飯店物資采購管理

1、飯店物資采購管理 采購部是負責(zé)酒店各項物資采購工作的職能部門。 采購部的主要任務(wù)是根據(jù)酒店經(jīng)營管理工作要求，及時、適量、適價， 合理地采購酒店各部門所需物資，并保證采購物資的質(zhì)量及售后服務(wù)的聯(lián)系。 第一節(jié) 崗位職責(zé) 部門：財務(wù)部 職務(wù)：采購部經(jīng)理 直接上級：財務(wù)部經(jīng)理 直接下級：采購領(lǐng)班 聯(lián)系部門：各職能部門 崗位描述： 1.任職人員需具備高中或職高以上學(xué)歷，并具有相應(yīng)證書。 2.主持采購日常管理業(yè)務(wù)工作，保證物資供應(yīng)暢通。 崗位職責(zé)： 1.全面負責(zé)采購部日常工作，保證物資供應(yīng)。 2.審批采購申請單、購貨合同。 3.組織市場調(diào)查研究，及時了解最新市場行情，不斷開發(fā)貨源渠道督導(dǎo) 采購人員努力降低

2、采購成本。 4.確保按采購申請單的內(nèi)容和要求，以最合理的價格，購買質(zhì)量符合要 求的物品。 5.及時跟蹤追查已采購的定單，確認到貨日期，確保物品的正常供應(yīng)。 有效地控制采購物品的數(shù)量，壓縮費用開支。 6.與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，確保以最低價格買到高質(zhì)量的物品。 7.協(xié)調(diào)與酒店其他部門的聯(lián)系，確保各項采購工作的順利進行。 8.加強對下屬的培訓(xùn)，定期評估工作表現(xiàn)和能力。 部門：財務(wù)部 崗位：采購部 職務(wù)：采購領(lǐng)班 直接上級：采購經(jīng)理 聯(lián)系部門：各職能部門 崗位描述： 1.任職人員需具備高中或職高以上學(xué)歷并具有相應(yīng)的證書。 2.負責(zé)物品采購，保質(zhì)、保量，及時準確地將貨品到位。 崗位職責(zé)： 1.嚴格

3、遵守各項財務(wù)制度，按照工作程序完成物品采購任務(wù)。 2.依據(jù)批準后的有效采購訂單，取得付款票據(jù)，實施購買物品。 3.采購物品嚴格把好質(zhì)量關(guān)，堅決拒收不符合質(zhì)量要求的物品。 4.及時報帳并整理、存檔各種物品采購的記錄及資料。 5.及時了解市場情況，不斷開發(fā)貨源渠道，向采購經(jīng)理提供市場信息和 降低物品采購成本的建議，對不符合要求的貨物負責(zé)交涉退貨。 6.確保按照所需數(shù)量，以最低價格購買質(zhì)量最優(yōu)、信譽最好的供應(yīng)商或 廠家的物品。 7.與供應(yīng)商建立良好的業(yè)務(wù)往來關(guān)系，向采購部經(jīng)理提供最新市場情況 和資料。 8.完成采購部經(jīng)理交辦的其他工作。第二節(jié) 對采購人員的工作要求 1.嚴格遵守飯店員工手冊和各項規(guī)章

4、制度。 2.嚴格執(zhí)行采購程序及財務(wù)制度。 3.采購人員要定期參加培訓(xùn)提高自身素質(zhì)，了解市場行情、物價信息、產(chǎn)品性能。 4.采購人員要掌握談判的技巧，了解客戶心理，買方市場要貨比三家、價比三家，將優(yōu)質(zhì)的商品以優(yōu)惠的價格購入飯店；買方要與客戶保持聯(lián)系，經(jīng)常電話聯(lián)系，了解市場行情。 5.采購人員要與送貨商、收貨部、飯店申購部門之間搞好協(xié)調(diào)工作。 6.采購人員盡可能掌握飯店使用商品的一般規(guī)律，與廚房或使用部門經(jīng)常聯(lián)系，對訂單申報數(shù)量不合理的現(xiàn)象提前與部門打招呼。說明理由，避免造成庫房不必要的積壓和缺貨。 7.采購員之間要互相通氣，提供信息，也可以直接向經(jīng)理提建議性意見； 在缺少人員的情況下，食品和物品

5、采購要互相協(xié)助，特別是飯店出租率高， 有大型活動時，一定要保證貨源，全力為一線服務(wù)，保持飯店的聲譽。 8.采購商品國內(nèi)能夠解決的盡量不進口，但要在同等條件下或飯店當(dāng)局 認為可以的情況下。另外本市能解決的最好不要到外地采購，這樣價錢低， 到貨及時，出現(xiàn)問題可以及時與廠家聯(lián)系解決，還可以為飯店節(jié)約開支；總 之，采購部是一個花錢的部門，花錢買東西就有好有壞，眾口難調(diào)，如何做 到價錢低，東西好需要每個采購員去努力工作。第三節(jié) 對采購工作的要求1. 使用部門填寫采購申請單(有中文為佳),由部門經(jīng)理簽字后交到采購 部。申請單上要寫明物品名稱、數(shù)量、規(guī)格，現(xiàn)庫存量及采購原因。2. 采購人員收到各部門的采購單

6、交經(jīng)理審閱后分發(fā)到采購員手中。(5-15分鐘) 3. 由采購員填寫報價，要求有三家不同供應(yīng)商的報價，經(jīng)過比較確定價 格交經(jīng)理審簽。 (最多不超過三個工作日)4. 采購申請單送給財務(wù)部經(jīng)理、副總經(jīng)理和總經(jīng)理審簽后，采購員方可 進行采購。5. 采購單轉(zhuǎn)回之日起三日內(nèi)到廠家訂貨購買。貨物買回之后，送收貨 部或使用部門驗收，合格后請收貨人在貨物收貨單或收貨報告上簽字。 (12-24小時到貨) 6. 將采購申請單按要求分送收貨部及申請部門，一份由采購部保留存檔。(5-10分鐘)7.采購?fù)獾厣唐芬蚴褂貌块T說明到貨時間，以保證飯店商品的供應(yīng)。 有些特別商品要首先提供樣品，由使用部門確認后方可購買，以免造成

7、不必 要的浪費。 8.對于飯店長期使用商品，使用部門要提供月用量，年用量或者寫出長 期訂單，減少不必要的工作量。 9.如貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題，部門提出退貨要求，要查明理由、原因、分清 責(zé)任，然后與廠家協(xié)商，盡量滿足部門要求。 (12-24小時) 10.季節(jié)性商品要提前向庫房說明情況，適當(dāng)保持庫存，選擇最佳季節(jié)進 行采購，為飯店節(jié)約開支。 11.飯店急需商品，特批訂單，采購員要向部門經(jīng)理打招呼，經(jīng)上級批準 后及時采購，以保證飯店的正常營業(yè)。 (2-8小時) 12.對未到達的貨物進行跟催。 (隨時) 13.食品采購要嚴格執(zhí)行食品索證制度，在訂貨前要向供貨單位索要執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、地市級衛(wèi)生防疫部門出具

8、的當(dāng)年的衛(wèi)生質(zhì)量檢測報告，同時提供獸醫(yī)檢疫檢驗證明等，將其存檔備查，決不可向證件不全的單位 訂購食品。 14.清洗食品用具的洗消劑及客房一次性用品的采購，必須向供貨單位索 要營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)企業(yè)衛(wèi)生許可證、生產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)許可證、生產(chǎn)企業(yè)當(dāng)?shù)氐?市以上衛(wèi)生防疫站出具的衛(wèi)生質(zhì)量檢測報告。 15.訂做客房一次性用品時，必須在香波、護發(fā)素、浴液、護膚潤膚品、 袋泡茶等產(chǎn)品的小包裝上注明產(chǎn)品名稱、生產(chǎn)企業(yè)的衛(wèi)生許可證編號、產(chǎn)品 執(zhí)行標準號、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等。 第四節(jié) 采購工作程序 一.資料的搜集和管理。1. 采購員應(yīng)在平時多做市場調(diào)查，搜集良好品質(zhì)的物料和供應(yīng)商，掌握 市場信息，與同行業(yè)做比較，參加與飯店

9、業(yè)有關(guān)的展覽會、訂貨會、座談會， 事先掌握與飯店業(yè)有關(guān)的各種設(shè)備、用品、用具、消耗物品及餐飲原材料等 一系列的最新資料和供貨渠道及相關(guān)的價格，提供可靠的服務(wù)。2. 所有的物料供貨資料，訂貨文件，采購記錄的文件均應(yīng)集中由采購部 專業(yè)人統(tǒng)一管理，避免造成分散、脫節(jié)、無法跟催、漏單，重復(fù)或中途擱置 的現(xiàn)象。 二.采購申請單的發(fā)單記錄。 采購部收到采購申請單后，分部門登記備查，并核對申請單的各項填寫 的是否清楚，手續(xù)是否齊全，如填寫不詳?shù)牟少弳螒?yīng)退回申請部門。 三.報價、議價。1. 報價：供應(yīng)商提供采購人員所要購進物品的參考價為報價，報價形式 分為三種：口頭報價，書面報價及投標方式。 (1).口頭報價

10、：只局限于要繼續(xù)補倉和零散購進物品，但質(zhì)量價錢與最 后一次訂貨要完全相同。 (2).書面報價：如需訂購大批量和大金額(含固定資產(chǎn))的物品，需由供應(yīng) 商提供文字書面報價。對餐飲用料、鮮魚蔬菜、調(diào)料、酒水罐頭，干貨等， 要求供應(yīng)商定期提供書面報價。 (3).投標方式。2. 采購人員根據(jù)供應(yīng)商的報價進行電話式或口頭式，書面式的協(xié)商，不 能單從價錢方面洽談，要考慮到物品的質(zhì)量、交貨期，供應(yīng)商的實力等一切 細節(jié)，通過議價，得到對飯店有直接利益的價格。 四.定價。 通過議價，要進行三家供應(yīng)商的比價，選定議價擁有優(yōu)勢的供應(yīng)商的價 格作為采購申請單的選定價，送采購部經(jīng)理認可簽字。 五.審批， 六.訂購。1.

11、當(dāng)收到采購部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、副總經(jīng)理及總經(jīng)理批準后的采購申 請單，應(yīng)立即與選定的供應(yīng)商聯(lián)系訂貨，說明采購單號，并規(guī)定到貨期限。2. 采購項目需簽定合同時，應(yīng)遵循中華人民共和國經(jīng)濟合同法來保護經(jīng) 濟合同當(dāng)事人的合法權(quán)益，由雙方協(xié)商簽定合同，要寫明： A.標的 B.數(shù)量和質(zhì)量 C.價款 D.包裝及保險費E.履行的期限、地點及 方式 F.付款方式 G.服務(wù)范圍 H.違約責(zé)任 七.采購單的跟催。 采購人員對所經(jīng)辦的工作都應(yīng)養(yǎng)成跟催跟辦的習(xí)慣，不可用任何借口放 緩?fù)涎?，放棄或以任何理由不與跟催，在確實遇到困難時立即向上一級主管 人員上報請示，避免因拖延任何一項采購要求，使飯店蒙受不可估測的損失 或在運

12、營上推動有利條件。1. 采購申請單的跟催：當(dāng)采購申請單在采購員手中三個工作日而未能有 效報價或未送來采購部經(jīng)理簽批的，應(yīng)將情況上報采購部經(jīng)理。送采購部經(jīng) 理審批的采購申請單超過一個工作日仍未簽批，由秘書跟催。當(dāng)采購申請單 呈財務(wù)經(jīng)理或店級領(lǐng)導(dǎo)審批超過三個工作日仍未回復(fù)時，采購部經(jīng)理跟催。2. 到貨跟催：采購人員應(yīng)對已發(fā)出訂貨單中采購項目的到貨情況和到貨 質(zhì)量進行檢查，對未到貨項目和到貨質(zhì)量產(chǎn)生問題的項目進行交涉和跟催。3. 管理跟催：對采購部作業(yè)情況的檢查由采購部經(jīng)理進行監(jiān)督，對運做 中未完善的情況與主管共同探討改善辦法，以提高采購效率和工作質(zhì)量。4. 行政跟催：采購部與其他部門的溝通和需要行

13、政支持的協(xié)調(diào)工作由采 購部經(jīng)理上報跟催。 八.應(yīng)急自購。對于采購員自行采購的物品，由采購人員領(lǐng)取備用金，采購的物品交驗 貨部驗收，辦理收貨報告后，附發(fā)票于三日內(nèi)報帳。 第五節(jié) 采購過程中應(yīng)特別注意的問題 在采購過程中，一些部門和個人受到利益的驅(qū)使，往往會作出一些有害 于飯店的行為。對此，飯店要加強對物資采購的管理，尤其要注意以下四個 問題： 1.防止供方買空賣空。 當(dāng)飯店需要某種物資，特別是較貴重的物資時，有些商家手中并無這種 物資，甚至完全沒有供應(yīng)物資的能力，卻信誓旦旦與飯店簽定供貨合同，轉(zhuǎn) 而將合同賣給有此物資的商家，從中漁利，或從市場上拼湊飯店所需物資， 勉強供應(yīng)。遇到這樣的供貨商，飯店

14、會受到許多損失。首先，這樣的供貨無 疑會使采購成本增高，因為無論供貨商轉(zhuǎn)賣合同撈取回扣，還是做“二道販 子”從市場上購買后轉(zhuǎn)賣給飯店，供貨商往往不能保證物資的持續(xù)、按時供 應(yīng)，使飯店經(jīng)營活動的順利進行受到威脅。飯店必須防止供貨商的這種行為。 2.防止飯店重復(fù)付款或超額付款。 飯店向供貨商支付采購物資的貨款時，一般要求供貨商在提供發(fā)票的同 時提供經(jīng)飯店驗收人員簽章的交貨通知單。這些交貨通知單對供、購雙方來 說都十分重要?？梢赃@樣說，供貨商手中只要握有采購方簽字認可的交貨通 知單，就有權(quán)向采購方收款。因此，飯店必須及時收回這些交貨通知單原件， 以免對方有意無意地重復(fù)索取貨款。另外還有一些情況也會造

15、成飯店重復(fù)支 付貨款，如在驗收多種、大量貨物時，需簽署多張交貨通知單，混亂中可能 會重復(fù)簽收同一批貨物；一些送貨商因各種原因請驗收員事后補簽交貨通知 單，而單據(jù)中的數(shù)量大于實際實際收獲數(shù)量；這些都必須引起飯店物資管理 部門的高度重視，要求驗收人員逐項核對貨物與單據(jù)。 3.防止供貨商在交貨時以次充好。 (1).利用飯店物資管理過程中訂貨人員與驗收人員銜接不夠緊密的漏 洞，提供樣品時貨真價實，而實際進貨時降低等級。 (2).供貨時以好貨輔面，以次貨壓底。 (3). 已優(yōu)惠供應(yīng)做幌子，降低物資質(zhì)量，鉆合同不夠完備的空子。 (4).以填充物加重物資的重量。 (5).以顏料或科技手段掩蓋物資的劣質(zhì)外觀。

16、 (6).向飯店驗收人員行賄，直接以次充好。 4.加強采購憑證管理。 采購部門要注意購物的歸檔和保管，要求做到既能保證采購憑證的安全 和完整，又便于事后檢查。 (1).設(shè)專人專門保管各個類憑證，包括合同、訂貨單、交貨通知單、發(fā) 票、運單、各種費用單據(jù)等。 (2).定期將采購憑證按日期裝訂成冊，及時歸檔。 (3).凡屬質(zhì)量、數(shù)量、價格存在問題所提出全部或部分拒付的理由書， 也應(yīng)該附在有關(guān)憑證之后。 (4).凡向供貨商提出索賠的書面異議書，應(yīng)由采購部門的經(jīng)辦人員妥善 保管，以便進一步與供貨商協(xié)商解決。 (5).未經(jīng)使用的空白購進憑證，如收貨單，應(yīng)由進貨部門經(jīng)辦人員妥善 保管，防止丟失，不得私自撕毀

17、和處理。 5.建立良好的供貨關(guān)系。 1.建立良好的供貨關(guān)系，可以大大降低飯店的采購成本 (1).容易獲得采購價格上的優(yōu)惠。因為長期大量采購會使飯店成為供貨 商的一個穩(wěn)定的收入渠道。為保持這份收入的穩(wěn)定，大多數(shù)供貨商愿意讓利， 以優(yōu)于其他供貨商的價格供應(yīng)物資。 (2).可以降低飯店在尋求新的供貨商時所需的人力和財力開支。 (3).與供貨商合作時間越長，雙方相互信任的程度就會越深，供貨商越 有可能允許飯店賒帳采購，著可以大大減輕飯店的資金壓力，特別是當(dāng)飯店 資金周轉(zhuǎn)困難時。 (4).有一個穩(wěn)固的供貨商，還可以保證質(zhì)量統(tǒng)一的物資供給的持續(xù)性。 (5).與供貨商保持良好的合作關(guān)系，使飯店可以根據(jù)經(jīng)營項目的調(diào)整， 方便靈活地增減物資采購的數(shù)量和品種。建立良好供求關(guān)系的方法。 <1>.認真履行合同條款，尤其要按時支付購貨款。這是飯店守信譽的最 重要的表現(xiàn)，是建立與供貨商之間良好合作關(guān)系的最有效的方法。 <2>.互通信息。飯店應(yīng)主動向供貨商介紹物資使用現(xiàn)狀以及物資在不同 時期的不同需求量，為供貨商的供貨準備提供充足的時間和盡量多的方便。 <3>.一切交易手續(xù)清楚，不留糾紛隱患，這是雙方長期愉快合作的重要 保證。 <4>.互相體諒。在與供貨商合作的過程中，會有許多意外的事情發(fā)生， 飯店在確保經(jīng)濟利益及經(jīng)營活動不受