小丸子學Excel2000之六

1、小丸子學 Excel2000 之六小丸子：黃花菜老師，通過前面五次的學習，我們已經(jīng) 學完了 Excel 的各項基本操作，以及如何在 Excel 里進行計 算，怎樣進行數(shù)據(jù)的分析，我看，這 Excel 應該是已經(jīng)學得 差不多了吧！接下去，還有什么可以學習的內(nèi)容呢？黃花菜：呵呵，小丸子，你也太小瞧這 Excel 了吧。別 說你了， 就連我也覺得還沒有能夠把這個 Excel 學個透徹呢！ 且不說那些多如牛毛的操作技術與技巧，也不說高級用戶所 涉及的 VBA 編程開發(fā)，單說圖表制作這一項，我們至今還 沒接觸過吧？小丸子： 圖表制作？我只知道這 Excel 是電子表格軟件， 怎么又和圖表制作扯上關系了？

2、黃花菜：優(yōu)秀的電子表格軟件不但要能按照使用者的要 求計算出正確的結果，再進行相應的分析，還需要把計算與 分析出的數(shù)據(jù)轉換為有價值的信息，表達出來。你說是不 是？小丸子：這個，當然。 黃花菜：那好，如果所有的結果全部都是大張大張的表 格，密密麻麻的數(shù)字，你能快速的得到那些隱藏在數(shù)字背后 的有價值的信息嗎？小丸子：是比較困難。黃花菜：這就對了。在這個時候，如果把數(shù)字所反映的 信息用各種各樣的圖表來表示，是不是能形象直觀，一目了 然呢？小丸子：對倒是對，但 Excel 能做好所有的這一切嗎？ 黃花菜：這個你別擔心，學完今天的內(nèi)容， 你就知道 Excel 行還是不行了。首先，我們來打開以前所做的那張“

3、丸子公 司上半年銷售業(yè)績一覽表” ，今天關于圖表的學習，我們就 用它來做基礎數(shù)據(jù)。黃花菜：這張表格記錄著丸子公司一到六月份， 每個月每個地區(qū)的銷售業(yè)績情況，非常詳細?？晌椰F(xiàn)在關心 的并不只是具體的銷售業(yè)績是多少，我還想知道這六個月以 及這六個地區(qū)的業(yè)績的增減趨勢，并進行相互比較。那么單 根據(jù)你這張表格，是實現(xiàn)不了了。小丸子： 那是不是就要請 Excel 來做一張圖表呢？可是， 該怎么做呢？黃花菜：做起來非常簡單，第一步，我們要選擇好表格 中需要用圖表來反映的數(shù)據(jù)區(qū)域。小丸子：那就是說要先把 A3 到 H10 全部抹黑啦！？ 黃花菜：不對，我們需要用圖表反映的是各地區(qū)各月份 的銷售業(yè)績，所以合計

4、欄是不可以包含在內(nèi)的，不然，那圖 表做出來豈不是不倫不類了嗎？小丸子：噢，明白了，那就應該把 A3 到 G9 全部抹黑。黃花菜：選定好數(shù)據(jù)區(qū)域以后，我們來點擊一下 工具欄中的 “圖表向?qū)А?按鈕 ，這時會出現(xiàn)圖表向?qū)Т翱凇?從這個窗口的標題我們可以知道，制作圖表一共有四個步 驟，現(xiàn)在是第一步驟進行圖表類型的選擇。 在窗口中 左邊的“圖表類型”列表中，列出了 Excel 預備好的標準圖 表類型的目錄，有“柱形圖” 、“條形圖”、“折線圖”、“餅圖” 等等，每一種類型又包含了若干種子類樣式，可以在窗口中 右邊的“子圖表類型”中一一看到。點擊任何一種圖表子類 型，在樣本圖表的下方會出現(xiàn)該種類型圖表的

5、簡要說明。因 為系統(tǒng)默認的圖表類型是柱形圖（這恐怕也是大家日常工作 中最常用到的類型） ，所以一進入“圖表向?qū)А?，第一個看到 的就是它。Excel 為用戶準備了幾十種圖表類型，無論你想如何表 達你的數(shù)據(jù)，應該都能找到一種適合的類型進行操作。小丸子：別忙別忙，黃花菜老師，這么多種圖表，讓我 先來好好看看再說。小丸子見到了新鮮事物， 興奮地抓過鼠標在 “圖表類型” 窗口里左點右點，仔細地欣賞每一種圖表樣式。小丸子：黃花菜老師，這么多種圖表樣式，而且很多種 都非常接近，我都不知道該選哪一種了！黃花菜：如果認為光靠樣圖還不能決定選擇哪一 種圖表，這里還有一個辦法。先選擇好你認為符合條件的圖 表類型，

6、然后用鼠標左擊“按下不放可查看示例”按鈕，注 意，要按住不放喲。 這時，原來的“子圖表類型”框變成 了“示例”框，顯示出根據(jù)你所選定的數(shù)據(jù)和你所選擇的圖 表類型而生成的預覽圖，這預覽圖和未來生成的圖表基本上 就是一個模樣了，只不過做了小小的縮略。有了這預覽圖， 你應該能選出所需要的圖表類型了吧！小丸子： OK ，我選好了， 就用這個最常用的“簇狀柱形 圖”吧！黃花菜：選好圖表類型后，我們點擊“下一步”按鈕， 進入到 “圖表向?qū)А?的第二個步驟 “圖表源數(shù)據(jù)” 窗口 在這一步驟里，我們要確定生成圖表所用的數(shù)據(jù)是哪些。因 為在進入 “圖表向?qū)А?之前，我們就已經(jīng)選擇好了數(shù)據(jù)區(qū)域， 所以在這一步里用

7、不著再去選擇了。這個窗口的上部也有一 幅預覽圖，可是沒有縮略過的全圖喲！ 如果預覽圖沒什么問題，表示剛才選擇的數(shù)據(jù)源 區(qū)域是正確的。 如果發(fā)現(xiàn)不正確， 現(xiàn)在還可以重新選擇一次。 在這一步驟里，我們還要選擇數(shù)據(jù)系列是由行產(chǎn)生的還是由 列產(chǎn)生的。小丸子：系列是什么意思？ 黃花菜：這個詞的確有些晦澀，我來講解一下。 “柱形 圖”、“條形圖”及“折線圖”等類型的圖表，都是由兩根線 軸來表示數(shù)據(jù)的， 即我們常說的 X 軸和 Y 軸。垂直方向的是Y 軸，它用來表示數(shù)值的多少；水平方向的是 X 軸，它用來 給數(shù)據(jù)分類；兩軸的交點產(chǎn)生一個個代表一定含義的數(shù)據(jù)。 所謂“柱形圖” ，實際上只是由直柱的形狀來表示這

8、些交點 而已?，F(xiàn)在 Excel 遇到的問題是，根據(jù)你選擇的數(shù)據(jù)區(qū)域， 它在 X 軸上既可以按照地區(qū)來分類（即“系列產(chǎn)生在行” ）， 又可以按照月份來分類（即“系列產(chǎn)生在列” ），但一次只能 以一種標準進行分類。這個大是大非的問題， Excel 不敢自 己做主，所以需要你來指定。小丸子：我也想不好呀！那怎么辦呢？黃花菜： Excel 默認的選擇是“系列產(chǎn)生在行” ，你可 以試著選擇“系列產(chǎn)生在列” ， Excel 會相應的調(diào)整預覽圖的 效果供你參考！說著，黃花菜把圖表改成了“系列產(chǎn)生在列” ，預覽圖 也隨之產(chǎn)生了變化。小丸子：看起來還是“系列產(chǎn)生在列”比較好。能清楚 地看到各地區(qū)銷售業(yè)績的走勢效

9、果。黃花菜：其實選行選列都沒關系，在圖表向?qū)Ю锏倪@些 設置，待會兒圖表生成以后還是可以修改的。在窗口的下方有四個按鈕， “取消”就是停止“圖表向 導”；“上一步”是指回到“圖表向?qū)А钡牡谝粋€步驟進行修 改；“下一步”是指確認當前步驟的設置，進入到下一個步 驟里；“完成”是指不進行后續(xù)步驟的設置，一切按照 Excel的默認設置直接生成圖表。這四個按鈕在每一個步驟的窗口 里都有，功能也一樣。點擊“下一步”按鈕，我們進入到“圖表向?qū)А钡牡?三步驟“圖表選項” 。在這里，我們可以進行圖表的方 方面面的設置。我們只要在此填好“圖表標題” ，其他的暫 時按照 Excel 的默認設置就行了。好，再下一步吧！

10、 在這 最后一個步驟里，我們要選擇把生成的圖表放在哪兒，是放 到一張新的工作表里面（這是一張?zhí)厥獾墓ぷ鞅?，整張表?內(nèi)容就只有這張圖表） ，還是當成一個對象（就像別的什么 剪貼畫、圖片什么的） ，添加到現(xiàn)在已經(jīng)存在的工作表里面。 小丸子：為了能與原來的表格相對應，我覺得還是當成對象 插入比較好！黃花菜：那我們就選擇“作為其中的對象插入”到“ Sheetl ” 里吧！OK ，四個步驟都已經(jīng)結束了， 現(xiàn)在我們點擊一下 “完成”， 就能生成圖表了！你看看效果怎么樣？小丸子：還行，不過，好像還不夠美觀！黃花菜：別急，這只不是個草圖而已，我們可以逐步把 它調(diào)整成一張精美的圖表！但在此之前，我們要先來認識

11、一 下這張圖表的結構！我說小丸子，你有沒有注意到工作表里除了新生成的圖表以外，還多出了什么來？小丸子： 哈，我早就看到了， 是一個浮動的工具菜單條， 是不是與圖表有關系？黃花菜： 沒錯，這就是“圖表”工具欄，在編輯修改 圖表時會自動出現(xiàn)。利用它，能夠方便的選擇圖表的各個部 分進行修改與編輯。我們點擊一下這個工具欄最左邊的“圖 表區(qū)域”列表框，能看到圖表的各個區(qū)域。選擇其中一項， 就選中了圖表中的相應區(qū)域，這時再點擊列表框右邊的 按 鈕，就可以設置這個區(qū)域的屬性。當然，也可以直接雙擊圖 表里的不同區(qū)域來完成這個操作。 不過，直接在圖表里點擊， 有時候不太容易找準對象。小丸子：像我這樣哪兒是哪兒還

12、沒弄清楚的，還是在工 具欄里操作更好！黃花菜：在“圖表區(qū)域”列表框里選擇一項， Excel 會 在圖表里選擇并標識出你選擇的區(qū)域，同樣，你點擊圖表里 的不同區(qū)域，在“圖表區(qū)域”列表框里會出現(xiàn)你選擇的區(qū)域 的名稱。小丸子，利用工具欄，你先來熟悉一下圖表各區(qū)域 的名稱吧！小丸子一陣猛點，總算大致清楚圖表各區(qū)域的名稱了。 黃花菜：好，下面我們來美化這張圖表。首先，這圖例與繪圖區(qū)的比例不太合適，我們來把它改 得小一點兒。說著，黃花菜雙擊了一下圖例，這時出現(xiàn)了一個“圖例 格式”窗口。黃花菜： 你看看，光是圖例的格式，我們就有這么多 可設置的項目，與單元格格式差不多。我們先來把字號由原 來的 12 號字改

13、成 9 號字。要知道，宋體 9 號字可是在電腦 上顯示得最清楚又最美觀的標準小字體喲！如果確定無論圖表如何變化，圖例都使用這種字體，那 我們還要把窗口中 “自動縮放” 這個選項取消掉。 不然的話， 呆會兒一旦我們稍稍調(diào)整了圖表的大小，這字體大小又會跟 著變了。在對圖表任何一處的字體進行調(diào)整時，都會有“自 動縮放”的選項，我們要根據(jù)實際情況選擇或是取消。最后按確定，我們所作的修改就生效了！ 小丸子：圖例果然變小了，這下看起來協(xié)調(diào)多了。 黃花菜：小丸子，這圖表標題也不怎么漂亮，你來改改 吧！小丸子：好，我來試試！ 小丸子接過鼠標，學著黃花菜剛才的動作，雙擊圖表標 題由于不太熟練，而且這標題與繪圖區(qū)

14、靠得非常近，所 以點了幾次才出現(xiàn)了“圖表標題格式”的窗口。小丸子把字 體設置成自己喜歡的“隸書” ，選擇字號為 14 號，還把顏色 選成了藍色， 然后取消了 “自動縮放” ， 最后按了 “確定”黃花菜：你瞧，標題的樣式已經(jīng)改變了，做得好！圖表的區(qū)域雖然不少，但我們可以只把它當成三大塊 圖表標題、圖例和繪圖區(qū)。選擇其中任何一塊區(qū)域，會在 區(qū)域四周出現(xiàn)六個小黑點。把鼠標移動到這些小黑點上，光 標會變成不同方向的箭頭，拖動這些箭頭，可以放大或者縮 小這個區(qū)域。另外，也可以用鼠標左鍵按住區(qū)域里任意空白 處，通過拖動來讓這個區(qū)域在圖表里進行挪動。有了這些方 便簡單的操作方法，調(diào)整圖表的樣式就不是什么難題了。小丸子： 那我想把整張圖表都放大呢？黃花菜：先選擇“圖表區(qū)” ，即整張圖表，按照剛才說 的方法進行操作就行了！小丸子：讓我先來試試！ 只見小