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1、發(fā)文對象(頂格寫):正文(首行縮進(jìn)2 字符、仿宋字體四號、單倍行距)另說明:1. 公文標(biāo)題。 應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。用小二號黑體字,可分一行或多行居中排布,回行時一般不用標(biāo)點(diǎn)符號?;匦袝r,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當(dāng)。2. 正文。正文中凡使用結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的, 應(yīng)按照第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。如不設(shè)第二層次,也可按照“一、”,1“.”,“1()”的順序。3. 附件 。公文如有附件,在正文下空1 行左空 2 字符,用 4 號仿宋體字標(biāo)識“附件”,后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件:1);附件名稱后
2、不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第1 行頂格標(biāo)識“附件”,有序號時標(biāo)識序號;附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。4. 成文日期。 統(tǒng)一用小寫漢字標(biāo)明完整的年月日(不使用阿拉伯?dāng)?shù)字),右空 4 字。公文成文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會議通過的日期為準(zhǔn);聯(lián)合行文以最后簽發(fā)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。5. 主題詞。起首頂格,標(biāo)注“主題詞:”字樣,用五號黑體字,其后用五號宋體字(加黑)標(biāo)注詞目,詞間空 1 字,不用標(biāo)點(diǎn)。一般排在一行。一般標(biāo)注 35 個主題詞,通常不超過 7 個。主題詞應(yīng)從規(guī)定的主題詞表中選用,不能隨意標(biāo)注。6. 抄送(報)部門。 指除主送部門以外的其他需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的上級、
3、下級和不相隸屬部門。起首空一字書寫“抄送:”字樣,其后依次標(biāo)有各抄送部門。7. 當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置,使公文生效標(biāo)識不能與正文同處一頁時, 應(yīng)通過調(diào)整公文的行間距、 頁邊距等措施,使二者同處一頁。 或采用將生效標(biāo)識單獨(dú)放在下一頁, 并在其左上方標(biāo)寫“(此頁無正文)”的方法解決。8. 所有公文統(tǒng)一在左側(cè)用兩個訂書釘裝訂(特殊文件另作要求),裝訂要整齊規(guī)范。不得在文件的上方或左上角、右上角裝訂,或只在文件的左側(cè)訂一個訂書釘。9. 學(xué)院的各類公文一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)的 A4 型紙( 210mmX297mm )。10. 頁碼統(tǒng)一在頁面底端居中直接以阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注, 公文僅有一頁時不顯示頁碼。11. 公文生效標(biāo)識。 指證實(shí)公文作者的合法性,使公文生效的憑據(jù)。一是凡以職能部門或系部名稱制發(fā)的公文, 使用與制發(fā)部門名稱一致的印章,且使用非紅頭文(另附樣稿)。二是職能部門以學(xué)院名義制發(fā)的公文, 經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后使用統(tǒng)一制發(fā)的紅頭公文, 且加蓋學(xué)院公章。注印章中心線壓在成文日期上。12. 職能部門或各系(校區(qū))收到上級正式公文,或外出開會帶回正式公文,必須送學(xué)院行政事務(wù)處登記辦理, 不得直接簽批或傳閱。二七年三月二十
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