文秘人員管理制度.doc

1、 文秘人員管理制度撰寫人：_日 期：_文秘人員管理制度1、經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)本著務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則。2、記者社內(nèi)部各部申辦活動(dòng)，首先必須有詳細(xì)可行的活動(dòng)策劃書，并附活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算表一式三份(社委會(huì)一份、秘書處一份、自留一份)。3、若活動(dòng)經(jīng)費(fèi)在_元以下，經(jīng)確認(rèn)確為有益的可操作性活動(dòng)，社委會(huì)可批準(zhǔn)實(shí)施，并申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)予以支持。4、若活動(dòng)經(jīng)費(fèi)超過_元，活動(dòng)確實(shí)可行，并預(yù)計(jì)在我社及其他學(xué)生產(chǎn)生較大的良好的效果，經(jīng)社委會(huì)審核后，由社長(zhǎng)報(bào)黨_宣傳部老師審批，研究決定。二、經(jīng)費(fèi)使用細(xì)則1、各項(xiàng)費(fèi)用專人負(fù)責(zé)，包括采購物品及其它各項(xiàng)支出，需向供應(yīng)商索要_。2、經(jīng)費(fèi)支出需將明細(xì)賬目、每一項(xiàng)支出需注明事由、費(fèi)用、時(shí)間、經(jīng)手人。3、

2、如若活動(dòng)中有意想不到的額外支出，各部應(yīng)立即聯(lián)系社委，協(xié)商解決。三、報(bào)賬說明1、每項(xiàng)活動(dòng)由負(fù)責(zé)人收集所有_交給秘書長(zhǎng)統(tǒng)一報(bào)賬。2、秘書部核實(shí)情況后遞交黨_宣傳部報(bào)銷，并在財(cái)務(wù)檔案中做好登記。6、若各部_的活動(dòng)無計(jì)劃無預(yù)算，活動(dòng)支出則不予報(bào)銷.該細(xì)則自_年_月_日起施行。該細(xì)則最終解釋權(quán)歸華南農(nóng)業(yè)大學(xué)校報(bào)學(xué)生記者社。檔案管理制度第一章總則第一條制定目的為客觀、全面地反映本社各部門及成員的工作情況，使記者社的制度完善規(guī)范，作到真正的有章可循，獎(jiǎng)懲分明，保障檔案的安全保管和開發(fā)利用特制定本制度。第二條檔案的意義記者社檔案是記者社的_干部管理、教育、活動(dòng)等工作開展所積累的文字及實(shí)物資料，為以后的工作提供

3、必要的參考資料，是記者社至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)。第三條檔案內(nèi)容本制度包括總則、檔案分類制度、檔案管理制度、檔案借閱制度和附則五部分。第二章檔案分類制度檔案按內(nèi)容劃分為:部門檔案、人事檔案、活動(dòng)檔案、會(huì)議檔案、財(cái)務(wù)檔案、外來資料檔案及記者社相關(guān)制度檔案。第一條部門檔案(一)檔案范圍本檔案共五冊(cè)(包括社委人事檔案)，并按部門劃分。包括各部門職能介紹、成員相關(guān)資料(簡(jiǎn)介、個(gè)人獲獎(jiǎng)情況說明等)、成員_和_。(二)檔案建立1)本社成員的人事檔案由秘書部成員為其建立，其中的個(gè)人履歷等基礎(chǔ)資料由個(gè)人及部門填寫。2)部門檔案是社委會(huì)對(duì)各部門日常工作的考核紀(jì)錄，作為先_選、獎(jiǎng)勵(lì)的主要依據(jù)。第二條人事檔案(一)檔案范

4、圍包括記者社指導(dǎo)老師簡(jiǎn)介，社委會(huì)簡(jiǎn)介及各部門部長(zhǎng)、副部長(zhǎng)、成員_。(二)檔案建立記者社指導(dǎo)老師、社委會(huì)檔案在每年換屆后由秘書部成員為其建立，其中的個(gè)人履歷等基礎(chǔ)資料由個(gè)人填寫。第三條活動(dòng)檔案(一)檔案范圍檔案按內(nèi)容劃分為:招新活動(dòng)檔案、換屆活動(dòng)檔案、外出聯(lián)誼交流活動(dòng)檔案、評(píng)報(bào)活動(dòng)檔案。各類檔案包括各相關(guān)活動(dòng)的活動(dòng)策劃書、活動(dòng)通知、活動(dòng)流程、發(fā)言稿、活動(dòng)工作安排表、活動(dòng)總結(jié)、活動(dòng)成果等相關(guān)文件。(二)檔案建立1)記者社各部門在舉辦大型活動(dòng)后的_天之內(nèi)，需把本次活動(dòng)的所有相關(guān)文件一并提交，由秘書部存檔。2)舉辦大型活動(dòng)時(shí)，攝影部要注意保存各種文字圖像資料，要及時(shí)采集活動(dòng)圖片，及時(shí)將照片、相關(guān)宣傳稿

5、件存檔，并在秘書部工作人員收集時(shí)及時(shí)提交。第四條會(huì)議檔案(一)檔案范圍會(huì)議記錄本、部長(zhǎng)例會(huì)流程、會(huì)議下發(fā)資料、發(fā)言稿、會(huì)議_、資料圖片。(二)檔案建立1)秘書部對(duì)每次學(xué)生會(huì)全體成員會(huì)議在會(huì)議記錄本上進(jìn)行記錄，并于會(huì)后收集本次會(huì)議所有相關(guān)資料進(jìn)行整理存檔。2)社委會(huì)例會(huì)資料由秘書長(zhǎng)進(jìn)行收集，月末交給檔案管理人員收集存檔。第五條財(cái)物檔案(一)檔案范圍活動(dòng)預(yù)算表、活動(dòng)結(jié)算表、學(xué)生會(huì)財(cái)務(wù)帳目、_、學(xué)生會(huì)_獲得的獎(jiǎng)品、紀(jì)念品、文具、展板、條幅、裝飾品等。(二)檔案建立1)各部門舉辦活動(dòng)前，根據(jù)活動(dòng)計(jì)劃書，本著節(jié)約務(wù)實(shí)、具體詳盡的原則編制預(yù)算申請(qǐng)，然后交由社委會(huì)審核通過，再上報(bào)分管老師審核簽字。2)_填寫

6、所購物品、時(shí)間要符合實(shí)際。背面注明經(jīng)手人、所購具體物品及時(shí)間，做到詳實(shí)具體，以便登記入賬。最后主辦部門將預(yù)算申請(qǐng)和_一并交秘書部報(bào)銷、存檔。3)秘書部專門設(shè)立財(cái)務(wù)賬目本，每月應(yīng)作賬目整理，并向社委會(huì)匯報(bào)批示，接受社委會(huì)監(jiān)督。4)秘書部為每一件辦公物品都建立檔案，詳細(xì)記錄其管理、使用情況。第六條外來資料檔案(一)檔案范圍校各學(xué)生_及外校_的_、報(bào)刊等外來資料。(二)檔案建立秘書部每次領(lǐng)取資料后，進(jìn)行資料整理，重要資料備份存檔。第七條記者社制度檔案(一)檔案范圍CI系統(tǒng)、場(chǎng)地借用流程、物資借用辦法、值班制度等相關(guān)文檔。(二)檔案建立1)記者社秘書部在學(xué)生會(huì)內(nèi)部制度修訂后進(jìn)行收集，并整理歸檔。2)對(duì)

7、于上級(jí)下發(fā)制度文檔進(jìn)行復(fù)印下發(fā)各部門，并備份存檔。第三章檔案管理制度第一條檔案管理人1)檔案收集與管理總監(jiān)督人為秘書。秘書部?jī)?nèi)委任檔案管-理-員，由檔案管-理-員對(duì)各個(gè)部門進(jìn)行跟蹤負(fù)責(zé)。在活動(dòng)頻繁時(shí)可適當(dāng)在秘書部?jī)?nèi)成立檔案小組進(jìn)行一對(duì)一跟蹤負(fù)責(zé)。2)檔案管-理-員于各部門舉行大型活動(dòng)后主動(dòng)聯(lián)系相關(guān)部門提交檔案所需文檔，并對(duì)檔案的收集進(jìn)行監(jiān)督。3)各部門應(yīng)確定一名委員作為檔案收集工作的聯(lián)系人，負(fù)責(zé)收集活動(dòng)的相關(guān)資料。重要文件(包括工作計(jì)劃、總結(jié)以及某些重要活動(dòng)的文件資料)，各部門信息員除了上交一份文字資料外，還應(yīng)將文件用WORD形式存入磁盤上交或發(fā)到秘書部的郵箱中。4)檔案管-理-員負(fù)責(zé)文件材料

8、的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。堅(jiān)持平時(shí)整理，根據(jù)不同種類文件材料的形成特征，合理分類存放，便于利用和歸檔。管-理-員一學(xué)期須作一次檔案統(tǒng)計(jì)匯報(bào)工作，并將本學(xué)期的重要文件及活動(dòng)照片統(tǒng)一錄入磁盤，以便保管及查閱。5)歸檔做到排放合理，頁號(hào)編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。按歸檔時(shí)間在檔案首頁檔案目錄中進(jìn)行登記，方便檢索。6)各部所需收集范圍具體請(qǐng)參見校報(bào)學(xué)生記者社檔案里各部門業(yè)已歸檔的資料。除此之外，各部門還可以增加收集對(duì)學(xué)生會(huì)今后工作有參考利用價(jià)值的資料。另外，工作計(jì)劃書與各大型活動(dòng)的工作總結(jié)也應(yīng)在收集范圍之內(nèi)。第二條歸檔時(shí)間1)各部門的檔案收集工作

9、的聯(lián)系人，在活動(dòng)結(jié)束后七天內(nèi)把相關(guān)資料交給檔案管-理-員進(jìn)行歸檔。2)對(duì)于年度工作總結(jié)、各種年報(bào)、成員名冊(cè)，應(yīng)于每個(gè)學(xué)期末進(jìn)行歸檔。3)每個(gè)學(xué)期末進(jìn)行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全_文件材料移交秘書部歸檔。第三條歸檔范圍按各檔案的檔案范圍進(jìn)行。第四條檔案格式1)各部門上交歸檔文檔統(tǒng)一運(yùn)用應(yīng)屆學(xué)生會(huì)模板，并用A4紙打印后提交。2)外來文檔原件歸檔。3)每?jī)?cè)檔案首頁為檔案目錄，檔案本每頁張貼頁碼，并要求對(duì)更新的文檔內(nèi)容在檔案目錄進(jìn)行登記，方便檢索。4)每?jī)?cè)檔案?jìng)?cè)面填寫檔案名稱、冊(cè)數(shù)。第四章檔案借閱制度為了加強(qiáng)本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度:第

10、一條記者社各部門借閱檔案，必須經(jīng)檔案管理人員同意并在檔案借閱登記表上進(jìn)行登記，注明借閱人姓名、部門、_、借閱內(nèi)容，并記錄歸還時(shí)間，是否完整歸還等具體事項(xiàng)。特殊情況需借出的，需經(jīng)檔案管理人批準(zhǔn)，但借出時(shí)間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。第二條外單位來人查閱本單位檔案，需經(jīng)秘書長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出。第三條對(duì)于借閱、借用的檔案，未經(jīng)允許不得圈畫、涂改、折卷、裁剪、撕毀、抽調(diào)、翻印、轉(zhuǎn)借、公開引用、增刪檔案中的任何材料及文件等。第四條如發(fā)現(xiàn)檔案錯(cuò)漏請(qǐng)及時(shí)與檔案管理人員聯(lián)系，由檔案管理人員核實(shí)后進(jìn)行修正，不得私自修改。第五條對(duì)所有借檔案或經(jīng)批準(zhǔn)復(fù)印的材料要妥善保存