ZH-GC-WI015項(xiàng)目施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書

1、北京莊和地產(chǎn) 項(xiàng)目管理手冊(cè) 操作指導(dǎo)書施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書編號(hào)：ZH/GC/WI015版號(hào)： A0 文件頁(yè)碼：第 1 頁(yè) 共 20 頁(yè)施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書 編輯 日期 審核 日期 批準(zhǔn) 日期修訂記錄日日 期期修訂修訂狀態(tài)狀態(tài)修改內(nèi)容修改內(nèi)容修改人修改人審核人審核人批準(zhǔn)人批準(zhǔn)人北京莊和地產(chǎn) 項(xiàng)目管理手冊(cè) 操作指導(dǎo)書施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書編號(hào)：ZH/GC/WI015版號(hào)： A0 文件頁(yè)碼：第 2 頁(yè) 共 20 頁(yè)為保證項(xiàng)目的各項(xiàng)信息的傳遞的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，為保證項(xiàng)目管理的可追溯性，為減少和避免因人員流動(dòng)而造成的重要項(xiàng)目信息的流失，特制訂本施工過(guò)程文檔管理操

2、作指導(dǎo)書。1.1. 職責(zé)職責(zé)1.1. 項(xiàng)目公司項(xiàng)目公司1.1. 負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔管理程序的運(yùn)行。1.2. 負(fù)責(zé)項(xiàng)目文檔的收集、整理、歸類。1.3. 項(xiàng)目公司收到的所有書面文件都必須登記、存檔。2.2. 項(xiàng)目工程副總項(xiàng)目工程副總 2.1. 項(xiàng)目工程副總統(tǒng)一協(xié)調(diào)施工過(guò)程文檔管理。2.2. 項(xiàng)目工程副總和文檔管理員一起制訂標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文模板，并由文檔管理員管理。2.3. 項(xiàng)目工程副總和文檔管理員一起制訂文檔的編號(hào)。2.4. 項(xiàng)目工程副總指導(dǎo)文檔管理員建立項(xiàng)目電子文檔的文件夾系統(tǒng)。3.3. 項(xiàng)目公司員工項(xiàng)目公司員工3.1. 項(xiàng)目公司員工所發(fā)出的與工程有關(guān)的函件應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文模板。3.2. 項(xiàng)目公司員工收到文件應(yīng)

3、及時(shí)交給文檔管理員。3.3. 定期將由其控制的電子文檔拷貝給文檔管理員4.4. 文檔管理員文檔管理員4.1. 所有施工過(guò)程收發(fā)文由文檔管理員統(tǒng)一管理。4.2. 項(xiàng)目公司的所有圖紙由文檔管理員統(tǒng)一管理。4.3. 與項(xiàng)目有關(guān)的電子文檔由文檔管理員統(tǒng)一管理。4.4. 文檔管理員對(duì)所發(fā)函件的格式及編碼等進(jìn)行審核。5.5. 承包商承包商5.1. 承包商按照規(guī)定的程序和格式提交文件。北京莊和地產(chǎn) 項(xiàng)目管理手冊(cè) 操作指導(dǎo)書施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書編號(hào)：ZH/GC/WI015版號(hào)： A0 文件頁(yè)碼：第 3 頁(yè) 共 20 頁(yè)5.2. 總承包商無(wú)權(quán)將文件直接發(fā)給設(shè)計(jì)單位或其他獨(dú)立承包商?？偝邪炭芍苯酉蚍职蹋?/p>

4、包括專業(yè)分包商）發(fā)文。2.2. 工作程序工作程序2.12.1書面文件的發(fā)文程序書面文件的發(fā)文程序2.1.12.1.1 發(fā)文的幾種形式發(fā)文的幾種形式項(xiàng)目公司的對(duì)外發(fā)文可分為以下幾種類型：普通函件：其內(nèi)容無(wú)固定格式、而需自行編寫的文件，如發(fā)給施工單位的要求其遵守施工安全規(guī)定的函等。此種函件自身通常都寫有明確的收文單位。文件傳遞單：用于轉(zhuǎn)遞、傳遞本身未特別注明收文單位的文件，如圖紙、施工方案等。收文轉(zhuǎn)發(fā)。此為項(xiàng)目公司從外單位收到文件后，需要轉(zhuǎn)發(fā)給與項(xiàng)目有關(guān)的其他單位時(shí)采取的一種簡(jiǎn)單的轉(zhuǎn)發(fā)方式。即項(xiàng)目工程副總在收文章的轉(zhuǎn)發(fā)欄內(nèi)填寫轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象單位的名稱簡(jiǎn)寫后，由文檔管理員將文件傳真或郵寄給轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象單位。外

5、部單位提供的標(biāo)準(zhǔn)表格。外部單位有時(shí)會(huì)提供標(biāo)準(zhǔn)的表格，如供電報(bào)裝表格等，給項(xiàng)目公司填寫。在此情況下，項(xiàng)目公司員工按表格的填寫要求填寫即可。其他大量使用的標(biāo)準(zhǔn)化文件，如變更、洽商單等。此類文件應(yīng)根據(jù)需要制訂標(biāo)準(zhǔn)格式并使用。2.1.2.1.2 2 對(duì)普通函件的一般要求對(duì)普通函件的一般要求所有由項(xiàng)目公司員工對(duì)外發(fā)出的普通函件，都應(yīng)滿足下列要求：寫明收文單位名稱。如果文件以郵寄或手遞方式發(fā)出，寫明收文單位地址；如果文件以傳真形式發(fā)出，寫明收文單位傳真號(hào)碼。寫明收文人員的姓名、職位。北京莊和地產(chǎn) 項(xiàng)目管理手冊(cè) 操作指導(dǎo)書施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書編號(hào)：ZH/GC/WI015版號(hào)： A0 文件頁(yè)碼：第 4

6、頁(yè) 共 20 頁(yè)要有發(fā)文的編碼（文號(hào)）。寫明事由（即文件的標(biāo)題）。文件的標(biāo)題應(yīng)能概括文件提及的事項(xiàng)，使準(zhǔn)備閱讀文件的人一看標(biāo)題就能知道文件是準(zhǔn)備講什么的。寫明發(fā)文的日期。所有的文件都要有簽名或者蓋章。一般文件要由文件簽發(fā)人的親筆簽名。文件的起草人也要小簽。重要的文件要有簽名并加蓋公司章。需要簽名的文件，簽字人的姓名應(yīng)在文件上單獨(dú)列出，并清晰可辨。寫明簽字人的職務(wù)名稱。寫明文件的頁(yè)數(shù)。寫明附件的名稱。寫明抄送對(duì)象的姓名或單位。如果附件不發(fā)給抄送對(duì)象，應(yīng)相應(yīng)注明。除有特殊要求外，首頁(yè)應(yīng)使用項(xiàng)目公司的信頭紙。對(duì)外發(fā)出的文件一律采用新的紙張，不得使用背面已經(jīng)使用過(guò)的紙張。所有打印的中文文件需用宋體字體

7、，大小一般為小四號(hào)。特別文字和標(biāo)題等可采用其他字體和大小。要堅(jiān)持一事一文。要堅(jiān)持一事一文。除會(huì)議紀(jì)要外，對(duì)需要提及的每件事，都要單獨(dú)發(fā)文。不應(yīng)該在同一文件中，講述若干不同的事項(xiàng)。2.1.32.1.3 普通函件的編碼普通函件的編碼對(duì)外發(fā)出的所有普通函件，都應(yīng)有編號(hào)。發(fā)文編碼格式：發(fā)文編碼以英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成，并表明下列內(nèi)容收文單位名稱 年份 序號(hào) 簽發(fā)人起草人例： ABC-05-001-MHB-GDPABC:收文單位名稱之英文簡(jiǎn)寫。05： 發(fā)文年份，05 表示時(shí)間為 2005 年。001： 表明此文件為發(fā)給該收文單位的第幾份文件，001 表示此文是發(fā)給發(fā)達(dá)公司的第一個(gè)函文.依此類推為 00

8、2，003。北京莊和地產(chǎn) 項(xiàng)目管理手冊(cè) 操作指導(dǎo)書施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書編號(hào)：ZH/GC/WI015版號(hào)： A0 文件頁(yè)碼：第 5 頁(yè) 共 20 頁(yè)MHB： 文件簽發(fā)人姓名之英文簡(jiǎn)寫。此處，MHB 代表 Ma Hong Bo。GDM： 文件起草人姓名之英文簡(jiǎn)寫。此處，GDM 代表郭大明（Guo Da Ming）。普通函件的格式請(qǐng)見(jiàn)示范文本普通函件的格式請(qǐng)見(jiàn)示范文本普通函件普通函件2.1.42.1.4 文件傳遞單文件傳遞單使用范圍使用范圍項(xiàng)目的某些文件（如技術(shù)規(guī)范等），可能并未注明收文方，在發(fā)出或轉(zhuǎn)發(fā)這類文件時(shí)，可使用通用的文件傳遞單作為封面發(fā)出。已注明收文方的文件，像普通函件、變更令等，因

9、其文件案頭中已包含傳遞途徑信息，可不再使用文件傳遞單作為封面。文件傳遞單中應(yīng)列出所發(fā)文件的清單，或?qū)⒃敿?xì)的文件清單作為文件傳遞單的附件單獨(dú)列出。 如果文件傳遞單中的某些格式不能滿足發(fā)文的需要，可對(duì)格式、內(nèi)容作相應(yīng)的補(bǔ)充和修改，以確保文件能夠全面、準(zhǔn)確、清晰的發(fā)出。任何發(fā)出的文件傳遞單都應(yīng)復(fù)制一份由文檔管理員歸入發(fā)文檔案中。文件傳遞單格式請(qǐng)見(jiàn)示范文本文件傳遞單格式請(qǐng)見(jiàn)示范文本文件傳遞單文件傳遞單2.1.52.1.5 發(fā)函過(guò)程發(fā)函過(guò)程項(xiàng)目公司員工所發(fā)出的與工程有關(guān)的函件應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文模板。員工在認(rèn)為其起草的函件可以發(fā)出時(shí)，應(yīng)將函件草稿交給文檔管理員審閱。文檔管理員要對(duì)函件草稿的格式及編碼等進(jìn)行審核

10、。在其確認(rèn)正確無(wú)誤后，函件進(jìn)入簽字程序。首先是函件起草人小簽，然后是函件的最后簽發(fā)人正式簽署。函件的最后簽發(fā)人在審查文件內(nèi)容、重要性及是否需要會(huì)簽后，簽發(fā)函件或要求對(duì)函件進(jìn)行修改。對(duì)于不合乎規(guī)定的文件，文檔管理員有權(quán)要求函件起草人重新提交。在函件簽署后，應(yīng)將函件原件及電子版交與文檔管理員，由其發(fā)出及存檔處理。標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文模板由項(xiàng)目工程副總和文檔管理員一起制訂，由文檔管理員管理。項(xiàng)目公司員工有需要時(shí)應(yīng)向文檔管理員索要標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文模板。北京莊和地產(chǎn) 項(xiàng)目管理手冊(cè) 操作指導(dǎo)書施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書編號(hào)：ZH/GC/WI015版號(hào)： A0 文件頁(yè)碼：第 6 頁(yè) 共 20 頁(yè)發(fā)給對(duì)方的文件（傳真除外），要堅(jiān)

11、持讓對(duì)方簽收。重要的傳真，也應(yīng)堅(jiān)持對(duì)方書面確認(rèn)收到。詳見(jiàn)附錄詳見(jiàn)附錄 1 1 文件發(fā)放流程圖文件發(fā)放流程圖北京莊和地產(chǎn) 項(xiàng)目管理手冊(cè) 操作指導(dǎo)書施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書編號(hào)：ZH/GC/WI015版號(hào)： A0 文件頁(yè)碼：第 7 頁(yè) 共 20 頁(yè)2.22.2 收文程序收文程序2.2.12.2.1 項(xiàng)目公司可接受的文件格式和發(fā)文程序項(xiàng)目公司可接受的文件格式和發(fā)文程序一個(gè)良好的普通函件應(yīng)滿足下列要求：寫明收文單位名稱。如果文件以郵寄或手遞方式發(fā)出，寫明收文單位地址；如果文件以傳真形式發(fā)出，寫明收文單位傳真號(hào)碼。寫明收文人員的姓名、職位。要有發(fā)文的編碼（文號(hào)）。寫明事由（即文件的標(biāo)題）。文件的標(biāo)題應(yīng)

12、能概括文件提及的事項(xiàng)，使準(zhǔn)備閱讀文件的人一看標(biāo)題，就能知道文件是準(zhǔn)備講什么的。寫明發(fā)文的日期。所有的文件都要有簽名或者蓋章。一般文件要由文件簽發(fā)人的親筆簽名。重要的文件要有簽名及公司章。需要簽名的文件，簽字人的姓名應(yīng)在文件上單獨(dú)列出，并清晰可辨。寫明簽字人的職務(wù)名稱。寫明文件的頁(yè)數(shù)。寫明附件的名稱。寫明抄送對(duì)象的姓名或單位。如果附件不發(fā)給抄送對(duì)象，應(yīng)相應(yīng)注明。寫明發(fā)文單位的名稱。除有特殊要求外，首頁(yè)應(yīng)使用發(fā)文單位的信頭紙。通常，在合同文件中會(huì)說(shuō)明發(fā)文單位哪些人可以簽發(fā)文件給對(duì)方。如果發(fā)文單位希望對(duì)方接受除前述人員之外的其他人簽發(fā)的文件，則發(fā)文單位應(yīng)事先取得對(duì)方的同意，并以書面授權(quán)書的形式對(duì)此加

13、以確認(rèn)，否則，對(duì)方可認(rèn)為發(fā)文單位的發(fā)文無(wú)效。書面授權(quán)書應(yīng)寫明被授權(quán)人的姓名、職務(wù)、可簽署文件的類別、授權(quán)的有效期限等。授權(quán)書應(yīng)有授權(quán)人的親筆簽名，并應(yīng)注明“在授權(quán)的范圍內(nèi)，被授權(quán)人的簽字等同于授權(quán)人的簽字?！钡茸謽?。要堅(jiān)持一事一文要堅(jiān)持一事一文。除會(huì)議紀(jì)要外，對(duì)需要提及的每件事，都要單獨(dú)發(fā)文。不應(yīng)該北京莊和地產(chǎn) 項(xiàng)目管理手冊(cè) 操作指導(dǎo)書施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書編號(hào)：ZH/GC/WI015版號(hào)： A0 文件頁(yè)碼：第 8 頁(yè) 共 20 頁(yè)在同一文件中，講述若干不同的事項(xiàng)。項(xiàng)目公司應(yīng)鼓勵(lì)或要求顧問(wèn)方、承包商、供應(yīng)商等按照上述程序、格式來(lái)提交文件。對(duì)于某些嚴(yán)重不符合要求的文件（如無(wú)合法簽名的文件、該

14、蓋章未蓋章的文件、未標(biāo)注日期的文件等），項(xiàng)目公司應(yīng)要求其重新提交。如果項(xiàng)目公司是主收文方，并且文件是以郵寄、速遞、面交方式傳遞的，項(xiàng)目公司應(yīng)堅(jiān)持要求對(duì)方發(fā)給項(xiàng)目公司的文件是原件而非復(fù)印件。項(xiàng)目公司應(yīng)與有關(guān)各方協(xié)商，以確定某些標(biāo)準(zhǔn)化的文件（特別是表格）的格式。2.2.22.2.2 地址和郵件程序地址和郵件程序項(xiàng)目公司要將項(xiàng)目公司的郵寄地址、傳真號(hào)碼、項(xiàng)目收文專用郵箱（如果有的話）等明確告知與項(xiàng)目有關(guān)的各方。如：如：XXXXXXXXXXXX 項(xiàng)目辦公室項(xiàng)目辦公室地址：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX郵編：XXXXXXX傳真號(hào)碼： XXXXXXXX 郵件上

15、需明確注明相關(guān)收件人（如項(xiàng)目工程副總、工程部經(jīng)理、文檔管理員等）。2.2.32.2.3 收文處理程收文處理程序序所有工程收文都由文檔管理員收取。文檔管理員在收到文件后，蓋上公司專用收文傳閱印章并填寫收文日期，在收發(fā)文登錄表（EXCEL 格式）上對(duì)收文進(jìn)行登記，然后放入項(xiàng)目工程副總收發(fā)文架之“收入”格供其批閱。項(xiàng)目工程副總閱讀收文并在收文印戳處進(jìn)行批注后將收文返還給文檔管理員。由文檔管理員按批注進(jìn)行如下操作：1. 執(zhí)行：將該文件復(fù)印并立即發(fā)給“執(zhí)行”人。2. 傳閱：如果文件不超過(guò) 20 頁(yè)，可將文件復(fù)印一份供有關(guān)人員傳閱 ；如果文件超過(guò) 20 頁(yè)，則可將原件進(jìn)行傳閱。文檔管理員在原件前附上傳閱表

16、格。傳閱人員應(yīng)盡快閱讀傳閱的文件，有需要的話可自行復(fù)印，然后將傳閱文件傳給下一個(gè)傳閱北京莊和地產(chǎn) 項(xiàng)目管理手冊(cè) 操作指導(dǎo)書施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書編號(hào)：ZH/GC/WI015版號(hào)： A0 文件頁(yè)碼：第 9 頁(yè) 共 20 頁(yè)人。最后一個(gè)傳閱文件的人應(yīng)在閱完文件后，將原件交還給文檔管理員。文檔管理員應(yīng)記錄有那些文件在傳閱過(guò)程中，并定期檢查歸回的情況，以防止有些文件在某個(gè)傳閱人手中長(zhǎng)期存留。3. 抄送：將該文件復(fù)印后，發(fā)給“抄送”人。4. 轉(zhuǎn)發(fā)：將該文件傳真或以信函的方式“轉(zhuǎn)發(fā)”給與工程有關(guān)的外部單位。上述流程結(jié)束后，將原文件按照統(tǒng)一的歸檔編碼系統(tǒng)編號(hào)后歸檔。注意：注意：有時(shí)，與項(xiàng)目有關(guān)的各方會(huì)將

17、文件直接交給項(xiàng)目公司的員工，而不經(jīng)過(guò)文檔管理員。在此情況下，收到文件的員工應(yīng)將收到的文件交給文檔管理員，如該員工急需使用該文件，則可復(fù)印該文件，自己存留復(fù)印件，而將原件交給文檔管理員。除緊急情況外，發(fā)文方應(yīng)按照正常的發(fā)文程序，將文件直接發(fā)給文檔管理員。項(xiàng)目公司員工應(yīng)了解我方的收文要求，并將其及時(shí)告知對(duì)方。詳見(jiàn)附錄詳見(jiàn)附錄 2 2 文件收進(jìn)流程圖文件收進(jìn)流程圖2.2.42.2.4 承包商文件提交程序承包商文件提交程序承包商應(yīng)按照規(guī)定的程序和格式提交文件。承包商應(yīng)按照規(guī)定的程序和格式提交文件。承包商應(yīng)將需要審批的文件、方案、圖紙和樣本主送工程監(jiān)理，同時(shí)，抄送給 項(xiàng)目公司工程管理部。向項(xiàng)目公司的提交

18、數(shù)量必須不少于一式兩份。對(duì)監(jiān)理的提交數(shù)量可與監(jiān)理商定。承包商應(yīng)同時(shí)將所發(fā)文件的電子版本（如果有的話）提交給項(xiàng)目公司。除合同中明確規(guī)定某些文件必須直接發(fā)給項(xiàng)目公司外，總承包方應(yīng)將文件主送工程監(jiān)理，并在其認(rèn)為必要時(shí)或項(xiàng)目公司有要求時(shí)，抄送給項(xiàng)目公司?？偝邪虩o(wú)權(quán)將文件直接發(fā)給設(shè)計(jì)單位或其他獨(dú)立承包商?？偝邪炭芍苯酉蚍职蹋ò▽I(yè)分包商）發(fā)文。北京莊和地產(chǎn) 項(xiàng)目管理手冊(cè) 操作指導(dǎo)書施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書編號(hào)：ZH/GC/WI015版號(hào)： A0 文件頁(yè)碼：第 10 頁(yè) 共 20 頁(yè)專業(yè)分包商的發(fā)文程序是：專業(yè)分包商 總承包商 工程監(jiān)理 項(xiàng)目公司工程管理部。在其認(rèn)為必要或有關(guān)方面有要求時(shí)，專業(yè)分

19、包商的發(fā)文應(yīng)抄送給工程監(jiān)理和項(xiàng)目公司工程管理部。2.32.3書面文件存檔書面文件存檔項(xiàng)目公司收到的所有書面文件都必須登記、存檔。根據(jù)需要、文件可分為各種類型。對(duì)應(yīng)于每一種類型，都應(yīng)有一個(gè)編號(hào)。文檔的編號(hào)由項(xiàng)目工程副總和文檔管理員一起制訂。文檔管理員要將制訂的文檔編號(hào)打印出，并放置在存檔文件柜(架)附近，以供有需要的人員查閱。項(xiàng)目公司員工在查閱文件時(shí)，如需要，可要求文檔管理員幫助。文檔編號(hào)可參見(jiàn)附錄文檔編號(hào)可參見(jiàn)附錄 3 3公司對(duì)收文和發(fā)文都要在收發(fā)文登記表（EXCEL 格式）進(jìn)行登記。文檔管理員應(yīng)當(dāng)每周一次將該登記發(fā)給公司的有關(guān)員工，以便于其檢索文件。招標(biāo)文件、合同文件等的登記和存檔由成本部來(lái)

20、進(jìn)行。2.42.4圖紙管理圖紙管理項(xiàng)目公司的所有圖紙由文檔管理員統(tǒng)一管理。設(shè)計(jì)方、承包商或其他單位發(fā)圖給項(xiàng)目公司時(shí)，應(yīng)將所發(fā)圖紙的清單以 EXCEL 或項(xiàng)目公司接收的其他電子格式發(fā)給項(xiàng)目公司，以便于項(xiàng)目公司登記圖紙。文檔管理員收到圖紙后首先應(yīng)核對(duì)圖紙目錄，確認(rèn)所收?qǐng)D紙是否與目錄一致。如不一致，應(yīng)及時(shí)向發(fā)圖單位提出。確認(rèn)一致后，在每張圖紙上加蓋收?qǐng)D章，填寫收?qǐng)D日期。文檔管理員將收到的圖紙登入圖紙目錄（EXCEL 格式），打印出與圖紙放在一起，并將圖紙放在規(guī)定的位置（如掛圖架）上，以方便項(xiàng)目公司人員能及時(shí)查閱。一旦有新圖紙發(fā)行，文檔管理員應(yīng)及時(shí)用收到的新圖紙?zhí)鎿Q舊的圖紙。文檔管理員需負(fù)責(zé)將舊圖紙存

21、檔。通常情況下，應(yīng)在舊圖上加蓋“已過(guò)期”印章。有時(shí)，舊圖北京莊和地產(chǎn) 項(xiàng)目管理手冊(cè) 操作指導(dǎo)書施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書編號(hào)：ZH/GC/WI015版號(hào)： A0 文件頁(yè)碼：第 11 頁(yè) 共 20 頁(yè)也可能有其他用途，在此情況下，文檔管理員可按項(xiàng)目工程副總的要求，暫時(shí)不蓋“已過(guò)期”印章。無(wú)論是否蓋“已過(guò)期”印章，舊圖都應(yīng)與新圖分開(kāi)存放。舊圖應(yīng)由文檔管理員集中存放，不應(yīng)銷毀或丟棄，以備將來(lái)查閱整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中的設(shè)計(jì)變更情況。項(xiàng)目公司宜設(shè)置專門的閱圖室。文檔管理員應(yīng)當(dāng)在閱圖室保存一套最新的圖紙，以便項(xiàng)目公司員工查閱。原則上，閱圖只能在閱圖室進(jìn)行。如果需要將圖紙帶出閱圖室，要取得文檔管理員的同意。2.5

22、2.5 電子文件格式及存檔電子文件格式及存檔2.5.1 1 文件的一般格式文件的一般格式項(xiàng)目有關(guān)各方用于本項(xiàng)目管理的計(jì)算機(jī)軟件需符合以下標(biāo)準(zhǔn)（或類似的其他審核通過(guò)的軟件）：文本文件Microsoft Word財(cái)務(wù)文件Microsoft ExcelCAD 圖紙AutoCad 2004 版或更新的進(jìn)度計(jì)劃Microsoft Project以磁盤（或光盤）遞交的文件需在標(biāo)簽上注明項(xiàng)目名稱、日期和磁盤中包含的文件名。如果包含文件太多而無(wú)法填寫于一張標(biāo)簽上，則可附上文件傳遞單。如果用文件傳遞單代替標(biāo)簽，則需在磁盤的標(biāo)簽上標(biāo)明文件傳遞單的編號(hào)。磁盤必須按以下格式標(biāo)明日期：YYYY-MM-DDYYYY-年，

23、以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表述MM-月，以兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表述DD-日，以兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表述如：2005-08-12 即表示 2005 年 8 月 12 日。北京莊和地產(chǎn) 項(xiàng)目管理手冊(cè) 操作指導(dǎo)書施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書編號(hào)：ZH/GC/WI015版號(hào)： A0 文件頁(yè)碼：第 12 頁(yè) 共 20 頁(yè)2.5.22.5.2 對(duì)外發(fā)文的電子文檔對(duì)外發(fā)文的電子文檔如果項(xiàng)目公司員工的發(fā)文是用電腦進(jìn)行文字處理的，則在儲(chǔ)存發(fā)文的電子文檔時(shí)，文件名應(yīng)滿足下述要求：文件名應(yīng)顯示發(fā)文編號(hào)、文件標(biāo)題等信息，以方便查閱。如標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)可簡(jiǎn)寫。如下所示：ABC-05-001-MHB-GDP 發(fā)文的標(biāo)題ABC-05-001-MHB-GD

24、P 的含義見(jiàn)“2.1.3普通函件的編碼”顯示文件標(biāo)題或簡(jiǎn)要標(biāo)題的目的是：方便電子文件的閱讀者迅速?gòu)臉?biāo)題中判斷出該文件是關(guān)于什么的。在完成發(fā)文后，有關(guān)員工應(yīng)將所發(fā)文件的電子文檔立即發(fā)給文檔管理員，由其統(tǒng)一對(duì)發(fā)文的電子文檔進(jìn)行保存。2 2.5.3 3 電子文檔的統(tǒng)一管理及文件夾系統(tǒng)電子文檔的統(tǒng)一管理及文件夾系統(tǒng)與項(xiàng)目有關(guān)的電子文檔要由文檔管理員統(tǒng)一管理。下列電子文件要集中在文檔管理員處管理：圖紙發(fā)出的電子郵件收到的電子郵件項(xiàng)目公司員工對(duì)外發(fā)文的電子文檔與項(xiàng)目有關(guān)的單位發(fā)文的電子文檔上面列出的文件必須由文檔管理員集中控制并定期進(jìn)行備份。有些文檔是由文檔管理員集中控制的，如對(duì)外發(fā)文的電子文檔。有些文檔

25、，如各個(gè)員工收到的電子郵件等，是由各個(gè)員工分別控制的。各個(gè)員工應(yīng)定期（至少每周一次）將由其控制的電子文檔拷貝給文檔管理員，文檔管理員將此類文檔考入自己的電腦中。文檔管理員應(yīng)在項(xiàng)目工程副總的幫助下，建立項(xiàng)目電子文檔的文件夾系統(tǒng)。各個(gè)員工應(yīng)根據(jù)文檔管理員建立的文件夾系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行應(yīng)交給文檔管理員管理的電子文件的存檔。文檔管理員應(yīng)幫助各個(gè)員工建立其各自電腦中的文件夾系統(tǒng)。北京莊和地產(chǎn) 項(xiàng)目管理手冊(cè) 操作指導(dǎo)書施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書編號(hào)：ZH/GC/WI015版號(hào)： A0 文件頁(yè)碼：第 13 頁(yè) 共 20 頁(yè)為方便自己的工作，各個(gè)員工可自行設(shè)立方便自己使用的文件夾系統(tǒng)。但是，凡需交由文檔管理員管理、備

26、份的文件，都必須按由文檔管理員建立的文件夾系統(tǒng)進(jìn)行存檔。由文檔管理員管理的電子文檔必須至少在兩部電腦中有儲(chǔ)存。2.5.42.5.4 電子郵件電子郵件電子郵件在項(xiàng)目的信息傳遞中使用的越來(lái)越多。項(xiàng)目公司員工在使用電子郵件時(shí)應(yīng)注意以下事項(xiàng)：在有公司電子郵箱的情況下，必須首先使用公司的電子郵箱進(jìn)行電子郵件的收發(fā)。如，北京莊和地產(chǎn)有限公司的員工都有以 結(jié)尾的電子郵箱，大家應(yīng)當(dāng)使用這一郵箱。如果對(duì)方有公司的電子郵箱，應(yīng)當(dāng)要求對(duì)方使用其公司的電子郵箱收發(fā)郵件。如果對(duì)方無(wú)公司的電子郵箱，應(yīng)請(qǐng)對(duì)方書面確認(rèn)其提供的電子郵箱是有效的、并可用于本項(xiàng)目的聯(lián)絡(luò)的郵箱。重要的文件，應(yīng)當(dāng)使用書面函件的形式，而不能僅僅以電子郵

27、件的方式進(jìn)行收發(fā)。項(xiàng)目公司員工應(yīng)對(duì)其所發(fā)出的及收到的電子郵件定期整理，并進(jìn)行電子文件存檔，然后交給文檔管理員備份、編碼、登記、并打印出書面文件存檔。項(xiàng)目公司員工可要求文檔管理員幫助其進(jìn)行電子郵件的整理、存檔。項(xiàng)目公司員工在向外發(fā)出電子郵件時(shí)，應(yīng)抄送給文檔管理員。公司也應(yīng)要求與項(xiàng)目有關(guān)的各方在發(fā)電子郵件給項(xiàng)目公司員工時(shí)，將郵件抄送給項(xiàng)目公司的文檔管理員。2.62.6 文檔的歸集文檔的歸集項(xiàng)目公司文檔管理員負(fù)責(zé)日常文檔的收集、整理和歸集，并在項(xiàng)目竣工備案后 30日內(nèi)將文檔及電子版本文件按照公司的檔案管理規(guī)定轉(zhuǎn)交給公司有關(guān)部門。北京莊和地產(chǎn) 項(xiàng)目管理手冊(cè) 操作指導(dǎo)書施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書編號(hào)：Z

28、H/GC/WI015版號(hào)： A0 文件頁(yè)碼：第 14 頁(yè) 共 20 頁(yè)3.3. 支持文件支持文件3.1. 項(xiàng)目施工過(guò)程管理規(guī)程4.4. 相關(guān)記錄相關(guān)記錄4.1. 普通函件4.2. 文件傳遞單4.3. 文件傳閱表北京莊和地產(chǎn) 項(xiàng)目管理手冊(cè) 操作指導(dǎo)書施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書編號(hào)：ZH/GC/WI015版號(hào)： A0 文件頁(yè)碼：第 15 頁(yè) 共 20 頁(yè) 附錄1 文件發(fā)放流程圖文件起草人將擬外發(fā)的文件送交文檔管理員簽發(fā)文件。文擋管理員發(fā)放文件、將發(fā)出文件登記、并按編號(hào)歸擋文件是否合乎程序要求文件簽發(fā)人是否同意簽發(fā)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員草擬外發(fā)文件文檔發(fā)放過(guò)程結(jié)束通知該成員修正并再提交通知該成員修正并再提交N

29、YYN過(guò)程A過(guò)程C過(guò)程B過(guò)程D過(guò)程F過(guò)程G過(guò)程E過(guò)程J開(kāi)始是否需要會(huì)簽各方審閱文件并確定是否同意會(huì)簽YNNY過(guò)程H北京莊和地產(chǎn) 項(xiàng)目管理手冊(cè) 操作指導(dǎo)書施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書編號(hào)：ZH/GC/WI015版號(hào)： A0 文件頁(yè)碼：第 16 頁(yè) 共 20 頁(yè)文件發(fā)放流程圖說(shuō)明文件發(fā)放流程圖說(shuō)明過(guò)程 A本項(xiàng)目公司的成員如對(duì)外發(fā)放正式文件,須先草擬文稿,然后使用合適的標(biāo)準(zhǔn)文件格式,填妥文件編號(hào), 始可提交給文檔管理員。過(guò)程 B所有本項(xiàng)目往外發(fā)放的正式書信文件，在提交給文件簽發(fā)人簽發(fā)之前，應(yīng)全部送交予文檔管理員進(jìn)行形式審核。過(guò)程 C文檔管理員審核發(fā)文草稿格式、編碼等是否正確。審查內(nèi)容是否按規(guī)定格式提交

30、及是否齊全。所有項(xiàng)目公司成員須按本項(xiàng)目規(guī)定的程序、格式和編碼來(lái)提交文件。如未合乎， 文檔管理員有權(quán)要求其重新提交。過(guò)程 D發(fā)文草稿格式、編碼等不正確，文件草擬人需修改并重新提交。過(guò)程 E文件簽發(fā)人將審查文件內(nèi)容并確定是否可以簽發(fā)。過(guò)程 F文件簽發(fā)人按文件內(nèi)容及重要性或其權(quán)限利判斷是否需要會(huì)簽。過(guò)程 G不需會(huì)簽的文件，文件簽發(fā)人不同意簽發(fā)，要求文件起草人修改。需要會(huì)簽的文件，有關(guān)各方不同意簽發(fā)，要求文件起草人修改。文件起草人按要求修改并重新提交文件。過(guò)程 H有關(guān)各方審閱需會(huì)簽的文件，并確認(rèn)是否同意會(huì)簽。過(guò)程 J文件簽發(fā)人簽發(fā)文件。文檔管理員分發(fā)原件及復(fù)印件, 對(duì)所發(fā)文件進(jìn)行登記，并按統(tǒng)一的歸檔編

31、碼系統(tǒng)將原件或復(fù)印件歸檔。北京莊和地產(chǎn) 項(xiàng)目管理手冊(cè) 操作指導(dǎo)書施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書編號(hào)：ZH/GC/WI015版號(hào)： A0 文件頁(yè)碼：第 17 頁(yè) 共 20 頁(yè)附錄2 文件收進(jìn)流程圖登記文件&蓋上傳閱印章文檔管理員送呈項(xiàng)目工程副總審閱&批注予有關(guān)人員文件外是否注明為密件,私人信件或標(biāo)書文件是否合乎程序要求文擋管理員按批注分發(fā)后,原件按編號(hào)歸擋項(xiàng)目公司員工收到文件文檔收進(jìn)過(guò)程結(jié)束通知該單位修正并再提交直接送交收件人YNYN過(guò)程A過(guò)程C過(guò)程B過(guò)程D過(guò)程F過(guò)程G過(guò)程E過(guò)程H北京莊和地產(chǎn) 項(xiàng)目管理手冊(cè) 操作指導(dǎo)書施工過(guò)程文檔管理操作指導(dǎo)書編號(hào)：ZH/GC/WI015版號(hào)： A0

32、 文件頁(yè)碼：第 18 頁(yè) 共 20 頁(yè)文件收進(jìn)流程圖說(shuō)明文件收進(jìn)流程圖說(shuō)明過(guò)程 A所有送交本項(xiàng)目的書信文件，包括郵遞、手送、傳真等，將全部統(tǒng)一由文檔管理員收取。業(yè)主方所有人員，無(wú)論人任何渠道收到提交給業(yè)主的文件都必須先交予文檔管理員。需自行緊急處理的文件，可自己立即復(fù)印，而原件必須在復(fù)印后立即交給文檔管理員。過(guò)程 B如文件外包裝或封面未注明為“私人”、“密件”或“標(biāo)書”，則進(jìn)入程序D。過(guò)程 C如文件外包裝或封面注明“私人”、“密件”，文件直接送交予收件人。如文件外注明為“標(biāo)書”，文件將直接送交予本項(xiàng)目招標(biāo)負(fù)責(zé)人。文檔管理員將不拆封及不登記該類文件。過(guò)程 D文檔管理員審核來(lái)件內(nèi)容是否按規(guī)定格式提交及是否齊全。所有設(shè)計(jì)及顧問(wèn)單位、監(jiān)理單位和承包商單位須按本項(xiàng)目規(guī)定的程序、格式和編碼來(lái)提交文件。如來(lái)件嚴(yán)重違反規(guī)定，文檔管理