Word文檔排版

1、電子與信息工程學(xué)院徐 莉2010-5-29培訓(xùn)內(nèi)容nWord的文檔編輯nWord文檔頁面設(shè)置nWord格式設(shè)置n長文檔編輯n表格制作n圖文混排n目錄的插入與更新nWord名片制作n使用郵件合并制作批量名片nWord套打案例一：業(yè)務(wù)受理單 Word圖文混排知識要點(diǎn)：n 插入與編輯圖片n 插入與設(shè)置文本框n 插入與編輯表格n 雙行合一n 套打第一步：頁面設(shè)置第一步：頁面設(shè)置選擇“文件”“頁面設(shè)置”，打開“頁面設(shè)置”對話框的“紙張”選項(xiàng)卡中選擇“A4”紙。第二步：插入頁眉處第二步：插入頁眉處圖片并設(shè)置其格式圖片并設(shè)置其格式1選擇“插入”“圖片”“來自文件”，在“插入圖片”對話框中，定位并選擇相應(yīng)的圖

2、片。單擊“圖片”，彈出“圖片”工具欄，點(diǎn)擊“版式”按鈕，選擇“四周型環(huán)繞”。這樣設(shè)置的好處是，可以用鼠標(biāo)輕易地移動圖片到頁面的任何位置。第二步：插入頁眉處第二步：插入頁眉處圖片并設(shè)置其格式圖片并設(shè)置其格式2選擇 “圖片”工具欄上的“設(shè)置圖片格式”按鈕，打開“設(shè)置圖片格式”對話框，選澤“大小”選項(xiàng)卡，取消勾選“鎖定縱橫比”復(fù)選框。這樣設(shè)置的好處是，可以用鼠標(biāo)隨意改變圖片的大小。第二步：插入頁眉處圖片并設(shè)置其格式第二步：插入頁眉處圖片并設(shè)置其格式3對圖片做好了設(shè)置，就可以使用鼠標(biāo)拖動的方法，對圖片的大小和位置進(jìn)行設(shè)置了，調(diào)整到頁眉位置后，通過點(diǎn)擊“圖片”工具欄上的“增加亮度” 按鈕，為圖片增加亮度

3、，設(shè)置好后的效果如下圖所示。第三步：插入其他圖片第三步：插入其他圖片用相似的方法在頁眉的圖片上再插入另一個圖片“聯(lián)通標(biāo)志”，如下圖所示。第四步：插入文本框第四步：插入文本框1用鼠標(biāo)單擊繪圖工具欄上的橫向文本框 按鈕，鼠標(biāo)箭頭變成十字型，拖動鼠標(biāo)左鍵在合適的位置拖動出一個文本框，然后輸入文本“China”，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊文本框的邊框，然后右鍵單擊，選擇“設(shè)置文本框格式”命令，打開“設(shè)置文本框格式”對話框。在在“顏色與線條顏色與線條”選項(xiàng)卡中將文本框的填充選項(xiàng)卡中將文本框的填充色和線條顏色都設(shè)為無，如下圖所示。色和線條顏色都設(shè)為無，如下圖所示。在在“文本框文本框”選項(xiàng)卡中將文本框的內(nèi)選項(xiàng)卡中將文本框的

4、內(nèi)部邊距均設(shè)為部邊距均設(shè)為0，如下圖所示。，如下圖所示。第四步：插入文本框第四步：插入文本框2用同樣的方法拖動出另一個文本框，然后輸入文本“unicom中國聯(lián)通”，并對該文本框做相似的設(shè)置，完成后效果如下圖所示。第四步：插入文本框第四步：插入文本框3用同樣的方法拖動出另外兩個文本框，然后分別輸入文本“unicom中國聯(lián)通”和“業(yè)務(wù)受理單”，并對該文本框做相似的設(shè)置，完成后效果如下圖所示。第五步：插入表格第五步：插入表格將光標(biāo)定位到標(biāo)題的左下方，選擇“插入”“表格”命令，打開“插入表格”對話框，插入一個2行2列的表格。第六步：插入表格第六步：插入表格用鼠標(biāo)拖動表格的邊線，并輸入表格文字，達(dá)到如右

5、圖所示的效果。第七步：插入其他文本框第七步：插入其他文本框我們要插入如下圖所示的文本框（4個），方法跟前面所敘述的相似，不同的是有兩個文本框中的文本使用了合并字符的設(shè)置。方法是：方法是：在文本框中輸入“申請人經(jīng)辦人”，并選中，選擇“格式”“中文版式”“合并字符”，打開“合并字符”對話框，設(shè)置字體和字號后確定。然后利用繪圖工具欄上的直線在兩行文本之間拖拽出一條直線即可。第八步：繪制頁腳顏色框第八步：繪制頁腳顏色框我們要插入如下圖所示的顏色框，使用一個文本框就可以做到。方法是：方法是：插入一個文本框，調(diào)整其大小及位置，讓其處于整個頁面的底部，然后選中文本框，右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置文

6、本框格式”命令，為其設(shè)置填充色，并將線條顏色設(shè)為無。再插入一個文本框，輸入再插入一個文本框，輸入“中國聯(lián)通中國聯(lián)通 All Rights Reserved”調(diào)整調(diào)整其位置、填充色、線條顏色即可。其位置、填充色、線條顏色即可。第九步：設(shè)置水印效果第九步：設(shè)置水印效果我們要插入如右圖所示的水印效果。方法是：方法是：選擇“格式”“背景”“水印”，打開“水印”對話框，選擇“圖片水印”單選按鈕，點(diǎn)擊“選擇圖片”按鈕，選擇要作為水印的圖片，確定即可。套打業(yè)務(wù)受理單制作完成了，我們會彩印很多張，將它們放入打印機(jī)后，我們?nèi)绾未_定將電子文檔中各項(xiàng)內(nèi)容（如客戶姓名等）的位置剛好和業(yè)務(wù)受理單的項(xiàng)目對應(yīng)。答案就是套打

7、套打。方法是：方法是：第一步：第一步：用掃描儀把業(yè)務(wù)受理單掃描成圖片掃描成圖片文件，在Word中選擇“插入插入”“圖片圖片”“來自文件來自文件”，然后把掃描后的表格文件插入到文件中。（圖片大?。焊叨?6.8厘米 ， 寬度11.93厘米）套打第二步：第二步：選擇“文件文件”“頁面設(shè)置頁面設(shè)置”，調(diào)整紙張大小與表格文件的原始尺寸一致，上下左右頁邊距均設(shè)為0。然后右擊該圖片并選擇“設(shè)置圖片格式”，在彈出的對話框中選擇“版式”標(biāo)簽，然后選擇“襯于文字下方襯于文字下方”，調(diào)整圖片使其正好覆蓋整個頁面。 第三步：第三步：接著在需要打印的空欄處插入文本框空欄處插入文本框，調(diào)整其大小正好和表格圖片的空欄尺寸一

8、致，并將文本框的內(nèi)邊距內(nèi)邊距均調(diào)為0。然后右擊文本框，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置文本框格式”，設(shè)置該文本框的“顏色與線條”為“無線條顏色無線條顏色”。l按照上述步驟插入多個文本框插入多個文本框，最后選中所有文本框，再單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“組合組合”將它們組合在一個對象。第三步：第三步：在文本框中單擊左鍵，選擇菜單“插入”“域”，在彈出的對話框中，選擇“域名”為MacroButton，宏名為AcceptAll ChangeShown，在顯示文字中輸入提示文字。最后將文件中的圖片刪除，并把新建的文件保存為模板即可。下次使用時，調(diào)用此模板，將光標(biāo)移到文本框中，輸入相關(guān)內(nèi)容確定后就可以打印了，非常方便

9、。案例二：Word長文檔排版電子與信息工程學(xué)院徐 莉2010-5-12頁面設(shè)置nWord所謂的頁面設(shè)置是紙張大小、邊界、頁眉與頁腳的總稱。其作用范圍是在一個節(jié)中（也可以選擇套用于整份文檔）。換言之，一份文檔可以有多個節(jié)，每個節(jié)的頁面設(shè)置都可以不同。正因?yàn)槿绱?，我們才能：讓各單元總是始于奇?shù)頁讓頁碼混用羅馬數(shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字讓奇偶頁有不同的頁眉和頁腳內(nèi)容讓腳注于每一章重新編號分節(jié)符簡介n分節(jié)符類型分別為：“下一頁”：分節(jié)符后的文本從新的一頁開始；“連續(xù)”：新節(jié)與其前面一節(jié)同處于當(dāng)前頁中；“偶數(shù)頁”：分節(jié)符后面的內(nèi)容轉(zhuǎn)入下一個偶數(shù)頁；“奇數(shù)頁”：分節(jié)符后面的內(nèi)容轉(zhuǎn)入下一個奇數(shù)頁。 論文論文、書書、各

10、種分析報(bào)告各種分析報(bào)告，往往是洋洋灑灑幾十頁。我們一起學(xué)習(xí)一下長篇文檔的排版技巧，使得以后當(dāng)我們遇到這樣的文檔時，可以輕松排版。 對于長文檔，要注意以下兩點(diǎn)：對于長文檔，要注意以下兩點(diǎn)：u制作長文檔前，先要規(guī)劃好各種設(shè)置，尤其是樣式設(shè)置 u不同的篇章部分一定要分節(jié)，而不是分頁排版要求以河職院畢業(yè)論文河職院畢業(yè)論文為例，論文要求的格式是：uA4紙，要有封面和目錄，雙面打?。籾封面無頁眉，目錄的頁眉為“目錄” ，其他的頁面：奇數(shù)頁頁眉為頁面所在章的章標(biāo)題，偶數(shù)頁為“河源職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)論文”；u封面無頁腳，目錄、摘要的頁腳為大寫羅馬數(shù)字連續(xù)編頁；正文的頁腳為阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編頁；頁碼一律位于頁面底端

11、的中間。開始排版第一步：第一步：頁面設(shè)置：從菜單中選擇【文件】|【頁面設(shè)置】命令，顯示“頁面設(shè)置”對話框，選擇【紙張】選項(xiàng)卡，如圖所示。 在“頁面設(shè)置頁面設(shè)置”對話框中選擇“文檔網(wǎng)格文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)卡，如圖所示。選中“指定行和字符網(wǎng)格”，在“字符”設(shè)置中，設(shè)置“每行37”個字符。同樣，在“行”設(shè)置中，設(shè)置為“每頁42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。 第二步：第二步：新建樣式選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在右側(cè)的任務(wù)窗格中即可設(shè)置或應(yīng)用格式或樣式，如左圖所示。在圖中，“顯示”為“有效格式”，則其中的內(nèi)容即有格式，又有樣式。為了清晰地理解樣式的概念，可在 “顯示”下拉列表中選擇“有效樣式”，

12、如右圖所示 。 新建樣式n新建如下三種樣式：一級標(biāo)題一級標(biāo)題: :（中文）黑體、三號、居中，縮進(jìn)：左，0字符；右，0字符；段落間距：段前0.5行；單倍行距二級標(biāo)題：二級標(biāo)題： （中文）黑體、小三，縮進(jìn)：左，0字符；右，0字符；段落間距：段前0.5行；單倍行距三級標(biāo)題：三級標(biāo)題：（中文）黑體、四號，縮進(jìn)：左，0字符；右，0字符；段落間距：段前0.5行；單倍行距正文：正文： （中文）黑體、（默認(rèn)）Times New Roman、小四，縮進(jìn)：兩端對齊，行距：1.5倍行距，首行縮進(jìn)：2字符第三步：第三步：應(yīng)用樣式當(dāng)樣式被創(chuàng)建后，可以輸入文檔內(nèi)容了，我們可以選擇兩種方式將內(nèi)容應(yīng)用于樣式。u 先選中需要應(yīng)

13、用的樣式，然后輸入內(nèi)容；u 先輸入內(nèi)容，再應(yīng)用相應(yīng)的樣式。請選擇一種適合自己的方法將文檔的基本內(nèi)容輸入并應(yīng)用樣式。第四步：插入分節(jié)符第四步：插入分節(jié)符對長文檔，我們往往需要將不同的章節(jié)分布在不同的頁面上。通常情況下，我們會敲多個回車鍵來將光標(biāo)定位到下一頁，但這樣往往會存在一些后顧之憂。 比如，如果我們對某一章節(jié)的內(nèi)容進(jìn)行增刪，則會影響到下一章節(jié)的起始位置。為了避免這種情況，我們可以用插入分節(jié)符的方法來解決。方法是：方法是：將光標(biāo)定位到一章的結(jié)尾處，選擇“插入”菜單“分隔符”命令，在右圖的對話框中選擇“下一頁分節(jié)符”。第五步：第五步：插入目錄文檔的內(nèi)容安排好了，我們就可以為其插入目錄了。方法是：

14、方法是：在文檔的前面用插入分節(jié)符的方法插入一頁空頁，并在此頁上輸入標(biāo)題“目錄”，并應(yīng)用一級標(biāo)題樣式，回車。選擇“插入”“引用”“索引和目錄”，打開如右圖所示的對話框。如果我們直接點(diǎn)擊確定按鈕，可能會出錯，因?yàn)槟J(rèn)情況下Word會以應(yīng)用了樣式“標(biāo)題1、標(biāo)題2”的標(biāo)題生成目錄，而我們實(shí)際上應(yīng)用的是自己創(chuàng)建的樣式“一級標(biāo)題、二級標(biāo)題”。所以我們應(yīng)在“索引和目錄”對話框中，點(diǎn)擊“選項(xiàng)”按鈕，打開如右圖所示的對話框，并在應(yīng)該成為目錄的樣式中填寫相應(yīng)的級別。第六步：設(shè)置頁眉第六步：設(shè)置頁眉要求：要求：目錄的頁眉為“目錄” ，摘要的頁眉為“摘要”，其他的頁面：奇數(shù)頁頁眉為頁面所在章的章標(biāo)題，偶數(shù)頁為“河源職

15、業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)論文”；（注：前提是目錄、摘要、各章要屬于不同的節(jié)，各章內(nèi)奇偶頁不同）（注：前提是目錄、摘要、各章要屬于不同的節(jié)，各章內(nèi)奇偶頁不同）首先，打開首先，打開“頁面設(shè)置頁面設(shè)置”對話框，在對話框，在“版式版式”選項(xiàng)卡中勾選選項(xiàng)卡中勾選“奇偶頁不同奇偶頁不同”復(fù)選框。復(fù)選框。方法是：方法是： 將光標(biāo)定位到目錄頁當(dāng)中，選擇“視圖”“頁眉和頁腳”（頁眉和頁腳工具欄被激活），在頁眉中輸入“目錄”，如下圖所示。第六步：設(shè)置頁眉第六步：設(shè)置頁眉 點(diǎn)擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“下一項(xiàng)”按鈕，切換到下一節(jié)（即摘要頁）頁面。下一項(xiàng)鏈接到前一個在默認(rèn)情況下，“鏈接到前一個”按鈕處于選中狀態(tài)，我們需要點(diǎn)擊一

16、下，取消其選中狀態(tài)，然后再在頁眉處輸入“摘要”。第六步：設(shè)置頁眉第六步：設(shè)置頁眉 點(diǎn)擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“下一項(xiàng)”按鈕，切換到下一節(jié)（1 緒論）的奇數(shù)頁頁面。點(diǎn)擊“鏈接到前一個”按鈕，取消其選中狀態(tài)，然后再在頁眉處輸入“1 緒論”。第六步：設(shè)置頁眉第六步：設(shè)置頁眉 點(diǎn)擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“下一項(xiàng)”按鈕，切換到下一節(jié)（1 緒論）的偶數(shù)頁頁面。點(diǎn)擊“鏈接到前一個”按鈕，取消其選中狀態(tài)，然后再在頁眉處輸入“河源職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)論文”。第六步：設(shè)置頁眉第六步：設(shè)置頁眉 點(diǎn)擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“下一項(xiàng)”按鈕，切換到下一節(jié)（2 相關(guān)技術(shù)基礎(chǔ)）的奇數(shù)頁頁面。點(diǎn)擊“鏈接到前一個”按鈕，取消其

17、選中狀態(tài)，然后再在頁眉處輸入“2 相關(guān)技術(shù)基礎(chǔ)”。其他的設(shè)置雷同，直到“下一項(xiàng)”按鈕變成灰色不可點(diǎn)擊，就說明需要設(shè)置的頁眉都設(shè)置完成。第七步：設(shè)置頁腳第七步：設(shè)置頁腳要求：要求：目錄、摘要的頁腳為大寫羅馬數(shù)字連續(xù)編頁；正文的頁腳為阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編頁；頁碼一律位于頁面底端的中間。方法是：方法是： 將光標(biāo)定位到目錄頁當(dāng)中，選擇“視圖”“頁眉和頁腳”（頁眉和頁腳工具欄被激活），在工具欄中點(diǎn)擊“在頁眉和頁腳間切換”按鈕，切換到頁腳。在頁眉和頁腳間切換第七步：設(shè)置頁腳第七步：設(shè)置頁腳 光標(biāo)定位到頁腳后，點(diǎn)擊“插入頁碼”按鈕，頁碼“1”被插入。選中頁碼，點(diǎn)擊“設(shè)置頁碼格式”，在“數(shù)字格式”中選擇羅馬數(shù)字格

18、式，然后將頁碼居中。插入頁碼設(shè)置頁碼格式第七步：設(shè)置頁腳第七步：設(shè)置頁腳 點(diǎn)擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“下一項(xiàng)”按鈕，切換到下一節(jié)（摘要）頁頁面。摘要和目錄為連續(xù)編頁，并且頁面格式要一致，所以采用默認(rèn)設(shè)置，工具欄上的“鏈接到前一個”按鈕處于選中狀態(tài)，不需要修改。第七步：設(shè)置頁腳第七步：設(shè)置頁腳 點(diǎn)擊“頁眉和頁腳”工具欄上的“下一項(xiàng)”按鈕，切換到下一節(jié)（1 緒論）奇數(shù)頁頁面。點(diǎn)擊工具欄上的“鏈接到前一個”按鈕，取消其選中狀態(tài)，選擇頁碼，點(diǎn)擊“設(shè)置頁碼格式”按鈕，在頁碼格式中做如下圖所示的設(shè)置。案例三：名片制作名片效果第一步：第一步： 新建一個文檔，單擊菜單“插入對象”，彈出“對象”對話框，選擇“

19、Microsoft Word圖片”類型。第二步：第二步： 單擊“文件頁面設(shè)置”，在彈出的“頁面設(shè)置”對話框中將“紙張”選項(xiàng)卡中的“紙張大小”項(xiàng)設(shè)為“自定義大小”，然后輸入紙張大小為寬度“8.8cm”、高度“5.5cm”。第三步：第三步：點(diǎn)擊切換到“頁邊距”選項(xiàng)卡設(shè)置界面，設(shè)置上、下、左、右頁邊距、裝訂線均為數(shù)字“0”。點(diǎn)擊“確定”按鈕返回到Word編輯狀態(tài)后，根據(jù)需要設(shè)計(jì)好名片的內(nèi)容和樣式，如下圖所示。 第四步：第四步：單擊“文件關(guān)閉（c）文檔”菜單項(xiàng)，完成名片的制作。現(xiàn)在，只要在名片里寫上用戶信息，名片的制作就完成了。如果要打印的話，顯然一張小小的名片使用一張紙?zhí)速M(fèi)了，下面我們在一頁頁面上

20、排版十張名片。第一步：第一步：新建一個文檔，依次點(diǎn)擊“文件頁面設(shè)置”菜單項(xiàng)，在彈出的對話框中設(shè)置“紙型”選項(xiàng)卡中的“紙型”項(xiàng)為“自定義大小”，其中的“寬度”為19.5cm；高度為29.7cm。 第二步：第二步：接著依次點(diǎn)擊“工具信函與郵件信函與標(biāo)簽”菜單項(xiàng)，在彈出的對話框中點(diǎn)擊“標(biāo)簽”選項(xiàng)卡中的“選項(xiàng)”按鈕。第三步：第三步：在隨即進(jìn)入的對話框中，設(shè)置“標(biāo)簽產(chǎn)品”為“Avery A4和A5幅面”，“產(chǎn)品編號”為“L7413名片”，設(shè)置完畢完點(diǎn)擊“確定”按鈕返回上一步。第四步：第四步：返回到上一步后點(diǎn)擊“新建文檔”按鈕。這樣在Word中就出現(xiàn)了十個相同大小的框。 第五步：第五步：返回到上一步后點(diǎn)擊“新建文檔”按鈕。這樣在Word中就出現(xiàn)了十個相同大小的框。復(fù)制十張名片復(fù)制十張名片接著再返回制作單張名片時的Word文檔，依次點(diǎn)擊“編輯復(fù)制” 。操作完后切換到有十個框的文檔中，單擊第一行第一列的那個單元格（即左上角），依次點(diǎn)擊“編輯粘貼”菜單項(xiàng)。 做到這里，我們只算設(shè)計(jì)了一個人的名片，對于一個