會議會務(wù)管理培訓(xùn)課件

1、1 1 會議概述會議概述2 2 會務(wù)工作流程會務(wù)工作流程3 3 會務(wù)工作具體內(nèi)容會務(wù)工作具體內(nèi)容前前 言言會議概論一、會議的涵義一、會議的涵義 會議是會議是“由有關(guān)組織召開的聽取情況、討論問題和由有關(guān)組織召開的聽取情況、討論問題和布置工作的集會布置工作的集會”。二、辦會的涵義二、辦會的涵義 辦會就是指秘書部門和秘書人員操辦會議事項、是辦會就是指秘書部門和秘書人員操辦會議事項、是秘書工作的基本職責(zé)之一。具體包括起草并分發(fā)會秘書工作的基本職責(zé)之一。具體包括起草并分發(fā)會議文件、會場布置、會務(wù)接待、會議議題與議題磋議文件、會場布置、會務(wù)接待、會議議題與議題磋商、生活安排、會議記錄、掌握會議進(jìn)展和會后貫

2、商、生活安排、會議記錄、掌握會議進(jìn)展和會后貫徹工作等等。徹工作等等。 第一節(jié)第一節(jié)會議的特點(diǎn)作用與種類一、會議的主要特點(diǎn)一、會議的主要特點(diǎn) 、集體性；、集體性； 、程序性；、程序性； 、公開性；、公開性； 4 4 、規(guī)范性。、規(guī)范性。二、會議的作用二、會議的作用 1 1、會議體現(xiàn)了民主。、會議體現(xiàn)了民主。 2 2、會議交流了信息。、會議交流了信息。 3 3、會議統(tǒng)一了集體認(rèn)識和行為。、會議統(tǒng)一了集體認(rèn)識和行為。 4 4、會議促進(jìn)了和諧和團(tuán)結(jié)。、會議促進(jìn)了和諧和團(tuán)結(jié)。三、會議的種類三、會議的種類 1. 1.按規(guī)模分：按規(guī)模分： 特大型（萬人以上）、大型（上千人）、特大型（萬人以上）、大型（上千人

3、）、 中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。 2.2.按性質(zhì)分：按性質(zhì)分： 法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀(jì)念性、法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀(jì)念性、 外事性外事性 、專題性、綜合性。、專題性、綜合性。 3 3、按時間分：、按時間分： 定期和非定期。定期和非定期。 4 4、按出席對象分：、按出席對象分： 聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會. . 5 5、按召開方式分：、按召開方式分： 電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡(luò)會。電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡(luò)會。 2015年政協(xié)第十二屆全國委員會決議通過，2016年11月12日舉行

4、孫中山誕辰150周年紀(jì)念活動中國共產(chǎn)黨第十八次全國代表大會于2012年11月8日在北京召開。四、會議的要素四、會議的要素、形式要素：、形式要素：名稱、時間、地點(diǎn)、與會人員、會名稱、時間、地點(diǎn)、與會人員、會議方式。議方式。、內(nèi)容要素：、內(nèi)容要素：指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作指導(dǎo)思想、議題、目的、任務(wù)、作用。用。、程序要素：、程序要素：會議準(zhǔn)備、會議開始、會議進(jìn)行、會議準(zhǔn)備、會議開始、會議進(jìn)行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。、財務(wù)要素：、財務(wù)要素：會議經(jīng)費(fèi)、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)會議經(jīng)費(fèi)、會議設(shè)備、會議服務(wù)設(shè)施。施。 會議秘書工作的基本任務(wù)確定會議主題與議題確定會議主

5、題與議題確定會議名稱確定會議名稱 確定會議時間與會期確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點(diǎn)選擇會議地點(diǎn)安排會議議程和日程安排會議議程和日程制發(fā)會議通知制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)確定會議規(guī)模與規(guī) 格格布置會場布置會場 準(zhǔn)備會議文件材料準(zhǔn)備會議文件材料安排食住行安排食住行制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 制作會議證件制作會議證件 會場檢查會場檢查明確會議組織機(jī)構(gòu)明確會議組織機(jī)構(gòu) 確定與會者名單確定與會者名單做好會議記錄做好會議記錄組織簽到組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作做好會議值班保衛(wèi)工作 報到及接待工作報到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 編

6、寫會議簡報或快報編寫會議簡報或快報做好會議保密工作做好會議保密工作 會議信息工作會議信息工作撰寫會議紀(jì)要撰寫會議紀(jì)要 催辦與反饋工催辦與反饋工 作作 安排與會人員離會安排與會人員離會 會議總會議總 結(jié)結(jié)會議文書的立卷歸會議文書的立卷歸 檔檔會議的宣傳報道會議的宣傳報道 第三節(jié)會務(wù)工作的 具體內(nèi)容會議名稱一般由會議名稱一般由“單位單位+ +內(nèi)容內(nèi)容+ +類型類型”構(gòu)成構(gòu)成, ,應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定。應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定。確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。同時本著精簡效能的原則。主題。同時本著精簡效能的原則。 會議的規(guī)模有大型、中型、

7、小型。會議的規(guī)模有大型、中型、小型。 會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。會議的最佳時間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否會議的最佳時間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否 能能出席，確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。出席，確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。 會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、 接待組、保衛(wèi)組。接待組、保衛(wèi)組。出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。 要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有

8、時也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。定。有時也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。會議飲食管理本著會議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預(yù)算和伙的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作食搭配與烹調(diào)工作. . 會議住宿安排，根據(jù)實際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，會議住宿安排，根據(jù)實際情況，按照規(guī)定

9、標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。 安排好會議用車，為會議提供完備的交通服務(wù)安排好會議用車，為會議提供完備的交通服務(wù)。 （1）與會人員的接送與會人員的接送; ; （2 2）會議交通工具的安排）會議交通工具的安排; ; （3 3）與會人員返回時，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購買）與會人員返回時，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購買; ; （4 4）會議文娛活動的安排和組織）會議文娛活動的安排和組織; ; （5 5）其他屬于招待方面的工作。）其他屬于招待方面的工作。 2 2、組織簽到、組織簽到 （1 1）秘書人員代簽到。）秘書人員代簽到。 （2 2）簿式簽到。）簿式簽到。

10、（3 3）電子計算機(jī)簽到。）電子計算機(jī)簽到。記錄頭記錄頭: : 會議名稱與會者的發(fā)言。議定事項。與會者的發(fā)言。議定事項。散會。主持人、記錄人簽字。散會。主持人、記錄人簽字。準(zhǔn)確、完整、簡潔、明確。準(zhǔn)確、完整、簡潔、明確。會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；會議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；會議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；權(quán)威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會議已議決的或議而未決的事項；會議已議決的或議而未決的事項；對會議產(chǎn)生較

11、大影響的其他言論或活動。對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。會前保密工作會前保密工作 涉及秘密的會議，嚴(yán)格確定出席、列席人員涉及秘密的會議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會議服務(wù)人員。及會議服務(wù)人員。 召開比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會議，秘書召開比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會議，秘書部門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取部門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。保密措施。 根據(jù)實際需要，確定會議印發(fā)的文件及其數(shù)根據(jù)實際需要，確定會議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的量，文件要標(biāo)明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。范圍印發(fā)。 選擇會址要注意保密，會前對會場環(huán)境及會場選擇會址要注意保密，會前對會場環(huán)境及會場設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、設(shè)