監(jiān)管員標準操作手冊(共20頁)

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上監(jiān)管員標準操作手冊金 融 物 流 部目錄一、監(jiān)管場地管理（A）標牌管理 1（B）標簽管理 2（C）場/庫區(qū)安全管理 3二、監(jiān)管辦公室管理（A）日常辦公基本要求 3（B）上墻文件要求 4三、辦公設備管理（A）管理原則 6（B）管理要求 6四、賬務單據(jù)和憑證管理（A）管理原則 7（B）單據(jù)類管理 7（C）賬務管理 8（D）電子日報及管理要求 9五、巡盤庫管理（一）盤點原則 10（二）巡庫要求 10（三）盤點要求 11六、日常工作流程七、出入庫操作流程（A）入庫流程 14（B）出庫流程管控 15一、監(jiān)管場地管理（A）標牌管理為對外明示質押監(jiān)管狀態(tài)，防止重復質押，規(guī)避法律風險

2、，要求監(jiān)管場地必須設立監(jiān)管標牌。具體要求如下：1. 標牌版式2.懸掛要求 監(jiān)管業(yè)務啟動當日，監(jiān)管員與企業(yè)溝通協(xié)商選取合適醒目位置，懸掛場地監(jiān)管標牌，對于拒絕懸掛監(jiān)管標牌的，監(jiān)管員應立即向金融物流部和辦事處主管匯報。3.標牌維護監(jiān)管員需時刻保持對標牌的維護、檢查，保持標牌懸掛位置正常、標牌無損壞、無遮蓋、無涂改，對于標牌異常隨時做出必要修正，對于反復多次出現(xiàn)的標牌異常及時向金融物流部和辦事處匯報。（B）標簽管理為對外明示質押監(jiān)管狀態(tài)，防止重復質押，規(guī)避法律風險，要求質押物必須粘貼監(jiān)管標簽。具體要求如下：1.標簽樣式： 2.粘貼要求 對于納入監(jiān)管的質物全部粘貼質物標簽（液態(tài)質物、散貨類除外），原則

3、上要求粘貼于質物明顯位置，具體粘貼位置根據(jù)質物特點選取。 3.填制要求 出質人填制時要具體，不得使用簡化稱謂；出質人填制時須具體到分行。用簽字筆填制時書寫清晰易識別，避免因書寫錯誤出現(xiàn)的任何改動。4. 標簽維護監(jiān)管員需時刻保持對標簽的維護、檢查，保持標簽粘貼位置正常、標簽無損壞、無遮蓋、無涂改，對于損壞標簽及時加貼，場/庫區(qū)若頻繁出現(xiàn)標簽丟失現(xiàn)場則以A4紙打印制作標簽。（C）場 / 庫區(qū)安全管理1.質押物存儲安全管理監(jiān)管員必須熟知質押物的性質，有針對性的做好質押物安全工作，熟悉場 / 庫周邊地形及設施，加強倉庫安全隱患的排查巡檢，發(fā)現(xiàn)問題及時與出質方溝通解決，必要時向金融物流部主管匯報，做好質

4、押物的防火防盜等安全管理工作。2.質押物控貨安全管理監(jiān)管員必須按照規(guī)定流程辦理出入庫，堅持做好盤庫工作，當庫存達到警戒線時，監(jiān)管員要及時通知企業(yè)補貨，并闡明到達最低監(jiān)管庫存后我公司將采取的措施，使企業(yè)明曉利害；對“惡意強行出庫”的情況，及時啟動應急預案進行處理。3.監(jiān)管員人身安全管理入駐場 / 庫工作之前，監(jiān)管員要認真了解場 / 庫工作環(huán)境的主要環(huán)節(jié)。對出入庫的叉車、機動設備等做好安全防范，及時規(guī)避；對可能帶來不安全因素的野蠻堆垛等入庫操作及時排查，堅決杜絕，并做好自我防范工作。二、監(jiān)管辦公室管理（A）日常辦公基本要求1.辦公室入口處須有“中海監(jiān)管辦公地點”標識字樣；2.辦公現(xiàn)場整潔、有序，辦

5、公用品擺放整齊；3.辦公室內單據(jù)、憑證分門別類放置；4.監(jiān)管員上班穿戴整潔，服務態(tài)度認真、熱情。(B)上墻文件基本要求粘貼位置須醒目顯眼、排列整齊規(guī)范，確定文件的單頁之間必須一字排列；對更新變動文件要及時進行撤換或添加刪減處理。對上墻文件要做到定期瀏覽，熟知文件內容要求以及文件效用，若遇到項目異常第一時間聯(lián)絡人必須記在手機中，相關文件亦上墻。2.上墻文件效用：倉庫租賃協(xié)議：是保證我方對監(jiān)管場/庫區(qū)完整的合法使用權。廠區(qū)平面圖：說明我方的監(jiān)管區(qū)域，同時提醒現(xiàn)場工作人員我方質押物必須嚴格按照指定區(qū)域內存放；特別指出的是該平面圖在繪制過程中，要對我方監(jiān)管的場 / 庫作出重點標識，并詳細標注場 / 庫

6、的周邊環(huán)境。工作職責：對監(jiān)管員工作職責作出了劃分和界定，有助于監(jiān)管員了解本質工作內容，提高有效工作的針對性。安全管理制度：規(guī)范了監(jiān)管員日常工作的安全操作流程，加強該制度的學習有助于監(jiān)管員在工作中降低安全隱患，杜絕安全事故。工作紀律：對監(jiān)管員工作職責作出了規(guī)范和要求，有利于加強監(jiān)管員隊伍的管理，同時它是合理及時準確完成工作的保證。質物品種、價格、最低價值通知書：確保監(jiān)管人員第一時間按照要求更改現(xiàn)有質押貨物的價格，品種，核算單價。預留印鑒樣式：是我方與企業(yè)簽訂能夠簽發(fā)各項協(xié)議和單據(jù)的一個法律授權人，及簽章樣式，通過這個授權簽發(fā)的單據(jù)才有法律意義。監(jiān)管點日常工作流程：是保證監(jiān)管員按部就班處理日常繁復

7、工作的依據(jù)和指導，通過監(jiān)管員自己編制完善后，繪制或者打印然后張貼上墻。出質通知書：由質權人（銀行）出具，標明監(jiān)管貨物明細，最低控貨值，并有質權人（銀行）及出質人（企業(yè)）的簽字和蓋章，以此作為銀行正式委托我司進行監(jiān)管的依據(jù)。巡檢記錄：定期有巡檢到監(jiān)管點檢查，每次都會做相應記錄并留于監(jiān)管點，以備我司其他人員檢查。異常緊急聯(lián)系人：所在監(jiān)管點若出現(xiàn)異常，對應好區(qū)域第一時間聯(lián)系相應人員，在無法聯(lián)系時可選擇聯(lián)系其他區(qū)域人員，聯(lián)系人的方式同時要存在監(jiān)管點手機中。監(jiān)管員交接記錄：在監(jiān)管員離職、調遣等離開監(jiān)管點的行為要發(fā)生時，除了發(fā)郵件告知金融物流部和辦事處巡檢外，必須等交接人員到達并寫好交接記錄方可離開。三、

8、辦公用品管理（A）管理原則現(xiàn)有辦公用品個人妥善保管，本著節(jié)省、愛護的原則進行辦公用品管理。（B）管理要求1.公司未配置的辦公用品的采買必須向金融物流部申請；原則上由企業(yè)提供。2.辦公必需品的損壞、缺失必須及時上報提請報銷或添置，并出具書面說明及時提交給金融物流部；工作交接時須在交接單中詳細記錄辦公用品的可使用狀態(tài)。（C）監(jiān)管點定位手機管理1.必須保持開啟狀態(tài)，若遇到雷電等天氣向所在區(qū)域巡檢請示后方可關機。2.只用于監(jiān)管工作中，不得用于私人通話包括撥打國際長途、購買網絡虛擬產品、額外為其他產品充值等服務。3.定位手機監(jiān)管員必須隨身攜帶，為了達到風險管控和及時溝通的目的，不得以任何理由將手機放在離

9、監(jiān)管員5米以外的任何地方。4.定位手機若出現(xiàn)故障，要第一時間報告所在區(qū)域巡檢員，超過12個小時視為工作脫崗。四、帳務單據(jù)和憑證管理為嚴格監(jiān)管員對監(jiān)管貨物庫存的控制，現(xiàn)統(tǒng)一帳務管理辦法如下：（A）管理原則單單相符、單賬相符、單物相符。（B）單據(jù)類管理（1）質物入庫單是用來證明普通貨物轉為質物的單據(jù)。完成驗收之后，我方只能行使保管人的責任和義務，但填寫了此單據(jù)，我方就可行使監(jiān)管人的責任和義務。即完成一個普通貨物到質物，并由保管人到監(jiān)管人的轉變過程（2）質物出庫單 在質押監(jiān)管業(yè)務中，質物的解押放行后我方是不需作詳細記錄的。但對于總量控制來講，質物是不固定的，總是有一個質物不斷增加和不斷減少的過程。所

10、以在一段時期內，監(jiān)管倉內的質物為何變化，我司方要有一個完整的情況說明，為有利舉證打下基礎。（3）質押物庫存及可出貨通知單庫存記錄企業(yè)當日或者近期的庫存明細匯總表，是跟企業(yè)提供的原始單據(jù)相呼應的，如果企業(yè)的庫存變動則此表也跟著變動，它是以實際質押物一一對應，由企業(yè)簽字確認，可認為是企業(yè)提供的庫存明細匯總表。 可出貨通知單主要目的是為了排除企業(yè)的善意違約。如果我方未提前通知企業(yè)的最多提貨量，一旦出現(xiàn)企業(yè)提貨過多造成庫存質物低于質押量時，企業(yè)可以推托自己是善意行為，而我方無法舉證其是在惡意違約。如果我方事先告知了他可提貨量的情況，他又沒有采取補充保證金或增加質物的措施從而造成庫存量低于質押量，我方完

11、全可以舉證認定其為惡意違約。（4）盤點表 記錄每天對質物的盤點情況，對企業(yè)質物庫存的情況做到更深入的了解，核對企業(yè)提供原始單據(jù)的真實性。（C）賬務管理 出入庫明細臺帳：監(jiān)管員必須選用帶有“金額”欄的賬本（不同類別的監(jiān)管貨物須分別建立賬頁）。所載信息依據(jù)監(jiān)管員于出入庫現(xiàn)場記錄的出入庫明細臺賬，并做到日清月結。監(jiān)管貨物出入庫時，監(jiān)管員須現(xiàn)場手工跟蹤記錄出入庫貨物的詳細信息為規(guī)范賬務管理，使監(jiān)管員在建賬、記賬時有統(tǒng)一的標準，特對記賬要求做以下規(guī)定：1.建立新賬本時，監(jiān)管員應據(jù)實填寫賬簿啟用表內的相關內容并根據(jù)監(jiān)管貨物的實際情況（監(jiān)管貨物種類、出入庫頻繁程度等）編制賬本目錄表；2.監(jiān)管員須根據(jù)監(jiān)管貨物

12、實際出入庫情況，如實登記賬本，記賬時必須采用鋼筆或黑色中性筆，嚴禁用圓珠筆或鉛筆登記手工賬本；3.監(jiān)管員登記手工賬本時，出入庫憑證號要與系統(tǒng)的出入庫編號相一致，必須按賬戶頁次逐頁逐行登記，不得跳頁、隔行； 4.手工賬本不允許涂改、缺頁、撕毀，監(jiān)管員必須保持賬目清晰、賬本整潔；5.做錯賬時，監(jiān)管員應當手工做賬調平，并于摘要欄備注；6.監(jiān)管員必須每天做到帳務日清。（出入庫明細臺帳賬頁樣式及范例如下） （D）電子報表設置及管理要求序號報表名稱用途提交時間提交方式提交對象1日庫存報表通過監(jiān)管員對庫存狀態(tài)的匯報，了解庫存量及出入庫具體情況。每天上午10點前（特殊情況請須示報批）電子郵件2貨位圖對監(jiān)管區(qū)域

13、有更直觀的了解，有利于庫存盤點的直觀性每天上午10點前電子郵件3監(jiān)管工作日志記錄當日巡庫、盤點、質物進出、價格變化，有無異常等情況每天下班前根據(jù)實際情況寫監(jiān)管日志電子郵件4企業(yè)經營情況周報記錄為期一周的企業(yè)出入庫總計和總貨值每周五上午10點前電子郵件五、巡盤庫管理（A）巡庫盤點原則1.對質押物實行24小時不間斷監(jiān)管；2.每日對監(jiān)管區(qū)進行巡查并抽盤，并填寫盤點表，每天確保至少全盤一次；3.不定期抽查，包括巡查倉庫、跟隨企業(yè)工作人員對質押物進行檢驗、核查企業(yè)的質物質檢單據(jù)等；4.當出現(xiàn)可能影響銀行利益的情況時，增加巡查次數(shù)和力度。（B）巡庫要求1.巡查質物存放區(qū)周圍是否存在安全漏洞（如防護欄被破壞

14、、保安失職、消防隱患等）影響到質權人利益；2.監(jiān)督企業(yè)現(xiàn)場操作人員是否按照流程操作，是否存在違規(guī)操作；3.發(fā)現(xiàn)問題及時通知相應聯(lián)系人，并根據(jù)金融物流部要求通知企業(yè)整改，并跟進整改；4.詳細記錄貨品倉儲儲存狀況，質物入庫時間，登記入監(jiān)管日志；5.原則上以最低控貨值120%的庫存量作為警戒線， 具體以項目操作手冊要求為準，當實際庫存量接近或低于警戒線，及庫存量出現(xiàn)大幅波動時，須立即知會企業(yè)補貨，并通知金融物流部和辦事處，并按照金融物流部指示操作。6.在質押物出現(xiàn)任何不利于銀行授信安全的情況時2小時內通知相應的異常緊急聯(lián)系人。7. 中海監(jiān)管人員要積極配合銀行的隨機檢查與監(jiān)管貨物隨機抽查盤點工作，根據(jù)

15、要求制作盤點表，保證帳實相符。（C）質押物盤點要求一切以實盤為準則，核對盤點結果是否與庫存報表相符，如有差異，查找原因。若確實存在差異，要求出質人提出合理解釋。如果由出質人原因造成的（如在中海物流不知情的情況下出庫），應提出警告，并及時匯報到金融物流部。六、監(jiān)管點日常工作流程監(jiān)管點每天都要安排好工作計劃，并按照工作計劃以及實際工作情況，制定好工作流程，以保證監(jiān)管點各項工作順利開展。根據(jù)各監(jiān)管點的共性特制定以下日常工作流程：第一步 收拾內務、整理辦公室并報到上班駐場監(jiān)管員每天8點之前，按照公司辦公室管理要求將個人內務以及所屬辦區(qū)域衛(wèi)生收拾干凈，并于8：008：30區(qū)間登錄公司指定網絡通訊工具及Q

16、Q群()報到，報到內容為本日工作安排。在工作時間內，午休除外不得已任何理由離開監(jiān)管區(qū)域，包括到監(jiān)管員住處。第二步 監(jiān)管場地巡視及盤庫監(jiān)管員檢查監(jiān)管廠區(qū)監(jiān)管標牌是否完好、監(jiān)管標簽是否缺失、上墻文件是否齊全、廠區(qū)是否存在安全隱患、質押物是否存在異常變動等。監(jiān)管員對監(jiān)管廠區(qū)質押物全面盤點，并將盤點結果記錄到盤點表上。第三步 收集并整理企業(yè)相關單據(jù)監(jiān)管員要求出質企業(yè)提交足以證明質物所有權和品質的證明文件復印件，質物證明文件包括但不限于相關質物的貨權及品質證明、生產入庫單、購銷合同、增值稅發(fā)票、報關單、貨運單、質量合格證書、商檢證明等，證明文件需由出質企業(yè)提供復印件并加蓋公章，以證明其真實有效，監(jiān)管員負

17、責審核留存，每個月匯總快遞回公司金融物流部單證巡檢員。第四步 制作單據(jù)、報表及賬務1.監(jiān)管員根據(jù)收集的材料以及現(xiàn)場跟蹤出入庫的數(shù)據(jù)；2.根據(jù)前一天的出入庫數(shù)據(jù)填報到庫存日報表，并制作電子版貨位圖及監(jiān)管工作日志發(fā)送到公司相關人員，出入庫數(shù)據(jù)企業(yè)提供只為參考，并與監(jiān)管員實際監(jiān)測到的出入庫進行比對，出入較大時對庫存進行實盤進行確認。3.根據(jù)出入庫單及時更新出入庫明細賬；4.根據(jù)現(xiàn)有庫存情況制作質物庫存及可出貨值通知單，找企業(yè)相關負責人人簽字蓋章留存；5.每周五根據(jù)本周的出入庫及企業(yè)生產經營情況匯總填制企業(yè)經營狀況周報，并發(fā)送到公司郵箱。第五步 巡盤庫每天不定時不定期的對監(jiān)管場地、庫區(qū)、質押物等經行巡

18、查，對質物進行抽查并填寫盤點表第六步 現(xiàn)場跟蹤出入庫監(jiān)管員根據(jù)監(jiān)管企業(yè)的出入庫申請，收集貨權材料并現(xiàn)場跟蹤監(jiān)管企業(yè)的質押物的出入庫，制作出|入庫單，監(jiān)管員現(xiàn)場簽字，由出質人企業(yè)現(xiàn)場簽字確認；第七步 匯報本日工作 報到下班監(jiān)管員在下午5：00-5：30將本日工作整理并在公司指定的網絡通訊工具及QQ群()上匯報，并附帶監(jiān)管點本日庫存情況。七、出入庫操作流程 質押監(jiān)管業(yè)務由于其自身存在較大風險，如何控制庫存，確保庫存維持在銀行規(guī)定的最低控貨值以上，需要監(jiān)管員在出入庫方面做好工作，入庫注重貨品，出庫控制數(shù)量。 （A） 入 庫 流 程 第一步 質權人向我司交付監(jiān)管的擬質押貨物，并提供相應的擬質押物的權屬（包括但不限于購銷合同、過磅單、增值稅發(fā)票、隨車通行單）、品質（包括但不限于商品合格證書、商檢證明）等材料；第二步 監(jiān)管員對現(xiàn)場檢驗擬質押貨物是否為銀行指定質押物；不符合貨物拒收；第三步 對入庫貨物