淺析完善的制度體系在保障企業(yè)發(fā)展過程中的重要作用

1、沒有規(guī)矩不成方圓淺析制度管理在保障企業(yè)發(fā)展過程中的重要作用審計(jì)部蘇杰古人說：“不以規(guī)矩，不能成方圓”，他還說，即使是離婁這樣睿智的人，魯班這樣的能工巧匠，都要以規(guī)矩做事，才能把事情辦好（語出孟子-離婁）。由此可見規(guī)矩對于我們常人的作用之大。我的理解，“規(guī)矩”應(yīng)該是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，一個(gè)做事的標(biāo)準(zhǔn)，用我們現(xiàn)代話來說應(yīng)該就是“制度”。任何一個(gè)組織，軍隊(duì)、政黨、企業(yè)、部門都應(yīng)該有自己做事的標(biāo)準(zhǔn)，將這些標(biāo)準(zhǔn)文字化了，就形成了制度。也就是每個(gè)組織都應(yīng)該有自己的制度，包括運(yùn)營制度、管理制度等等。一個(gè)組織中的各種制度累加在一起，便組成了這個(gè)組織完善的制度體系。有了這樣一個(gè)完善的制度體系，并能得到切實(shí)的執(zhí)行，這個(gè)組織

2、才會(huì)有發(fā)展。就好比只有紀(jì)律嚴(yán)明的軍隊(duì)才會(huì)打勝仗。打勝仗除了軍事首長的決策正確之外，比這更重要的那就是嚴(yán)明紀(jì)律的保障。紀(jì)律嚴(yán)明包含了兩點(diǎn)，“紀(jì)律”是制定了標(biāo)準(zhǔn)，“嚴(yán)明”是說保障了標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行，放到公司這一組織中，就可以理解為健全的制度和不折不扣的執(zhí)行力。下面我就對一個(gè)組織如何建立并執(zhí)行自己科學(xué)的制度體系與諸同仁作一交流探討。一個(gè)組織建立科學(xué)的制度體系的基礎(chǔ)，首先就是要對這個(gè)組織的責(zé)任進(jìn)行劃分；其次，就是要對組織權(quán)力進(jìn)行劃分。兩者綜合起來說也就是分責(zé)分權(quán)。一個(gè)組織，是由若干個(gè)職能機(jī)構(gòu)組合起來的，就像公司，是由若干個(gè)部門組合起來的。組織者通過對組織目標(biāo)和組織資源的調(diào)查、分析后，將組織資源科學(xué)分割為不同

3、的組織塊（由于沒有想到合適的詞，請?jiān)试S我這樣講，對于公司來說就是各個(gè)部門），通過科學(xué)分割，每個(gè)部門都有明確的為了實(shí)現(xiàn)組織整體目標(biāo)而應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任（義務(wù)）和應(yīng)賦予的權(quán)力。每個(gè)部門根據(jù)自己的權(quán)力義務(wù)草擬出履行這一職責(zé)過程的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以及對自己擁有哪些權(quán)力、承擔(dān)哪些責(zé)任，如何履行職責(zé)，如何行使權(quán)力等方面作出詳細(xì)界定，并將此書面化。各部門將自己草擬的制度，報(bào)經(jīng)最高組織辦公會(huì)議進(jìn)行審議、修改、審定，通過后這就形成這一個(gè)部門的制度。如此，就形成由一個(gè)個(gè)部門制度組成的整個(gè)組織的制度體系。有了以上認(rèn)識(shí)，我們也就明白了制度應(yīng)該由誰制定的問題。那就是很多人認(rèn)為制度不是由本部門制定的，而是由本部門外的某一個(gè)人（大多

4、情況下可能會(huì)認(rèn)為是自己的上級領(lǐng)導(dǎo)）或某一個(gè)部門（可能會(huì)認(rèn)為是人事部門）為我們制定的，但很遺憾，事實(shí)并沒有如此美好。而它就應(yīng)該由本組織部門根據(jù)公司賦予的職責(zé)結(jié)合自己的實(shí)際情況草擬得出，并報(bào)經(jīng)最高組織辦公會(huì)議審議通過后完成，當(dāng)然，一個(gè)部門的制度涉及到其他部門精選范本的工作范圍或職權(quán)，還必需要征求這個(gè)相關(guān)部門的意見，有必要的話應(yīng)一起協(xié)同完成，但擬定制度的主體只能是組織本身。比如，一個(gè)部門制度中涉及到其他部門的協(xié)作問題，以及涉及到獎(jiǎng)罰的條例，都不能是自己一個(gè)部門依據(jù)主觀意識(shí)制定，而必須參考協(xié)作部門客觀情況，以及人事組織部門的指導(dǎo)與配合。有了制定制度的主體，我們再來探討制度建設(shè)中應(yīng)遵循的原則問題。一項(xiàng)好

5、的制度的形成、以及一系列好的制度建設(shè)都要遵循科學(xué)的原則，這些原則我認(rèn)為具體可歸納為至少如下四個(gè)方面：1、有效性原則，在制度建設(shè)方面，首先要考慮切合本部門以及本公司的實(shí)際情況，一定要體現(xiàn)管理的客觀需求，與企業(yè)目標(biāo)相一致，要實(shí)事求是，避免華而不實(shí)。制度建設(shè)不應(yīng)也不可能追求一步到位，但至少要做到繁簡適宜，這就是有效性。2、前瞻性原則，制定的制度要有一定的前瞻性，制度不但反映目前管理現(xiàn)狀，而且要考慮執(zhí)行后可能發(fā)生的情況以及要滿足未來管理的發(fā)展需要，對這些事項(xiàng)進(jìn)行一定的預(yù)知，并將應(yīng)對方案文字化，就是制度要適當(dāng)超前，這就是前瞻性。3、效益性原則，制度建設(shè)要考慮目前的資源狀況及管理需求的配比情況，在有限的資

6、源狀態(tài)下，首先把最重要的最急需的制度健全規(guī)范了，其次再考慮其他次重要的方面。每一項(xiàng)制度在執(zhí)行中都會(huì)發(fā)生執(zhí)行成本（或約束成本），制度越嚴(yán)密，發(fā)生的執(zhí)行成本也會(huì)越高，相對應(yīng)不進(jìn)行制度約束而發(fā)生的損失也就越少，兩者是一個(gè)蹺蹺板的關(guān)系，此長彼消。如此，只有讓執(zhí)行成本與相對應(yīng)的損失之和最低才能使企業(yè)價(jià)值最大化。所以，制度的約束成本與不進(jìn)行約束帶來的損失兩者的最低相交點(diǎn)就是決定制度細(xì)密程度的最佳控制點(diǎn)（如下圖，該圖結(jié)構(gòu)出自財(cái)務(wù)管理學(xué)中有關(guān)資產(chǎn)持有成本和運(yùn)行成本以及資產(chǎn)經(jīng)濟(jì)壽命理論。為使本論述易于理解，這里克隆引用一下）。這就是效益性原則。4、可執(zhí)行性原則，制定一項(xiàng)制度必須要考慮可執(zhí)行性，否則，一項(xiàng)看起來非

7、常完美，幾乎不存在任何漏洞的制度，如果只考慮嚴(yán)密性而不考慮可執(zhí)行性，那也只能是一個(gè)失敗的制度，制定出來后無法執(zhí)行，那就只能當(dāng)作是花瓶束之高閣，成為給別人看或者是應(yīng)付考核的樣品。如何使制度具有可執(zhí)行性？那就是要深入制度執(zhí)行本身中分析，必要時(shí)進(jìn)行可執(zhí)行性測試，只有這樣出來的制度才是科學(xué)的制度。這就是可執(zhí)行性原則。制度建設(shè)過程中需要考慮的其他問題有，行為規(guī)范具體，切合實(shí)際，語言通俗而易于理解，信息反饋渠道與方式，資源利用等等。制度建設(shè)中的另一個(gè)問題，就是要明確崗位責(zé)任，在對一個(gè)組織應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行科學(xué)劃分的基礎(chǔ)上，要具體到組織中的每一個(gè)崗位上，進(jìn)而確認(rèn)到每一個(gè)崗位的員工精選范本身上，如果職責(zé)只劃分

8、到組織結(jié)構(gòu)層面，而沒有落實(shí)到具體的人的層面上，那么這種權(quán)責(zé)不會(huì)很好的履行，甚至?xí)蔀榭占堃粡?，為避免這樣的情況出現(xiàn)，那么就要實(shí)行崗位責(zé)任制。將部門職權(quán)劃分到具體的崗位上，由此進(jìn)而落實(shí)在每個(gè)崗位的員工身上，也就是責(zé)任到人。通過明確各個(gè)崗位的職責(zé)，規(guī)范各個(gè)崗位的工作標(biāo)準(zhǔn)，也就是制度中要有具體的行為準(zhǔn)則，并界定出這個(gè)崗位對哪些事負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)到什么程度，即一方面限定一個(gè)范圍，另一方面制定一個(gè)工作標(biāo)準(zhǔn)，這就是崗位責(zé)任制。任何事物只有落實(shí)到具體的人的身上，才會(huì)保障執(zhí)行力。否則，所有的問題沒有具體到崗位上，沒有具體到崗位人員的身上，就會(huì)出現(xiàn)吃大鍋飯的弊病，對于未能履職出現(xiàn)問題，就會(huì)互相推諉，也會(huì)造成部門員工的

9、無意識(shí)的“越位”，更會(huì)造成無意識(shí)的“缺位”，職責(zé)不清不僅對權(quán)力難以實(shí)現(xiàn)科學(xué)制衡，更會(huì)讓員工覺得無所適從，以致于互相推諉，使得他們的責(zé)任感蕩然無存。對于有意識(shí)的越位，容易造成越位者站在本位主義的角度處理問題，而不是站在公司整體利益的立場上，極易造成處理結(jié)果與公司利益要求相偏離的情況。不利于工作的改進(jìn)、提高。所以，明確崗位責(zé)任是制度建設(shè)中不可缺少的部分之一。“執(zhí)行比制度本身更重要”！有了科學(xué)的制度體系，就要保障制度的切實(shí)執(zhí)行?？茖W(xué)的制度不能缺少獎(jiǎng)罰這一環(huán)，任何一項(xiàng)好的制度都應(yīng)該包含獎(jiǎng)則和罰則，并列舉可以受到獎(jiǎng)勵(lì)的情形，以及會(huì)被給予處罰的情形，還有適當(dāng)?shù)?、量化了的?jiǎng)懲尺度。根據(jù)實(shí)際情況，如果在違反制

10、度的行為司空見慣或者干脆對制度熟視無睹，可以酌情加大獎(jiǎng)罰力度，以引導(dǎo)員工樹立遵守公司制度的良好素養(yǎng)。如果沒有詳細(xì)的獎(jiǎng)罰則，對于員工執(zhí)行或違反制度沒有標(biāo)準(zhǔn)的獎(jiǎng)罰尺度，就會(huì)形成因人就事，不同的管理者，會(huì)有不同的獎(jiǎng)罰行為出現(xiàn)，由此就會(huì)造成一定的混亂，獎(jiǎng)罰結(jié)果不足以讓人信服，使員工動(dòng)搖對制度的信任感，威脅制度的嚴(yán)肅性，不利于樹立正確的典范。在制度體系中明確獎(jiǎng)懲規(guī)則，可以在一定程度上保障制度的切實(shí)執(zhí)行，但是，如何精選范本來了解制度的執(zhí)行情況，并據(jù)以施行獎(jiǎng)罰呢？那就是要重視制度實(shí)行后，上級管理部門的定期不定期的檢查落實(shí)，審計(jì)管理部門的適時(shí)審計(jì)監(jiān)督，人事管理部門的定期考核監(jiān)督。為保障制度的嚴(yán)格執(zhí)行，就要讓制

11、度成為高壓線，一旦有人違反規(guī)則觸及這個(gè)高壓線就得讓其付出代價(jià)，由此來維護(hù)制度的嚴(yán)肅性。對于嚴(yán)重違反制度規(guī)定的問題，可在罰則中適當(dāng)加大處罰力度，也就是增大違反制度者的違規(guī)成本，如果使違規(guī)得利和相應(yīng)的違規(guī)處罰相差無幾，不成比例的話，就可以在很大程度上抑制主觀故意違規(guī)。對于自覺維護(hù)制度嚴(yán)肅性的員工要給與精神或者物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，引導(dǎo)員工遵守制度規(guī)定，以規(guī)范的操作流程開展工作。止匕外，制度的執(zhí)行，離不開公司各級領(lǐng)導(dǎo)的垂范，企業(yè)管理層，要非常投入地區(qū)去建立制度體系，并對于公司通過執(zhí)行的各類制度，各級管理人員能率先垂范，作出榜樣。制度也是明確責(zé)任！保障制度的切實(shí)執(zhí)行，還需要在制度執(zhí)行中樹立并強(qiáng)化問責(zé)制對于責(zé)任主體

12、未能按照既定制度執(zhí)行的，對其實(shí)施問責(zé)。實(shí)施問責(zé)的主體根據(jù)不同場合和情況，可以是該部門上級主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行問責(zé)，也可以是公司審計(jì)部（或人事部、質(zhì)監(jiān)部、行政部等部門，要看事件的性質(zhì)和公司的管理理念）依據(jù)相關(guān)制度進(jìn)行問責(zé)。引發(fā)問責(zé)機(jī)制的情形應(yīng)包括但不限于以下條件：1、部門員工（或負(fù)責(zé)人）未能嚴(yán)格執(zhí)行制度，造成部門運(yùn)作過程中出現(xiàn)嚴(yán)重問題的情況，如部門員工違規(guī)操作造成損失的、員工失職造成公司損失的、以及員工存在不當(dāng)?shù)美那樾蔚龋?、部門整體未能達(dá)到預(yù)期經(jīng)營管理目標(biāo)的，甚至與公司既定目標(biāo)差距較大的情形；3、部門領(lǐng)導(dǎo)未能履行職責(zé)，甚至給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的的情形；均要對部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行問責(zé)。通過定期不定期實(shí)施對各級管理干部的問責(zé)機(jī)制，可以強(qiáng)化各級管理人員的執(zhí)行力，保障公司各項(xiàng)制度的執(zhí)行,并提高管理效益。科學(xué)的制度在保障企業(yè)發(fā)展的過程中，除了制定、執(zhí)行、考核之外，還要有執(zhí)行情況反饋這一環(huán)，反饋的目的就是還要不斷的進(jìn)行修訂。任何一項(xiàng)制度都是不可能一步到位、一次制定永遠(yuǎn)執(zhí)行的，都要經(jīng)歷一個(gè)逐漸完善、漸