思源經(jīng)紀(jì)銷售管理制度檔案管理制

1、百度文庫好好學(xué)習(xí)，天天向上檔案管理制度一、目的為加強對檔案的管理，使銷售現(xiàn)場檔案管理更加規(guī)范化及減少結(jié)案工作量。確?？蛻襞c公司簽定合同后，能夠迅速準(zhǔn)確對合同文件等進行查閱。二、適用范公司所有項目檔案管理。三、檔案分類詳見附件四、檔案形式1、文檔版> 文檔版文件分類要清晰，并按類別進行建檔、存檔。> 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名> 稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。> 文件夾內(nèi)文件要有目錄并統(tǒng)一進行編號。文件夾內(nèi)文件擺放順序要與文件編號保持一致。> 每個檔案盒要有統(tǒng)一的檔案標(biāo)簽格式，檔案盒內(nèi)附文件清單：常用文

2、檔在項目結(jié)案后歸檔。> 領(lǐng)取檔案時，領(lǐng)取人應(yīng)按相關(guān)制度填寫領(lǐng)取表。2、電子版> 電子版文件要分類清晰，編號、排序要與文檔版文件保持一致，以便于查找方便。> 項目電子文檔應(yīng)定期刻盤，以保證資料的安全性：由銷管部項目負責(zé)人保管。> 項目結(jié)案后電子版文件應(yīng)經(jīng)過一定的整理和編輯；并根據(jù)公司規(guī)定，所有的文本文件必須為最終定稿刻盤，一式兩份；并附文件清單移交銷售管理部負責(zé)人。> 具體分類及操作辦法見附表。五、現(xiàn)場管理要求> 銷管部設(shè)立專用檔案柜，分類存放文檔案，統(tǒng)一保管，并對合同檔案的安全負責(zé)。> 每期開盤前，銷售部應(yīng)提前準(zhǔn)備齊全所需網(wǎng)上簽約合同、附件及購房合同等

3、需要相關(guān)材料。> 檔案應(yīng)在首頁應(yīng)編排目錄表，便于查閱，卷內(nèi)相關(guān)材料應(yīng)按要求順序依次排列并編號,檔案卷皮、目錄和檔案盒、袋的樣式、及檔案盒標(biāo)簽規(guī)格實行統(tǒng)一制作標(biāo)準(zhǔn)。> 嚴(yán)格執(zhí)行檔案進出庫登記制度，建立健全登記手續(xù)。> 嚴(yán)禁私自涂改、勾畫、偽造檔案、文本合同中內(nèi)容及格式：嚴(yán)禁毀損、丟失或擅自銷毀檔案；嚴(yán)禁擅自向外界提供、抄摘檔案，卷面與材料不得拆散，不得隨意增加或抽出材料。> 歸檔的文件、材料、份數(shù)以及每份合同的頁數(shù)均應(yīng)齊全、完整、無誤。> 檔案收檔后，將相關(guān)信息導(dǎo)入電子臺帳，以便隨時掌握、流轉(zhuǎn)。電子臺帳管理員應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度，對檔案的去向進行跟蹤統(tǒng)計，對于超過規(guī)定

4、時間未歸還檔案的人員要進行催收，并及時向相關(guān)部門通報，否則按公司規(guī)定對責(zé)任人進行處罰。> 銷售代表當(dāng)天未能交還合同檔案，應(yīng)統(tǒng)一交還銷管部，辦理交還手續(xù)，嚴(yán)禁任何人員攜帶檔案離開售樓處。檔案交還時，經(jīng)檔案管理員核查無誤后，方可辦理交還手續(xù)。> 檔案管理應(yīng)堅持“安全防范，科學(xué)管理，利用方便”的原則。應(yīng)具有防火、防盜、防潮濕、防污染等安全防護措施，確保檔案的安全保管。> 定期對各類檔案進行檢查，清點檔案數(shù)量，確保檔案的完整與安全。非檔案工作人員不得進入檔案庫房。> 借閱檔案時嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，填寫檔案借閱單，原則上當(dāng)天借閱當(dāng)天歸還，如有特殊情況不能當(dāng)天歸還，需經(jīng)客服主管簽字確

5、認(rèn)后方可借閱，期限最長不得超過七天。任何人不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件資料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。> 檔案管理員不得擅自離開崗位，如確有原因需要離開，必須安排其他管理員值班或關(guān)門上鎖。> 檔案管理人員應(yīng)保持庫房的清潔衛(wèi)生，離開庫房要及時關(guān)門上鎖，每日下班前要進行安全檢查、切斷電源、關(guān)好門窗。售房合同檔案應(yīng)根據(jù)銷售樓號存置檔案柜內(nèi)，便于查找，檔案柜應(yīng)標(biāo)有統(tǒng)一的反映存放檔案內(nèi)容的標(biāo)牌。檔案排架應(yīng)按照從左至右、自上而下的方法，系統(tǒng)反映

6、檔案的具體順序。六、檔案交接管理銷管經(jīng)理與甲方確定合同備案相關(guān)人員：銷管人員與甲方合同備案人員做好合同交接手續(xù)：銷管人員定期與甲方合同管理相關(guān)人員進行溝通和協(xié)，調(diào)。七、附件：檔案分類及管理明細-3百度文庫好好學(xué)習(xí)，天天向上三級目錄名稱編號文件內(nèi)容命名存檔形式A銷售過程活動策劃階段性活動方案、總結(jié)、分析（開盤、認(rèn)購、入住等）項目一時間文檔B項目相關(guān)資料五證、樣本合同（含合同附件）（住宅、寫字樓、個位合同、房屋實測與暫測面枳表、大產(chǎn)權(quán)證且印件、項目答客問、戶型圖、代理合同（更印件）項目中名稱文檔C介紹客戶資料介紹客戶（非項目正常接訪客戶，不含朋友介紹）分配確認(rèn)書項目+房號文檔D成交客戶資料合同審批

7、單、業(yè)主資料項目+房號文檔E來電來訪客戶資料項目所有來電來訪明細項目一時間文檔F價格表底價、銷售價、價格發(fā)文、促銷發(fā)文項目一時間文檔G特殊優(yōu)惠、申請審批玳項目已批特殊優(yōu)惠明細單項目房號文檔H銷售任務(wù)業(yè)務(wù)員各月任務(wù)分配與任務(wù)完成情況項目一時間文檔/電子檔J認(rèn)購單認(rèn)購單項目一時間文檔K銷售報表項目日.周.月報表項目一時間電子檔L傭金項目各月傭金表：離、調(diào)職人員傭金確認(rèn)單項目一時間文檔Y規(guī)章制度公司、現(xiàn)場所有執(zhí)行制度、規(guī)定項目文檔/電子檔N錯售人員檔案子庫項目電子檔0排班與考勤項目一時間文檔/電子檔P培訓(xùn)資料階段性培訓(xùn)計劃及內(nèi)容項目一時間電子檔Q固定資產(chǎn)、辦公需求明細辦公用品明細及簽收單項目一時間文檔R預(yù)算各月預(yù)算項目一時間電子檔S對外收發(fā)文對甲方、客戶、公司、物業(yè)、律師等簽收單