行政規(guī)章制度

1、行政規(guī)章制度目錄行政部職責1員工行為準則2辦公用品及耗材申請流程3固定資產(chǎn)管理規(guī)定（領用、轉移、退還、維修、報廢）5會議邀請、會議室管理規(guī)定及預定方法7郵箱郵件組申請、郵件規(guī)范9獎勵及處罰條例10行政部郵箱及其他聯(lián)系方式10行政部職責模塊職責范圍職責細分行政管理辦公區(qū)及工位 選址租賃、裝修改造、工位安排行政費用、合同 行政費用的預算、請款、支出 供應商及合同管理后勤門卡辦理 辦公用品采購及發(fā)放 員工宿舍管理 辦公區(qū)環(huán)境、設備家具維修 會議室管理 制作物制作資產(chǎn) 資產(chǎn)申請、出入庫及盤點外聯(lián) 各方溝通及關系維護企業(yè)文化企業(yè)文化 企業(yè)形象墻 員工展示區(qū) 企業(yè)文化推廣員工活動 俱樂部、興趣小組 年會、

2、活動及比賽員工福利 節(jié)日活動福利 試吃、試用、商戶折扣行政制度行政制度 行政制度的完善及推行 員工行為紀律監(jiān)督及獎懲員工行為準則辦公環(huán)境及安全1. 工作時間內(nèi)不從事與工作無關的事情，不在辦公區(qū)域大聲喧嘩、爭吵，不得影響他人工作；2. 討論工作不得涉及人身攻擊、侮辱性詞語；3. 保持個人辦公區(qū)域整潔，不破壞公共辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生；4. 會議室使用完畢，整理桌椅，擦拭白板，關閉燈和投影；5. 勤儉節(jié)約，使用雙面打印，節(jié)約用水，節(jié)約使用紙巾等；6. 妥善使用公司設備及其它財物資源，不違規(guī)操作或故意損毀公司財物；7. 辦公室規(guī)定的禁煙區(qū)域禁止吸煙；8. 不擅自將家屬或親友帶入公司辦公區(qū)域；9. 佩戴工

3、卡（工卡將于近期發(fā)放），隨手關門，如遇可疑人物請及時詢問或告知行政部；10. 最后離開辦公區(qū)的員工，負責關閉燈和門禁。著裝要求1. 工作時間，可著休閑便裝，衣著整潔干凈，大方得體，注意個人衛(wèi)生；2. 發(fā)型整潔，女員工化妝應清新、自然，不得濃妝艷抹；3. 男員工不能在辦公室赤膊、拖鞋；4. 女員工不能在辦公室穿吊帶裝、超短裙、拖鞋；5. 公司有重大活動或投資人參觀時，大家應按照公司的郵件提醒著裝。電話接聽1. 上班時間不得隨意撥打私人電話；2. 隨身攜帶手機，在電話鈴響三聲之內(nèi)接起電話；3. 使用“請，您”等禮貌用語，通話言簡意賅；4. 對于不知名的電話，自己不能處理時，請馬上將電話交給相關負責

4、人處理，或請對方留下聯(lián)系方式，讓相關負責人與其聯(lián)系。商業(yè)禮儀1. 在約定的時間內(nèi)接待客人，避免遲到，有事不能按時赴約時應提前通知對方；2. 言談舉止不應傷害公司的形象和信譽；3. 根據(jù)具體情況決定恰當?shù)乃托蟹绞?。一般客人送至電梯間為宜，送行時應在客人離去后返回。4. 與同一辦公地點的其他公司保持良好溝通關系；5. 不應以犧牲公司利益，來獲取良好公共關系。微信群組1. 所有群組須有行政部參與并監(jiān)管，即時按入離職員工名單進行員工；2. 所有工作相關群組，成員備注名須按以下格式：真實姓名（必填）-部門（選填）；3. 定期進行精簡，及時解散重復、臨時群組；4. 請勿討論工作無關內(nèi)容，注意信息保密處理。

5、辦公用品及耗材申領流程每月28日將由行政部發(fā)全員郵件，統(tǒng)計各部門下月辦公用品及耗材需求。每月30日前各部門/市場對接人按實際需求填寫附件辦公用品及耗材申請表后，回復郵件至admin，抄送部門領導（無需打印，通過郵件發(fā)送電子版即可）。每月5日前將由行政部匯總需求并采購。每月8日發(fā)放辦公用品及耗材。注意事項：1、 以上時間如遇節(jié)假日順延，以郵件通知時間為準；2、 如在規(guī)定時限內(nèi)未發(fā)送辦公用品及耗材申請表，視為本月無相關需求，除紙巾可隨用隨領外，其余物品當月不再進行發(fā)放；3、 辦公區(qū)日用品、打印紙將由行政部統(tǒng)一補給，如發(fā)現(xiàn)物資短缺可告知行政部人員；4、 領取表務必寫明部門、人數(shù)、領取人信息，領取后需

6、簽字；5、 各市場請?zhí)崆邦A估本月用量（包含打印紙及硒鼓墨盒），行政部將按預估數(shù)量發(fā)放至華鼎智地，由王頂?shù)淌袌霭l(fā)放至各個市場；6、 如有特殊需求，請在附件表辦公用品及耗材申請表中填寫，按需由行政部統(tǒng)一采購；如物品價值較高（除附件表中物品外，預估單價50元的物品，如U盤、移動硬盤、電暖氣等），請在郵件正文中填寫特殊物品申請表發(fā)送至部門領導確認，抄送行政部，寫明申請原因、申請物品及規(guī)格。特殊物品申請表申請物品（規(guī)格）數(shù)量預估費用（元）申請原因使用地點時間要求申請人/部門附：辦公用品及耗材申請表辦公用品及耗材申請表日期: 2015.11 部門名稱: 請?zhí)顚?部門人數(shù): 請?zhí)顚?領取人：請?zhí)顚?類別商品

7、名稱單位數(shù)量類別商品名稱單位數(shù)量辦公用品簽字筆-0.5-按式支辦公用品單頁夾個簽字筆-0.5-蓋式支多頁夾個簽字筆芯-0.5支彈簧單夾個熒光筆支彈簧雙夾個白板筆支資料冊-40頁個自動鉛筆-0.5支按扣文件袋-A4個自動筆芯-HB0.5盒拉鏈袋-A4個鉛筆-2B支橡皮筋袋橡皮塊拉桿夾-A4個轉筆刀個文件架-三聯(lián)個筆 筒-網(wǎng)狀個檔案袋-A4個筆記本-A5-60頁本票據(jù)袋-23cm*12cm個齊心報事貼-3*3本名片冊個修正帶瓶名片盒個口取紙包三聯(lián)收據(jù)個膠棒支直尺-30cm把寬膠帶-6CM卷計算器個透明膠條-1.2CM/個卷剪刀把雙面膠-2.4CM/個卷裁紙刀把10號釘書機個耗材硒鼓-88A盒10號

8、釘書釘盒硒鼓-12A盒起釘器個硒鼓-328盒回型針-彩色盒復印紙-A4箱回型針-普通盒其他紙巾包長尾夾-大盒如有其他特殊需求請?zhí)顚戦L尾夾-中盒長尾夾-小盒固定資產(chǎn)管理規(guī)定（領用、轉移、退還、維修、報廢）固定資產(chǎn)范圍1、 所有計算機設備（包含主機、顯示器、筆記本、一體機等，不含鼠標、鍵盤）2、 所有電子設備及家電（包含打印機、投影儀、電話、手機、平板、攝像機、相機、冰箱、驗鈔機等）3、 所有辦公家具（桌椅、推柜、文件柜、沙發(fā)等）4、 其余單位價值1000元（含）以上，使用壽命大于1年，且基本保持原有物質形態(tài)的物品。 員工個人名下資產(chǎn)管理1、 員工對其領取的臺式機、筆記本電腦或其他公司資

9、產(chǎn)負保全責任，不允許私下轉借，并禁止私自拆裝設備及增減設備配置（包括硬盤、網(wǎng)卡、電池、光驅、電源適配器等）。如人為毀損造成設備無法正常工作，由責任人承擔恢復設備正常工作的經(jīng)濟損失。2、 員工因工作需要對資產(chǎn)設備進行配置增減，須發(fā)送郵件至部門負責人確認，抄送行政部，由行政部負責安裝更換配件。3、 員工應愛護辦公區(qū)內(nèi)公用設備設施，使用中出現(xiàn)操作故障應及時通知行政部。如發(fā)現(xiàn)人為損壞公物行為，由責任人承擔恢復設備正常工作的經(jīng)濟損失。4、 行政部每季度/年將進行資產(chǎn)盤點，員工應積極配合公司的各項資產(chǎn)盤點工作，及時確認相關資產(chǎn)信息。5、 領用資產(chǎn)發(fā)生丟失、被盜時應及時通知行政部。丟失資產(chǎn)時，責任人須對資產(chǎn)

10、的剩余使用價值進行賠償，所有賠償?shù)淖畹唾r償金額為500元。各地及部門公用資產(chǎn)管理1、 每個地區(qū)須指定一名資產(chǎn)管理員，協(xié)助公司進行資產(chǎn)管理，由其管理及監(jiān)管資產(chǎn)使用狀況。2、 部門公用資產(chǎn)為用于業(yè)務部門共用或調(diào)配使用的，而非固定由某位員工長期使用的資產(chǎn)，責任人為當?shù)刭Y產(chǎn)管理員。3、 資產(chǎn)管理員監(jiān)管本地區(qū)所有資產(chǎn)使用情況，若地區(qū)資產(chǎn)發(fā)生毀損、丟失，資產(chǎn)管理員須于24小時內(nèi)將責任人和毀損、丟失原因告知行政部。4、 行政部每季度/年將進行資產(chǎn)盤點，資產(chǎn)管理員須對本地區(qū)公用資產(chǎn)進行盤點。5、 資產(chǎn)管理員離職前，須辦理部門公用資產(chǎn)轉移手續(xù)。資產(chǎn)領用1、 新入職員工申請資產(chǎn)流程：部門招聘需求通過審批后，請?zhí)崆?/p>

11、至少5個工作日，在郵件正文填寫資產(chǎn)申請單發(fā)部門領導確認，并抄送行政部。行政經(jīng)理、總經(jīng)理確認后，由行政部對庫存資產(chǎn)進行調(diào)劑或采購新資產(chǎn)。領用人領取資產(chǎn)后簽字確認，并由領用人發(fā)送資產(chǎn)編號郵件至行政部。資產(chǎn)申請單資產(chǎn)類型使用部門使用地點領用人申請原因領取時間特殊需求臺式機技術華鼎智地張三新員工入職11.15處理器i5，內(nèi)存8G2、 員工根據(jù)業(yè)務需求申請固定資產(chǎn)時，流程同上。3、 各部門的資產(chǎn)管理員按照上述流程領取部門公用資產(chǎn)，該資產(chǎn)將記錄于該名資產(chǎn)管理員名下。對于資產(chǎn)管理不當、帳物不符，應進行相應處罰。資產(chǎn)轉移1、 如資產(chǎn)的實際使用人、使用地點或使用部門中其中任意一項發(fā)生轉移變動，可辦理資產(chǎn)轉移手續(xù)

12、。2、 資產(chǎn)轉移流程：資產(chǎn)轉出人向行政部所要資產(chǎn)轉移變動表，并粘貼在郵件正文中，以郵件的方式發(fā)送到行政部郵箱，同時須抄送資產(chǎn)轉入人、雙方部門領導，郵件主題為“資產(chǎn)轉移-當日日期”。資產(chǎn)轉移變動表轉出人部門轉入人部門資產(chǎn)類型資產(chǎn)編號地點-地點轉移原因3、 如果上述抄送的人員對資產(chǎn)轉移有任何異議，應在一天內(nèi)提出；如果沒有異議，默認為上述人員均同意此次資產(chǎn)轉移。4、 收到此郵件后，由行政部完成資產(chǎn)轉移登記。 資產(chǎn)退還1、 員工如因任何原因退還資產(chǎn)，須郵件提交資產(chǎn)退回申請，攜帶所需退還的資產(chǎn)到行政部辦理退還手續(xù)。2、 行政部核對并檢查該名員工名下資產(chǎn)，確認無誤后，進行資產(chǎn)回庫確認。3、 員工

13、在辦理退還資產(chǎn)手續(xù)時，如發(fā)現(xiàn)所歸還的資產(chǎn)與系統(tǒng)記錄的信息不符，或資產(chǎn)有損壞及零配件丟失的情況，使用人須承擔所有相關費用。4、 離職員工應在最后工作日歸還本人名下（以HR信息為準）的固定資產(chǎn)，包括但不限于：電腦、電話、門卡、推柜等，以及在工作期間領用的設備、設施。5、 如需退還業(yè)務部門公用資產(chǎn)，資產(chǎn)管理員須郵件提交資產(chǎn)退還申請，攜帶所需退還的資產(chǎn)到行政部辦理退還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)該資產(chǎn)損壞、缺失零件等情況，實際發(fā)生的維修費用由業(yè)務部門承擔。 資產(chǎn)維修如發(fā)現(xiàn)個人資產(chǎn)或部門公用資產(chǎn)發(fā)生故障，請在郵件正文填寫資產(chǎn)維修申請單發(fā)送至行政部郵箱。維修申請單（計算機、家具、辦公設備等）資產(chǎn)類型資產(chǎn)編號（可

14、不填）部門地點申請人故障描述資產(chǎn)報廢及更新1、資產(chǎn)報廢條件： a) 技術性能落后，數(shù)淘汰機型，修復困難應更新?lián)Q代；b) 設備損壞不能修復或修復費用過高或接近設備凈值的；c) 設備繼續(xù)使用，將會引起危險事故，必須更換的；d) 設備質量低略或銹蝕變質不再具備使用價值的。2、報廢及更新流程：員工發(fā)送報廢申請郵件至行政部，經(jīng)鑒定后符合報廢條件的資產(chǎn)，經(jīng)部門領導確認后，將該資產(chǎn)退回行政部。員工重新領用資產(chǎn)，須按照資產(chǎn)領用程序至少提前5個工作日提交申請。線上會議預定、邀請及管理規(guī)定線上會議邀請流程1. 進入騰訊企業(yè)郵箱網(wǎng)頁版：，點擊“寫信”2. 進入寫信界

15、面后，點擊左上方“會議邀請”標簽3. 進入會議邀請界面后，輸入需要參會的人員郵箱，輸入會議主題和地點，選擇好時間段和時長（如有附件可以點擊左下角)，點擊發(fā)送4. 發(fā)送完畢之后，被邀請人會受到郵件，點擊“參加”，邀請人會收到回復會議室管理規(guī)定1. 會議室內(nèi)嚴禁吸煙2. 請不要帶走會議室內(nèi)的文具，請使用白板筆，勿使用油性馬克筆3. 會議結束后，請自助整理會議室（隨手關燈、收拾桌椅、擦拭白板）4. 如會議室椅子數(shù)量不夠，請與會人自備，會議結束后請將座椅放回原處線上會議室預定說明1. 會議室預定方法由線下預定改為線上預定，未線上預定的會議視為無效預定。預定系統(tǒng)訪問地址：2. 初次登陸請?zhí)顚戉]箱并獲取初

16、始密碼，登陸后請及時修改密碼（為信息安全，請勿與郵箱密碼相同）3. 現(xiàn)有會議室為亞太大廈2901、2906會議室，請勿修改會議室信息4. 由于會議室使用率較高，當會議因故取消時，請您務必及時刪除，避免無效的占用影響其它人使用會議室資源5. 當會議延遲或提早結束大于30分鐘時，請您更新會議室預定信息6. 已預定的會議室超過預定時間15分鐘仍無人使用，此會議室預定信息將被取消，并釋放供其他員工進行預定線上會議室預定方法（請務必先查詢再預定，系統(tǒng)自檢功能不準確） 左側導航點擊“會議室預定”。 請輸入需要預定的“會議室名稱”、“會議開始日期”，“會議結束日期”（順延一天），請勿輸入其他信息。點擊查詢，

17、查看是否已被預定。（如：預定10月15日的會議室，請在查詢時輸入“會議開始日期：10月15日，會議結束日期：10月16日”。點擊查詢，即可查看10月15日當天已被預定的會議室。） 確認所需會議室未被預定后，點擊右側界面中間“添加記錄”。 填寫會議預定信息并確認。開始日期及結束日期請勿跨天填寫。郵箱郵件組申請、郵件規(guī)范郵箱/郵件組申請流程1、 新員工入職后由行政部統(tǒng)一開通郵箱，如登陸有問題，請聯(lián)系行政部。2、 部門申請郵箱/郵件組，請在郵件正文中填寫IT需求單，發(fā)送至admin，寫明郵箱/郵件組名稱、人員、開通原因等，行政部開通后將回復郵件確認。IT需求單IT需求名稱人員原因開通郵件組abc張三

18、、李四、王五、趙六便于某部門內(nèi)部溝通郵件規(guī)范1、 郵件格式：須有明確標題、正文；2、 發(fā)送/抄送規(guī)則：收件人一欄中請?zhí)顚懘耸录?項目執(zhí)行人員，抄送一欄中請?zhí)顚懶柚獣源耸录?項目的人員。如需跨部門協(xié)作，提出己方需求時，請抄送對方部門負責人知曉。3、 PC端請統(tǒng)一使用Foxmail客戶端，下載鏈接：4、 郵件簽名格式見下：（請按實際情況修改）修改簽名方式（Foxmail客戶端右上角）：5、 注意事項：如需在某一時間之前完成，請注明時間節(jié)點。收件人如對郵件內(nèi)容有異議，請于收到郵件后24小時內(nèi)提出，如未提出異議，表示認可事件/項目/時間節(jié)點。屆時未完成相關工作，將按照行政紀律及處罰條例進行處罰。獎勵及處罰條例獎勵1. 對公司工作流程、辦公區(qū)環(huán)境等提出建設性意見與建議，獎勵