物業(yè)行政工作制度：采購管理規(guī)定

1、物業(yè)行政工作制度：采購管理規(guī)定 物業(yè)行政工作制度：選購管理規(guī)定 9選購管理規(guī)定 9.1目的 規(guī)范物管公司各管理處物品選購，物品入倉、出倉的程序，確保選購物品符合規(guī)定要求。 9.2適用范圍 適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品選購工作，供應(yīng)商管理及倉庫管理等。 9.3職責(zé) 9.3.1各管理處行政助理負(fù)責(zé)編制管理處的月資金使用計(jì)劃及選購清單，并負(fù)責(zé)倉庫管理 作及貨款報(bào)銷、選購資料存檔管理工作。 9.3.2各管理處主任負(fù)責(zé)審核本管理處的月資金使用計(jì)劃及選購清單。 9.3.3公司資源部負(fù)責(zé)收集有關(guān)供應(yīng)商信息及資料，負(fù)責(zé)審核各管理處的月資金使用計(jì)劃及選購清單，并匯總編制物管公司的月資金使用計(jì)劃，報(bào)總經(jīng)理審批，

2、負(fù)責(zé)落實(shí)供應(yīng)商的評審管理工作。 9.3.4財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)資金審核及調(diào)撥。 9.3.5總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各管理處及物管公司的月資金使用計(jì)劃及選購清單。 9.3.6倉管員負(fù)責(zé)物品的驗(yàn)收、領(lǐng)用，庫存物品的管理。 9.4選購制度要點(diǎn) 9.4.1修理物料的選購原則：實(shí)行補(bǔ)倉制，由各管理處行政助理與倉管員核準(zhǔn)倉庫最高庫存量及最低庫存量。每月保持物品庫存量在倉庫最高庫存量及最低庫存量之間。倉存金額最高限額在10,000元內(nèi)，零星或補(bǔ)儲備倉的選購每月的次數(shù)不超過（含）三次。 9.4.2選購行為分類 9.4.2.1固定資產(chǎn)類 指單位價(jià)值在1000元以上（含1000元）且使用期不少于2年的、在廣州zz物業(yè)管理有限公司及轄

3、下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)備、車輛、工程設(shè)備、電機(jī)等物品。 9.4.2.2非固定資產(chǎn)物品/費(fèi)用類 指單位價(jià)值在1000元以下（物品的使用期不限）的物品/費(fèi)用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設(shè)備的修理費(fèi)、辦公室綠化費(fèi)、公務(wù)交通費(fèi)、飲用水費(fèi)、郵遞費(fèi)及其它雜項(xiàng)品。 9.4.3選購方式 9.4.3.1長期協(xié)議范圍： 員工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)（協(xié)議期限一般為一年）等。 9.4.3.2固定供應(yīng)商范圍： 文具/辦公用品、工程物料、制服洗滌、對講機(jī)購置維保、電腦設(shè)備購置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應(yīng)商等。 9.4.3.3一般供應(yīng)商 經(jīng)市場調(diào)查，固定

4、供應(yīng)商無法供應(yīng)的、或在同等條件下固定供應(yīng)商的價(jià)格高時(shí)，臨時(shí)查找的供應(yīng)商，選購品單價(jià)在300元（含）以上，或總價(jià)值在1,000元(含)，要求有3家或3家以上供應(yīng)商來進(jìn)行比較、核價(jià)。 9.4.4選購審批權(quán)限按廣州zz物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)審批權(quán)限執(zhí)行。 9.5其他選購要求: 9.5.1盡量要求按時(shí)送貨，如需外出選購，行政助理應(yīng)支配集中物品選購。 9.5.2選購物品均要求供應(yīng)商供應(yīng)正式的商品銷售發(fā)票。 9.5.3對于批量貨品或大宗物品，均要求供應(yīng)商送貨上門。 9.6選購程序一般分請購、詢/比/議價(jià)、呈核訂購、驗(yàn)收、報(bào)銷及存檔跟蹤管理六個(gè)階段。 9.6.1請購 9.6.1.1倉管員于每月月底編制好倉庫存

5、量報(bào)表，以便審核各部門提交的請購計(jì)劃，并于每月25日前匯總本管理處下月的資金使用計(jì)劃（附請購清單），依權(quán)限逐級報(bào)批。 9.6.1.2資源部匯總審核各管理處的資金使用計(jì)劃，并交總經(jīng)理批準(zhǔn)。 9.6.1.3急需及臨時(shí)需選購的小件物品價(jià)值在人民幣五百元以下，由申請部門填寫請購表交行政助理審核，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后交行政助理統(tǒng)籌選購，價(jià)值在人民幣五百元以上，一律報(bào)公司資源部及總經(jīng)理批準(zhǔn)。 9.6.1.4大件珍貴物品除根據(jù)資金使用程序報(bào)批外，仍需由使用管理處擬寫書面具體申請報(bào)告報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 9.6.1.5固定資產(chǎn)（1000元以上）選購需填寫固定資產(chǎn)選購申請表。 9.6.2詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià) 9.6.2.1

6、行政助理按月資金使用計(jì)劃中的選購清單或請購表的緩急，參考市場行情及過去選購記錄進(jìn)行詢價(jià)作業(yè)，若因特別狀況（獨(dú)家制造或代理等原因）應(yīng)于請購單上注明并填報(bào)獨(dú)家特約委托方/供應(yīng)商審批表外，原則上應(yīng)精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià)，或經(jīng)分析后議價(jià)。 9.6.2.2行政助理應(yīng)獲取正式書面的報(bào)價(jià)資料，內(nèi)容須具體、真實(shí)，除包括產(chǎn)品的必要信息外（如貨號、規(guī)格、產(chǎn)地、價(jià)格、貨期等），還須顯示供應(yīng)商的具體資料，必要時(shí)要有蓋章確認(rèn)，并附上公司簡介、產(chǎn)品樣板、技術(shù)參數(shù)資料、質(zhì)檢證明等。 9.6.3呈核、訂購 9.6.3.1行政助理須將經(jīng)議價(jià)后的報(bào)價(jià)資料匯總，歸納整理報(bào)價(jià)分析，并將擬選定的產(chǎn)品、最終價(jià)格及供應(yīng)商資料填制于請

7、購單上，依權(quán)限逐級報(bào)批。 9.6.3.2于議價(jià)后商定的貨品規(guī)格與選購清單上載明的有出入或?qū)俅闷?，行政助理?yīng)在請購單上注明并附上具體資料，一同呈報(bào)使用部門核準(zhǔn)后，再依權(quán)限逐級報(bào)批。 9.6.3.3選購材料較專業(yè)復(fù)雜時(shí)，行政助理需親密聯(lián)系使用部門，并先把請購單交使用部門確認(rèn)無誤后，才依權(quán)限逐級報(bào)批。 9.6.3.4請購單經(jīng)核準(zhǔn)后，如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時(shí)，行政助理應(yīng)重新依權(quán)限報(bào)批。 9.6.3.5行政助理接到核準(zhǔn)后的請購單后，應(yīng)親密跟進(jìn)交貨事宜，并及早做好相關(guān)的收貨預(yù)備工作。 9.6.4驗(yàn)收 9.6.4.1驗(yàn)收原則上應(yīng)有行政助理和倉管員會同使用部門人員共同檢驗(yàn)，專業(yè)產(chǎn)品還需要專業(yè)人員伴隨驗(yàn)

8、收，驗(yàn)收合格后驗(yàn)貨人需在送貨單上簽名確認(rèn)收貨，如不合格，由驗(yàn)貨人填寫不合格產(chǎn)品驗(yàn)收表要求供貨商簽名，交人事資源部存檔備案，月底總結(jié)，如不合格產(chǎn)品驗(yàn)收單超過一定數(shù)量，取消供貨資格，另換其它供貨商。 9.6.4.2倉管員須準(zhǔn)時(shí)做好貨品的入倉進(jìn)帳紀(jì)錄，對退換及分批交貨產(chǎn)品需準(zhǔn)時(shí)反饋使用部門，并作出跟進(jìn)。 9.6.4.3行政助理持手續(xù)完備的請購表、入倉單、相關(guān)申請報(bào)告及發(fā)票到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。 9.6.5存檔跟蹤管理 9.6.5.1購項(xiàng)目應(yīng)設(shè)立檔案，便于查閱，以及做好跟蹤管理工作。 9.6.5.2貨品的保修、使用說明等相關(guān)資料，須由行政助理統(tǒng)一管理。 9.6.5.3行政助理應(yīng)定期整理資料，做好歸類、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

9、工作，隨時(shí)為管理處供應(yīng)精確的記錄信息 。 9.6.5.4選購記錄及規(guī)程須接受各部門、財(cái)務(wù)人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。 9.7倉庫管理 9.7.1.物品出倉 9.7.1.1各部門出倉物品范圍：請購單中申購的物品；必需的辦公用品。 9.7.1.2各部門依據(jù)出倉物品范圍憑工作任務(wù)單向行政助理辦理材料出倉手續(xù)。 9.7.1.3行政助理將每天出倉的物品數(shù)量登記在庫存物品盤點(diǎn)表上。 9.7.2物品盤點(diǎn) 9.7.2.1每月25日前，人事行政助理對倉庫內(nèi)物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)。由財(cái)務(wù)部復(fù)核。 9.7.2.2依據(jù)清點(diǎn)結(jié)果，填寫庫存物品盤點(diǎn)表。 9.7.2.3將庫存物品明細(xì)賬的庫存物品額和盤點(diǎn)表上的實(shí)物余額進(jìn)行核

10、對。 9.7.2.4在次月1日前將前月庫存物品盤點(diǎn)表、入倉單、出倉單交人事資源部主任審核。 9.7.3倉庫管理 9.7.3.1倉庫物品應(yīng)擺放整齊，由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放； 9.7.3.2物品應(yīng)分名別類，在物品前掛上物品標(biāo)簽卡； 9.7.3.3倉庫除倉管員外，無特別狀況其他人員不準(zhǔn)入內(nèi)； 9.7.3.4倉庫應(yīng)通風(fēng)良好，做好防鼠、防潮等措施，定期投放鼠藥，對易腐爛、發(fā)霉的物品應(yīng)定期晾曬； 9.7.3.5倉庫內(nèi)的機(jī)械設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)上油； 9.7.3.6倉庫內(nèi)應(yīng)擺放足夠的滅火器； 9.7.3.7倉庫內(nèi)應(yīng)做好安全用電管理，不準(zhǔn)在倉庫內(nèi)進(jìn)行加工、烹調(diào)等作業(yè)，必需做到人走燈關(guān)； 9.7.

11、3.8倉庫內(nèi)應(yīng)做好防范措施，門、窗、鎖保持完好； 9.7.3.9倉管員休息或不在崗位時(shí)，應(yīng)將倉庫房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當(dāng)值主管，在此期間如需領(lǐng)用物品須有兩人同往，并做好登記記錄。 9.8物品供應(yīng)商評審管理 9.8.1評審范圍 9.8.1.1長期供貨合作的供應(yīng)商/委托方； 9.8.1.2成交標(biāo)的大額的供應(yīng)商/委托方 9.9行政助理應(yīng)當(dāng)對合格供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)建檔，包括以下內(nèi)容： 9.9.1供應(yīng)商/委托方的名稱、注冊地址 9.9.2營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件 9.9.3資質(zhì)等級證書 9.9.4評審結(jié)果和記錄 9.9.5其他證明材料 9.10物管公司資源部每半年至少應(yīng)當(dāng)對各管理處所管理的合格供應(yīng)商狀況全面組織跟蹤、評審一次，并編制成一覽表報(bào)總經(jīng)理閱示。詳細(xì)要求： 9.10.1把握委托方/供應(yīng)商內(nèi)部管理的狀況 9.10.2委托方/供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格的變化 9.10.3社會信譽(yù)的變化 9.10.4同本管理處合作的狀況跟蹤 9.10.5其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素 9.11跟蹤評審結(jié)果的處置 9