第5章筆頭溝通技能魏江

1、第5章 筆頭溝通技能2022-2-212本章基本要點(diǎn)本章基本要點(diǎn)n筆頭溝通的作用和類型n受眾導(dǎo)向的文字組織原則n筆頭溝通的語言組織技能n筆頭溝通的寫作過程n報(bào)告的寫作n公司年度工作報(bào)告的起草2022-2-2135.1 筆頭溝通的作用和類型 n筆頭溝通的作用：n溝通信息容易記錄，并能得到永久保存；n可以保證在信息擴(kuò)散過程中，使不在溝通現(xiàn)場的受眾(讀者)能夠得到真實(shí)的信息；n筆頭溝通的信息傳遞方式速度快；n筆頭溝通可以特別關(guān)注問題的細(xì)節(jié)，讀者可以更多地獲取細(xì)節(jié)方面的信息；n比口頭表達(dá)采用更為精確的用詞。2022-2-214n筆頭溝通的類型：n根據(jù)筆頭溝通渠道的不同，筆頭溝通可以分為紙張溝通(包括正

2、式和非正式報(bào)告、信件、商務(wù)函件、備忘錄等)、傳真溝通、電子郵件溝通和電子會議系統(tǒng)溝通等。2022-2-2155.2 受眾導(dǎo)向的文字組織原則 n1.受眾對信息的第一反應(yīng)會是什么；n2.受眾到底需要多少信息；n3.以何種方式編輯信息以激發(fā)受眾興趣。2022-2-2161.受眾對信息的第一反應(yīng)會是什么n受眾對信息的第一反應(yīng)這個報(bào)告是否值得看? n讓受眾感興趣的建議：n用主題句或第一段向受眾昭示該信息的重要性以及與受眾的相關(guān)性；n把應(yīng)付諸實(shí)施的內(nèi)容盡量簡化；n為信息內(nèi)容得以實(shí)施，設(shè)定一個可行的截止日期；n信息越短越好。 2022-2-2172.受眾到底需要多少信息？n受眾對于討論主題知道多少； n受眾

3、對信息主題的常識來自平時(shí)的閱讀還是個人經(jīng)驗(yàn)； n要受眾支持你的觀點(diǎn)，他們需要你提供哪些信息。 2022-2-218受眾對于討論主題知道多少n如果你所提供的信息完全是新的內(nèi)容，必須做到：n 通過下定義、概念解釋、舉例子等方法將主題表達(dá)清楚；n 將新的信息與受眾已有的常識相聯(lián)系；n 通過分段或加小標(biāo)題的方式使信息易于理解；n 用文件草稿在傳遞對象的抽象人群中進(jìn)行試讀，看他們是否領(lǐng)會和運(yùn)用你所寫的內(nèi)容。2022-2-219受眾對信息主題的常識來自平時(shí)的閱讀還是個人經(jīng)驗(yàn)n要想改變受眾對某一信息的認(rèn)知，必須：n 在表達(dá)的信息中先對受眾的早期認(rèn)知予以認(rèn)可；n 用理論、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)說明長期和短期效果之間的差別，

4、或證明受眾的經(jīng)驗(yàn)在此不適用；n 在不傷面子的前提下，提示受眾情況已經(jīng)發(fā)生變化，態(tài)度和方法也要作相應(yīng)的變化。2022-2-2110要受眾支持你的觀點(diǎn)，他們需要你提供哪些信息n為了弄清楚受眾所需要借助的信息背景，要做好：n 用“如你所知”或“正如你記得的那樣”的字眼開始提醒對方的有關(guān)信息，避免讓對方覺得你認(rèn)為他們根本就不懂你在說什么；n 把已為大家接受的或顯而易見的內(nèi)容放在你的句子中；n 需要提示的內(nèi)容過長時(shí)，可以用加小標(biāo)題、單獨(dú)成段，或列入文件和備忘錄的附錄等形式表達(dá)。2022-2-21113.以何種方式編輯信息以激發(fā)受眾興趣n（1）要站在受眾的立場給他們提供積極信息：n把好消息放在第一段；n把

5、受眾可能得到的好處甚至放在好消息之前；n開頭先講你們之間的共同點(diǎn)和一致之處； n觀點(diǎn)要清楚明確；n不要使用煽動性的言論；n減少說明或提出要求等內(nèi)容的篇幅，若可能，在下次溝通時(shí)再提出此類內(nèi)容；n說明你的建議是現(xiàn)有最好的解決辦法，當(dāng)然這也不是十全十美的。2022-2-2112n在講雙方之間的一致之處時(shí)，不妨向受眾提供你們共同的經(jīng)歷、興趣、目標(biāo)和價(jià)值觀。具體在溝通相互之間一致點(diǎn)時(shí)，建議：n 采用生動、短篇、有趣的故事談?wù)撃銈兊墓餐?，故事的情?jié)應(yīng)有趣新穎，不要給人感覺在作報(bào)告；n 寫作風(fēng)格應(yīng)盡量友善、非正式；n 文章結(jié)束語和敬稱等要讓讀者感覺到在這個正式或非正式群體中的歸屬感。2022-2-211

6、3n（2）在信息的編輯時(shí)，要注意受眾對于文章的語言、結(jié)構(gòu)和格式的偏好：n受眾喜歡何種寫作風(fēng)格。根據(jù)對受眾的了解，選擇不近不遠(yuǎn)、友善的風(fēng)格；n避免使用激進(jìn)或禁忌的詞匯令受眾感到反感；n了解受眾所需信息的具體程度；n根據(jù)受眾個性和文化背景的不同選擇直接的或間接的信息結(jié)構(gòu)；n根據(jù)受眾對于表達(dá)方式(包括長度、版式、腳注等)的偏好編輯文字。 2022-2-21145.3 筆頭溝通的語言組織技能 n筆頭溝通的語言邏輯性表現(xiàn)在三個層次上：n最高層次：整個文章或報(bào)告的前后邏輯性要強(qiáng)，要融為一體，一氣呵成。n中間層次：在整個論證展開過程中，每一個論點(diǎn)要有其系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)。n基礎(chǔ)層次：每個完整的句子，也要有邏輯性。

7、2022-2-21155.4 筆頭溝通的寫作過程 n收集資料n組織觀點(diǎn)n提煉材料n起草文章n修改成文2022-2-21162022-2-21175.5 報(bào)告的書寫 n1.1.報(bào)告的概念和類型報(bào)告的概念和類型n報(bào)告是一種搜集研究事實(shí)的人與由于某種目的而要求看報(bào)告的人之間的信息或建議的交流形式。報(bào)告的最終作用通常是作為決策和行動的基礎(chǔ)。2022-2-2118n報(bào)告有以下幾種分類：n(1)根據(jù)長度指標(biāo)不同：短報(bào)告和長報(bào)告；n(2)根據(jù)語氣指標(biāo)不同：非正式報(bào)告、一般報(bào)告和正式報(bào)告；n(3)根據(jù)主要內(nèi)容指標(biāo)不同：工程報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)告、營銷報(bào)告和事故報(bào)告；n(4)根據(jù)時(shí)間或進(jìn)度指標(biāo)不同：每天報(bào)告、每周報(bào)告、

8、月度報(bào)告；或中期報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告、最終報(bào)告；n(5)根據(jù)重要性指標(biāo)不同：日常報(bào)告、特殊報(bào)告和緊急報(bào)告；n(6)根據(jù)寫作風(fēng)格指標(biāo)不同：敘述性報(bào)告、說明式報(bào)告、評述性報(bào)告、圖畫式報(bào)告和統(tǒng)計(jì)性報(bào)告；n(7)根據(jù)流通范圍指標(biāo)不同：辦公室報(bào)告、公司報(bào)告、公共報(bào)告、私人報(bào)告。2022-2-21192.報(bào)告的目的和成功報(bào)告的必備條件 n(1)為什么需要這份報(bào)告?n(2)到底報(bào)告是為誰寫的?n(3)他們想用這份報(bào)告干什么? n若你受國家審計(jì)局領(lǐng)導(dǎo)的要求，寫一份有關(guān)全國開展抽獎申請的評估情況調(diào)查報(bào)告。委托方給了你很正式的授權(quán)調(diào)查范圍。請注意文中是怎樣清楚地闡明其目的的。2022-2-2120“關(guān)于開展全國抽獎申請

9、的評估情況研究”調(diào)查范圍n1.“關(guān)于開展全國抽獎申請的評估情況研究”的工作主要著重于對開展全國抽獎申請的評估，以確定現(xiàn)在的抽獎申請是否按“國務(wù)院關(guān)于的規(guī)定”中第五章的規(guī)定實(shí)行許可證制度。n2.調(diào)查工作的目的在于：n檢查是否按照有關(guān)法案的立法宗旨，公平一致對待所有申請人，建立合理的評估程序以審查關(guān)于開展全國抽獎的申清，授予“規(guī)定”第五章中的許可證。n確認(rèn)申請人的最終人選是否是以合理恰當(dāng)?shù)姆绞酱_定的，是根據(jù)設(shè)定的評估程序和對其證據(jù)充足的合理修改、在允許主席本著有關(guān)法案的立法宗旨合理行使其決策權(quán)的情況下做出決定的。n確認(rèn)授予的許可證是否符合合格申請的有關(guān)條件。 2022-2-2121n一個成功的報(bào)告

10、要具備的條件：n報(bào)告內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一，一般只涉及一個主題，不應(yīng)包括讀者不需要的內(nèi)容和與主題無關(guān)的內(nèi)容；n報(bào)告內(nèi)容應(yīng)該完整，包括讀者需要的所有內(nèi)容； n所有的信息應(yīng)該準(zhǔn)確，根據(jù)事實(shí)作出的推理應(yīng)該正確；n應(yīng)按照基于邏輯分析和材料分類的計(jì)劃描述主題內(nèi)容；n內(nèi)容表述方式應(yīng)使計(jì)劃清楚，以使讀者很清楚有關(guān)內(nèi)容所在及原因；n報(bào)告應(yīng)以簡單、精煉的風(fēng)格寫作，要便于閱讀，不會令人誤解；n不管讀者是否知道有關(guān)的技術(shù)和細(xì)節(jié)，報(bào)告對于所有可能的讀者來說都應(yīng)是易于了解的。2022-2-21223.報(bào)告的基本結(jié)構(gòu) n（1）內(nèi)容簡介：授權(quán)調(diào)查范圍或目的n 程序或方法n（2）報(bào)告正文：主要的事實(shí) n（3）最后部分：結(jié)論n 建議(如

11、果要求的話)n 附錄(如果必要的話) 2022-2-2123（1）內(nèi)容簡介n清楚說明真正的主題；n指出報(bào)告的目的，并介紹有助于理解這一目的必要背景信息；n簡介如何去獲得這些信息；n以最簡單的形式提出結(jié)論、事實(shí)和建議等；n說明據(jù)以安排正文的計(jì)劃。2022-2-2124（2）報(bào)告正文n列出所有的事實(shí)(例如調(diào)查的性質(zhì)、有關(guān)采用方法的詳細(xì)解釋、整個程序、得到的結(jié)果)，并分析這些事實(shí)，引導(dǎo)讀者合乎邏輯地得出最后部分的結(jié)論和建議。 2022-2-2125（3）最后部分n簡要、清楚、總結(jié)性地提出得到的結(jié)論建議。n一個成功的結(jié)論部分的特征是：不要再引入任何新的觀點(diǎn)；與內(nèi)容簡介和正文部分相協(xié)調(diào)；給讀者留下你想留

12、下的印象。 2022-2-21264.報(bào)告的格式、布局、標(biāo)題和編號報(bào)告的格式：信函、便箋式(e.g.) 綱要式(e.g.) 混合式(e.g.) 2022-2-2127信函、便箋式信函、便箋式2022-2-2128綱要式2022-2-2129標(biāo)題設(shè)計(jì)標(biāo)題設(shè)計(jì) 報(bào)告題目、一級子標(biāo)題、二級子標(biāo)題報(bào)告題目、一級子標(biāo)題、二級子標(biāo)題n標(biāo)題設(shè)計(jì)上要注意的問題：n標(biāo)題的排版和空格應(yīng)該反映報(bào)告的內(nèi)在條理性；n避免激怒性的標(biāo)題；n標(biāo)題應(yīng)富于啟發(fā)性，且讓人容易理解；n標(biāo)題一般應(yīng)由單詞和短語構(gòu)成；n標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確，但又要簡潔。2022-2-2130n常用的標(biāo)號方式：n 編號組例“數(shù)字”體系：n 1n 1.1n 1.2n

13、2 n 2.1n 2.1.1n 2.1.22022-2-21315.長篇正式報(bào)告格式簡介 2022-2-2132長篇報(bào)告的典型格式長篇報(bào)告的典型格式n(1)前頁n 扉頁n 授權(quán)(授權(quán)調(diào)查范圍、區(qū)域、目標(biāo))n 目錄n 附表與附圖一覽表(如果需要)n 前言、引言n 致謝n 摘要n(2)主報(bào)告(所有的報(bào)告至少需要如下三部分)n 內(nèi)容簡介n 事實(shí)與討論n 結(jié)論和建議n(3)附頁n 參考書目與文獻(xiàn) n 附錄 n 索引2022-2-2133扉頁扉頁 2022-2-2134扉頁扉頁n關(guān)于什么內(nèi)容的? (報(bào)告的主題)n誰寫的? (作者)n為誰寫的? (要求提交報(bào)告的人或團(tuán)體)n從哪兒來的?(寫作人所代表的機(jī)構(gòu)

14、的通信地址)n什么時(shí)間?(報(bào)告完成的日期)2022-2-2135參考書目和文獻(xiàn)參考書目和文獻(xiàn)n在報(bào)告寫作中，應(yīng)該嚴(yán)格遵守下面五條規(guī)則：n任何不是自己的工作都應(yīng)該清楚地注明參考文獻(xiàn)，以免被認(rèn)為是剽竊他人作品；n引用他人的話時(shí)請用引號，即使只有一個詞，如果是反映了別人的主要觀點(diǎn)，也必須用上引號；n報(bào)告中的文字和插圖的每個參考文獻(xiàn)都應(yīng)列人參考書目中；n參考書目中的每一項(xiàng)在文字中都應(yīng)該涉及；要養(yǎng)成在文字中說明引用出處或數(shù)據(jù)來源的良好習(xí)慣； n所有的數(shù)據(jù)和圖片必須在文中注明出處。2022-2-21365.6 如何起草公司年度工作報(bào)告 n充分準(zhǔn)備、領(lǐng)會目的 n全面醞釀、構(gòu)筑框架 n提煉寫作、修改完善 20

15、22-2-2137充分準(zhǔn)備、領(lǐng)會目的n思想準(zhǔn)備：思想準(zhǔn)備：一般提前一般提前1-1.51-1.5個月做準(zhǔn)備個月做準(zhǔn)備n材料準(zhǔn)備：材料準(zhǔn)備：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，平時(shí)有心收集根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖，平時(shí)有心收集 材料，豐富數(shù)據(jù)庫，讓辦公室材料，豐富數(shù)據(jù)庫，讓辦公室 起樞紐作用起樞紐作用n明確性質(zhì)：明確性質(zhì)：階段性、半年、年度報(bào)告階段性、半年、年度報(bào)告n明確受眾：明確受眾：誰來聽報(bào)告誰來聽報(bào)告n明確目的：明確目的：老總要講什么？達(dá)到什么目的老總要講什么？達(dá)到什么目的 和期望？和期望？2022-2-2138全面醞釀、構(gòu)筑框架n常見的年度報(bào)告一般性框架如：n第一部分：過去一年的工作回顧。要充分肯定成績，鼓舞士氣。在肯定成

16、績時(shí)，要配以必要的數(shù)據(jù)說明。約占整個報(bào)告的13。n第二部分：提出下年度工作總體思路。在企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境分析的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在存在的問題和優(yōu)點(diǎn)，從而提出下年度的工作目標(biāo)和指導(dǎo)方針。n第三部分：確定下年度的工作目標(biāo)和工作任務(wù)。對于工作目標(biāo)要明確具體，簡明扼要；對于工作任務(wù)要明確，有條理，思路清晰。第二部分和第三部分的內(nèi)容強(qiáng)度約占整個報(bào)告的12。n第四部分：明確完成上述目標(biāo)和任務(wù)的措施?？梢詮娜恕⒇?cái)、物、黨、政、工、團(tuán)、婦等方面來分析。由于要考慮整個公司全部員工的明年工作安排，這部分內(nèi)容要盡量面面俱到，盡管篇幅不多，但對各個部門都應(yīng)提到。n第五部分：簡要總結(jié)，發(fā)出號召。這部分內(nèi)容一段即可。2022-2-2139提煉寫作、修改完善n根據(jù)主題和標(biāo)題，充實(shí)內(nèi)容。 2022-2-2140一個完整的年度報(bào)告寫作過程 聆聽聆聽構(gòu)思構(gòu)思選材選材草稿草稿反饋反饋提煉提煉修改修改編輯編輯復(fù)查復(fù)查 對于領(lǐng)導(dǎo)提出的修改意見，自己不要再修改；對于領(lǐng)導(dǎo)提出的修改意見，自己不要再修改； 在給領(lǐng)導(dǎo)審閱之前可交給有關(guān)部門提供反饋；在給領(lǐng)導(dǎo)審閱之前可交給有關(guān)部門提供反饋； 上述過程可以根據(jù)