報(bào)刊信件收發(fā)管理程序

1、報(bào)刊信件收發(fā)管理程序 報(bào)刊信件收發(fā)管理程序 1.目的 對郵件、報(bào)刊收發(fā)實(shí)施掌握，確保客戶準(zhǔn)時(shí)收到郵件報(bào)刊。 2.適用范圍 適用于郵件和報(bào)刊的收發(fā)。 3.引用文件 3.1質(zhì)量手冊第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。 3.2ISO9002標(biāo)準(zhǔn)4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。 4.職責(zé) 4.1保安部報(bào)刊收發(fā)員負(fù)責(zé)大廈內(nèi)郵件和報(bào)刊的收發(fā)。 4.2保安部經(jīng)理負(fù)責(zé)處理投訴及與郵電部門聯(lián)系有關(guān)事宜。 5.工作程序 5.1客戶辦理信箱使用申請手續(xù) 5.1.1客戶需要使用本大廈內(nèi)的信箱時(shí)，到物管部辦理申請，物管部通知財(cái)務(wù)室收取費(fèi)用。 5.1.2物管部憑財(cái)務(wù)收費(fèi)票據(jù)，填寫國企大廈室內(nèi)

2、修理委托單，通知工程部裝配信箱鎖；安裝完成后，物管部通知客戶領(lǐng)取信箱鎖匙。 5.1.3在使用信箱期間，信箱和鎖匙由客戶自行保管，鎖匙損壞或遺失的，由保安部向工程部出單修理更換，客戶按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)到財(cái)務(wù)室交納修理費(fèi)用。 5.2客戶辦理報(bào)刊登記手續(xù) 5.2.1每年十月份，物管部需在告示牌內(nèi)通知客戶到郵電局辦理下一年度的報(bào)刊預(yù)訂手續(xù)。 5.2.2客戶需要供應(yīng)收發(fā)報(bào)刊服務(wù)時(shí)，憑報(bào)刊訂閱收據(jù)的復(fù)印件到收發(fā)室辦理登記手續(xù)，由收發(fā)員在報(bào)刊訂閱登記表中登記報(bào)刊名稱、代號、起止日期、聯(lián)系電話，并且保留收據(jù)復(fù)印件，以便利今后查詢。 5.3收發(fā)過程 5.3.1對于投遞員送來的郵政快件、匯款單、掛號信、電報(bào)、包裹等特別

3、郵件，收發(fā)員需要在郵電部門的簽收單上簽字或蓋章，并登記在郵件收發(fā)登記表中，當(dāng)日送于客戶。 5.3.2平信、報(bào)刊由收發(fā)員當(dāng)天發(fā)放到客戶信箱。 5.3.3對于掛號信、包裹、匯款單、電報(bào)等有價(jià)郵件，假如超過二十天無人領(lǐng)取，大廈收發(fā)員通過投遞員退回郵電局，投遞員在郵件收發(fā)登記表上簽字。 5.4接到客戶投訴后，保安部經(jīng)理馬上調(diào)查清晰投訴的原因并在當(dāng)日給客戶答復(fù)解決問題的方法。由于收發(fā)員的責(zé)任以致客戶這些郵件丟失或給人冒領(lǐng)，造成收件人損失的，責(zé)令收發(fā)員準(zhǔn)時(shí)向客戶賠禮或賠償，并協(xié)助客戶追查遺失郵件。由于郵電局投遞方面的責(zé)任，由保安部經(jīng)理與郵電局聯(lián)系協(xié)商解決，記錄在客戶投訴登記表中。 6.質(zhì)量記錄及支持文件 6.1郵件收發(fā)登記表 6.2報(bào)刊訂閱登記表 6.3客戶投訴登記表 6.