公司公文管理制度.doc

1、公司公文管理制度建筑公司 公文管理制度第一條 ：為建立公司的良好工作秩序，使公文管理規(guī)范化、制度化，特制定本制度?？倓t 第二條 ：公文是指公司在施工、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和政治活動(dòng)中所形成的文件、電報(bào)、信函、會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)和有關(guān)合同、協(xié)議、決議以及報(bào)表、圖表、照片與其他有保存價(jià)值的資料。第三條：公文處理工作由公司綜合辦公室歸口管理。基本任務(wù)是：1、迅速、準(zhǔn)確、安全地傳遞和處理中央、國務(wù)院、省、地、市、總公司、中通一局等黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決議、指示、通知、函、電等文件。2、承轉(zhuǎn)和處理公司下屬單位的請示、報(bào)告和兄弟單位的函、電等文件。3、公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密，公文由綜合辦

2、公室統(tǒng)一收發(fā)、編號、登記、傳閱、用印、投郵、立卷、歸檔和銷毀。第四條 ：公司機(jī)關(guān)部門應(yīng)指定一名兼職文書（檔案）管理員，負(fù)責(zé)本部門的文件管理工作。第 一章 章 公文種類及使用范圍 第五條 ：公司常用的公文種類主要有：請示、報(bào)告、批復(fù)、決定、通知、通報(bào)、函、會(huì)記紀(jì)要等八種。1、請示 請求上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)才能辦理的問題，用“請示”。2、報(bào)告 向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況或備案的問題，用“報(bào)告”。3、批復(fù) 需要答復(fù)公司所屬單位請示的問題，用“批復(fù)”。4、決定 對某些問題或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”。5、通知 安排部署工作，要求公司所屬單位辦理和完成的事項(xiàng)或轉(zhuǎn)發(fā)上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)有關(guān)文件，用“通知”。6

3、、通報(bào) 表揚(yáng)好人好事，批評錯(cuò)誤，或需要交代各單位周知的事項(xiàng)，用“通報(bào)”。7、函 平行單位之間互相洽商工作，詢問和答復(fù)問題等事項(xiàng)，用“函”。8、會(huì)議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第六條：起草文件的基本要求：1、起草文件必須堅(jiān)持“實(shí)事求是”的文風(fēng)，文字通順、觀點(diǎn)明確、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號，并應(yīng)注意符合上級政策和規(guī)定，與本單位以往的有關(guān)規(guī)定精神相統(tǒng)一。2、起草文件、核稿、簽發(fā)文件必須使用鋼筆或毛筆，不準(zhǔn)用圓珠筆，更不準(zhǔn)用鉛筆。字跡潦草或涂改較亂的文稿應(yīng)清稿。3、起草文件，除綜合性報(bào)告以外，應(yīng)遵守一文一事的原則。請示和報(bào)告要分開。請示的文件、主送機(jī)關(guān)為一個(gè)，不要多頭請示，也不要同時(shí)抄送下屬單位

4、。4、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引用標(biāo)題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。5、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”、第二層為“（一）”、第三層為“1”、第四層為“（1）”。6、必須使用國家法定計(jì)量單位。7、用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱。8、公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用文字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。在一般公文中，同一類數(shù)字的使用前后應(yīng)一致。9、各部門的發(fā)文文稿須經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)核簽，然后送交綜合辦公室核稿，審核的重點(diǎn)是：（1）是否需要行文。（2）是否符合國家法律、法

5、規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。（3）提出的要求和措施是否明確、具體、切實(shí)可行。（4）是否與有關(guān)單位協(xié)商、會(huì)簽，意見是否一致。（5）文字表述、文種使用、公文格式、秘密等級、緊急程度等是否符合本處理辦法的有關(guān)規(guī)定。（6）主送、抄送單位是否妥當(dāng)，單位名稱、人名、地名、數(shù)字、引文是否準(zhǔn)確，附件是否遺漏。10、各部門草擬的文稿若不符合本辦法的規(guī)定，且問題突出或需作較大修改的，綜合辦公室在審核時(shí)，應(yīng)退請擬稿單位修改或重?cái)M。11、審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)簽署明確意見，并署姓名和時(shí)間。其他審批人圈閱，則視為同意。12、文稿一經(jīng)簽發(fā)，即為定稿，未經(jīng)簽發(fā)人準(zhǔn)許，不得擅自修改原意。13、草擬、修改和簽批公文應(yīng)一律使用經(jīng)國家

6、審定的鋼筆、簽字筆，不得使用鉛筆、圓珠筆等不符合存檔要求的書寫工具。公文稿要卷面整潔、字跡清晰，修改較亂的要清稿。14、綜合辦公室繕印公文，應(yīng)按輕重緩急安排，保證質(zhì)量和時(shí)限要求，做到格式規(guī)范，黑色均勻，文字清晰，裝訂整齊，份數(shù)準(zhǔn)確。校對應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，準(zhǔn)確無誤，對重要公文的校對不應(yīng)少于兩次。校對應(yīng)盡可能使用專業(yè)校對符號，繕印公文應(yīng)在文稿首頁注明打字、校對者姓名。15、國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳及國家各部委印發(fā)的秘密公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn)可以復(fù)印。中央文件不準(zhǔn)復(fù)印。密碼電報(bào)不準(zhǔn)翻印和復(fù)印。16、公文的登記、封發(fā)應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確。做到當(dāng)日文件，當(dāng)日封發(fā)，不得積壓延誤。（1）

7、公文在封發(fā)前須將公文編號、標(biāo)題、分發(fā)去向登記清楚。（2）專項(xiàng)特急文件，應(yīng)專人立即投送。（3）傳遞文件必須采取保密措施，確保安全。利用計(jì)算機(jī)，傳真機(jī)傳輸文件必須進(jìn)行登記，按行文規(guī)則簽發(fā)后再傳輸，絕密文件不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。第七條：公文格式 公文一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程序、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間等部分組成。1、發(fā)文單位應(yīng)當(dāng)標(biāo)明全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)排列在前。2、秘密文件應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明秘密程度（“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”），秘密等級根據(jù)公文性質(zhì)和內(nèi)容標(biāo)注在公文首頁右上角（）內(nèi)。3、緊急公文

8、應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”“急件”，標(biāo)注在公文首頁右上角秘密等級下方（）內(nèi)。緊急電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”。4、發(fā)文字號，由辦公室文書收發(fā)填注，包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號。公司公文按“司 字”編代字。發(fā)文字號一般標(biāo)印在發(fā)文單位名稱以下、橫線之上的居中位置。函件的發(fā)文字號標(biāo)印在橫線的右下方、標(biāo)題之上，年份用公元全稱并用方括號括入，年份及序號均使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。5、上報(bào)的公文，應(yīng)當(dāng)在首頁注明簽發(fā)人姓名。聯(lián)合上報(bào)或經(jīng)會(huì)簽上報(bào)的公文，應(yīng)同時(shí)注明相關(guān)部門簽發(fā)人的姓名。6、公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)先寫介詞“關(guān)于”，再準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，最后準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不

9、用標(biāo)點(diǎn)符號。批轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)發(fā)公文，標(biāo)題應(yīng)避免使用重復(fù)用語和相同的公文種類。標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般以不超過 40 個(gè)字為宜。標(biāo)題標(biāo)印在橫線以下，主送單位之上，居中排列；人名、地名、詞組不能分隔成二行；三行標(biāo)題一般按長、短、短的順序排列。7、公文標(biāo)明主送機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。兩個(gè)以上的主送機(jī)關(guān)，一般按系統(tǒng)先外后內(nèi)，先大后小的順序排列。主送單位的標(biāo)印位置在正文之上，靠左側(cè)頂格排列。8、正文是公文的主題部分，用來表達(dá)公文的內(nèi)容。正文應(yīng)標(biāo)印在主送機(jī)關(guān)之下的位置，每一段落的首行開始一律空二格，回行時(shí)頂格排列。9、公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之下，成文時(shí)間之上注明附件名稱（不應(yīng)只注明文號）；附件為兩個(gè)以上的，還應(yīng)注明順序號。附

10、件一般應(yīng)與文件裝訂在一起。如不能裝訂在一起，應(yīng)在附件首頁左上角注明文件發(fā)文字號。10、公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋公章。印章要端正蓋在成文日期上方，上不壓正文，下壓成文日期年、月、日。發(fā)文用印，憑簽發(fā)人簽名為據(jù)。11、成文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；傳真電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文時(shí)間在正文以下的偏右位置，使用漢字完整標(biāo)印出年、月、日。12、公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞，主題詞標(biāo)注在抄送機(jī)關(guān)之上，“主題詞”應(yīng)頂格，每個(gè)詞組之間空一格，中間無標(biāo)點(diǎn)符號。13、公文如有抄送單位，應(yīng)標(biāo)注單位的全稱或規(guī)范化簡稱。單位名稱的排列順序按系統(tǒng)先外后內(nèi)、先大后小。抄送單位標(biāo)印在主題詞之下的位置，用兩條等寬的平行線作為界線；界

11、線下將“抄送”頂格排列，二字之間空一格，將抄送單位名稱平行或順序排列。14、公文的校對和印發(fā)時(shí)間位于公文首頁的最后一欄頁碼上，標(biāo)明打印日期和校對人姓名，公文一經(jīng)封發(fā)，則在封發(fā)欄內(nèi)加蓋公章，以表明此公文已經(jīng)發(fā)出。15、公文標(biāo)印字體和字號 （1）公文大標(biāo)題使用小二號宋體字，小標(biāo)題使用三號宋體字； （2）秘密等級、緩急時(shí)限或其他重點(diǎn)字名使用四號宋體字；主題詞使用四號宋體字。（3）一般公文正文、發(fā)文字號、主送、抄送單位、附件名稱、成文時(shí)間、印發(fā)單位及時(shí)間等，上報(bào)文使用四號宋體字；下發(fā)文使用四號宋體字。16、公文文字從左至右橫寫，橫排。17、公文用紙一律為 A4 規(guī)格紙張，左側(cè)裝訂。第 二章 章 公文處

12、理的原則 第 八 條：收文處理的原則 1、凡是國務(wù)院、省、地、市人民政府及其所屬各部、處等行政單位的來文，由公司綜合辦公室統(tǒng)一簽收、開拆、登記、編號、呈閱、催辦。其中重要文件，由綜合辦公室報(bào)送行政總監(jiān)，由其閱并呈總經(jīng)理或主管副經(jīng)理閱批。一般的文件由綜合辦公室送行政總監(jiān)后，直接批給有關(guān)部門。2、凡是中央及其所屬各部、省、地、市及其所屬各部、局辦、總公司等黨的系統(tǒng)來文，由公司黨支部統(tǒng)一簽收、開拆、登記、編號、呈閱、催辦。3、外部來文中的“急件”或“特急件”，辦公室收發(fā)文人員應(yīng)在“收文登記簿”的相關(guān)欄內(nèi)著名“急件”或“特急件”字樣。4、進(jìn)行收文登記，應(yīng)將收文時(shí)間、總順序號、來文單位、公文編號、密級、

13、緊急程序，標(biāo)題、份數(shù)、承辦單位、簽收人姓名等填寫清楚，并在公文處理專用紙右上角加蓋收文章，以便查詢。5、對需要答復(fù)的公文，應(yīng)蓋催辦章，并填寫公文催辦單，附于公文前面；綜合辦公室文書收發(fā)負(fù)責(zé)催辦、查辦事宜。做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點(diǎn)催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。收到的特急件在公文首頁左上角加蓋“特急”章，以提醒有關(guān)人員立即閱辦，對特急件應(yīng)隨到隨辦；對急件應(yīng)在三天內(nèi)或按來文要求的時(shí)限辦復(fù)；一般公文需辦復(fù)的，應(yīng)在一周內(nèi)辦復(fù)；需要研究而不能馬上回復(fù)的，也要及時(shí)書面或口頭簡要回復(fù)。6、承辦部門收到公文后，應(yīng)按時(shí)限要求抓緊辦理，不得延誤、推諉。對確不屬于本部門職權(quán)范圍或者不適宜由本部門

14、辦理的，應(yīng)當(dāng)迅速退回辦公室文書收發(fā)并說明理由。7、外部來文信封中如直接署名寄給經(jīng)理或部門領(lǐng)導(dǎo)，綜合辦公室人員簽收后不得拆封，并按下列原則處理。（1）建立領(lǐng)導(dǎo)親收信件登記簿。（2）在信封上編號，并登記在“領(lǐng)導(dǎo)親收登記簿”上，轉(zhuǎn)本人簽收。（3）信內(nèi)如系正式文件，收信人閱批后，退給綜合辦公室總收發(fā)人員按收發(fā)文程序處理。（4）信內(nèi)雖不屬于正式文件，但屬于下屬單位請示、報(bào)告的信函、收信人閱讀后，退給辦公室總收發(fā)人員按文件處理。（5）信內(nèi)屬于職工個(gè)人向公司領(lǐng)導(dǎo)提出解決個(gè)人的一些問題，領(lǐng)導(dǎo)閱后，批注意見，退給辦公室總收發(fā)員按人民來信處理。（6）公司各級領(lǐng)導(dǎo)和職工外出開會(huì)，帶回來的會(huì)議文件、資料，在參加會(huì)議人

15、員傳達(dá)、匯報(bào)后，交由辦公室總收發(fā)員登記、保存，年終歸檔或清退。第 九 條：收文處理程序第 十 條：發(fā)文處理原則：1、以公司名義的發(fā)文，包括三種情況：（1）外部來文需要處理或答復(fù)的發(fā)文。（2）上級機(jī)關(guān)來文，需要轉(zhuǎn)發(fā)的發(fā)文。（3）各部門根據(jù)本身需要的主動(dòng)發(fā)文。屬于前兩種情況的發(fā)文，應(yīng)將來文和附件附在發(fā)文文稿的后面，以利核稿時(shí)前后照應(yīng)和年立卷、歸檔，保持文件材料的完整。2、無論屬于那種情況的發(fā)文，均應(yīng)由主辦單位經(jīng)辦人員起草，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)核稿、簽字后交由部門收發(fā)登記、編號，送辦公室安排呈簽、打印、封發(fā)、投郵等項(xiàng)工作。3、對需要相關(guān)部門會(huì)簽的發(fā)文，應(yīng)由主辦單位經(jīng)辦人員送請相關(guān)部門外 來 各種文 件 辦 公

16、 室總 收 發(fā)開 拆 登記、編號 辦公室總收發(fā)送部門兼職收發(fā)員 行 政 總監(jiān)分閱 部門經(jīng)理閱批、經(jīng)辦 人 處理 一般的批給有關(guān)部門處理 重要的呈總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)批閱 需發(fā)文的起草文件、部門編寫編號，并送交綜合辦公室 會(huì)簽。會(huì)簽單位如無不同意見可會(huì)簽，有不同意見提出后退主辦單位修改、補(bǔ)充或重新起草文稿后，再會(huì)簽。4、各部門送辦公室的發(fā)文，由辦公室主任和行政總監(jiān)復(fù)核文稿、總收發(fā)文員分呈總經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。5、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，由總收發(fā)員登記后交打字員打印、校對、用印，分送或交通訊員投遞。6、發(fā)文按規(guī)定程序處理完畢后，原稿和附件以及打印件退主辦部門兼職收發(fā)文員，妥善保管，年終整理無誤后向檔案室

17、移交。第十 一 條：發(fā)文處理程序：第十 二條 條：行文關(guān)系 1、凡是口頭和電話能解決的問題，不要正式行文。2、公司各部門之間，不存在行文關(guān)系。主辦部門辦理的問題需要相關(guān)部門了解、掌握、協(xié)辦、備查的，可用簡函或固定格式的內(nèi)部通知解決，如人員調(diào)動(dòng)、工資變動(dòng)等。3、公司各部門不應(yīng)以部門的名義向公司下屬單位行文，需要行文時(shí)，應(yīng)由主辦部門起草文稿，以公司名義行文。4、向上級行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、平級和下級、行政單位發(fā)文，以公司名義行文。各部門發(fā)文登記編號后送綜合辦公室總收發(fā)處 總收發(fā)員對文稿校對、登記后送檔案室存檔 由綜合辦公室主任及行政總監(jiān)復(fù)核文稿后交總收發(fā)員處理 第十 三 條：公文的用印要齊年蓋月，圓邊和字

18、要清楚。第三章 公文 立卷、歸檔和銷毀 第十四條：公文運(yùn)轉(zhuǎn)、交接的各個(gè)環(huán)節(jié)，必須建立登記、簽收、經(jīng)銷等制度，并定期清理。第十五條：公文辦理完畢后，承辦人員工應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國檔案法和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本、電報(bào)和有關(guān)材料整理好，由各部門兼職文書（檔案）員立卷，集中送交公司檔案室歸檔。第十六條：遠(yuǎn)程傳輸?shù)墓膽?yīng)同寄發(fā)的正式公文一并立卷、歸檔。傳真文件如需歸檔，應(yīng)另行復(fù)印，以便保存。第十七條：案卷應(yīng)當(dāng)確定、保管期限，按照規(guī)定于次年 3 月份前向公司檔案室移交。個(gè)人不應(yīng)保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第十 八 條：沒有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。絕密級公文，應(yīng)按規(guī)定收回由機(jī)要人員監(jiān)銷。第 十九 條