國家行政機關公文格式

1、4. 國家行政機關公文格式( 國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局 1999-12-27 發(fā)布2000-01-01 實施 )1. 范圍本標準規(guī)定了國家行政機關公文通用的紙張要求、 印制要求、 公文中各 要素排列順序和標識規(guī)則。本標準適用于國家各級行政機關制發(fā)的公文，其他機關公文可參照執(zhí) 行。2. 引用標準下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構(gòu)成為本標準的條文。 本標準出版時， 所示版本均為有效。 所有標準都會被修訂， 使用本標準的各 方應探討使用下列標準最新版本的可能性。GB/148-199 印刷、書寫和繪圖紙幅尺寸。3. 定義本標準采用下列定義(1) 字 word 標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指

2、一個漢字所占空間。(2) 行 line 標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以 3 號字高度加 3 號字高度 7/8 倍的距離為一基準行。4. 公文用紙主要技術(shù)指標公文用紙一般使用紙張定量為6080g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%90%橫向耐折度15次，不透明度85% pH值為7.59.55. 公文用紙幅面及版面尺寸(1) 公文用紙幅面尺寸公文用紙采用 GB/T148 中規(guī)定的 A4 型紙，其成品幅面尺寸為： 210mm X 297mm尺寸的允許偏差見 GB/T148。(2) 公文頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mr± 1mm 公文用紙訂口 (左白邊)為：

3、28mm±1mm 版心尺寸為：156mrX 225mm不含頁碼)6. 公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。7. 排版規(guī)格與印制裝訂要求(1) 排版規(guī)格正文用 3 號仿宋體字，一般每面排 22 行，每行排 28 個字。(2) 制版要求版面干凈無底灰， 字跡清楚無斷劃， 尺寸標準， 版心不斜， 誤差不超過 1mm。(3) 印刷要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過 2mm黑色油墨應達到色譜所 標BL100%紅色油墨應達到色譜所標 Y80% M80%印品著墨實、均勻；字 面不花、不白、無斷劃。(4) 裝訂要求 公文應左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整

4、、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過 4mm騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂 眼距書芯上下各1/4處，允許誤差土 4mm平訂釘鋸與書脊間的距離為 3mm- 5mm無壞釘、漏釘、重釘、釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品 尺寸誤差土 1mm四角成90°,無毛茬或缺損。8. 公文中各要素標識規(guī)則本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、 主體、版記三部分。 置于公文 首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反 線（不含）以下至主題詞 （不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體； 置于主題詞以下的各 要素統(tǒng)稱版記。（1）眉首 公文份數(shù)序號 公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文

5、的順序編號。 如需標 識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第 1 行。 秘密等級和保密期限如需標識秘密等級， 用 3 號黑體字， 頂格標識在版心右上角第 1 行， 兩 字之間空 1 字；如需同時標識秘密等級和保密期限， 用 3號黑體字， 頂格標 識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“”隔開。 緊急程度如需標識緊急程度， 用 3 號黑體字， 頂格標識在版心右上角第 1 行，兩 字之間空 1 字；如需同時標識秘密等級與緊急程度， 秘密等級頂格標識在版 心右上角第 1 行，緊急程度頂格標識在版心右上角第 2 行。 發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加 “文件” 組成； 對

6、一些特定的公文可 只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標識上邊緣為25mm對于上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字， 用紅色標識。 字號由發(fā)文機關以醒 目美觀為原則酌定，但一般應小于22mn¥ 15mm聯(lián)合行文時應使主辦機關名稱在前， “文件”二字置于發(fā)文機關名稱右 側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。 發(fā)文字號 發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識下空 2 行， 用 3 號仿宋體字， 居中排布； 年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識； 年份應標全稱， 用六角括號“”括入；序號不編虛位 （即 1 不

7、編為 001） ，不加“第”字。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。 簽發(fā)人 上報的公文需標識簽發(fā)人姓名， 平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。 發(fā)文字號居 左空 1 字，簽發(fā)人姓名居右空 1 字；簽發(fā)人用 3號仿宋體字， 簽發(fā)人后標全 角冒號，冒號后用 3 號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人， 主辦單位簽發(fā)人姓名置于第 1 行，其他簽發(fā)人姓名從 第 2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排， 下移紅色反 線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距 離為 4mm。（2） 主體 公文標題紅色反線下空 2行，用2號小標宋體字， 可分一行或多行居中排布； 回

8、 行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。 主送機關標題下空 1 行，左側(cè)頂格用 3 號仿宋體字標識， 回行時仍頂格； 最后一 個主送機關名稱后標全角冒號。 如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示 正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、 抄送之上， 標識方法 同抄送。 公文正文主送機關名稱下一行， 每自然段左空 2 字，回行頂格。 數(shù)字、 年份不能 回行。 附件公文如有附件， 在正文下空一行左空 2 字用 3 號仿宋體字標識 “附件”， 后標全角冒號和名稱。 附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：1. xxx xx”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附 件左

9、上角第 1 行頂格標識“附件” ，有序號時標識序號，附件的序號和名稱 前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第 1 行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件 (或帶序號 ) 。 成文時間用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O” ；成文時間的標識位置見。 公文生效標識單一發(fā)文印章：單一機關制發(fā)的公文在落款處不置發(fā)文機關名稱， 只標識成文時間。 成 文時間右空4字；加蓋印章應上距正文 2mmr 4mm端正、居中下壓成文時 間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上； 當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。 聯(lián)合行文印章：

10、當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時， 應將成文時間拉開， 左右各空 7 字；主 辦機關印章在前； 兩個印章均壓成文時間， 印章用紅色。 只能采用同種加蓋 印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過 3mm。當聯(lián)合行文需加蓋 3 個以上印章時， 為防止出現(xiàn)空白印章， 應將各發(fā)文 機關名稱 (可用簡稱 ) 排在發(fā)文時間和正文之間。 主辦機關印章在前， 每排最 多排 3 個印章， 兩端不得超出版心； 最后一排如余一個或兩個印章， 均居中 排布；印章之間互不相交或相切； 在最后一排印章之下右空 2字標識成文時 間。特殊情況說明：當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時， 應采取調(diào)整行距、

11、 字距 的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文” 的方法解決。(3) 附注公文如有附注， 用 3號仿宋體字， 居左空 2字加圓括號標識在成文時間 下一行。(4) 版記 “主題詞”用 3 號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用 3 號小標宋體字；詞目之間空 1 字。 抄送公文如有抄送，在主題詞下一行；左空 1字用 3號仿宋體字標識“抄送”， 后標全角冒號；抄送機關間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊； 在最后一個抄送機關后標句號。 如主送機關移至主題詞之下， 標識方法同抄 送機關。 印發(fā)機關和印發(fā)時間 位于抄送機關之下 （無抄送機關在主題詞之下 ）占 1行位

12、置；用3號仿宋 體字。印發(fā)機關左空 1 字，印發(fā)時間右空 1字。印發(fā)時間以公文付型印刷的 日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。 版記中的反線 版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。 版記的位置 版記應置于公文最后一頁 （封四） ，版記的最后一個要素置于最后一行。9. 頁碼用 4 號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識， 置于版心下邊緣之下一行， 數(shù)碼左右 各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣 7mm單頁碼居右空1字，雙頁 碼居左空 1 字，空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。10. 公文中表格公文如需附表，對橫排 A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁 碼置于表的左下角， 雙頁碼置于表的左上角， 單頁碼表頭

13、在訂口一邊， 雙頁 碼表頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為 A3紙型表格時，封三、封四 （ 可放分送，不放頁碼 ） 應為空白，將 A3 紙型表格貼在封三前，不應貼在文 件最后一頁 （封四 ） 上。11. 公文的特定格式(1) 信函式格式發(fā)文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm推薦用小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定；發(fā)文機關全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)，距下 頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗)，兩條線長均為170mm每行居中排 28 個字。發(fā)文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本 標準相應要素說明。(2) 命令格式命令標識由發(fā)文機關名稱加 “命令”

14、或“令”組成， 用線色小標宋體字， 字號由發(fā)文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm下邊緣空2行居中標識令號； 令號下空 2行標識正文； 正文下一行左空 4字標識簽發(fā)人簽 名章，簽名章左空 2字標識簽發(fā)人職務； 聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務 應標識全稱。 在簽發(fā)人簽名章下一行右空 2字標識成文時間。 分送機關標識 方法同抄送機關。其他要素從本標準相關要素說明。(3) 會議紀要格式會議紀要標識由“xxxxx會議紀要” 組成。其標識位置同發(fā)文機關 標識一樣，用紅色小標宋體字， 字號由發(fā)文機關酌定。 會議紀要不加蓋印章。 其他要素從本標準相關要素說明。12. 式樣A4型公文用紙頁邊及版心尺寸

15、見圖 1 ;公文首頁版式見圖2;上報公文 首頁版式見圖 3；公文末頁版式見圖 4；聯(lián)合行文公文末頁版式 1 見圖 5； 聯(lián)合行文公文末頁版式 2 見圖 6。V''28mm ± Imm訂口112-b-21(hffl 1 A4型公文用紙頁邊及版心尺寸00000()1機密一年特急X X X X X文件XXX 2000 1 號關于XXXXXXX通知xxxxxxxx.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X X X X X x0XXXXXXXXXXXXX

16、XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X X X X X xoxxxxxxxxxxxx0xxxxxxxo xxxxxxxxxxxxxxxxx XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSB 2公文苜頁版式XXXXX文件xxx (20001 X 號簽發(fā)人：XXXXXX圖3上報公文首頁版式圖3上報公文首頁版式X X X X X請示x x x x ：X X X XXX X X X

17、XXXXXXXXXXXXXXXXXX X X X XXX X X XXXXXXXXXXXXXXXXXXX X X X XXX X X XXXXXXXXXXXXXXXXXXX X X X XXX X X XXXXXXXXXXXXXXXXXXX X X X XXX X X XXXXXXXXXXXXXXXXXXX X X X XXX X X XXXXXXXXXXXXXXXXXXX X X X XXX X X XXXXXXXXXXXXXXXXXXX X X X XXX X X XXXXXXXXXXXXXXXXXXX X X X XXX X X XXXXXXXXXXXXXXXXXXX X X X XXX X X XXXXXXXXXXXXXXXXXXX X X X XXX X X XXXXXXXXXXXXXXXXXXX X X X XXX X X XXXXXXXXXXXXXXXXX圖3上報公文首頁版式XXXXXXXXXXXXXXXp附件：I. xxxxxxxxxxxx2,xxxxxxxxxxxx印章二000年x x月x x日(X X X X X)主超詞：X X X X X X抄送：xxxxxxxx, xxxxxxxx X X X X X 基X冥X冥X Qxxxxxxxxx2000 年 * 月 x x H 印發(fā)XXX XX XX xxxxxxxxo附件：l.xxxxxxxxxxx