采購部管理制度

1、采購部管理制度目錄一、組織機(jī)構(gòu)圖2/23二、工地材料申購審批流程圖3/23三、投標(biāo)詢價流程圖4/23四、部門職責(zé)5/23五、崗位職責(zé)6/23六、工作準(zhǔn)則（ TZ-CG-01）10/23七、罰則（ TZ-CG-02）12/23八、簡單訂貨合同（ TZ-CG-04）13/23九、配送材料合同 （TZ-CG-05）14/23十、買賣合同（ TZ-CG-06）16/23十一、表單19/23第1頁共24頁* 有限公司采購部組織架構(gòu)圖商務(wù)成本中心商務(wù)總監(jiān)采購部經(jīng)理采購員詢價員資料員第2頁共24頁工地材料申購審批流程圖項目開工時由項目部編制工程項目開工材料計劃表 ，采購部可據(jù)此進(jìn)行初步材料招標(biāo)。項目開工后由

2、項目部據(jù)進(jìn)度需要提出單項材料申購，填寫工地材料申購審批表交項目經(jīng)理審核簽名總額 5萬元以上的單項材料采購必須經(jīng)集團(tuán)采總額 5 萬元以內(nèi)的單項材料采購由購部 3家供應(yīng)商招標(biāo)采購，項目部可推薦1 家項目經(jīng)理及采購經(jīng)理審核，材料供應(yīng)商參與投標(biāo)。員采購。按價格及交易條款等因素由采購部經(jīng)理及項目經(jīng)理共同擇優(yōu)確定供應(yīng)商及價格、交易條款等。10 萬元以內(nèi)由項目經(jīng)理及采購經(jīng)理審核批準(zhǔn)。超過 10 萬元的需交商務(wù)總監(jiān)審批。超過50 萬元的需交工程管理中心總經(jīng)理審批。超過200萬元的需交總裁審批。超過300 萬元的由董事長審批。采購部填寫工程材料費(fèi)支付審批單，按程序進(jìn)行材料貨款支付申請及審批工作，完成材料采購工作

3、。完成審批程序后由采購部專職材料員發(fā)出采購項目部及采購部落實材料到貨情況單或簽訂采購合同，落實采購程序。（品質(zhì) /交貨期 /服務(wù)）第3頁共24頁投標(biāo)詢價流程圖項目投標(biāo)前，由預(yù)算部填寫項目投標(biāo)詢價確認(rèn)函工程管理中心有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)采購部分配詢價任務(wù)采購部完成詢價并審核后在 項目投標(biāo)詢價確認(rèn)函 上填寫清單及費(fèi)用清單交由預(yù)算部簽名確認(rèn)采購部將項目錄入采購部項目清單歸檔第4頁共24頁采購部工作職責(zé)1、根據(jù)工程實際情況，制訂材料供應(yīng)計劃；2、負(fù)責(zé)工程所需材料的考察、詢價、比價及招標(biāo)；3、負(fù)責(zé)工程所需材料的采購合同的簽訂與執(zhí)行；4、負(fù)責(zé)建立詢價、比價系統(tǒng)，完善材料樣品庫；5、完善采購數(shù)據(jù)庫，配合辦理預(yù)結(jié)

4、算工作；6、解決材料的售后服務(wù)問題；7、管理采購資料及供應(yīng)商資料并建檔；8、制定本部門管理制度、工作流程、工作程序及工作標(biāo)準(zhǔn)；9、本部門人員培訓(xùn)及管理；10 、 完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項；第5頁共24頁崗位職責(zé)部門采購部崗位名稱采購經(jīng)理編號CG001直接上級商務(wù)總監(jiān)編制日期2011-05直接下級采購員，詢價員，資料員工作概要全面負(fù)責(zé)采購部工作。崗位職責(zé) / 工作清單1、負(fù)責(zé)材料采購管理工作；2、負(fù)責(zé)招標(biāo)，樣板，詢價管理工作；3、定期向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作情況，以便于解決工作中存在的問題，提高工作效率；4. 負(fù)責(zé)大宗材料招標(biāo)具體執(zhí)行工作；5. 負(fù)責(zé)采購員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，人員調(diào)配及考核工作；6. 完成領(lǐng)導(dǎo)

5、交辦的其他工作；第6頁共24頁崗位職責(zé)部門采購部崗位名稱采購員編號CG004直接上級采購經(jīng)理編制日期2011-05直接下級無工作概要材料采購具體工作；崗位職責(zé) / 工作清單1、負(fù)責(zé)工程技術(shù)資料統(tǒng)計、整理、上報、存檔等工作；2、在采購經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)項目部需要的各種材料、工具及設(shè)備等采購工作；3、認(rèn)真執(zhí)行公司采購管理規(guī)定和實施細(xì)則；4、負(fù)責(zé)跟進(jìn)采購合同正常如期進(jìn)行；5、負(fù)責(zé)辦理材料驗收、運(yùn)輸入庫、清點交接的手續(xù)；第7頁共24頁崗位職責(zé)部門采購部崗位名稱詢價員編號CG006直接上級采購經(jīng)理編制日期2011-05直接下級無工作概要負(fù)責(zé)詢價工作；崗位職責(zé) / 工作清單1、負(fù)責(zé)工程技術(shù)資料統(tǒng)計、整理、

6、上報、存檔等工作；2、在詢價主管的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)項目部需要的各種材料的詢價工作；3、負(fù)責(zé)跟進(jìn)詢價正常如期進(jìn)行；第8頁共24頁崗位職責(zé)部門采購部崗位名稱資料員編號CG007直接上級采購經(jīng)理編制日期2011-05直接下級無工作概要資料整理及款項支付申請；崗位職責(zé) / 工作清單1、負(fù)責(zé)申請材料采購付款工作、電子存檔；2、負(fù)責(zé)采購合同資料整理、存檔等工作；3、認(rèn)真執(zhí)行公司采購管理規(guī)定和實施細(xì)則；第9頁共24頁采購部工作準(zhǔn)則< TZ CG01 >一、嚴(yán)格遵守采購規(guī)范流程，按流程辦事，按時按質(zhì)按量地采購到所需材料。認(rèn)真分析采購工作，改進(jìn)流程，提出有助改進(jìn)工作效率和降低采購成本的建議；二、公司所有

7、員工均有權(quán)推薦優(yōu)秀的供應(yīng)商， 經(jīng)采購中心審核， 納入公司材料供應(yīng)商信息庫。三、采購方式主要有：公開邀請招標(biāo)、比價議標(biāo)、直接采購；四、采購人員必須堅持貨比三家，對材料質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)、付款條件進(jìn)行綜合考核，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。采購應(yīng)人員隨時搜集市場價格信息，了解市場最新動態(tài)及各地區(qū)最低價格，實現(xiàn)最優(yōu)化采購。五、采購人員與供應(yīng)商洽談時， 必須堅持 “秉公辦事， 維護(hù)公司利益” 的原則，并做好記錄，對產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量、價格、特點及特性等進(jìn)行比較，綜合考慮“質(zhì)量、價格、售后服務(wù)”等問題，確定供應(yīng)商。六、采購金額 5 萬元以上的主材和大宗輔材應(yīng)簽訂采購合同，其中不超過 10 萬元的采購金額可以簽訂

8、簡單采購合同 ，隨工程進(jìn)度配送的常用輔材需簽署配送合同 ，采購金額超過 10 萬的應(yīng)簽訂主材合同 。七、采購人員必須認(rèn)真填寫報銷單據(jù)，確保所采購的材料價格的準(zhǔn)確性。如有疏忽大意造成公司損失，將受到嚴(yán)肅處理。八、為能準(zhǔn)確建立材料價格信息庫和審核材料價格， 采購人員要求供應(yīng)商的送貨單必須填寫工整，寫清楚品牌、規(guī)格、型號、計價方式并提供檢驗報告和合格證。對于場外加工的材料須提供加工圖。九、采購人員要爭取有利的付款條件，在不影響公司信譽(yù)的前提下盡量做到早收遲付，協(xié)助財務(wù)部用活資金。十、采購人員代表公司形象， 工作中應(yīng)當(dāng)有禮、 有節(jié)，不允許有傲慢的舉止和不公平的對待。十一、采購人員只有在有助于商業(yè)合作及

9、協(xié)調(diào)工作的前提下， 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可接受供應(yīng)商的邀請，進(jìn)行考察、參觀等公開的商務(wù)活動。無論任何原因，都不允許接受供應(yīng)商直接或間接的帶有娛樂性質(zhì)的邀請。十二、采購人員嚴(yán)禁接收或向供應(yīng)商索取財和物。十三、采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，杜絕任何有意或無意的泄密行為，以下行為均視為泄密：第10頁共24頁1、泄露其它供應(yīng)商對同類產(chǎn)品的報價；2、招標(biāo)中泄露其它參與的供應(yīng)商名稱；3、泄露標(biāo)底的；4、泄露將會造成公司損失或不利于談判的事項。第11頁共24頁采購部罰則 < TZ CG02 >采購人員有下列情形之一，給公司造成經(jīng)濟(jì)或名譽(yù)損失的，根據(jù)情節(jié)輕重，公司將分別給予相關(guān)責(zé)任人記過、 免職、開除等行

10、政處罰及200-10000 元經(jīng)濟(jì)處罰； 給公司造成重大損失的，公司將依法追究法律責(zé)任：1、采購人員私自接收或向供應(yīng)商索取財、物的；2、采購人員被動接收財、物后未主動上繳公司的；3、采購人員未遵守保密制度的；4、故意規(guī)避本制度或未按本制度規(guī)定執(zhí)行的；5、隱瞞供應(yīng)商及供應(yīng)材料質(zhì)量問題，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或工程質(zhì)量問題的；6、因工作疏忽或知情不報甚至與投標(biāo)人串通在投標(biāo)過程中作弊的；7、其它有損于公司形象或不利于公司行為的。第12頁共24頁簡單訂貨合同 < TZ CG04 >甲方（買方）：乙方（賣方）：1、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、價格名稱品牌規(guī)格型號單價（人民幣）數(shù)量合計備注合同總價（人民幣）：

11、若增補(bǔ)數(shù)量按此合同單價執(zhí)行。2、付款方式：1）、定金，合同簽訂時支付。2）、余款，貨到交貨地點驗收合格一周內(nèi)即付清。3、交貨日期：4、交貨地點：5、質(zhì)量要求：6、質(zhì)量保證期限：二年，自交貨完畢驗收合格之日起計。7、違約責(zé)任：1）、乙方（賣方）未按合同約定時間交貨，每延誤一天處以合同總價1的罰款。2）、乙方未按合同約定的質(zhì)量要求交貨，甲方拒絕收貨，乙方雙倍返還定金并賠償甲方相關(guān)損失，雙方協(xié)議終止合同。8、本合同雙方簽字蓋章之日起生效，質(zhì)量保證期到期無質(zhì)量問題即失效。9、本合同文本僅適用于總價伍萬元（含）以下的采購金額。甲方：乙方：代表：代表：年月日年月日第13頁共24頁配送材料合同 < T

12、Z CG05 >甲方（買方）：乙方（賣方）：甲方向乙方采購供甲方所承接的工程使用，經(jīng)過雙方協(xié)商，特制定本合同。1、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、價格產(chǎn)品清單及價格詳見合同附件。本合同僅約定單價，數(shù)量按實結(jié)算。單價包含材料費(fèi)，包裝費(fèi)及運(yùn)輸費(fèi)，含稅，乙方憑收據(jù)向甲方收款。2、付款方式：乙方提供貨物價值累計達(dá)到￥200000.00（RMB：貳拾萬元整），甲方為乙方結(jié)款一次；如果 30 天內(nèi)乙方所提供的材料沒達(dá)到￥200000.00（ RMB：貳拾萬元整），甲方也為乙方結(jié)款一次。3、交貨時間：乙方自接到甲方電話通知或訂單之時起計24 小時內(nèi)將首批貨物送到交貨地點，下單批量較大時，可于3 天內(nèi)分批交完。4、交貨

13、地點：5、質(zhì)量要求：6、檢驗方法：乙方貨到工地，甲方當(dāng)場點驗數(shù)量，并開箱抽檢。對產(chǎn)品質(zhì)量的全面檢驗將在安裝的過程中進(jìn)行。甲方如需將乙方所供產(chǎn)品送相關(guān)檢測機(jī)構(gòu)檢測， 乙方應(yīng)安排代表一同見證，乙方不參加見證的，以檢測報告為準(zhǔn)，檢測費(fèi)用由乙方承擔(dān)，盡管經(jīng)過雙方驗收或檢測，如果在使用中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，乙方仍承擔(dān)質(zhì)量責(zé)任7、違約責(zé)任：1）、乙方（賣方）未按合同約定時間交貨，每延誤一天處以該批貨款1的罰款。2）、如在檢驗過程中確定乙方產(chǎn)品質(zhì)量不符合合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，則乙方應(yīng)無償退換，如因此造成甲方損失，乙方應(yīng)予以承擔(dān)。8、本合同雙方簽字蓋章之日起生效。9、如有爭議，雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成，交由深圳市仲裁委

14、員會裁決。第14頁共24頁10、合作雙方互守誠信，乙方愿向甲方提供優(yōu)等品質(zhì)的產(chǎn)品、優(yōu)惠價格和最佳的服務(wù)，并鄭重做出不向甲方員工送禮、行賄的承諾，倘有違反本條例，愿接受甲方對發(fā)生上述行為金額10 倍的罰款，同時終止合作關(guān)系的懲罰。甲方：乙方：代表：代表：年月日年月日第15頁共24頁買賣合同 < TZ CG06 >買方（甲方）：* 有限公司賣方（乙方）：地址：地址：聯(lián)系人：聯(lián)系人：電話：電話：傳真：傳真：就* 有限公司工程，依照中華人民共和國合同法及其他相關(guān)法律規(guī)定，本著自愿平等，誠實信用的原則，簽訂本合同，本合同是雙方進(jìn)行具體買、賣雙方關(guān)系的總原則，雙方信守：第一條：名稱、品種、規(guī)格

15、和質(zhì)量1：品牌：產(chǎn)地：計價單位：人民幣（元）序號材料編號品牌名稱 / 規(guī)格單位單價數(shù)量金額備注12345總計含稅優(yōu)惠價（大寫）：（小寫）：合計不含稅優(yōu)惠價（大寫）：（小寫）：2、產(chǎn)品要求：（ 1）、乙方須提供全新無損、符合國家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)保要求的貨物，其質(zhì)量、規(guī)格及技術(shù)特征符合合同或樣品要求；（ 2）、貨物應(yīng)附產(chǎn)品貨物名稱、型號規(guī)格、質(zhì)量檢驗合格標(biāo)志、制造商、產(chǎn)地、出廠日期、產(chǎn)品說明等證明文件；（ 3）、貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題，或與合同要求、樣品不一致的，賣方應(yīng)負(fù)責(zé)包換、包退，費(fèi)用由賣方負(fù)責(zé)；第16頁共24頁（ 4）、乙方應(yīng)提供產(chǎn)品檢驗報告、合格證及營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)證書。第二條：交貨1、交貨方式：2、

16、交貨時間：3、交貨地點：第三條：驗收1、驗收方式：以工地現(xiàn)場負(fù)責(zé)人驗收為準(zhǔn)；2、驗收如發(fā)生爭議，交由交貨地技術(shù)監(jiān)督部門進(jìn)行質(zhì)量鑒定。貨物符合標(biāo)準(zhǔn)的，鑒定費(fèi)由甲方承擔(dān)，貨物不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的，鑒定費(fèi)由乙方承擔(dān)。第四條：貨款支付1、合同款的支付：（1） 合同款的支付方式：轉(zhuǎn)賬（2） 預(yù)付款：合同金額的30%，共計人民幣（大寫）：（小寫）：￥（3） 合同余款的支付時間：（4） 如采取送貨或安裝交付方式， 合同款包括運(yùn)費(fèi)、 安裝費(fèi)及其他為履行合同支付的相關(guān)費(fèi)用，合同貨物保修 2 年。2、乙方收款銀行資料：（1） 公司名稱：（2） 銀行名稱：（3） 公司賬號：第五條：甲方違約責(zé)任1、甲方中途退貨的，應(yīng)向乙

17、方賠償退貨部分貨款的5%違約金；2、甲方無正常理由拒絕接受貨物，應(yīng)承擔(dān)給乙方造成的損失；3、其他約定：第17頁共24頁第六條：乙方的違約責(zé)任1、乙方不能交貨的，向甲方償付合同貨款30%的違約金，并退還所有定金；2、乙方所交貨物不符合合同第一條規(guī)定的，甲方有權(quán)拒絕接收，并視乙方為未交付貨物；3、乙方逾期交貨的，應(yīng)按照逾期交貨金額每日5%計算，向甲方支付逾期交貨違約金，并賠償甲方因此所遭受的所有損失；4、逾期交付超過2 日視為不能交貨， 甲方有權(quán)終止合同， 并就本條第 1 項約定向乙方索賠；5、適用安裝驗收的， 或所提供的貨物， 如驗收不合格， 乙方須自費(fèi)返工或退貨， 并向甲方賠償由此造成的損失；

18、6、乙方簽訂本合同時必須提供以下有效證明 （證件），甲方核對原件后留復(fù)印件備案 （復(fù)印件須乙方確認(rèn)簽字蓋章） 。A、營業(yè)執(zhí)照； B、法定代表人身份證明； C、授權(quán)委托書（原件）； D、授權(quán)人身份證明； E、其他資信證明。第七條：爭議解決凡因本合同引起的或與本合同有關(guān)的任何爭議，如雙方不能通過協(xié)商解決，雙方約定訴到甲方所在地人民法院裁決。第八條：其他事項1、本合同經(jīng)甲、乙雙方確認(rèn)無誤簽字蓋章后生效，一式兩份，雙方各執(zhí)一份；2、雙方協(xié)商一致可以變更合同條款，制作書面形式作為本合同附件， 附件及報價單所附內(nèi)容作為本合同的一部分，與本合同具有同等效力；3、乙方應(yīng)確保向甲方提供合法真實的發(fā)票及相關(guān)單據(jù)，

19、每次送貨時必須提供送貨清單；4、乙方不得以任何方式向甲方相關(guān)人員送回扣、禮品等，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)則扣除乙方所有貨款；5、其它：甲方： * 有限公司乙方：代表簽字（蓋章）：代表簽字（蓋章）：日期：日期：第18頁共24頁采購部表單工地材料申購審批表（TB-CG-01）項目投標(biāo)詢價確認(rèn)函（TB-CG-02）采購中心投標(biāo)項目匯總表（TB-CG-03）材料招標(biāo)情況匯總表（TB-CG-04）第19頁共24頁工地材料申購審批表 （TB-CG-01）申購表編號項目 /標(biāo)段名稱：申購日期：要求到貨日期：材料說明（名稱型號規(guī)格品牌）單位申購數(shù)量實際采購單價實際采購金額采購落實情況發(fā)出采購單到貨日期：到貨情況：指定供應(yīng)商（如屬指定供應(yīng)商，供應(yīng)商資料直接填寫“供應(yīng)商1 欄”）制表人（簽名）：項目經(jīng)理（簽名） ：材料員（簽名）：供應(yīng)商材料交易條款材料招標(biāo)及對比情況（采購總額 10000 元以上的材料 ）最終報價單價最終報價金額備注供應(yīng)商1（或指定）供應(yīng)商2（或指定）供應(yīng)商3（或指定）1、 采購經(jīng)理意見/簽名：2、 項目經(jīng)理意見/簽名：3、 商務(wù)總監(jiān)意見 /簽名：104、 工程管理中心總經(jīng)理意見/簽名：（單項材料10 萬元以內(nèi)）5、 總裁意見 /簽名：（單項材料50 萬元以內(nèi)）6、 董事長意見 /簽名：（單項材料200 萬元以內(nèi)）（單項材料