第九章各項(xiàng)管理規(guī)章制度及檔案管理情況

1、敬業(yè) 專業(yè) 事業(yè)第九章 各項(xiàng)管理規(guī)章制度及檔案管理情況提要：建立切合實(shí)際、可操作性強(qiáng)的檔案管理制度。檔案建立與管理科學(xué)化、規(guī)范化，以全國物業(yè)管理示范標(biāo)準(zhǔn)為藍(lán)本，融匯各規(guī)章制度的精華，實(shí)行“雙檔”管理（電腦檔案、文本檔案）?，F(xiàn)代企業(yè)管理重視企業(yè)理念和企業(yè)文化的建設(shè)，但更需要科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度和檔案管理系統(tǒng)作支持。完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運(yùn)作的必要條件；科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理，能為企業(yè)的高效運(yùn)作和快速發(fā)展提供強(qiáng)大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理是提供專業(yè)化物業(yè)管理服務(wù)的重要基礎(chǔ)，能有效地為物業(yè)及公用設(shè)施的使用、維修以及各項(xiàng)物業(yè)管理服務(wù)工作提供引導(dǎo)和服務(wù)。

2、龍城物業(yè)在管理制度和檔案管理建設(shè)方面積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，我們將以已有的規(guī)章制度和ISO9001質(zhì)量管理體系為基礎(chǔ)，根據(jù)全國物業(yè)管理示范標(biāo)準(zhǔn)和國家、省、市有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)以及我公司多年物業(yè)管理的成功經(jīng)驗(yàn)，提煉形成貴州廣播電視大學(xué)物業(yè)管理規(guī)章制度體系和檔案管理規(guī)范。 一、檔案資料的建立貴州廣播電視大學(xué)物業(yè)管理檔案的建立與管理主要是圍繞執(zhí)行規(guī)章制度而進(jìn)行的。嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，就需要通過檔案管理手段對相關(guān)記錄進(jìn)行規(guī)范、整理、歸檔。做到每一項(xiàng)管理工作都有計(jì)劃、有制度規(guī)范、有工作詳實(shí)記錄，并配備檔案管理人員，對所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、系統(tǒng)的管理，為整個(gè)管理工作的分析、改進(jìn)、預(yù)防和提高提供可靠的依據(jù)。

3、（一）建立物業(yè)管理檔案資料的重要性1物業(yè)管理檔案是所做工作的見證。推行整合型管理體系，對所開展的每一項(xiàng)工作進(jìn)行記錄，作為分析前期工作成效、改進(jìn)后期工作的依據(jù)。2有利于規(guī)范管理，理順管理關(guān)系。物業(yè)管理的對象是物業(yè)，包括房屋主體建筑、配套公共設(shè)施、機(jī)電設(shè)備、環(huán)境衛(wèi)生、社區(qū)服務(wù)等，服務(wù)對象是物業(yè)使用人，服務(wù)范圍廣泛，管理對象多而復(fù)雜，監(jiān)督困難。建立一套完善、規(guī)范的物業(yè)管理檔案，既便于有條不紊地開展工作，又方便客戶對管理工作進(jìn)行監(jiān)督，使我們的服務(wù)始終能滿足客戶的要求。這樣，就不僅僅要求我們開展實(shí)實(shí)在在的工作，而且要求我們能想客戶之所想，客戶未想到的我們也已想到，客戶想到的我們已做好，真正做到“超前”服

4、務(wù)。在實(shí)際工作開展過程中或之后必須做好記錄，并及時(shí)對客戶進(jìn)行回訪，根據(jù)客戶反饋的意見不斷完善我們的服務(wù)工作。做到管理規(guī)范化，決策科學(xué)化，工作程序化，最終達(dá)到客戶滿意。3有利于收集有關(guān)法律、法規(guī)，及時(shí)引進(jìn)管理的新方法、新理念，做好來往文件、信息、意見的記錄、歸檔和處理工作。使我們的工作做到有法可依、有法必依，并不斷改進(jìn)和提高，始終保持管理的科學(xué)性、規(guī)范性和高效率。綜前所述，檔案資料管理工作作為物業(yè)管理的軟件部分，與硬件的管理同等重要，缺一不可，兩方面的工作必需齊頭并進(jìn)才能達(dá)到規(guī)范化管理的要求。（二）物業(yè)管理檔案資料的建立1我公司在建立完善檔案資料過程中，為使其更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、高效，已成功導(dǎo)入IS

5、O9001質(zhì)量管理體系，結(jié)合貴州廣播電視大學(xué)的具體情況，根據(jù)公司的檔案員崗位責(zé)任制度、檔案管理規(guī)定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制等程序，使物業(yè)管理檔案的建立有章可循，有據(jù)可查。2在具體執(zhí)行過程中，我公司采用三個(gè)層次的檔案資料管理模式。因?yàn)檎闲凸芾眢w系并不是包羅萬象的，許多規(guī)章制度的建立與實(shí)施在管理體系的控制之外（如財(cái)務(wù)管理等）。另外，須接受行業(yè)主管部門的指導(dǎo)和監(jiān)督，并執(zhí)行相關(guān)法律規(guī)范，結(jié)合這一特點(diǎn)，管理處檔案管理的三個(gè)層次如下：（1）以建設(shè)部頒發(fā)的全國物業(yè)管理示范標(biāo)準(zhǔn)建立管理檔案框架，整個(gè)公司的檔案資料架構(gòu)都采用統(tǒng)一格式，此為檔案管理的第一層次；（2）結(jié)合貴州廣播電視大學(xué)的實(shí)際情況，對公司IS

6、O9001質(zhì)量管理體系文件及公司行政、公共事務(wù)、公眾管理制度進(jìn)行適應(yīng)性修改，并融入到架構(gòu)中形成貴州廣播電視大學(xué)檔案資料的第二層次；（3）在物業(yè)管理實(shí)際運(yùn)作中，以執(zhí)行整合型管理體系文件及相關(guān)規(guī)章制度形成的各種現(xiàn)場、實(shí)際記錄為內(nèi)容，補(bǔ)充到管理檔案架構(gòu)中，形成檔案資料管理第三層次。公司質(zhì)量管理部根據(jù)這三個(gè)層次建立出一套檔案資料范本（包括目錄和具體內(nèi)容樣本），然后由各部門依此范本完善本部門整個(gè)管理檔案體系。3按資料載體的類型采用恰當(dāng)且安全的保存方式。貴州廣播電視大學(xué)物業(yè)管理資料的涉及面既多且廣，因此，許多原始文件資料必須以分類別、分層次并以保密方式保存，對經(jīng)常使用的日常管理檔案采用定期歸檔方式保存，嚴(yán)

7、格按檔案管理相關(guān)制度進(jìn)行。4所有資料實(shí)行“雙檔”（電腦檔案、文本檔案）管理。收集（三）檔案資料的建立流程整理分類竣工驗(yàn)收資料，接管驗(yàn)收資料，維修、改造資料，日常巡視維護(hù)記錄、運(yùn)行記錄，投訴與回訪記錄，各種活動(dòng)記錄及客戶有關(guān)檔案資料。 編號(hào)登記依據(jù)建設(shè)部頒布的全國物業(yè)管理示范標(biāo)準(zhǔn)建立檔案管理資料。 保存資料，按分類順序編號(hào)、登記造冊，形成文件目錄，為方便管理工作，除部分保密文件、永久性文件外，檔案實(shí)行開架管理。輸入電腦按規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類文件整理，定期輸入資料并維護(hù)。入柜 根據(jù)管理?xiàng)l例分類保存：A定期性管理檔案； B保 密、永久性管理檔案。利用檔案出室必須由具備資格的人員登記后方可借閱， 按

8、借閱時(shí)限，及時(shí)回收檔案復(fù)位，對各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄。 查 復(fù) 信 信 閱 印 息 息 根據(jù)公司行政管理制度中的相關(guān)檔案制度、管理體系 信 信 公 處 中的相關(guān)文件規(guī)定進(jìn)行利用。 息 息 布 理 檢 查 定期、不定期的對檔案管理工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督。檔案資料建立流程圖 （四）檔案資料分類貴州廣播電視大學(xué)管理檔案分類表（若我公司獲得管理權(quán)，屆時(shí)將根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整）類別資料內(nèi)容基礎(chǔ)管理前期移交資料工程建筑產(chǎn)權(quán)資料：A項(xiàng)目批準(zhǔn)文件；B用地批準(zhǔn)文件；C規(guī)劃許可證；D施工許可證；E拆遷資料。工程建筑技術(shù)資料：A竣工圖包括總平面、建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、附屬工程有隱蔽管線的全套圖紙；B地質(zhì)勘察報(bào)告；C工程合同及開、

9、竣工報(bào)告；D工程預(yù)決算；E圖紙會(huì)審記錄；F工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單位（包括質(zhì)量事故處理記錄）；G隱蔽工程驗(yàn)收簽證；H沉降觀測記錄；I竣工驗(yàn)收證明書；J規(guī)劃綜合驗(yàn)收證書；K鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書；L新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書；M水、電、通、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書；N砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告；O供水、管道煤氣的試壓報(bào)告。接管驗(yàn)收資料A固定資產(chǎn)交接證明；B物業(yè)項(xiàng)目驗(yàn)收交接表；C物業(yè)項(xiàng)目驗(yàn)收記錄；D物業(yè)項(xiàng)目驗(yàn)收單項(xiàng)（綜合）報(bào)告；E移交清單。專業(yè)化管理A公司簡介；B公司組織機(jī)構(gòu)；C公司營業(yè)執(zhí)照；D公司稅務(wù)登記；E公司資質(zhì)證書；F管理處組織機(jī)構(gòu)及人員分布圖。 管理合同資料A前期

10、物業(yè)管理協(xié)議；B物業(yè)管理委托合同。貴州廣播電視大學(xué)管理檔案分類表(續(xù)一)類別資料內(nèi)容基礎(chǔ)管理基金管理資料A維修基金的建立、管理、使用相關(guān)管理規(guī)定；B維修基金使用申請審批表。公眾制度資料A裝修管理規(guī)定等公眾管理制度；B房屋使用手冊；C管理（業(yè)主）公約。業(yè)主管理委員會(huì)資料A籌備成立期間的資料；B成立后運(yùn)行資料。管理目標(biāo)及實(shí)施方案A爭創(chuàng)物業(yè)管理“示范大廈”規(guī)劃；B物業(yè)管理實(shí)施方案。培訓(xùn)、考核等管理規(guī)章制度A員工培訓(xùn)程序文件；B員工聘用和考核程序文件；C各崗位職責(zé)；D公司員工考核制度及評(píng)分細(xì)則；E管理處工作流程圖；F員工培訓(xùn)資料（培訓(xùn)大綱、培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄表、培訓(xùn)效果評(píng)估表、培訓(xùn)簽到表、考試試卷等）

11、。員工資質(zhì)檔案A管理處員工資質(zhì)情況統(tǒng)計(jì)表；B員工個(gè)人檔案。計(jì)算機(jī)管理資料A物業(yè)管理系統(tǒng)軟件及使用說明；B秩序維護(hù)監(jiān)控、消防報(bào)警等系統(tǒng)簡介?？蛻糍Y料及權(quán)屬清冊A客戶登記表；B房屋及配套設(shè)施權(quán)屬清冊；C設(shè)備臺(tái)帳。值班、報(bào)修、維修、回訪資料A管理處值班制度；B回訪制度；C客戶投訴處理程序；D管理處值班記錄表；E客戶投訴登記表；F報(bào)修、維修服務(wù)工作規(guī)定；G報(bào)修登記表；H維修登記表;I服務(wù)工作單；J回訪記錄表；K管理處常用電話聯(lián)系表。貴州廣播電視大學(xué)管理檔案分類表(續(xù)二)類別資料內(nèi)容基礎(chǔ)管理客戶意見征詢A客戶意見調(diào)查和分析程序文件；B客戶意見調(diào)查方案；C客戶意見調(diào)查表；D客戶意見調(diào)查表發(fā)放、回收情況一覽

12、表；E客戶意見調(diào)查表發(fā)放、回收率統(tǒng)計(jì)表；F客戶意見調(diào)查統(tǒng)計(jì)表；G客戶意見調(diào)查分析報(bào)告；H意見處理措施及回訪記錄。維修服務(wù)承諾A服務(wù)承諾；B質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計(jì)表；C質(zhì)量目標(biāo)年度統(tǒng)計(jì)表。行政管理A文件目錄；B文件控制單；C文件發(fā)放（借閱）登記表；D員工登記表；E用車申請單；F會(huì)議簽到表；G上班簽到表。房屋管理及維修養(yǎng)護(hù)裝修管理A物業(yè)裝修管理程序文件；B裝修管理規(guī)定；C裝修申請審批表；D監(jiān)督檢查記錄表；E整改通知；F裝修人員登記表。房屋維修養(yǎng)護(hù)管理A區(qū)域分布圖；B樓層號(hào)、單元號(hào)、棟號(hào)、房號(hào)、導(dǎo)向標(biāo)志；C建筑物的管理程序文件；D建筑物巡視維護(hù)規(guī)定；E建筑物維修養(yǎng)護(hù)服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；F樓宇管理規(guī)定；G建筑物完

13、損等級(jí)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)；H建筑物巡視維護(hù)表；I建筑物年度養(yǎng)護(hù)計(jì)劃；J監(jiān)督檢查記錄表；K服務(wù)工作單；L零星工程驗(yàn)收評(píng)審表；M房屋完損等級(jí)評(píng)定表；N質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計(jì)表。貴州廣播電視大學(xué)管理檔案分類表(續(xù)三)類別資料內(nèi)容共用設(shè)備管理綜合類A設(shè)備設(shè)施管理程序文件；B設(shè)備管理各崗位人員職責(zé)；C各系統(tǒng)操作規(guī)程、巡視維護(hù)規(guī)定；D檔案管理相關(guān)規(guī)定；E監(jiān)督檢查記錄表；F整改通知。供電系統(tǒng)應(yīng)急處理A限電、停電管理規(guī)定；B臨時(shí)用電管理規(guī)定；C臨時(shí)用電申請表；D停電應(yīng)急處理方案及流程圖；E緊急事件處理記錄表。發(fā)電機(jī)A發(fā)電機(jī)操作規(guī)程；B發(fā)電機(jī)運(yùn)行記錄表。供電系統(tǒng)日常運(yùn)行與維護(hù)A供配電系統(tǒng)管理程序；B避雷系統(tǒng)程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書

14、；C設(shè)備設(shè)施清單；D配電房管理制度；E節(jié)能管理方案；F值班記錄表；G配電房抄表記錄；H電氣工作票；I停電通知單；J質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計(jì)表；K供配電系統(tǒng)巡視維護(hù)表；L避雷系統(tǒng)巡視維護(hù)表。秩序維護(hù)監(jiān)控系統(tǒng)A秩序維護(hù)監(jiān)控系統(tǒng)程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；B設(shè)備設(shè)施清單；C秩序維護(hù)監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶使用規(guī)定；D質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計(jì)表；E秩序維護(hù)監(jiān)控系統(tǒng)巡視維護(hù)表。消防系統(tǒng)消防設(shè)備管理A消防中心管理制度；B設(shè)備設(shè)施清單；C消火栓封簽；貴州廣播電視大學(xué)管理檔案分類表(續(xù)四)類別資料內(nèi)容共用設(shè)備管理消防系統(tǒng)消防設(shè)備管理D滅火器合格證；E消防電話一覽表；F消防通訊工具一覽表；G值班安排表；H值班記錄表；I消防報(bào)警系統(tǒng)管理程序文件

15、及作業(yè)指導(dǎo)書；J消防報(bào)警系統(tǒng)巡視維護(hù)表；K氣體消防系統(tǒng)巡視維護(hù)表；L質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計(jì)表。消防演習(xí)A義務(wù)消防隊(duì)員名單；B消防標(biāo)準(zhǔn)用語；C消防演習(xí)方案；D消防演習(xí)記錄；E消防演習(xí)報(bào)告。消防學(xué)習(xí)責(zé)任劃分A組織消防法規(guī)學(xué)習(xí)計(jì)劃；B消防學(xué)習(xí)報(bào)告；C防火區(qū)域管理規(guī)定；D區(qū)域防火責(zé)任人劃分表；E消防宣傳圖片。消防安全與應(yīng)急處理A火災(zāi)等事故應(yīng)急處理方案及指揮流程圖；B消防疏散示意圖；C疏散通道暢通、應(yīng)急照明設(shè)施、引路標(biāo)志；D客戶主要聯(lián)系人名單；E食堂液化氣體使用的安全防范措施；F重點(diǎn)安全防火部位登記表；G緊急事件處理記錄表；H動(dòng)火作業(yè)申請表；I無火災(zāi)事故證明。電梯系統(tǒng)電梯運(yùn)行及維護(hù)A電梯準(zhǔn)用證；B電梯合格證；

16、C保養(yǎng)合同；D電梯系統(tǒng)程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；E設(shè)備設(shè)施清單；F電梯系統(tǒng)巡視維護(hù)表；G質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計(jì)表。貴州廣播電視大學(xué)管理檔案分類表(續(xù)五)類別資料內(nèi)容共用設(shè)備管理電梯系統(tǒng)應(yīng)急處理A電梯應(yīng)急處理方案及流程圖；B緊急事件處理記錄表。給排水系統(tǒng)給排水系統(tǒng)運(yùn)行及維護(hù)A給排水系統(tǒng)程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；B設(shè)備設(shè)施清單；C用水、供水管理制度；D用水、節(jié)水計(jì)劃；E節(jié)能管理方案；F供水系統(tǒng)巡視維護(hù)表；G排水系統(tǒng)巡視維護(hù)表；H質(zhì)量目標(biāo)月度統(tǒng)計(jì)表。水池、水箱管理A供水系統(tǒng)月測試記錄表；B水池、水箱清洗記錄表；C.水池、水箱消毒記錄表；D水池、水箱藥品投放情況記錄表；E二次供水衛(wèi)生許可證；F操作人員健康合格證；G

17、水質(zhì)化驗(yàn)單。給排水系統(tǒng)應(yīng)急處理A高壓水泵、水池、水箱管理措施；B限水、停水管理規(guī)定；C停水通知單；D給排水系統(tǒng)事故應(yīng)急處理方案及流程圖；E緊急事件處理記錄表。共用設(shè)施管理A公共設(shè)施管理制度。貴州廣播電視大學(xué)管理檔案分類表(續(xù)六)類別資料內(nèi)容保安及車輛管理治安保衛(wèi)管理A物業(yè)的秩序維護(hù)服務(wù)程序文件；B二十四小時(shí)值班制度及巡邏制度；C秩序維護(hù)員巡邏制度；D秩序維護(hù)員培訓(xùn)大綱；E警械、警具配備、使用、保管及檢查規(guī)定；F警械、警具檢查記錄表；G秩序維護(hù)值班安排表；H值班記錄表；I來訪人員登記表；J秩序維護(hù)訓(xùn)練計(jì)劃表；K秩序維護(hù)訓(xùn)練記錄表；L巡邏簽到表；M巡邏記錄表；N宿舍值日安排表；O監(jiān)督檢查記錄表。車

18、輛管理A車輛管理程序文件；B車輛出入登記表；C車輛保管區(qū)分規(guī)定；D停車場管理規(guī)定；E車輛出入登記表；F摩托車、自行車管理制度。應(yīng)急處理A安全警告標(biāo)志；B危及人身安全的防范措施；C突發(fā)事件應(yīng)急處理方案及流程圖；D緊急事件處理記錄表；E無因物業(yè)公司管理責(zé)任發(fā)生重大刑事案件證明。環(huán)境衛(wèi)生管理清潔設(shè)備管理A垃圾中轉(zhuǎn)站清潔制度；B設(shè)備設(shè)施清單。清潔衛(wèi)生日常管理及消殺A清潔消殺管理程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；B消殺管理制度；C日常衛(wèi)生保潔承包合同；D清潔衛(wèi)生工作責(zé)任制；E責(zé)任分工表；F監(jiān)督檢查記錄表；G整改通知。綠化管理A園林綠化管理程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書；B綠化平面圖及說明；C大廈內(nèi)部、天臺(tái)、屋頂綠化管理措施。

19、D責(zé)任分工表；E園林綠化維護(hù)表；貴州廣播電視大學(xué)管理檔案分類表(續(xù)七)類別資料內(nèi)容精神文明建設(shè)管理（供參考）A精神文明建設(shè)公約；B社區(qū)文化管理程序文件；C社區(qū)文化活動(dòng)實(shí)施計(jì)劃表；D社區(qū)文化活動(dòng)場所使用申請表；E社區(qū)文化活動(dòng)記錄表；F社區(qū)文化活動(dòng)年度計(jì)劃及實(shí)施情況；G社區(qū)文化活動(dòng)年度總結(jié)；H好人好事記錄表；I客戶感謝信；J公共娛樂場所未發(fā)生重大違紀(jì)違法案件。管理效益經(jīng)濟(jì)效益A收支情況表；B年度財(cái)務(wù)明細(xì)表；C有償服務(wù)價(jià)目表；D有償服務(wù)記錄表。社會(huì)效益A本物業(yè)管理項(xiàng)目所獲取的榮譽(yù)稱號(hào)；B輿論相關(guān)報(bào)導(dǎo)。 二、檔案資料的管理（一）檔案資料管理的原則和方法1做到全而細(xì)的原則：“全”指全面，包括物業(yè)管理工作

20、的各個(gè)方面，不能有漏項(xiàng)；“細(xì)”指細(xì)致、細(xì)心，檔案資料的收集、檢查、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)工作要細(xì)心。2切合實(shí)際的原則：所有記錄是我們實(shí)實(shí)在在開展的工作，與實(shí)際要對應(yīng)一致。3連續(xù)性原則：要求檔案資料管理工作要堅(jiān)持不懈，要注意工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)性，中途不能脫節(jié)，否則，就不符合切合實(shí)際的原則。4按崗位進(jìn)行分工，落實(shí)各項(xiàng)工作的責(zé)任人并開展培訓(xùn)。5各部門根據(jù)公司質(zhì)量管理部的范本建立出整套檔案后，根據(jù)公司質(zhì)量管理體系中編制的質(zhì)量記錄控制等程序定期并及時(shí)對本部門的檔案進(jìn)行收集、檢查，做到項(xiàng)項(xiàng)工作有計(jì)劃，實(shí)施及時(shí)，監(jiān)督有力，最后有反饋意見，如果某一個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施不好，就必須重新制定措施，并實(shí)施、監(jiān)督、反饋，使每一

21、個(gè)環(huán)節(jié)都在一個(gè)閉環(huán)的控制中。（二）檔案資料的管理方式 管理處檔案管理室 制 電 保 保 收 檔 多 多 經(jīng)度 腦 存 密 集 案 媒 種 ?；?化 檔 措 檔 分 體 貯 性管 管 案 施 案 類 信 存 檢理 理 措 資 管 息 方 查 施 料 理 查 式 詢 檔案管理方式圖（三）檔案資料的管理措施 1檔案資料歸檔。大體分為兩類：即ISO9001質(zhì)量體系受控范圍的檔案資料、公司內(nèi)部管理相關(guān)檔案資料（非受控范圍），受控范圍的檔案資料的歸檔、借閱、鑒定和銷毀執(zhí)行體系文件之文件和資料控制程序、質(zhì)量記錄控制程序及對應(yīng)的作業(yè)指導(dǎo)書和質(zhì)量記錄；非受控范圍的檔案資料的歸檔、借閱、鑒定和銷毀執(zhí)行行政管理制度

22、之檔案管理規(guī)定。最終達(dá)到崗位責(zé)任分工細(xì)化、明確，分類清晰，使用合理，管理完善。2檔案資料的借閱。需借用人填寫文件發(fā)放/借閱登記表，由使用人簽字和綜合管理部資料負(fù)責(zé)人簽字后，方可辦理借閱手續(xù)；對重要、保密資料的借閱需經(jīng)過管理處經(jīng)理的批準(zhǔn)。一般的借閱時(shí)間為三天，三天后，資料負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)追回，如需續(xù)借，需部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案資料應(yīng)注意要愛護(hù)檔案，不得丟失；不得隨意涂寫、勾畫；不得折疊和拆散；對保密的資料不得泄露機(jī)密，如有泄密、丟失或損毀，要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。資料的復(fù)印程序與借閱等同。3檔案資料的保密管理（1）在日常管理中，物業(yè)的檔案資料管理由綜合管理部統(tǒng)一管理保存。對重要的原始資料和保密資料采取

23、按保密等級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)儲(chǔ)存保管，其他資料為普通檔案，不同密級(jí)的檔案資料的運(yùn)用和保管將區(qū)別對待，絕密和機(jī)密資料直接由管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)保管，秘密資料由綜合管理部部長負(fù)責(zé)保管，普通資料由資料管理員負(fù)責(zé)保管。所有保密資料隨時(shí)接受公司領(lǐng)導(dǎo)或質(zhì)量管理部的檢查。（2）檔案資料管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司的保密制度，增強(qiáng)保密意識(shí)，接受保密教育和檢查，嚴(yán)禁任何人以任何方式索取、泄露或擅自向外公布保密檔案的內(nèi)容。檔案資料管理人員定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后妥善處理解決，嚴(yán)防一切泄密漏洞情況的發(fā)生。4檔案資料的監(jiān)督檢查（1）各部門負(fù)責(zé)人會(huì)同資料管理員定期（按要求的日、周、月檢查時(shí)間）對本部

24、門的資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（2）公司質(zhì)量管理部日常定期組織人員對各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，每半年進(jìn)行一次質(zhì)量大檢查，其檢查結(jié)果直接與各崗位的浮動(dòng)工資掛鉤；公司及質(zhì)量管理部本身每年接受第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)的監(jiān)督審核。（3）通過參加各級(jí)物業(yè)管理考評(píng)工作來驗(yàn)證其檔案管理工作的有效性。管理檔案作為軟件建設(shè)在考評(píng)工作中分?jǐn)?shù)占據(jù)過半比例，現(xiàn)在，各級(jí)物業(yè)管理考評(píng)均等同采用建設(shè)部頒發(fā)的全國物業(yè)管理示范標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)考評(píng)面廣，在貴州廣播電視大學(xué)的物業(yè)管理中，我們將積極參加物業(yè)管理考核評(píng)比，并在資料管理工作中力求創(chuàng)新。 三、檔案管理制度 （一）檔案員崗位責(zé)任制度為了保證檔案管理工作規(guī)范、高效，結(jié)合貴州廣播電視大學(xué)

25、管理處的實(shí)際，特制定檔案員崗位責(zé)任制度。1熱愛檔案事業(yè)、忠于職守、努力鉆研業(yè)務(wù)。2認(rèn)真貫徹執(zhí)行上級(jí)關(guān)于檔案工作的方針政策。3制定檔案工作計(jì)劃和檔案管理長遠(yuǎn)規(guī)劃。4制訂、完善檔案管理制度。5負(fù)責(zé)文件材料的收集、分類整理和立卷歸檔工作，編制檔案檢索工具。6參與購進(jìn)設(shè)備的開箱驗(yàn)收、工程竣工驗(yàn)收、科研成果評(píng)審等工作，并驗(yàn)收其檔案。7加強(qiáng)對檔案庫房管理，定期對檔案庫房進(jìn)行檢查。8做好檔案利用工作。9檔案員崗位職責(zé)（1）忠于職守，嚴(yán)守機(jī)密，嚴(yán)格遵守檔案法規(guī)及檔案管理的有關(guān)制度，積極開展工作。（2）負(fù)責(zé)收集、接收本部門經(jīng)營業(yè)務(wù)、管理、科技等檔案資料。作好積累、補(bǔ)充、配套、保管和提供查閱。（3）及時(shí)立卷歸檔，

26、編制總目錄、卷內(nèi)目錄及檔案形成說明書，編排入柜。熟悉所管理的檔案，協(xié)助查閱檢索。（4）熟練掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)的操作和運(yùn)用。（5）妥善管理檔案。嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，建立借閱登記，對借出資料按期催還。（6）定期清查、鑒定檔案。每年進(jìn)行全部檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查。作到帳物相符，及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制已破損或變質(zhì)的檔案。（7）確保檔案安全，對檔案庫要做好防火、防盜、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲的“七防”工作，保持檔案庫房整齊清潔。（8）對各部門兼職資料人員進(jìn)行資料和檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（9）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。 （二）檔案管理規(guī)定 1目的規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。 2職

27、責(zé)（1）經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。（2）綜合管理部部長負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)檔案管理的實(shí)施工作。（3）檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。 3程序要點(diǎn)（1）編碼規(guī)定 A各部門編寫完一項(xiàng)制度、記錄表格后，由檔案管理員按照本規(guī)定的要求進(jìn)行登記、編碼，每一份文件只允許有唯一的一個(gè)編碼。B公司的各類文件（質(zhì)量體系文件除外）由行政部統(tǒng)一編號(hào)。C部門名稱與部門代號(hào)公司各職能部門：行政部（XZB）； 質(zhì)量管理部（ZLB）； 財(cái)務(wù)室（CWS）；秩序維護(hù)部(CXWH)； 技術(shù)委員會(huì)（JWH）； 經(jīng)營部（JYB）；人力資源部（RZB）。公司各管理處：根據(jù)管理拼音字母而定。（2）編碼方法A質(zhì)量手冊的編碼由文件類別代號(hào)和要求

28、編號(hào)組成，如下圖： QM-· 此文件在該要求中的順序號(hào)（從1、2、3） 對應(yīng)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)中的要求號(hào)（從1、2、20） 質(zhì)量手冊代號(hào)B程序文件的編碼由文件類別代號(hào)、對應(yīng)SIO9002標(biāo)準(zhǔn)中的要求號(hào)、文件順序號(hào)三部分組成，表達(dá)形式如下圖： QP-· 此文件在該要求中的順序號(hào)（從1、2、3） 對應(yīng)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)中的要求號(hào)（從1、2、20） 程序文件代號(hào) 例：合同評(píng)審程序編碼為QP-3.1C作業(yè)指導(dǎo)書的編碼方式管理處工作規(guī)程的編碼由文件類別代號(hào)、部門代號(hào)、作業(yè)指導(dǎo)書對應(yīng)程序文件的代號(hào)、文件順序號(hào)四部分組成，表達(dá)形式如下圖： WI/- 此類文件在該作業(yè)指導(dǎo)書中的順序號(hào)（從0

29、1、02、03） 該作業(yè)指導(dǎo)書對應(yīng)程序文件除程序文件代號(hào)外的編碼 部門代號(hào) 作業(yè)指導(dǎo)書代號(hào) 作業(yè)指導(dǎo)書對應(yīng)代號(hào)： WI-規(guī)定、辦法 OR-操作規(guī)程 SM-巡視維護(hù)規(guī)定 QS-服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) SW-維修保養(yǎng)規(guī)定D質(zhì)量記錄表格的編碼分三種：通用質(zhì)量記錄的編碼一般由文件類別代號(hào)、對應(yīng)代號(hào)、順序號(hào)組成，如發(fā)生修改，則加上修改序號(hào)，表達(dá)形式為： QR-（-） 此項(xiàng)記錄表格修改順序號(hào)（從01、02、03） 相關(guān)文件中有多個(gè)通用質(zhì)量記錄的順序號(hào)（從01、02） 記錄表格對應(yīng)在程序文件中相關(guān)文件的編碼 質(zhì)量記錄代號(hào) 例:電氣工作票編碼為：QR-4.1.9-01；如進(jìn)行了第一次修改，則其編碼為：QR-4.1.9-

30、01-01。各部門專用質(zhì)量記錄表格的編碼形式為：/-(-） 此項(xiàng)記錄表格修改順序號(hào)（從1、2、3） 相關(guān)文件中有多個(gè)質(zhì)量記錄的順序號(hào)（從01、02） 記錄表格對應(yīng)在程序文件中相關(guān)文件的編碼 部門代號(hào)質(zhì)量記錄代號(hào) 各部門專用質(zhì)量記錄表格代號(hào)為： SMR-巡視維護(hù)表 SWR-維修保養(yǎng)表 QD-設(shè)施清單其他的不在質(zhì)量體系文件控制中的記錄表格編碼形式為： /-（-） 此項(xiàng)記錄表格修改順序號(hào)（從1、2、3） 相關(guān)制度中有多個(gè)質(zhì)量記錄的順序號(hào)（從01、02） 本關(guān)制度在該類制度中的編號(hào)（從01、02） 部門代號(hào) 制度編碼（見426） 例：執(zhí)行規(guī)章制度時(shí)所使用的記錄表格用此形式編碼。E往來文件的編碼由文件代

31、號(hào)、部門代號(hào)、文件類別代號(hào)、文件順序號(hào)四部分組成，表達(dá)形式如下圖： /- 文件順序號(hào)（從001、002、003） 各部門對各類文件進(jìn)行分類的類別號(hào) 部門代號(hào) 往來文件代號(hào) 往來文件代號(hào)為：與外單位去文用“GF”代號(hào)；外單位來文用“CF”代號(hào)；本部門內(nèi)部文件用“OF”代號(hào)；公司文件的編碼方式參照文書管理規(guī)定。F ISO9001質(zhì)量體系文件外的規(guī)章制度編碼其它規(guī)章制度編碼由制度代號(hào)、制度類別號(hào)、制度順序號(hào)組成，表達(dá)形式如下圖： BL/-（） 制度的修改號(hào)（從1、2、3） 該項(xiàng)制度必備的附件（從01、02） 同類制度順序號(hào)（從01、02、03） 制度類別代號(hào) 制度代號(hào) 各種制度類別代號(hào)為：PB-公眾

32、制度 CP-公共事務(wù)管理制度 AM-行政管理制度 TP-臨時(shí)管理制度（3）編碼其他注意事項(xiàng)A文件編碼中的部門代號(hào)是指該文件的使用部門的代號(hào)。B各部門可根據(jù)實(shí)際需要在上述各類文件編碼后增加適當(dāng)后綴；如有其他類型文件需要編號(hào)，也可自行規(guī)定編碼方法，但均應(yīng)報(bào)質(zhì)量管理部備案。（4）文件的版本號(hào)和修改編號(hào)A文件的版本號(hào)用大寫字母“A、B、C”表示，每修改一次文件后根據(jù)質(zhì)量管理體系要求，需要對版號(hào)進(jìn)行更改進(jìn)，以此方法遞增下去對版號(hào)進(jìn)行更改。B質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書文件每頁均設(shè)有“更改人”等一行，其后的更改號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從開始每修改一次某章節(jié)，遞加1，依次順序?yàn)?、2、3；質(zhì)量記錄表格，如發(fā)生

33、修改，在質(zhì)量記錄表格編碼后增加修改編號(hào)，從1開始，每修改一次，遞加1。（5）章節(jié)編號(hào)A文件章節(jié)編寫采用阿拉伯?dāng)?shù)字編排，如1.0；1.1；1.1.1依次表示第一章；第一章第一節(jié)；第一章第一節(jié)第一條，到第三層次為止。B章節(jié)以下內(nèi)容是并的關(guān)系時(shí)，可采用英文大寫字母編排如A；B；C；表示。C在A、B、C中如仍需分段敘述，則用先用“”；再用、表示。（6）檔案的保管期限A檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。B各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定（詳見質(zhì)量記錄檢索目錄），在處理檔案記錄時(shí)，按程序文件的質(zhì)量記錄控制程序進(jìn)行。（7）檔案的保管A檔案保管的工作任務(wù)是： 便于查閱； 保證檔案的安全； 防止檔案的損壞； 采取修復(fù)技術(shù)，延長檔案壽命。B檔案保管的責(zé)任部門：管理處綜合管理部保管學(xué)院的工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計(jì)劃、總結(jié)和管理處各職能部門需要保管的其他檔案；C檔案的保管程序： 各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后（原則上要求