6SIGMA優(yōu)化資產(chǎn)采購系統(tǒng)項(xiàng)目計(jì)劃書

1、6SIGMA優(yōu)化資產(chǎn)采購系統(tǒng)項(xiàng)目計(jì)劃書一、 項(xiàng)目名稱: 優(yōu)化資產(chǎn)采購系統(tǒng)二、 項(xiàng)目目的: 資產(chǎn)采購從金額上來講，是行政后勤部第二大費(fèi)用支出項(xiàng)目，需要加強(qiáng)管理；從客戶滿意度上來講，采購業(yè)務(wù)的客戶滿意度一直處于較低的水平，有較大的改進(jìn)空間。本項(xiàng)目主要通過優(yōu)化采購周期、降低采購成本、提升采購質(zhì)量三方面提升采購業(yè)務(wù)的水平，提高客戶滿意度。 三、 項(xiàng)目目標(biāo)（交付物）：1. 項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告（附數(shù)據(jù)、項(xiàng)目各項(xiàng)指標(biāo)評測）2. 經(jīng)項(xiàng)目組審核過的采購周期子項(xiàng)目報(bào)告3. 經(jīng)項(xiàng)目組審核過的價(jià)格折扣子項(xiàng)目報(bào)告4. 標(biāo)準(zhǔn)化的資產(chǎn)采購流程5. 標(biāo)準(zhǔn)化的供應(yīng)商管理體系（含選擇及評估流程）四、 項(xiàng)目范圍（POS） 為了降低公司運(yùn)

2、營成本，提升資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)的運(yùn)作水平，自2001年9月17日2002年5月31日,在聯(lián)想集團(tuán)有限公司京區(qū)平臺(tái)實(shí)施優(yōu)化資產(chǎn)采購系統(tǒng)項(xiàng)目。項(xiàng)目將需工時(shí)1816工時(shí)，資金投入共計(jì)283000元(與節(jié)電項(xiàng)目一起，詳細(xì)數(shù)據(jù)見第八條資源需求)，項(xiàng)目預(yù)期使資產(chǎn)采購周期平均縮短26%、采購折扣率在現(xiàn)有基礎(chǔ)上再提升3%的比例，采購合格率提升2個(gè)百分點(diǎn)。具體項(xiàng)目指標(biāo)如下：采購種類項(xiàng)目指標(biāo)實(shí)施前實(shí)施后外部采購采購周期平均（平均） （最長）通用類12.5天7天 9天通用類（家具）47.542天 44天通用類(簽合同)16天10天 12天 通用類(簽合同)（家具）51天45天 47天通用類（采購組） 20天15天 18天

3、通用類（采購組）（家具）55天50天 53天通用類（招投標(biāo)） 35天28天 32天通用類（招投標(biāo)）（家具）70天63天 67天專用類(審批建帳周期)4.5天2.5天內(nèi)部采購采購周期辦公用機(jī)9天5天 7天C類內(nèi)部領(lǐng)用（有現(xiàn)貨）11天5天 9天C類內(nèi)部領(lǐng)用（訂單生產(chǎn)）-服務(wù)器41天35天 39天C類內(nèi)部領(lǐng)用（訂單生產(chǎn)）- 其他27天20天 29天外部采購?fù)ㄓ妙愘Y產(chǎn)（詳見附件四）折扣率現(xiàn)狀折扣率目標(biāo)家電類10. 8%13%照/攝相器材類25.2%29%計(jì)算機(jī)外設(shè)類7.5%11%辦公設(shè)備類32%35%專用類資產(chǎn)（詳見附件五）折扣率現(xiàn)狀折扣率目標(biāo)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備17%18%軟件54%60%外設(shè)18%20%電力設(shè)

4、備14%20%生產(chǎn)設(shè)備18%20%儀器儀表17%20%通訊視頻8%15% 五、 項(xiàng)目組成員及其職責(zé)姓 名職責(zé)倡導(dǎo)者（發(fā)起人）李淑明1、項(xiàng)目預(yù)算及全體人員的管理；2、批準(zhǔn)任命leader及項(xiàng)目的時(shí)間、成本、工作范圍；3、指導(dǎo)、培訓(xùn)項(xiàng)目leader；項(xiàng)目管理者北京廠制造技術(shù)發(fā)展處Team Leader彭代蓮江建兵1、 對項(xiàng)目的最終結(jié)果負(fù)責(zé)；2、 負(fù)責(zé)對項(xiàng)目組成員所需6sigma知識(shí)和工具進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)；3、 牽頭制定項(xiàng)目計(jì)劃并推動(dòng)項(xiàng)目按計(jì)劃實(shí)施；4、 負(fù)責(zé)項(xiàng)目組成員在項(xiàng)目工作中的績效考核。核心成員熊久紅趙萱協(xié)調(diào)資源，將6SIGMA的推進(jìn)與處內(nèi)其他業(yè)務(wù)及項(xiàng)目融合起來；將項(xiàng)目組成員表現(xiàn)列入績效考核。劉

5、靖趙卉負(fù)責(zé)子項(xiàng)目“提升采購價(jià)格折扣及一次到貨合格率”。負(fù)責(zé)價(jià)格折扣指標(biāo)的建立及數(shù)據(jù)收集；供應(yīng)商考評體系的確立、渠道梳理；組織與供應(yīng)商的談判和簽約；可打包采購資產(chǎn)的梳理及數(shù)據(jù)提供；擬定招投標(biāo)文件并組織招標(biāo)；客戶需求分析；找標(biāo)桿；對價(jià)格折扣率、采購合格率指標(biāo)負(fù)責(zé)。趙卉負(fù)責(zé)專用類資產(chǎn)采購流程的優(yōu)化。杜青負(fù)責(zé)子項(xiàng)目“縮短采購周期”。采購周期各項(xiàng)指標(biāo)建立及數(shù)據(jù)收集；客戶需求分析；優(yōu)化通用類資產(chǎn)采購流程；建立采購流程中各崗位的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；對采購周期指標(biāo)負(fù)責(zé)。趙雪峰負(fù)責(zé)收貨環(huán)節(jié)的控制及數(shù)據(jù)收集，一次到貨合格率及返修率數(shù)據(jù)的提供。李秀芳負(fù)責(zé)收集匯總專用類采購周期負(fù)責(zé)匯總專用類采購周期數(shù)據(jù)；審核內(nèi)外部采購原始數(shù)據(jù)

6、，優(yōu)化建帳環(huán)節(jié)及信息化系統(tǒng)。其他項(xiàng)目組成員劉鳳姣負(fù)責(zé)報(bào)銷環(huán)節(jié)的優(yōu)化及數(shù)據(jù)收集。楊振營 趙英剛潭麗華 陳霆蔣克平 李秀云馮鳳英 張聰杰陳曉真 郭欣按規(guī)范填寫原始數(shù)據(jù)收集表單，輔助自己的直接主管完成項(xiàng)目職責(zé)。六、 項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃WBS DICTIONARY（見附件二）項(xiàng)目甘特圖（見附件六）標(biāo)注里程碑資產(chǎn)采購項(xiàng)目里程碑制表日期: 2001/9/11 制表人: 江建兵 負(fù)責(zé)人:杜青、劉靖、趙卉里程碑交付物完成日期責(zé)任人最終成果100%1 項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告（附數(shù)據(jù)、項(xiàng)目各項(xiàng)指標(biāo)評測）2 經(jīng)項(xiàng)目組審核過的采購周期子項(xiàng)目報(bào)告3 經(jīng)項(xiàng)目組審核過的價(jià)格折扣子項(xiàng)目報(bào)告4 標(biāo)準(zhǔn)化的資產(chǎn)采購流程5 標(biāo)準(zhǔn)化的供應(yīng)商管理體系（

7、含選擇及評估流程）6. 渠道現(xiàn)狀分析報(bào)告2002/05/012002/05/012002/05/012002/05/012002/05/252002/05/25江建兵杜青劉靖杜青/趙卉劉靖趙卉/劉靖中期目標(biāo)75%1. 采購周期新數(shù)據(jù)采集及分析報(bào)告 2. 修訂后的資產(chǎn)采購流程，通過審批3. 采購技能培訓(xùn)教材，實(shí)施培訓(xùn)4. 采購周期指標(biāo)分析報(bào)告（應(yīng)達(dá)到平均周期再次縮短:通用類2天、專用類1天、內(nèi)部領(lǐng)用1.5天）5. 采購價(jià)格折扣、采購合格率指標(biāo)的跟蹤報(bào)表6. 價(jià)格折扣等指標(biāo)的分析報(bào)告（指標(biāo)包括價(jià)格折扣、采購合格率，此時(shí)價(jià)格折扣應(yīng)已達(dá)到項(xiàng)目預(yù)期即提升了3個(gè)百分點(diǎn)）7. 供應(yīng)商季度評估報(bào)告2002/0

8、3/012002/03/012002/03/012002/03/012002/03/012002/03/012002/03/01杜青杜青杜青杜青劉靖/趙卉劉靖/趙卉趙卉/劉靖中期目標(biāo)50%1. 對確立為談判對象的供應(yīng)商的考察報(bào)告2. 與供應(yīng)商簽署的合作協(xié)議3. 大金額采購招標(biāo)的標(biāo)書樣本及招標(biāo)報(bào)告4. 建立優(yōu)化后采購周期的新的數(shù)據(jù)采集體系5. 對于新采購流程的宣貫培訓(xùn)教材，培訓(xùn)實(shí)施6. 審批完的新流程，投入實(shí)施2002/01/012002/01/012002/01/012001/12/012001/12/012001/12/01趙卉/劉靖趙卉/劉靖趙卉/劉靖杜青杜青杜青中期目標(biāo)25%1. 采購周

9、期數(shù)據(jù)采集體系（指標(biāo)定義、數(shù)據(jù)收集表單、收集制度、測算方法等） 2. 采購流程優(yōu)化的需求調(diào)研報(bào)告3. 梳理完的流程（以對流程進(jìn)行了優(yōu)化，并向上報(bào)批）4. 新流程下采購周期的分析報(bào)告（應(yīng)達(dá)目標(biāo)周期平均縮短:通用類3天、專用類1天、內(nèi)部領(lǐng)用2.5天）5. 價(jià)格折扣率、采購合格率指標(biāo)的收集體系（指標(biāo)定義、數(shù)據(jù)收集表單、收集制度、測算方法等）6. 通用類價(jià)格折扣現(xiàn)狀及改進(jìn)目標(biāo)報(bào)告7. 專用類價(jià)格折扣現(xiàn)狀及改進(jìn)目標(biāo)報(bào)告8. 通過報(bào)批的供應(yīng)商管理規(guī)范9. 供應(yīng)商原始數(shù)據(jù)分析報(bào)告（通過分析數(shù)據(jù),確立下一階段的談判對象及談判計(jì)劃）10. 客戶需求報(bào)告2001/10/302001/10/302001/10/30

10、2001/10/302001/09/302001/09/302001/09/302001/10/302001/10/302001/10/30杜青杜青杜青/趙卉杜青趙卉/劉靖劉靖趙卉劉靖趙卉/劉靖趙卉/劉靖七、 項(xiàng)目標(biāo)志 第四項(xiàng)項(xiàng)目描述中的各項(xiàng)指標(biāo)均達(dá)成，并給出第三項(xiàng)項(xiàng)目交付物中的5項(xiàng)交付物即標(biāo)志著項(xiàng)目的成功。八、 項(xiàng)目資源需求及收益預(yù)測資源需求：項(xiàng)目從2001年9月17日開始至2002年5月31日結(jié)束，預(yù)計(jì)投入工時(shí)1816工時(shí)、 資金投入： 與節(jié)電項(xiàng)目一起共需資金：共計(jì)283000元 外部培訓(xùn)（咨詢公司）20萬元； 內(nèi)部培訓(xùn)（二次培訓(xùn)及采購技能培訓(xùn)）：3萬元； 差旅費(fèi)（2人6次）：48000元

11、活動(dòng)費(fèi)（項(xiàng)目中期及終期，順利完成項(xiàng)目計(jì)劃和目標(biāo)時(shí)使用）：5000元收益預(yù)測：直接收益：價(jià)格折扣的提高節(jié)約了采購成本 -2000萬*3%=60萬 從2001年5月份以后每年可節(jié)約-22000萬*3%=660萬間接收益：采購周期平均縮短了26%，審批環(huán)節(jié)的簽字人次減少，可大大節(jié)約 采購的人工成本；采購合格率的提高也會(huì)有效降低人工成本；以上指標(biāo)的改善會(huì)大大提高采購業(yè)務(wù)的客戶滿意度。對部門持續(xù)改善的貢獻(xiàn)：1. 形成了標(biāo)準(zhǔn)化的資產(chǎn)采購流程及供應(yīng)商管理體系2. 摸索了6sigma項(xiàng)目管理的方法，積累一定的經(jīng)驗(yàn)，可供其他業(yè)務(wù)處參考；3. 培養(yǎng)了一些具有6sigma理念、善用6sigma工具解決問題的團(tuán)隊(duì)，為

12、后續(xù)推動(dòng)6sigma的應(yīng)用起到促進(jìn)作用；九、 項(xiàng)目的柔性：時(shí)間（最小） 資源 （中） 范圍（最大）十、 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃資產(chǎn)采購項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)表表1風(fēng)險(xiǎn)號嚴(yán)重度發(fā)生的頻度可探測程度總體威脅1流程審批時(shí)間長HHHH2原始數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確HHMH 核心成員流失HMLH相關(guān)部門協(xié)調(diào)失敗HMHM5成員瀆職MMHM表2風(fēng)險(xiǎn)號預(yù)防行動(dòng)應(yīng)急行動(dòng)起動(dòng)信號起動(dòng)人員1領(lǐng)導(dǎo)層在流程討論的關(guān)鍵階段介入溝通，啟動(dòng)臨時(shí)性操作辦法流程簽批在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)無結(jié)果劉靖/杜青2加強(qiáng)數(shù)據(jù)采集過程的監(jiān)控抽查力度核對原始數(shù)據(jù)抽查時(shí)發(fā)現(xiàn)5%數(shù)據(jù)不符劉靖/趙卉/杜青3加強(qiáng)溝通、明確項(xiàng)目意義及對自身影響，準(zhǔn)備后備人員后備人員接手核心成員流失熊久紅獲得上層領(lǐng)

13、導(dǎo)支持上層協(xié)調(diào)項(xiàng)目組協(xié)調(diào)失敗江建兵5培訓(xùn)和教育，建立監(jiān)督檢查機(jī)制，準(zhǔn)備后備人員溝通，后備人員接手未按計(jì)劃完成階段目標(biāo)江建兵十一、 團(tuán)隊(duì)公約1、 計(jì)劃階段1.1 溝通形式：會(huì)議、郵件1.2 參加人員：核心成員-熊久紅、趙萱、杜青、劉靖、趙卉、李秀芳、趙雪峰1.3 完成時(shí)間：2001年9月17日1.4 成果：經(jīng)批準(zhǔn)的總項(xiàng)目計(jì)劃書、各自職責(zé)的甘特圖。2、 實(shí)施跟蹤階段2.1 在計(jì)劃完成時(shí)間內(nèi)對進(jìn)展進(jìn)行交流，遇困難或新問題時(shí)隨時(shí)溝通；2.2 由各任務(wù)的責(zé)任人按時(shí)完成實(shí)施各階段的回顧及分析報(bào)表，提交江建兵；2.3 由江建兵匯總階段成果，提交倡導(dǎo)者。3、 對項(xiàng)目計(jì)劃和目標(biāo)的調(diào)整：調(diào)整流程：如因特殊原因需對

14、計(jì)劃或目標(biāo)進(jìn)行調(diào)整，核心成員以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)提出理由和建議，經(jīng)項(xiàng)目組討論，評估影響，達(dá)成一致后交項(xiàng)目管理者和倡導(dǎo)者批準(zhǔn)，只有經(jīng)項(xiàng)目管理者和倡導(dǎo)者批準(zhǔn)后的變更方可生效。4、 項(xiàng)目文件管理4.1 需要存檔的文件：凡是與項(xiàng)目相關(guān)的具有保存或參考價(jià)值的文件，如不同版本的項(xiàng)目計(jì)劃書、項(xiàng)目原始數(shù)據(jù)記錄表格、流程文件、管理規(guī)定文件、調(diào)查報(bào)告、分析文件；項(xiàng)目成員參加會(huì)議考勤記錄、項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要等。4.2 文件存檔的方式：電子、紙質(zhì)5、 溝通機(jī)制5.1 會(huì)議：l 核心成員每周五上午9：3010：30召開一次例會(huì)，進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)展回顧，并商討解決存在的問題；必要時(shí)組織臨時(shí)會(huì)議；l 向倡導(dǎo)者匯報(bào)：兩周一次，遇重要問題的決策時(shí)

15、，組織臨時(shí)會(huì)議；l 會(huì)議的通知、會(huì)議室及儀器等的預(yù)訂和準(zhǔn)備、會(huì)議紀(jì)要等由核心成員輪流負(fù)責(zé)；l 因故不能參會(huì)者，需征得項(xiàng)目LEADER的同意；l 會(huì)議紀(jì)要在會(huì)后一個(gè)工作日內(nèi)發(fā)相關(guān)人員。5.2電話/郵件：隨時(shí)將本人所負(fù)責(zé)的工作進(jìn)展通報(bào)項(xiàng)目組全體核心成員。6、 項(xiàng)目組成員的績效考核6.1 比重：根據(jù)參與程度的不同，占個(gè)人績效考核的一定比例（該比例應(yīng)不低于個(gè)人季度工作計(jì)劃中6sigma項(xiàng)目工作所占的比重）；6.2 依據(jù)：個(gè)人計(jì)劃是否按時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)完成；是否對項(xiàng)目各項(xiàng)資料和成果進(jìn)行認(rèn)真整理歸檔；會(huì)議、活動(dòng)是否按時(shí)參加，是否積極發(fā)表意見；遇問題時(shí)是否及時(shí)交流；是否學(xué)會(huì)使用6sigma工具及PROJECT軟件。6.3 方式：以參與評價(jià)的方式體現(xiàn)在季度績效考核表中。7、 團(tuán)隊(duì)成員承諾：7.1 使用6sigma語言、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)共享。7.2 嚴(yán)格按計(jì)劃推進(jìn)，出現(xiàn)突發(fā)事件及時(shí)溝通匯報(bào)，收集準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。8、 爭議解決：在項(xiàng)目執(zhí)行過