公文培訓課件

1、目錄目錄 第第1章章 文件管理文件管理 第第2章章 會議場合禮儀會議場合禮儀 第第3章章 公文寫作公文寫作 實用公文的分類實用公文的分類 寫作的根本原理寫作的根本原理 常用的公文寫作方法常用的公文寫作方法第一章：文件管理文件分類： 外來文件 公司文件 部門文件文件管理： 電子文檔 1 1、按文件夾分類、按文件夾分類 2 2、有效存儲、有效存儲n 書面文件 文件管理n 書面文件 1 1、建立文件登記表、建立文件登記表 2 2、建立文件傳閱表、建立文件傳閱表 3 3、建立文件承辦簽、建立文件承辦簽n 文件存檔和督辦 文件管理n 文件督辦n 原那么：n 1、年終匯總分類上報n 2、執(zhí)行監(jiān)督過程控制第

2、二章：會議場合禮儀第二章：會議場合禮儀n 會議場合概述 1 1、含義、含義 2 2、分類、分類n 會議禮儀n 1、禮儀概述含義、分類、原那么n 2、分類n 標準n 1、會議組織n 會議場合禮儀會議場合禮儀n 標準-會議組織n 1、組織程式n 1確立會議議題、中心每一個會議都有其目的、重點，小到班組學習座談會，到達國家人n 民代表大會，都必須在會前明確議題，否那么，目的不明、可開可不開的會議還是不開的n 好。n 2擬發(fā)會議通知，確定會議議程要及早通知參加會議的時間、地點，會議的主題和議程，n 以及參加會議者的食宿、應準備的發(fā)言材料、學習資料等事項。整個會議議程要事先擬n 定，以使整個會議能夠有條

3、不紊地進行。n 3安排布置好會場要根據會議的規(guī)模來選擇會場的檔次、大小。會場布置也要和會議內容n 相統(tǒng)一，主席臺上方要掛書寫會議名稱的橫幅，會場中要有宣傳會議的標語、主席臺人n 員的名牌、參加會議代表團的標牌、指示路線的路標及表示歡送的室外標語等。還要事n 先裝配、調試會場燈光、音響設備，準備會場茶水、飲料等，一些大型會議還得配備保n 安、醫(yī)務人員及有關設施。n 4做好迎接接待工作大型、中型會議一定要安排好與會者的迎送接待工作，不然，與會者n 不知如何報到，不知食宿及回程如何安排，容易延誤會議，對客人來說也是十分不禮貌n 的。如果 對方是德高望重的領導、權威或老弱病殘，還應該安排車輛、人員前往

4、機場、n 車站接送，會議期間的食宿起居應安排專職人員效勞。n 標準-會議組織n 2、會議籌劃n 1確定會議宗旨確認這些宗旨，并能在制定的時間內實現(xiàn)。n 2準備會議內容和議程會議內容按邏輯順序排列，每項議程都標上名稱和時間。n 3選擇出席對象確定出席會議的對象。n 4環(huán)境布置和設備安排對會場環(huán)境布置提出要求，確認并準備好會場必要的設備。n 5制定根本準那么對會議的效率、紀律和秩序，包括服裝等提出要求。n 6發(fā)出通知或邀請讓人們知道會議的召開，與會人員按時間做好準備。會議場合禮儀會議場合禮儀n 標準-會議主持n 召開會議就像是一次演出每個人都要扮演一個角色；議程好比劇本，討論那么是必要的即興發(fā)揮。

5、表4-1為會議角色表，列出了會議主持人和參加者各自的職責。假設要使會議圓滿成功，重要的是大家都清楚所擔任的角色，并恰如其分地完成會議場合禮儀會議場合禮儀 1 1準時開會。準時開會。 2 2闡述會議宗旨闡述會議宗旨 3 3遵守議程表遵守議程表 4 4掌握時間掌握時間 5 5促進討論促進討論 6 6允許提問允許提問 7 7明確將采取的行動明確將采取的行動 8 8作出會議總結作出會議總結會議場合禮儀會議場合禮儀-會議主持的一般過程會議主持的一般過程n 標準-會議出席n 1準時到達會場，按照會場的指定座位或區(qū)域落座。n 2會議正式開始以后，盡量防止頻繁進出會場。n 3進出會場或上下電梯時要遵循女士優(yōu)先

6、的原那么。n 4會議期間關閉 或將 調到靜音狀態(tài)，不在會n 場大聲喧嘩，不在開會期間大聲接聽 。n 5無論主席臺上，還是在臺下，坐姿要端正。n 6出席正式會議要穿正裝。會議場合禮儀會議場合禮儀n 提示n 1、對付棘手與會者n 對主導一切者，要表示成認講話者對論題的了解及其作出的建設性奉獻。當有人進行個人攻擊時，可局部重復剛剛他所講的內容，并向大家或另外某個人詢問對他的話持何看法，同時聲明要從其他與會者那里聽取意見。n 對漫無邊際者，趁到休息時間或此人講話停頓時打斷他。中斷漫無邊際的講話對他個人來說也許是無禮的。組織者表示了解所述事情，再次說明會議宗旨以及時間限制，并將問題引向另一個人或者全體與

7、會者。要求漫無邊際者作出總結，當他略作停頓時就打斷他的話，并控制他的反響。n 對閑談者，組織者停頓下來并直視說話者，轉向他們詢問他們是否有什么問題。重新說明會議宗旨的重要性，并指出如果每次只有一個人發(fā)言，那么大家的收獲會更多。每次只有一個人講話應成為會場規(guī)那么。n 對不發(fā)言者，找出他們沉默的原因，通過小組交流使他們參加討論。n 對唱反調者，了解這種反對情緒究竟有多大影響，可以讓反對者幫助做些事情，如擔任記錄員等。在休息時主動與他交談 會議場合禮儀會議場合禮儀n 提示n 2、幫助解決爭端n 主持人要充當調停人，鼓勵對立雙方自己解決爭端。要不偏不倚、客觀公正地聽取各方的意見，成認每一方的立場。如一

8、時無法解決可先擱置該問題，繼續(xù)進行下面的議程。如果氣氛過于劇烈，可安排一次休息。 會議場合禮儀會議場合禮儀以上是會議場合禮儀根本內容，以上是會議場合禮儀根本內容，接下來和大家一起學習一下接下來和大家一起學習一下公文寫作方面的知識！公文寫作方面的知識！第三章：公文寫作第三章：公文寫作n 公文分類n 1、指揮性公文n 2、知照性公文n 3、呈請性公文n 4、標準性公文n 5、方案類公文 n 6、記錄性公文 n 7、講話類公文 n 8、日常事務類公文 公文寫作公文寫作n 公文寫作根底原理n 一概述n 1、公文的根本含義：辦理公務的文書，企業(yè)開展工作的種種方法、措施，要靠公文進行布置、安排。通知、會議

9、紀要、活動安排。n 2、公文的根本性質：n 一：直接效用性。n 二：體式的標準性。n 定義：公文是單位在行使管理職權，處理日常工作時使用的，具有直接效用和標準體式的文書。 公文寫作公文寫作n 公文寫作根底原理n 二特點n 1、政策性：充分權威性，觀點鮮明。n 2、實用性：n 3、可靠性n 4、定向性n 5、時間性n 6、標準性 公文寫作公文寫作n 公文寫作根底原理n 三作用n 1、公布法規(guī)。n 2、指揮管理。n 3、文流信息。n 4、宣傳教育。n 5、商洽協(xié)調。n 6、憑證依據。n 公文寫作根底原理n 四作者角色意識n 1、公文作者的代言身份。n 2、公文寫作群體化寫作。公文寫作公文寫作n 公

10、文寫作根底原理n 五法定作者與執(zhí)筆人關系n 六語言特征n 1、實用性。n 2、標準性。 n 3、模式性。公文寫作公文寫作n 公文寫作根底原理n 七公文結構含義和要求n 1、公文結構的含義。n 序：公文在有了觀點，有了材料之后，必須按照一個內在的脈絡，井然有序地組織在一起，構n 成一個有生命的整體，才能成為一篇文章。對生命整體，朱光潛先生曾說過這樣一段話。第n 一，有頭有尾有中段。第二，頭尾和中段在必然的地位。第三，有一股生氣貫注于全體。一段n 話如果喪失仍于全文無害，那段話就是贅疣；一段話如果搬動位置仍于全文無害，那篇文章的n 布局就欠斟酌。布局愈松懈，文章的活力就愈薄弱。結構是文章內容的組織

11、和銜接，是文章內n 部聯(lián)系和外部形式的統(tǒng)一。n 2、公文結構的要求。n 根本要求：完整性、連貫性、嚴密性。n 3、公文結構的主要環(huán)節(jié)。n 四對八個環(huán)節(jié)：n 層次和段落，過渡和照應，主次和詳略，開頭和結尾。n 一層次和段落。n 1層次的含義：文章結構的完整性，主要通過層次安排來實現(xiàn)的。在公文中層次像篇和段一樣，有明確的外部標志。例如：章程、條例等法規(guī)類公文，由“總那么、第一章、第二章附那么來構成。清晰地顯現(xiàn)處層次來。有的在閱讀中能表達出層次。 公文寫作公文寫作n 公文寫作根底原理n 七公文結構含義和要求n 二過渡和照應。n 1過渡的含義。就是在段落之間，層次之間進行銜接的形式或手段，它不是獨立的

12、意義段。n 2過渡方式有三種：一是過渡段。二是過渡句。三是關聯(lián)詞語。n 常在下層或下段起首用關聯(lián)詞語過渡：“因此“但是“然而“總之“綜上所述。n 3照應的含義: A、照應是文章前后內容之間的照顧和照應。B、常見形式n 首尾照應：例：開頭說“為制定本規(guī)定結尾要求“本規(guī)定從X月X日起施行。n 序列照應：例如依次表達“首先其次最后 ;注釋照應：在文章末尾處安排注釋。n 三主次和詳略。n A、主要觀點和重要條文要詳寫，一般觀點和次要條文要略寫。n B、以典型程度確定詳略。n 四開頭和結尾。n 1開頭寫作要求:首先是要開門見山。其次是文筆簡練。n 2開頭的常見體式。n A、根據式開頭：一般用“根據“遵照

13、“按照等介詞領起。n B、表達式開頭：運用概括表達的方式，把公文所指的主要事實作一個簡要的交待，然后在事實的根底上展開主體局部的表達，這就是表達式開頭。緊急請示的開頭n C、結論式開頭：一開頭就提出對某一事件或某一問題的根本認識，以此為前提布置有關工作，提出開展工作的方法、措施和要求，也是一種比較常用的公文開頭方式。 公文寫作公文寫作n 公文寫作介紹n 一指令性公文 n 包括：命令、指令、指示、決定、決議、批復。n 1、命令的適用范圍及特點n 1屬于指揮性的下行公文。n 2特點：強制性“令行禁止、莊嚴性、權威性。n 3按用途分類：公布令、行政令、任免令、獎懲令、特赦令、發(fā)動令等等。n 2、指令

14、的適用范圍及特點。n 1指點著使人去做的意思n 2特點：n A、只限于經濟、科研領域、存在較強的專業(yè)性。n B、與命令不同點，發(fā)布指示性和規(guī)定性相結合的措施和要求的公文文種。n 3、決定的適用范圍及特點n 1決定是作出決策和安排的指揮性公文。命令發(fā)文機關級別高，決定任何機關團體在其職權范圍內都可以作出，但越是基層決定越少。n 2特點：n決定只注明印發(fā)或傳達范圍，一般不在正文的抬頭寫主送機關。n 3決定的類型：n A、針對某個具體問題或事項的決定； B、針對某方面工作或某一類問題的； C、用于表彰或懲戒的。n 4決定的根本格式和寫法。標題、成文時間、正文緣由、決定事項、執(zhí)行要求公文寫作公文寫作n

15、 公文寫作介紹n 一指令性公文 n 4、決議的使用范圍及特點n 決議是公布經過會議討論通過，并要求公布單位和個人n 貫徹執(zhí)行的一種公文。具有指導和指示作用。決議和決定都n 是下行文。n 特點：決議必須通過會議討論通過才能成文。 決定那么n 可由領導機關直接制發(fā)。n 決議分類：n 1綜合性決議：將整個會議決議的事項全n 部總結和概括后形成決議，反映會議全部成果。n 2專題性決議：是指會議就某一單一問題或單項工作做出的決議。 公文寫作公文寫作n 公文寫作介紹n 一指令性公文 n 5、指示的適用范圍和特點n 1與命令、決定、決議一樣都屬下行文。n 2具有指揮性、權威性和指令性、時效性、準備性特點。n

16、 3指示不單純地布置工作，還涉及到工作的原那么、意義、任務、措施、n 方法等一系列工作的執(zhí)行要求，如果單純布置工作，也可使用通知等n 文種。n 指示是給下級機關部署工作，并說明的原那么和方針。內容和表達較為靈活。它是上級機關視工作需要主動行文，針對全局性問題而發(fā)，普遍下發(fā)，受文面廣。n 寫法上：標題、發(fā)文字號、主送機關、正文、發(fā)文機關、日期。n 正文：緣由、指示事項、執(zhí)行要求三局部組成。 公文寫作公文寫作n 公文寫作介紹n 一指令性公文 n 5、指示的適用范圍和特點n 1與命令、決定、決議一樣都屬下行文。n 2具有指揮性、權威性和指令性、時效性、準備性特點。n 3指示不單純地布置工作，還涉及到

17、工作的原那么、意義、任務、措施、n 方法等一系列工作的執(zhí)行要求，如果單純布置工作，也可使用通知等n 文種。n 指示是給下級機關部署工作，并說明的原那么和方針。內容和表達較為靈活。它是上級機關視工作需要主動行文，針對全局性問題而發(fā)，普遍下發(fā)，受文面廣。n 寫法上：標題、發(fā)文字號、主送機關、正文、發(fā)文機關、日期。n 正文：緣由、指示事項、執(zhí)行要求三局部組成。 公文寫作公文寫作n 公文寫作介紹n 一指令性公文 n 6、批復適用范圍和特點n 1批復是答復性的下行文書，它是上級機關答復下級機關請示事項的指導性文n 件。n 2存在條件：批復必須以下級機關的請示或報告為存在的條件。沒有請示，也n 就無所謂批

18、復。請示與批復是彼此相互對應的兩種公文。n 請示是上行文，批復是下行文。批復與請示是正式行政公文中唯一具有相互聯(lián)系的一對文種。這一特點，決定了在批復的攥寫中，應該充分表達出批復對于請示的針對性。批復的行文關系和行文內容都需請示機關的制約是特定的。 公文寫作公文寫作n 公文寫作介紹n 一指令性公文 n 6、批復適用范圍和特點n 1批復是答復性的下行文書，它是上級機關答復下級機關請示事項的指導性文n 件。n 2存在條件：批復必須以下級機關的請示或報告為存在的條件。沒有請示，也n 就無所謂批復。請示與批復是彼此相互對應的兩種公文。n 請示是上行文，批復是下行文。批復與請示是正式行政公文中唯一具有相互聯(lián)系的一對文種。這一特點，決定了在批復的攥寫中，應該充分表達出批復對于請示的針對性。批復的行文關系和行文內容都需請示機關的制約是特定的。 公文寫作公文寫作n 公文寫作介紹n 二知照性公文 n 概念：執(zhí)照性