合同管理系統(tǒng)需求

1、合同管理系統(tǒng)需求合同管理系統(tǒng)需求概要說(shuō)明書(shū)名項(xiàng)稱：目合同管理系統(tǒng)編信息技術(shù)（集團(tuán)）有限公司：位XXXXXXX單制 日6年月制編172019:日期1目錄1 項(xiàng)目背景 32 項(xiàng)目目標(biāo) 33 項(xiàng)目需求 43.1 需求分析 53.1.1 使用對(duì)象 53.1.2 實(shí)現(xiàn)目的 53.2 主要業(yè)務(wù)需求63.2.1 客戶管理 73.2.2 項(xiàng)目管理 93.2.3 合同管理 93.2.4 合同查詢 123.2.5 合同統(tǒng)計(jì) 143.2.6 水電費(fèi)管理153.3 項(xiàng)目運(yùn)行環(huán)境的限制等非功能性需求183.3.1 時(shí)間特性要求183.3.2 安全性要求183.3.3 可靠性要求183.3.4 可擴(kuò)展性要求183.3.5

2、 可維護(hù)性要求18184項(xiàng)目工作量要求1 項(xiàng)目背景長(zhǎng)期以來(lái)， 采用手工管理合同， 由于涉及的部門眾多， 需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，實(shí)時(shí)性不強(qiáng)，導(dǎo)致各部門協(xié)作，業(yè)務(wù)流程組建，監(jiān)控制度執(zhí)行方面效率不高，費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問(wèn)題，具體表現(xiàn)在如下方面：1) 文檔管理困難：傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同共存，但對(duì)于不同的人員想閱讀參考合同時(shí)， 存在查找不方便的問(wèn)題。 尤其是領(lǐng)導(dǎo)需要了解合同文本時(shí)需要耗費(fèi)很多時(shí)間。2) 進(jìn)度控制困難：由于合同數(shù)目多，參與人員多，合同進(jìn)度的控制基本靠手工和普通 word、 excel 管理已很難滿足公司發(fā)展需要， 并且當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)想全局或全程了解合同情況時(shí)存在很大障礙。

3、財(cái)務(wù)人員的付款依據(jù)也與進(jìn)度密切相關(guān)， 但同樣存在障礙。3)信息匯總困難：采用手工或EXCE管理時(shí)，由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，采集也不能夠及時(shí)繼續(xù)， 匯總工作需要耗費(fèi)大量時(shí)間還不一定準(zhǔn)確。 對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的決策時(shí)間有一定的影響。4) 缺少預(yù)警機(jī)制：缺少對(duì)合同進(jìn)度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警，不能準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)近期可能的收支項(xiàng)目， 不能幫助公司進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃， 掌控現(xiàn)金流， 更好地發(fā)揮資金運(yùn)作。因此， 為了解決上述問(wèn)題， 幫助用戶更好的管理和監(jiān)控公司合同運(yùn)作流程， 需要開(kāi)發(fā)一套功能完整的智能化的合同管理系統(tǒng)軟件， 實(shí)現(xiàn)合同管理規(guī)范化、 智能化，提高辦公效率及人員的利用率成為促進(jìn)企業(yè)迅速發(fā)展的一支很好的催化劑。2

4、項(xiàng)目目標(biāo)合同管理系統(tǒng)就結(jié)合國(guó)內(nèi)各行業(yè)企業(yè)的特點(diǎn)， 為企業(yè)量身定做的成熟的合同管理系統(tǒng)，主要完成以下項(xiàng)目目標(biāo)：1 . 建立合同信息、客戶信息以及項(xiàng)目信息的信息維護(hù)管理平臺(tái)。32 . 圍繞合同管理、客戶管理、項(xiàng)目管理、合同收 / 付款管理、欠款管理、發(fā)票管 理，建立有關(guān)的工作業(yè)務(wù)流程的管理平臺(tái)。3 .用戶對(duì)已生效的合同信息進(jìn)行查詢、合同智能統(tǒng)計(jì)分析、合同催收催付預(yù)警 提示，建立相關(guān)的信息查詢平臺(tái)。4 .針對(duì)不同的角色，根據(jù)業(yè)務(wù)情況進(jìn)行管理控制，為企業(yè)單位員工與領(lǐng)導(dǎo)、 總部與分支機(jī)構(gòu)、各業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)同業(yè)務(wù)工作平臺(tái)。3.項(xiàng)目需求合同管理涉及合同的多個(gè)方面，如客戶信息、項(xiàng)目信息、合同信息、合同變更信

5、 息、合同催收催付款到期信息預(yù)警等等。根據(jù)這些信息完成以下合同管理的日常 業(yè)務(wù)。,合合客系 項(xiàng) 同同戶統(tǒng)目查管 管管管詢理 理理 理合客合客合項(xiàng)合合項(xiàng)合合用群權(quán)修用同戶同戶同同目同目同同戶限改組戶統(tǒng)信信信信信信信信發(fā)收計(jì)息息息登管配管密息息息息息票/分查錄錄查變查提錄管付錄理理制 碼詢?cè)兾鋈肴敫內(nèi)胄?款理系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)圖43.1 需求分析3.1.1 使用對(duì)象本系統(tǒng)涵蓋了公司的客戶、供應(yīng)商，項(xiàng)目以及合同信息，是公司多部門協(xié)作共同 完成的，那么根據(jù)不同的業(yè)務(wù)模塊，則由相應(yīng)的部分負(fù)責(zé)信息維護(hù)與業(yè)務(wù)流程跟 進(jìn)?？蛻粜畔⒐芾韯t由公司客戶服務(wù)部門負(fù)責(zé)用戶信息的錄入，維護(hù)。項(xiàng)目信息則由公司工程部門負(fù)責(zé)用戶信

6、息的錄入，維護(hù)。合同管理則由業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門共同協(xié)作完成合同的錄入、合同時(shí)間，款項(xiàng)的監(jiān)控等等。系統(tǒng)管理則由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)，包括系統(tǒng)用戶信息、權(quán)限配置，系統(tǒng)運(yùn)行等等。3.1.2 實(shí)現(xiàn)目的1 .規(guī)范了合同管理的業(yè)務(wù)流程，增強(qiáng)了合同業(yè)務(wù)處理過(guò)程的透明度系統(tǒng)通過(guò)設(shè)置用戶權(quán)限，定義了不同組別的用戶在系統(tǒng)中的功能， 從而規(guī)范了合 同管理過(guò)程中各個(gè)崗位的職能，避免了業(yè)務(wù)處理時(shí)責(zé)任不明確的現(xiàn)象， 使得每個(gè) 崗位（即用戶）能夠各司其責(zé)，杜絕了人為干預(yù)的現(xiàn)象。系統(tǒng)中工作流的定義， 使得合同管理的業(yè)務(wù)流程更加合理、科學(xué)。2 .對(duì)合同的執(zhí)行情況做到了動(dòng)態(tài)控制系統(tǒng)存儲(chǔ)了與合同相關(guān)的所有數(shù)據(jù)，通過(guò)各種提醒等功能的設(shè)置從

7、合同的錄入開(kāi) 始，系統(tǒng)便對(duì)合同執(zhí)行了監(jiān)控，可以對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行具有實(shí)用價(jià)值的監(jiān)督。例如：隨時(shí)查看已生效和即將結(jié)束的合同， 提醒用戶下一步的操作，并可以檢查 合同執(zhí)行過(guò)程中，應(yīng)收應(yīng)付款日期是否已到期，如果到期，則提醒用戶催收催付 款項(xiàng)或者提示用戶合同已到期，既而采取必要的解決辦法，最大限度的減少企業(yè) 的損失。3 .提高了工作效率，降低了管理成本通過(guò)系統(tǒng)的實(shí)施，業(yè)務(wù)人員可方便地進(jìn)行業(yè)務(wù)操作、 資料查閱、相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)展查 詢、接收業(yè)務(wù)指令等各種日常業(yè)務(wù)處理；領(lǐng)導(dǎo)人員可方便地進(jìn)行各種業(yè)務(wù)查5詢、事務(wù)審批等。使各級(jí)人員擺脫了原有手工操作的束縛， 大大地提高了工作效 率，使得將更多的時(shí)間和精力鉆研業(yè)務(wù)成

8、為可能。總之系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了合同管理的信 息化，從而減少了公司的人力、物力，進(jìn)一步降低了公司的管理成本。4.為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確及時(shí)廣泛的信息利用互聯(lián)網(wǎng)，領(lǐng)導(dǎo)可以在任何時(shí)間、任何地方進(jìn)入系統(tǒng)，隨時(shí)查閱與合同管理相 關(guān)基本信息，準(zhǔn)確定位下屬人員的工作情況，掌握合同執(zhí)行現(xiàn)狀，并方便地生成 各種數(shù)據(jù)報(bào)表或圖表。同時(shí)，系統(tǒng)還提供強(qiáng)大的管理工具模塊供客戶選擇， 對(duì)這 些信息進(jìn)行深入分析，為公司決策人員提供更多的智能支持。3.2主要業(yè)務(wù)需求客戶管理和項(xiàng)目管理也融合到合同管理中，系統(tǒng)智能統(tǒng)計(jì)分析替代了手工繁瑣 的統(tǒng)計(jì)過(guò)程，系統(tǒng)分為客戶信息管理、項(xiàng)目信息管理、合同管理、合同查詢、系 統(tǒng)管理，五個(gè)模塊構(gòu)成，也是公司各部

9、門各司其職，相互協(xié)作才能撐起整個(gè)合同 管理系統(tǒng)的運(yùn)作，示意圖如下：客戶項(xiàng)目錄入信息信息項(xiàng)目管理客戶管理錄入/變更合同信息信息庫(kù)信息庫(kù)查詢合同信息和收付款信息實(shí)收款統(tǒng)計(jì)/合同應(yīng)收/合同到期、合同催付系統(tǒng)根據(jù)條件智能分析 催付款提示自動(dòng)完成6系統(tǒng)運(yùn)作過(guò)程說(shuō)明：用戶將公司的客戶信息和項(xiàng)目信息通過(guò)用戶管理和項(xiàng)目管理錄入至項(xiàng)目信息庫(kù)中，初始化合同錄入所需的用戶和項(xiàng)目信息。 錄入合同信息，選擇客戶和項(xiàng)目信息、合同日期、資金計(jì)劃、合同文件等等必須信息。用戶通過(guò)根據(jù)時(shí)間、分類查詢合同信息和收付款查詢，系統(tǒng)可根據(jù)查詢的合同信息，提示用戶合同到期以及 催收催付款合同和智能分析應(yīng)收/實(shí)收的圖形統(tǒng)計(jì)情況卜面的章節(jié)將對(duì)

10、這幾部分的詳細(xì)需求進(jìn)行描述3.2.1 客戶管理由于合同業(yè)務(wù)面臨的簽署對(duì)象有客戶和供應(yīng)商之分， 所以客戶類型分為客戶和供 應(yīng)商，每個(gè)客戶以及供應(yīng)商要有相應(yīng)的客戶以及供應(yīng)商編號(hào)以及客戶和供應(yīng)商信 息。3.2.1.1 客戶信息功能說(shuō)明：查詢、添加、修改和刪除客戶信息。輸入項(xiàng)：“名稱”、“類型”、“編號(hào)”、“國(guó)家”、“地區(qū)”、“地址”、“郵編”“電話”、“網(wǎng)址”、“法定代表人”、“注冊(cè)資金”、“開(kāi)戶銀行”、“賬號(hào)” “客戶說(shuō)明”。輸入規(guī)則：“類型”分為“客戶”和“供應(yīng)商”；“編號(hào)”構(gòu)成唯一鍵值；“郵編”、“電話”、“網(wǎng)址”需進(jìn)行有效性校驗(yàn)；輸出項(xiàng)：通過(guò)“名稱”、“類型”、“編號(hào)”等條件查詢客戶和客戶聯(lián)

11、系人信息。界面設(shè)計(jì)：7客戶主要聯(lián)系人信息3.2.1.2功能說(shuō)明：與客戶信息一起，提供查詢、添加、修改和刪除聯(lián)系人信息，同時(shí)， 提供二級(jí)聯(lián)系人信息備注。 輸入項(xiàng)：、“部門職位”、“移動(dòng)電話” “辦公室 電話”、“傳真” “姓名”、 “客戶聯(lián)系人”。“E-mail 、 輸入規(guī)則：” 需進(jìn)行有效性校驗(yàn)；E-mail “傳真”“辦公室電話”、“、“移動(dòng)電話”“客戶聯(lián)系人”填寫(xiě)二級(jí)聯(lián)系人備注。輸出項(xiàng)：輸出客戶聯(lián)系人信息。界面設(shè)計(jì)：8項(xiàng)目管理 3.2.2 在合同中會(huì)體現(xiàn)項(xiàng)目名稱和項(xiàng)目項(xiàng)目信息在合同中是必不可少的核心信息， 經(jīng)理信息。 項(xiàng)目信息 3.2.2.1功能說(shuō)明：查詢、添加、修改和刪除項(xiàng)目信息。輸入項(xiàng)

12、： “項(xiàng) 、 、 “項(xiàng)目開(kāi)始日期” “項(xiàng)目名稱” “項(xiàng)目編號(hào)” 、 、 “項(xiàng)目經(jīng)理” 。 、 “備注”目結(jié)束日期” 、 “項(xiàng)目周期” 輸入規(guī)則：“項(xiàng)目編號(hào)”構(gòu)成唯一鍵值； 、 “結(jié)束日期”需進(jìn)行有效性校驗(yàn)； “項(xiàng)目開(kāi)始日期”輸出項(xiàng)： “ 項(xiàng)目經(jīng)理” 等條件查詢項(xiàng)目信息。 “ 項(xiàng)目名稱” 通過(guò) “ 項(xiàng)目編號(hào)” 、 、界面設(shè)計(jì)：與客戶管理界面類似。3.2.3 合同管理 合同管理分為合同信息、合同變更、合同收付款、合同發(fā)票管理；合同變更9中會(huì)使用到補(bǔ)充協(xié)議、框架協(xié)議等等。資金計(jì)劃為錄入相應(yīng)的收付款日期、收付款方式、金額以及資金收訖狀態(tài)。3.2.3.1 合同信息功能說(shuō)明：錄入、修改和刪除合同信息。輸入

13、項(xiàng)：“合同名稱”、 “合同編號(hào)”、 “合同類型” 、 “合同金額” 、 “建立日期” 、“起始日期” 、 “終止日期” 、 “客戶名稱” 、 “項(xiàng)目名稱” 、 “項(xiàng)目經(jīng)理” 、“資金計(jì)劃”、 “交貨計(jì)劃”、 “合同文件”、 “合同說(shuō)明” 、 “變更說(shuō)明” 。輸入規(guī)則：“合同編號(hào)”構(gòu)成唯一鍵值；“合同類型”分為房屋租賃合同、場(chǎng)地租賃合同、采購(gòu)合同等等；“建立日期”、 “起始日期”、 “終止日期”需進(jìn)行有效性校驗(yàn)；“客戶名稱”通過(guò)列表框選擇輸入，列表框選項(xiàng)來(lái)源于“客戶管理信息” ；“項(xiàng)目名稱”、 “項(xiàng)目經(jīng)理”通過(guò)列表框選擇輸入，列表框選項(xiàng)來(lái)源于“項(xiàng)目管理信息” ；“資金計(jì)劃” 、 “交貨計(jì)劃”錄入

14、收付款信息，合同執(zhí)行條款?！昂贤募?上傳 .doc 、 .xls 、 .pdf 等格式， 可以上傳多個(gè)文件包含變更合同。輸出項(xiàng)：展現(xiàn)合同基本信息和關(guān)聯(lián)信息。界面設(shè)計(jì)：10o o3.2.3.2 資金計(jì)劃、交貨計(jì)劃、合同變更 功能說(shuō)明： 錄入、修改和刪除資金 計(jì)劃和交貨計(jì)劃信息。 輸入項(xiàng)：“資、“資金條款” “結(jié)算方式”、“計(jì)劃時(shí)間”、“性質(zhì)” “金額”、。金狀態(tài)”、“變更說(shuō)明” 輸入規(guī)則：“性質(zhì)”通過(guò)列表框選擇，列表框選項(xiàng)為付款和收款；“結(jié)算方式”通過(guò)列表框 選擇，列表框選項(xiàng)為電匯、支票、現(xiàn)金、匯票、貸 記憑證等； 需進(jìn)行有效性校驗(yàn)；“計(jì)劃時(shí)間”“資金狀態(tài)”通過(guò)列表框選擇，列表框選項(xiàng)為未完成

15、和已完成。輸出項(xiàng)：合同相關(guān)信息 界面設(shè)計(jì)：113.2.4 合同查詢合同查詢分為年度、季度合同信息和收付款信息查詢；收付款查詢中相差天數(shù)為以后客戶評(píng)級(jí)提供依據(jù)。3.2.4.1 合同信息查詢功能說(shuō)明：本年度、本季度到期合同查詢，按照時(shí)間條件查詢，提供分類查詢和全 部合同查詢。 輸入項(xiàng)：?！昂贤愋汀薄ⅰ昂贤掌凇?輸入規(guī)則：“合同日期”分為本年度和本季度，需進(jìn)行有效性校驗(yàn)；“合同類型”分為房屋租賃合同、場(chǎng)地租賃合同、采購(gòu)合同等等；輸出項(xiàng)：”結(jié)、“名稱”、“開(kāi)始時(shí)間、“編號(hào)”“合同類型”、“金額”束時(shí)間”等帶分頁(yè)功能信息展現(xiàn)。界面設(shè)計(jì)：.123.2.4.1 收付款查詢功能說(shuō)明：本周、本月、本季度應(yīng)收

16、應(yīng)付款情況查詢輸入項(xiàng)：“合同日期”、“性質(zhì)”。輸入規(guī)則：“合同日期”分為本周、本月、本季度，需進(jìn)行有效性校驗(yàn)；“性質(zhì)”通過(guò)列表框選擇，列表框選項(xiàng)為付款和收款；輸出項(xiàng)：“所屬合同”、“收款金額”、“收款方式”、“計(jì)劃收款時(shí)間”、“相差大 數(shù)”、“收款條件”、“收款狀態(tài)”、“備注”等帶分頁(yè)功能信息展現(xiàn)。界面設(shè)計(jì)：3.2.4.2 合同提醒功能說(shuō)明：對(duì)到期的合同和應(yīng)收應(yīng)付款過(guò)期收款時(shí)間，進(jìn)行醒目的信息提示。輸入項(xiàng)：無(wú)輸入規(guī)則：無(wú)輸出項(xiàng)：在合同查詢中，查詢合同到期時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)合同日期，如過(guò)期則以對(duì)話框形式提示；收付款應(yīng)收時(shí)間過(guò)期，系統(tǒng)當(dāng)前日期與應(yīng)收時(shí)間匹配，如已過(guò)期，則以13對(duì)話框形式提示。3.2.

17、5 合同統(tǒng)計(jì)按照收款或者付款以及時(shí)間條件統(tǒng)計(jì)應(yīng)收應(yīng)付和實(shí)收實(shí)付的對(duì)比款項(xiàng)情況，形成以收付款金額為縱坐標(biāo)，收款時(shí)間為橫坐標(biāo)的柱狀圖。3.2.5.1 合同統(tǒng)計(jì)分析功能說(shuō)明：根據(jù)本季度、本年度，系統(tǒng)自動(dòng)生成應(yīng)收付款和實(shí)收付款的對(duì)比情況柱狀圖。輸入項(xiàng)：。、“付款方式”“收款日期” 輸入規(guī)則：“合同日期”需進(jìn)行有效性校驗(yàn)；“付款方式”分為付款和收款方式；輸出項(xiàng)：應(yīng)收付款和實(shí)收付款的對(duì)比情況柱狀圖。界面設(shè)計(jì)：.143.2.6 水電費(fèi)管理水電費(fèi)管理分為水電費(fèi)錄入、水電費(fèi)查詢、水電費(fèi)統(tǒng)計(jì)模塊。一個(gè)總表下拖幾個(gè)分表，所以，首先錄入總表電量相關(guān)數(shù)據(jù)，然后根據(jù)不同住戶 的分表分別錄入用電量數(shù)據(jù)。錄入本月數(shù)時(shí)，平、谷

18、、峰分類填寫(xiě)。3.2.6.1 水電費(fèi)錄入功能說(shuō)明：將每一個(gè)總表和分表錄入系統(tǒng)，在錄入之前，在總表下的分表，系統(tǒng)自動(dòng)生成上月數(shù)，用于自動(dòng)核算出用電量和電價(jià)。由于總表和分表之間會(huì)存在損耗的情況，即損耗 =總表用量一分表用量總和，所以損耗應(yīng)記錄至總表信息中。“總表用量”為系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算：本月抄表數(shù)一上月表數(shù)；“總表費(fèi)用”為系統(tǒng)自動(dòng)核算：價(jià)格*總表用量；“用量”=本月抄數(shù)一上月抄數(shù)；“費(fèi)用”=價(jià)格*用量輸入項(xiàng)：總表“損耗用量”；“電表名稱”、“電表位置”、“安裝時(shí)間”、“倍率”、“電價(jià)”、“運(yùn)作 情況”、“用電量”、“金額”、“上月表數(shù)”、“本月抄表”。輸入規(guī)則：“安裝時(shí)間”需進(jìn)行有效性校驗(yàn)；“運(yùn)作情況

19、”通過(guò)下拉表方式選擇，下拉列表選項(xiàng)分為正常和不正常方式；輸出項(xiàng)：水電費(fèi)錄入總表和分表信息。界面設(shè)計(jì)：15水電費(fèi)費(fèi)用3.2.6.2功能說(shuō)明：記錄分表實(shí)收住戶每月用電量金額以及發(fā)票信息。輸入項(xiàng)：、“補(bǔ)款額”“差額”、“發(fā)票編號(hào)”、“實(shí)收數(shù)”、“收款日期”0 、“備注” “逾期天數(shù)”輸入規(guī)則：“收款日期”需進(jìn)行有效性校驗(yàn)；輸出項(xiàng)： 水電費(fèi)收款相關(guān)信息 界面設(shè)計(jì):3.2.6.3 水電費(fèi)查詢功能說(shuō)明：根據(jù)收款日期，住戶電表信息查詢總表或者住戶分表相關(guān)水電費(fèi)情況輸入項(xiàng)：。、“電表名稱”“收款日期”、“電表位置”16輸入規(guī)則：“收款日期”需進(jìn)行有效性校驗(yàn)；輸出項(xiàng)：總表或者住戶分表相關(guān)水電費(fèi)情況 界面設(shè)計(jì)：滿和0 3砒對(duì) :*，tH田，即*/UAffi m-va3.2.6.4 水電費(fèi)統(tǒng)計(jì)分析功能說(shuō)明：根據(jù)本月度，系統(tǒng)自動(dòng)生成月度應(yīng)收付款和實(shí)收付款的對(duì)比情況柱狀圖輸入項(xiàng)：“本月日期”輸入規(guī)則：“本月日期”需進(jìn)行有效性校驗(yàn)；輸出項(xiàng)：本月應(yīng)收付款和實(shí)收付款的電費(fèi)對(duì)比情況柱狀圖。界面設(shè)計(jì)：173.3項(xiàng)目運(yùn)行環(huán)境的限制等非功能性需求3.3.1 時(shí)間特性要求在硬件和網(wǎng)絡(luò)性能正常的情況下，軟件系統(tǒng)的性能需求如下：?jiǎn)蝹€(gè)用戶進(jìn)行