印章使用損壞。3、印章遺失或被竊，聲明作廢。（二）印章停用時(shí)須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，

10、及時(shí)將停用印章送財(cái)務(wù)部封存或銷(xiāo)毀，建立印章登記檔案。第十條 罰則1、嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)私自刻制印章，否則無(wú)論用于何種目的，都要嚴(yán)肅追究責(zé)任。2、違反印章刻制、保管、使用規(guī)定，視情節(jié)和后果追究責(zé)任人的行政和經(jīng)濟(jì)責(zé)任，觸犯刑律者，提請(qǐng)司法機(jī)關(guān)依法追究法律責(zé)任。3、本制度由公司財(cái)務(wù)部、法務(wù)部解釋并修改，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。（以下無(wú)正文）印章刻制審批單 序號(hào)：日期部門(mén)經(jīng)辦人年 月 日申請(qǐng)印章種類印章名稱材質(zhì)形式申請(qǐng)理由： 使用范圍： 管理部門(mén)管理人部門(mén)負(fù)責(zé)人：    年 月  日公司主管領(lǐng)導(dǎo)：    

11、0;       年  月  日總經(jīng)理：           年  月  日備注：附件1：附件2：印章交接單序號(hào):_部門(mén)名稱：_交接印章名稱：_交接日期：_月_日用印注意事項(xiàng)說(shuō)明：1、交接人雙方的行為均應(yīng)遵守公司公司印章管理辦法之規(guī)定。2、其他說(shuō)明事項(xiàng)：_3、印章留樣：留樣4、本印章自_年_月_日_時(shí)起，經(jīng)總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章接收人_負(fù)責(zé)。移交人：_ 接收人：_

12、年_月_日 _年_月_日總經(jīng)理簽字確認(rèn)：_ _年_月_日附件3：印章借用審批單序號(hào):_1、部門(mén)名稱：_2、借印章名稱：_3、使用日期：_月_日 是否外出：是 否4、用印事項(xiàng)：_5、借用原因：_6、用印責(zé)任人：_印章留樣：留樣7、本印章自_年_月_日_時(shí)經(jīng)總經(jīng)理簽字同意使用期間，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章申請(qǐng)人負(fù)責(zé)。申請(qǐng)人：_年_月_日總經(jīng)理簽字確認(rèn)：_ _年_月_日備注：附件4：銷(xiāo)售合同審批單（試行）編號(hào)：D0502日期：序號(hào)：項(xiàng)目基本情況（項(xiàng)目銷(xiāo)售人員填寫(xiě)）項(xiàng)目銷(xiāo)售人員姓名：所屬部門(mén)： 項(xiàng)目名稱及所在地：顧客單位名稱：顧客主要聯(lián)系人姓名：電話：合同金額：部門(mén)銷(xiāo)售負(fù)責(zé)人1、標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)參數(shù) 說(shuō)明

13、： 技術(shù)評(píng)審：2、實(shí)際產(chǎn)品銷(xiāo)售凈價(jià)不低于C價(jià) 說(shuō)明： 評(píng)審：3、預(yù)付款不低于合同總額的30 說(shuō)明： 4、發(fā)貨前付至不低于合同總額的70 說(shuō)明： 5、調(diào)試完后付至不低于合同總額的95% 說(shuō)明： 6、質(zhì)保期1年 說(shuō)明： 7、合同總額小于30萬(wàn) 說(shuō)明： 8、有效生產(chǎn)工期不小于20個(gè)工作日 說(shuō)明： 9、其它 說(shuō)明： 備注：1、符合條款要求打；不符合打×，并說(shuō)明具體情況。2、第1條無(wú)論是否為標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)參數(shù)，都必須由技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字。3、若合同滿足以上9個(gè)條款，部門(mén)負(fù)責(zé)人在上面評(píng)審處簽字后可直接到合同章管理人處蓋章；若不能滿足以上條款中的任何一條，需評(píng)審并由部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后到合同章管理人處蓋章。部

14、門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)：部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字：日期：備注：部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí)，可由總經(jīng)理代簽；合同金額大于50萬(wàn)的或技術(shù)、商務(wù)有其他特殊情況的，另需有總經(jīng)理簽字總經(jīng)理意見(jiàn)：總經(jīng)理簽字：日期：附件5：XX公司采購(gòu)合同審批單（試行）合同編號(hào)：日期序號(hào)合同基本情況（采購(gòu)合同經(jīng)辦人員填寫(xiě)）采購(gòu)經(jīng)辦人員姓名：所屬部門(mén)：供應(yīng)商名稱：供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)地：供應(yīng)商聯(lián)系信息：電話E-mail供應(yīng)主要材料類別描述：上期采購(gòu)發(fā)生金額：采購(gòu)合同經(jīng)辦人1、是合格供應(yīng)商 說(shuō)明：2、采購(gòu)合同期限不大于1年 說(shuō)明：3、采購(gòu)單價(jià)沒(méi)有上浮變化 說(shuō)明：4、付款賬期不小于2個(gè)月 說(shuō)明：5、交期小于7天/ 供方合理備庫(kù) 說(shuō)明：6、質(zhì)保期不小于一年/有一定

15、質(zhì)保金 說(shuō)明：7、有合格率不低于98%的質(zhì)量約定 說(shuō)明：8、單次采購(gòu)額大于5萬(wàn) 說(shuō)明：采購(gòu)合同經(jīng)辦人簽字：日期：備注：符合條款要求打；不符合打×，并說(shuō)明具體情況。若本合同同時(shí)滿足以上1-7條款，采購(gòu)合同經(jīng)辦人簽字并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后可到合同章管理人處蓋章；若本合同不能同時(shí)滿足1-7條款中的任何一條，需由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后到合同章管理人處蓋章；若單次采購(gòu)金額5萬(wàn)以上需經(jīng)由總經(jīng)理簽字后方可蓋章。公司主管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)：公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字：日期：備注：1，公司主管領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí)，可由總經(jīng)理代簽；2，單次采購(gòu)金額5萬(wàn)元以上，需由總經(jīng)理簽核總經(jīng)理意見(jiàn)：總經(jīng)理簽字：日期：附件6：XX公司維保合同審批單（

16、試行）合同編號(hào)：日期序號(hào)項(xiàng)目基本情況（維保經(jīng)辦人員填寫(xiě)）維保經(jīng)辦人員姓名：所屬部門(mén)：售后服務(wù)項(xiàng)目名稱及所在地：客戶單位名稱：客戶主要聯(lián)系人姓名：電話：合同金額：服務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人1、標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一設(shè)備 說(shuō)明：2、維保合同期限不大于3年 說(shuō)明：3、標(biāo)準(zhǔn)維護(hù)保養(yǎng)項(xiàng)目及要求 說(shuō)明：4、依據(jù)售后維保服務(wù)價(jià)格策略報(bào)價(jià) 說(shuō)明：5、首次付款不低于合同總額的50% 說(shuō)明：6、尾款結(jié)算不得晚于合同終止期限 說(shuō)明：7、合同總額小于20萬(wàn) 說(shuō)明：8、沒(méi)有咨詢費(fèi)等其他費(fèi)用 說(shuō)明：服務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：日期：備注：符合條款要求打；不符合打×，并說(shuō)明具體情況。若本合同滿足以上8個(gè)條款，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后可直接到合同章管理人

17、處蓋章；若本合同不能滿足8個(gè)條款中的任何一條，需由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后到合同章管理人處蓋章。公司主管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)：公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字：日期：備注：公司主管領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí)，可由總經(jīng)理代簽；若有特殊情況或合同金額大于20萬(wàn)，需有總經(jīng)理簽字?？偨?jīng)理意見(jiàn)：總經(jīng)理簽字：日期：附件7：公司用印申請(qǐng)單序號(hào):_申請(qǐng)人：_；申請(qǐng)日期：_。申請(qǐng)人所在部門(mén)：_所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核意見(jiàn)：同意(由當(dāng)事人勾選)_。文件名稱正/復(fù)印件份數(shù)用途說(shuō)明正本復(fù)印件正本復(fù)印件正本復(fù)印件正本復(fù)印件審批同意人【本欄根據(jù)是否需要逐級(jí)審批的具體情況填寫(xiě)，不需填全所有欄目】是否需總經(jīng)理簽字 是 否部門(mén)經(jīng)理同意簽名：部門(mén)總監(jiān)同意簽名：部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)同意簽名：人力行政部總監(jiān)同意簽名：總經(jīng)理同意簽名：申請(qǐng)使用的印章：公司印章法定代表人印章合同專用章財(cái)務(wù)專用章用印情況(由當(dāng)事人勾選)已用印 (申請(qǐng)人簽名) (日期)已用印 (保管人簽名) (日期)備注說(shuō)明附件8：印章使用臺(tái)賬【_年_月_日至_年_月_日】印章名稱： 填表部門(mén)：_填表人：_ 序號(hào)用印時(shí)間文件名稱及發(fā)文號(hào)批準(zhǔn)部門(mén)批準(zhǔn)人印章專管員或代行人印備注附件9：印章專管人離職交接單序號(hào):_部門(mén)名稱：_離職交接印章名稱：_交