照片檔案課件(終)

1、照片檔案管理規(guī)范照片檔案管理規(guī)范鞍山市檔案局（館）鞍山市檔案局（館） 機(jī)關(guān)檔案管理處機(jī)關(guān)檔案管理處顧阿芳顧阿芳照片檔案的收集照片檔案的整理照片檔案目錄的編制照片檔案授課提綱照片檔案授課提綱一、照片檔案的收集一、照片檔案的收集本地特色本地特色單位情況單位情況榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)重要會(huì)議重要會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)視察領(lǐng)導(dǎo)視察主要領(lǐng)導(dǎo)主要領(lǐng)導(dǎo)單位名稱單位名稱單位概貌單位概貌歸檔范圍歸檔范圍（一）歸檔范圍（一）歸檔范圍應(yīng)以反映本單位應(yīng)以反映本單位工作活動(dòng)為主，并工作活動(dòng)為主，并且應(yīng)具有一定的參且應(yīng)具有一定的參考利用價(jià)值?？祭脙r(jià)值。( (二二) )歸檔要求歸檔要求對(duì)屬于歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定由照片的攝影者將照對(duì)屬于

2、歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定由照片的攝影者將照片及照片說(shuō)明整理完畢后及時(shí)向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作片及照片說(shuō)明整理完畢后及時(shí)向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員移交、歸檔，要集中管理人員移交、歸檔，要集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有。有。對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。底片、照片、說(shuō)明應(yīng)齊全底片、照片、說(shuō)明應(yīng)齊全底片與照片影像應(yīng)一致底片與照片影像應(yīng)一致( (三三) )歸檔時(shí)間與移交歸檔時(shí)間與移交隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔，一般不應(yīng)跨年度；對(duì)跨年度的工程隨時(shí)形成，隨時(shí)歸檔，一般不應(yīng)跨年度；對(duì)跨年度的工程或項(xiàng)目的照片檔

3、案待項(xiàng)目或工程結(jié)束后一并歸檔?；蝽?xiàng)目的照片檔案待項(xiàng)目或工程結(jié)束后一并歸檔。對(duì)檔案進(jìn)館單位，依照對(duì)檔案進(jìn)館單位，依照中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法的規(guī)定，照片檔案隨立檔單位其他載體形態(tài)的檔案一起向檔的規(guī)定，照片檔案隨立檔單位其他載體形態(tài)的檔案一起向檔案館移交。在特殊情況下，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)同意可案館移交。在特殊情況下，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)同意可以提前或延遲移交。以提前或延遲移交。二、照片檔案的整理二、照片檔案的整理（一）整理原則（一）整理原則（二）保管期限的劃分（二）保管期限的劃分（三）照片的整理（三）照片的整理(一)整理原則整理原則有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系

4、有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系;有利于保管有利于保管;有利于提供利用；有利于提供利用；照片檔案的底片、照片應(yīng)分開(kāi)存放。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開(kāi)存放。(二二)保管期限的劃分保管期限的劃分 保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。 照片檔案的保管期限應(yīng)與其所反映的其他門(mén)類檔案的保管照片檔案的保管期限應(yīng)與其所反映的其他門(mén)類檔案的保管期限一致。期限一致。 為方便照片檔案的整理與利用，一般一組照片可根據(jù)其中為方便照片檔案的整理與利用，一般一組照片可根據(jù)其中照片的最高的保管期限劃定為一個(gè)保管期限。照片的最高的保管期限劃定為一個(gè)保管期限。(三)照片的整理照片的整理在同一保管期限、

5、同一年度內(nèi)，按事由發(fā)在同一保管期限、同一年度內(nèi)，按事由發(fā)生的時(shí)間順序進(jìn)行排列。同一事由形成的生的時(shí)間順序進(jìn)行排列。同一事由形成的若干張照片應(yīng)結(jié)合時(shí)間重要程度等進(jìn)行排若干張照片應(yīng)結(jié)合時(shí)間重要程度等進(jìn)行排列。列。( (三三) )照片的整理照片的整理照片號(hào)照片號(hào):是由全宗號(hào)、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。是由全宗號(hào)、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。格式為：全宗號(hào)格式為：全宗號(hào)保管期限代碼保管期限代碼張?zhí)枏執(zhí)柪?如如: 51Y1 ， 51Y2 ， 51Y3 全宗號(hào)：是檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。全宗號(hào)：是檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。保管期限代碼：分別用保管期限代碼：分別用Y、C、D代表永久、長(zhǎng)期、代表永久、長(zhǎng)期、

6、短期。短期。張?zhí)枺菏侵冈谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)照片從張?zhí)枺菏侵冈谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)照片從“1”開(kāi)始的順序號(hào)。開(kāi)始的順序號(hào)。( (三三) )照片的整理照片的整理應(yīng)按照分類、排列順序即照片號(hào)順序?qū)⒄掌瑧?yīng)按照分類、排列順序即照片號(hào)順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷?yè)上，組成照片冊(cè)固定在芯頁(yè)上，組成照片冊(cè)對(duì)幅面超過(guò)照片冊(cè)芯頁(yè)尺寸的大幅照片，可將其放對(duì)幅面超過(guò)照片冊(cè)芯頁(yè)尺寸的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，與標(biāo)準(zhǔn)尺寸的照片檔案入專用的檔案袋或檔案盒中，與標(biāo)準(zhǔn)尺寸的照片檔案一同編號(hào)，標(biāo)注互見(jiàn)號(hào)并在冊(cè)內(nèi)目錄及備考表內(nèi)注明。一同編號(hào)，標(biāo)注互見(jiàn)號(hào)并在冊(cè)內(nèi)目錄及備考表內(nèi)注明。（1 1）照片說(shuō)明的格式）照片說(shuō)明的格

7、式文字說(shuō)明：文字說(shuō)明：照片號(hào)照片號(hào)/底片號(hào)：底片號(hào)：題名：題名：參見(jiàn)號(hào)：參見(jiàn)號(hào)：時(shí)時(shí) 間：間： 照 片 位 置( (三三) )照片的整理照片的整理（2 2）照片說(shuō)明的內(nèi)容）照片說(shuō)明的內(nèi)容題名：應(yīng)簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片題名：應(yīng)簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。由等要素盡可能齊全。參見(jiàn)號(hào)：是指與本張照片有密切聯(lián)參見(jiàn)號(hào)：是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。其格式如系的其他載體檔案的檔號(hào)。其格式如下：（相關(guān)檔案種類）檔號(hào)下：（相關(guān)檔案種類）檔號(hào) 例：文書(shū)檔案（傳統(tǒng)）：例：文書(shū)檔案（傳統(tǒng)）：5111851118照片號(hào)照片號(hào)

8、/ /底片號(hào)：底片號(hào)： 例如：例如：51Y151Y1時(shí)間：用時(shí)間：用8 8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，1-41-4位表示年，位表示年，5-65-6位表示月，位表示月，7-87-8位表示位表示日。日。 例如：例如：20042004年年3 3月月2 2日寫(xiě)作日寫(xiě)作2004030220040302文字說(shuō)明：應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間文字說(shuō)明：應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。息；或僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)也可在此欄表述其他需要說(shuō)明的事

9、項(xiàng)也可在此欄表述。（1）單張照片的說(shuō)明單張照片的說(shuō)明:單張照片的說(shuō)明，可根據(jù)照片固定的位置，在照片的正下方書(shū)寫(xiě)。（2）大幅照片的說(shuō)明大幅照片的說(shuō)明:大副照片的說(shuō)明可另紙書(shū)寫(xiě)，與照片一同保存，一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊(cè)內(nèi)編號(hào)，填寫(xiě)單張照片說(shuō)明，并注明其存放地址 ( (三三) )照片的整理照片的整理（3）組合照片說(shuō)明的填寫(xiě)）組合照片說(shuō)明的填寫(xiě)1）一組（若干張）聯(lián)系緊密）一組（若干張）聯(lián)系緊密的照片按順序排列后，可擬寫(xiě)的照片按順序排列后，可擬寫(xiě)組合照片說(shuō)明。采用組合照片組合照片說(shuō)明。采用組合照片說(shuō)明的照片，其單張照片說(shuō)明說(shuō)明的照片，其單張照片說(shuō)明可以從簡(jiǎn)?？梢詮暮?jiǎn)。2）組合

10、照片說(shuō)明可在本組第）組合照片說(shuō)明可在本組第一張照片的文字說(shuō)明中標(biāo)出。一張照片的文字說(shuō)明中標(biāo)出。3）組合照片說(shuō)明應(yīng)概括揭示）組合照片說(shuō)明應(yīng)概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。容及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。4）應(yīng)在組合照片說(shuō)明中指出）應(yīng)在組合照片說(shuō)明中指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。5）同組中的每一張照片均應(yīng)）同組中的每一張照片均應(yīng)在照片說(shuō)明的左上角標(biāo)出組聯(lián)在照片說(shuō)明的左上角標(biāo)出組聯(lián)符號(hào)。組聯(lián)符號(hào)按組依次采用符號(hào)。組聯(lián)符號(hào)按組依次采用“”“”“”“”“”同組同組中的照片其組聯(lián)符號(hào)相同。如中的照片其組聯(lián)符號(hào)相同。如冊(cè)內(nèi)只有一組照片和其

11、他散片冊(cè)內(nèi)只有一組照片和其他散片時(shí)，組聯(lián)符號(hào)采用。組聯(lián)符時(shí)，組聯(lián)符號(hào)采用。組聯(lián)符號(hào)不宜越冊(cè)。號(hào)不宜越冊(cè)。 8.8.照片裝冊(cè)要求照片裝冊(cè)要求 同一保管期限、同一年度形同一保管期限、同一年度形成的照片檔案要裝入一冊(cè)或成的照片檔案要裝入一冊(cè)或幾冊(cè)；幾冊(cè)； 每年形成照片檔案數(shù)量較少每年形成照片檔案數(shù)量較少的單位，可將幾年形成的照的單位，可將幾年形成的照片檔案裝入一冊(cè)。片檔案裝入一冊(cè)。 ( (三三) )照片的整理照片的整理 9.9.冊(cè)內(nèi)備考表冊(cè)內(nèi)備考表（1 1）冊(cè)內(nèi)備考表項(xiàng)目包）冊(cè)內(nèi)備考表項(xiàng)目包括：冊(cè)內(nèi)情況說(shuō)明、立冊(cè)括：冊(cè)內(nèi)情況說(shuō)明、立冊(cè)人、檢查人、立冊(cè)時(shí)間。人、檢查人、立冊(cè)時(shí)間。（2 2）冊(cè)內(nèi)情況說(shuō)明

12、：填）冊(cè)內(nèi)情況說(shuō)明：填寫(xiě)冊(cè)內(nèi)照片缺損、補(bǔ)充、寫(xiě)冊(cè)內(nèi)照片缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。移出、銷毀等情況。( (三三) )照片的整理照片的整理1010、照片冊(cè)的冊(cè)脊、照片冊(cè)的冊(cè)脊冊(cè)脊項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、保管期限、起止張?zhí)?、?cè)號(hào)冊(cè)脊項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、保管期限、起止張?zhí)枴?cè)號(hào)全宗號(hào)全宗號(hào)保管期限保管期限起止張?zhí)柶鹬箯執(zhí)?冊(cè)號(hào)冊(cè)號(hào) 56 永久 91180 2( (三三) )照片的整理照片的整理1111、照片冊(cè)的排列、照片冊(cè)的排列照片冊(cè)按照全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)照片冊(cè)按照全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)的順序排列。號(hào)的順序排列。( (三三) )照片的整理照片的整理三、照片檔案目錄的編制三、照片檔案目錄的編制（一）目錄的

13、著錄（一）目錄的著錄（二）目錄的種類（二）目錄的種類(一)目錄的著目錄的著錄錄1.1.著錄項(xiàng)目：著錄項(xiàng)目： 照片檔案目錄的著錄項(xiàng)目包括：照片號(hào)（底片號(hào)）、照片檔案目錄的著錄項(xiàng)目包括：照片號(hào)（底片號(hào)）、題名、時(shí)間、冊(cè)號(hào)、頁(yè)號(hào)、保管期限、參見(jiàn)號(hào)、備注題名、時(shí)間、冊(cè)號(hào)、頁(yè)號(hào)、保管期限、參見(jiàn)號(hào)、備注2.2.目錄的著錄單位：以照片的自然張為單位著錄成為照片檔案目錄目錄的著錄單位：以照片的自然張為單位著錄成為照片檔案目錄的條目。的條目。 3.3.大幅照片的標(biāo)注：對(duì)于大副照片、底片，著錄時(shí)應(yīng)在備注欄內(nèi)注大幅照片的標(biāo)注：對(duì)于大副照片、底片，著錄時(shí)應(yīng)在備注欄內(nèi)注明明“大幅大幅”和存放地址和存放地址(二)目錄種類目錄種類1冊(cè)內(nèi)目錄冊(cè)內(nèi)目錄的項(xiàng)目包括：照片號(hào)冊(cè)內(nèi)目錄的項(xiàng)目包括：照片號(hào)（底片號(hào)）、題名、時(shí)間、頁(yè)（底片號(hào)）、題名、時(shí)間、頁(yè)號(hào)、備注。冊(cè)內(nèi)目錄的條目應(yīng)號(hào)、備注。冊(cè)內(nèi)目錄的條目應(yīng)按照照片號(hào)排序。冊(cè)內(nèi)目錄位按照照片號(hào)排序。冊(cè)內(nèi)目錄位于