條碼資產實物管理解決方案標準

1、條碼資產實物管理系統(tǒng)解決方案一、應用背景 條碼技術是在計算機技術與信息技術基礎上發(fā)展起來的一門容編碼、印刷、識別、數(shù)據(jù)采集和處理于一體的新興技術，它為物資管理、各國間的貿易往來，提供了簡便的共同語言和獨特的交往方式。現(xiàn)在其應用領域越來越廣泛，已經(jīng)普遍滲透到計算機管理的各個角落，如工業(yè)控制、交通運輸、安全保衛(wèi)、物資管理、辦公室自動化等項目。但隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)固定資產也越來越多，資產在管理方面存在數(shù)據(jù)分散、統(tǒng)計時間長，資產經(jīng)常發(fā)生轉移時在帳面上不能及時反映，盤點工作量極大、信息反映不及時，從而導致資產重復購置，企業(yè)成本大幅增加，影響企業(yè)工作效率。因此，要改變原來的單純的財務核算和低效的手工管理

2、的狀態(tài)，就有必要建立一套行之有效的管理體制和采用相應的信息化管理系統(tǒng)。XX公司自主研發(fā)的條碼資產實物管理系統(tǒng)，立足于解決企業(yè)單位固定資產管理中存在的方方面面的問題，全面實現(xiàn)帳帳相符、帳實相符以防止資產流失，盤活存量資產，降低資產重置率，建立動態(tài)的固定資產全壽命周期系統(tǒng)，并加強專業(yè)資產的管理，建立各管理層面的協(xié)同工作平臺等諸多管理目標，最大化固定資產的有效利用率。二、管理問題 1、帳帳不符。一般財務帳面只反映了某固定資產總值，而該固定資產卻對應了一批實物，在實物帳中對其分別進行管理，但財務帳和實物帳沒有建立一一對應的關系。另一方面，實物管理中發(fā)生了各種資產的日常變動，這些變動反映到了實物帳中，但

3、由于財務帳和實物帳對帳的缺乏規(guī)范和有效提高效率的手段，導致財務帳不能反映固定資產的變動情況，財務帳信息失真。2、帳實不符。由于固定資產實物變動管理過程不規(guī)范，實物的變動沒有及時反映到實物帳中。另一方面，盤點制度不健全，盤點工作效率不高，導致由于歷史原因沒有入賬或部分入賬的固定資產沒有有效納入實物帳的管理體系中。3、資產盤點、清查效率低。在沒有利用有效的技術手段的情況下，資產的盤點由管理人員手工進行，費時費力，效率低下。4、責任人管理機制不到位。由于管理未得到徹底落實,固定資產責任人未得到明確或是保管固定資產的負責人責任意識薄弱,對固定資產的管理工作就會不重視,產生更多的違規(guī)事件。5、閑置固定資

4、產未得到有效利用。閑置固定資產是指不需用固定資產,主要表現(xiàn)為閑置房地產及閑置電子設備等。閑置固定資產的產生,主要源于以下三種因素:一是內部整合產生的閑置,在進行機構改革的過程中,對部分部門進行了撤并,造成了撤并后資產的閑置;二是科技進步造成固定資產無形損耗而產生的閑置,這在電子設備的更新?lián)Q代上表現(xiàn)得尤為突出;三是因歷史違規(guī)行為產生的閑置。最明顯的例子,如無定編車輛、違規(guī)購建房產,因產權問題無法解決而閑置存在于賬外。這些閑置固定資產占用了大量資金,需要積極加以盤活處置。6、資產重復購置現(xiàn)象嚴重。由于缺乏合理的、有約束力的資產配置標準，和有效的數(shù)據(jù)分析的支持，以及資產購建資金來源的多樣性，目前我國

5、企業(yè)單位固定資產的隨意購置現(xiàn)象和重復購置現(xiàn)象十分普遍，導致資產配置不合理。如許多企業(yè)單位缺乏健全的資產管理制度，購置固定資產時，沒有嚴格的審批制度和監(jiān)管制度，領導在具體審批時缺乏相關的數(shù)據(jù)分析支持，存在購置的盲目性和隨意性。7、無法建立動態(tài)的固定資產全壽命周期管理體系。由于缺乏必要的技術手段，依靠手工加EXCEL的方式無法建立一個對資產管理進行過程管理，并自動集成固定資產從購置、驗收、建卡、調撥、運維、報廢等全壽命周期檔案的管理體系。8、缺乏協(xié)同工作平臺，資產管理各管理層級溝通不暢，效率不高。由于沒有建立一個好的信息化工作平臺，資產管理的數(shù)據(jù)分散，無法進行有效的信息共享，方便進行各種查詢和統(tǒng)計

6、分析；資產管理的過程采用紙質流轉過程，審批繁瑣費時；缺乏有效的工作預警機制，導致工作延誤或遺漏。三、解決方案 3.1 管理目標 3.2 管理層級3.3 管理思想n 財務帳和實物帳的統(tǒng)一由于從財務角度，往往將一批資產作一筆帳，而從實物管理角度來看需要將資產進行單臺管理，為保證賬實一致，往往采取下面的方法：方法一：資產分解。建立一個資產屬性，分別為資產組，資產，實物。資產組意味著同一個資產對應的是一組實物。在財務帳上還是以一個資產來處理，而在實物帳里進行拆分到單個實物，每個實物帳都有資產編號欄目，屬于同一資產組的實物的資產編號相同，根據(jù)該資產編號可查詢到該資產對應的所有實物。資產是指一個資產對應一

7、個實物。實物是指在實物管理部門實際管理，但在財務感念上不計算為資產的實物，該部分臺帳由實物管理部門管理即可。方法二：資產重新分拆。該種方法是指對原來一個資產對應一組實物的資產進行分拆，將其拆分成多個資產，與實物建立一一對應的關系。n 對資產進行全壽命周期管理，自動集成各階段的業(yè)務數(shù)據(jù)從資產實物管理的角度來說，需要按照資產的全壽命周期管理理論對資產的驗收、立卡、各種變動、運維、報廢等進行全壽命周期的管理。同時，需要在資產實物本身發(fā)生各種變動、運維、報廢時，記錄其相關情況，并及時反饋到資產臺帳中，系統(tǒng)自動集成資產的全壽命周期檔案。n 結合條碼技術提高資產盤點效率及準確性盤點是個費時費力的工作，需要

8、單位擬定合理的盤點制度和盤點計劃，并借助自動識別技術手段，同時將資產實物管理系統(tǒng)與目前的資產清查管理軟件結合起來，切實提高盤點和資產清查的工作效率。n 資產管理責任到人對于在用的資產，明確其負責管理的責任人；對于辦公設備，進行有效的使用人管理。努力提高在用資產利用率。n 管理對象覆蓋資產范疇中的所有對象一般資產：系統(tǒng)的主要管理對象。低值易耗品：類似資產統(tǒng)一管理，以資產屬性進行區(qū)分。3.4 應用價值1、管理效益（1）為不同類型的資產提供不同的資產卡片并輔以唯一的條碼“身份證”，建立全面的電子資產臺帳，使資產總量、分布及現(xiàn)狀一目了然，從而摸清家底、理順關系，明細資產流向，規(guī)避資產流失。建立一個集中

9、的資產管控平臺。（2）“屬地管理、責任到人、誰使用、誰維護”，完善固定資產管理制度，實現(xiàn)資產的精細管理。（3）及時維護、延長壽命，降低資產維修費用。（4）優(yōu)化盤點流程、時刻監(jiān)控盤點進度，顯著提高盤點工作效率。（5）利用條碼技術實現(xiàn)固定資產實物的實時跟蹤。（6）帳實相符率大幅提高。（7）資產日常變動流程規(guī)范化，員工辦理相關申領手續(xù)方便。（8）填補管理盲點，如在建工程的資產管理及車輛、低值易耗品、辦公用品等管理。（9）提供資產系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的一體化處理。2、經(jīng)濟效益（1）降低20%重復采購成本。（2）減少45%的資產“失蹤”。（3）提高30%的資產使用率。（4）減少資產尋找成本2倍以上。（5）提高

10、資產盤點效率5倍以上。3.5系統(tǒng)功能1、資產檔案資產檔案管理主要對資產建檔、資產臺帳、資產匯總檔案等 資產全壽命周期相關工作進行管理；包括：資產卡片、資產臺帳、資產檔案 等內容；具體功能如下：資產檔案模塊功能說明資產檔案資產卡片編輯資產卡片基本信息、財務信息及出廠信息等（打印資產條碼標簽）資產臺帳按條件生成各類資產臺帳資產檔案自動形成包括資產的基礎信息、變動信息、運維信息等涵蓋資產全生命周期管理所需的各種檔案信息2、資產變動資產變動管理主要對資產日常變動及維護的 相關工作進行管理；包括：資產調撥、資產狀態(tài)變更、資產交接、資產借用、資產歸還、資產維護 等內容；具體功能如下：資產變動模塊功能說明資

11、產變動資產調撥編輯資產部門變更調撥單資產狀態(tài)變更編輯資產狀態(tài)變更情況資產交接編輯資產人員變更交接單資產借用編輯資產借用單資產歸還編輯資產歸還單資產維護資產維修編輯資產維修單，包括維修完成情況、維修費用等3、資產盤點資產盤點管理主要對資產盤點清查 相關工作進行管理；包括：資產盤點任務、資產盤點分析、資產盤盈、資產盤虧 等內容；具體功能如下：資產變動模塊功能說明資產盤點資產盤點任務編輯資產盤點任務，生成任務盤點清查表，并導出到 手持終端PDA采集器資產盤點分析從手持終端導入數(shù)據(jù)，并進行分析，自動生成盤盈盤虧單資產盤盈填寫盤盈單，并自動添加資產記錄資產盤虧填寫盤虧單，并標志資產狀態(tài)為盤虧4、資產報廢

12、資產報廢管理主要對資產報廢處理 相關工作進行管理；包括：資產報廢預測、資產報廢申請、資產報廢處置、報廢資產查看 等內容；具體功能如下：資產報廢模塊功能說明資產報廢資產報廢預測提供資產報廢查詢預測資產報廢申請編輯資產報廢申請單資產報廢處置編輯資產報廢處理結果報廢資產查看提供報廢資產報表5、系統(tǒng)管理1）、通過多級控制系統(tǒng)安全系統(tǒng)的安全性主要從五個級別來考慮管理級、網(wǎng)絡與硬件級、支撐軟件級、框架級、專業(yè)系統(tǒng)級，如下圖所示：本系統(tǒng)主要采用角色/崗位授權模式，不對數(shù)據(jù)庫授權，這樣即使用戶密碼被盜也能保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全，同時提供日志跟蹤，為系統(tǒng)的安全運行提供了保障。本系統(tǒng)的授權機制主要有以下幾種：a、功

13、能級的授權：對業(yè)務功能的增/刪/改及其他操作權限的控制，表現(xiàn)為工具欄上的按鈕是否屏蔽。b、數(shù)據(jù)級的授權：針對不同的業(yè)務邏輯（或崗位職責），有選擇的建立一些與特定字段（如所屬部門、倉庫）相關的記錄授權，即同一業(yè)務不同用戶的過濾條件是不一樣的。2）、預警工具無需搜索信息，信息自動發(fā)送用戶先定義各業(yè)務通知條件，如任務信息等，本系統(tǒng)消息引擎將會進行實時監(jiān)控，若發(fā)現(xiàn)條件滿足情況則發(fā)送消息給相關人員。3）、建立系統(tǒng)日志，可以隨時監(jiān)控系統(tǒng)安全。具體功能如下：系統(tǒng)管理模塊功能說明基礎設置部門設置定義組織結構，可以按分公司、部門等多級設置資產類別定義資產各種類別國家省市定義國家、省、市等地區(qū)區(qū)域常用短語對相關常

14、用短語進行定義系統(tǒng)管理崗位類別定義崗位類別崗位定義定義崗位權限組，并進行授權操作員授權對操作人員進行權限管理及其定義系統(tǒng)日志記錄系統(tǒng)操作日志，隨時監(jiān)控系統(tǒng)安全預警管理預警信息根據(jù)條件自動生成預警信息四、系統(tǒng)構架 4.1 系統(tǒng)特點1、平臺特點靈活的自定義平臺u 自定義查詢方案根據(jù)用戶使用習慣，定制單個條件或組合條件查方案，隨時快捷得到想要的信息u 自定義統(tǒng)計方案根據(jù)工作需要，定制多種統(tǒng)計方案，可以EXCEL報表、柱形圖、餅形圖、線形圖等方式輸出統(tǒng)計結果。您的“工作秘書”：信息中心u 預警信息系統(tǒng)設定的工作預警信息，如辦公用品庫存預警等。u 任務提醒分配給相關人員的任務，系統(tǒng)會自動發(fā)送有關任務提醒

15、。健壯、開放的系統(tǒng)構架u B/S構架成熟、領先的B/S構架，健壯的三層體系結構，方面系統(tǒng)的使用和維護。u 良好的開放性系統(tǒng)可方面的根據(jù)需要與其他信息系統(tǒng)如財務系統(tǒng)、資產清查系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等進行集成，避免成為“信息孤島”。2、功能特點全面管理目標依據(jù)先進的固定資產管理理念和管理方法，采用合適的技術手段，全面實現(xiàn)企業(yè)固定資產管理的管理目標。與財務系統(tǒng)、資產清查系統(tǒng)無縫銜接可以擴展與財務系統(tǒng)、資產清查系統(tǒng)無縫銜接，實現(xiàn)“財務帳、實物帳、實物管理”的統(tǒng)一。引入條碼技術提高效率利用條碼技術，快速提高資產盤點、清查的工作效率。全壽命周期管理對資產管理全過程實現(xiàn)監(jiān)控和管理，建立固定資產動態(tài)的全壽命周期管理

16、體系。4.2 系統(tǒng)應用構架系統(tǒng)采用代表國際先進水平的B/S技術體系和JAVA技術進行開發(fā)，系統(tǒng)被設計為包含用戶接口層、用戶服務層、業(yè)務邏輯層、基礎框架服務層和數(shù)據(jù)服務層等多層的體系。在一個多層結構的軟件系統(tǒng)中，除了用戶接口層和表示邏輯層不能重用外，其它組件都可以被不同的軟件系統(tǒng)調用。五、服務支持 XX從項目實施中積累了豐富的開發(fā)、管理及售后服務經(jīng)驗，并不斷汲取合作伙伴先進成熟的技術和管理方法，為客戶提供專業(yè)化服務。1、項目規(guī)劃：對客戶管理目標以及對現(xiàn)有信息系統(tǒng)狀況進行分析和對未來系統(tǒng)的需求進行整體規(guī)劃；2、項目實施： 了解客戶資產管理模式、操作習慣； 制定編碼規(guī)則、規(guī)范報表格式； 軟硬件安裝調試； 基礎數(shù)據(jù)整理并導入系統(tǒng)； 制作條碼標簽并配置采集工具； 系統(tǒng)培訓，試運行。3、服務方式： 電話與傳真支持，回復