采購部門制度及職責-

1、采購職責范圍:1、日常采購2、驗收入庫3、采購咨詢(向供應商咨詢價格4、以書面報告形式向公司反饋信息,經(jīng)總部同意后方可采購5、采購談判6、每周采購計劃的制定7、供應商往來賬目核對、采購數(shù)據(jù)報表的提交8、應付賬款統(tǒng)計、發(fā)票催繳9、資質/證件/彩頁/授權書辨認、索要、管理10、廠家培訓的預約11、與供應商退換貨的協(xié)調12、與廠家的售后協(xié)調采購工作細則一、日常采購:1、制作訂貨單:廠家有固定模板的使用廠家固定模板;如果沒有要求的則使用公司默認模板2、在管家婆軟件中制作進貨訂單,交由財務部門進行審核3、發(fā)送采購訂單傳真4、與供應商確認5、發(fā)貨后索要快遞日常采購需要掌握的是:1、供應商名稱、產(chǎn)品規(guī)格、采

2、購價格2、供應商截止發(fā)貨時間一般廠家規(guī)定是當日的15:30后不再發(fā)貨廈門新創(chuàng):財務收到款后才發(fā)貨,一般為訂單發(fā)送的第二天發(fā)貨北京德善康:每日的10:30 3、發(fā)貨免運費金額的要求廣州萬孚、北京熱景:單筆訂貨金額超過5000元寧波普瑞柏、北京華宇億康、廈門新創(chuàng):單筆訂貨金額超過1000元北京德善康:單筆訂貨試劑類產(chǎn)品9000元,耗材類產(chǎn)品7000元日常采購特殊情況緊急訂貨客戶要求當日發(fā)貨的,但公司沒有庫存的,采購部門需要與供應商的區(qū)域銷售經(jīng)理或供應商內勤主管人員協(xié)調直接將產(chǎn)品發(fā)到客戶手中特別注意:需在訂貨單中或口頭告知供應商不能提供含有產(chǎn)品單價的單據(jù)二、驗收入庫1、來貨后,采購內勤按照供應商提供

3、的單據(jù)核對產(chǎn)品數(shù)量、批號、有效期2、查看產(chǎn)品外包裝是否有破損有破損的直接告知供應商內勤,安排退換貨(發(fā)生該情況的必須在CRM軟件中客戶關聯(lián)日志體現(xiàn)出來,并抄送給相關人員3、管家婆軟件產(chǎn)品錄入:按批號、有效期、數(shù)量記錄。隨貨攜帶進項發(fā)票的,同時錄入到管家婆中三、采購咨詢:1、接收需咨詢的產(chǎn)品名稱、用途、是否指定品牌要求2、同種咨詢的供應商至少應保持3家及以上3、將結果告知相關人員特別說明:結果指的是產(chǎn)品的市場成交報價或者是公益建議的客戶成交價格而不是公司實際的采購(進貨價格4、進行采購談判5、采購申請、審批、合同簽訂6、采購,索要供應商資質、合同等相關證件匯款7、貨物追蹤特別備注首營企業(yè)和首次經(jīng)

4、營品種1、首營企業(yè)系指購進體外診斷試劑或者醫(yī)療設備時,與本企業(yè)首次發(fā)生體外診斷試劑或者醫(yī)療設備供需關系的生產(chǎn)企業(yè)或經(jīng)營企業(yè);2、首次經(jīng)營品種系指本企業(yè)向某一體外診斷試劑或者醫(yī)療設備生產(chǎn)企業(yè)首次購進的體外診斷試劑,包括體外診斷試劑或者醫(yī)療設備的新規(guī)格、新劑型、新包裝。二、首營企業(yè)的審核:1、采購部對供貨企業(yè)的法定資格進行審核,包括醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證/醫(yī)療器械經(jīng)營許可證和營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼并索取加蓋供貨單位原印章的復印件。醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證/醫(yī)療器械經(jīng)營許可證:范圍中必須包含“體外診斷試劑”字眼2、審核供貨方銷售人員的合法資格,即供貨方法人對其銷售人員的蓋有鮮章的授權委托書和銷售人

5、員身份證復印件。三、首次經(jīng)營品種審核:1、對首次經(jīng)營品種審核必須具備的資料包括:體外診斷試劑生產(chǎn)批件(批準文號、注冊證(含注冊登記表質保協(xié)議。2、購入首次經(jīng)營品種入庫驗收時,應憑該品種同批號的產(chǎn)品檢驗報告書驗收入庫,否則拒收。以上資料均由采購部門歸檔備案四、采購談判1、已合作供應商:每年的3月份前與供應商就合同的任務量、返利及其他附加條件進行談判,達成一致后簽訂采購合同。需要注意的是:返利形式,是以貨物的形式還是以抵扣貨款的形式進行返利。返利的時間一般為3月份之前完成對經(jīng)銷商上一年度的贈送任務量由公司總經(jīng)理具體規(guī)定,但采購內勤必須出具月度及年度采購數(shù)據(jù)報表輔助完成2、首次合作的供應商必須將采購

6、合同及供應商代表提及的各項優(yōu)惠政策進行整理分析后交由公司相關部門人員審批后方可進行合同的簽訂五、每周采購計劃的制定1、制定時間:每周四上午2、完成制定時間:每周四下午17:00之前完成3、時間段規(guī)定:完成下周一至周五客戶訂貨數(shù)量的評估4、評估依據(jù):由庫管提供實時庫存狀況、商務內勤按產(chǎn)品訂貨周期進行估算、商務內勤實際聯(lián)系情況、最低庫存標準要求5、提交審核時間:周五上午12:00之前6、提交方式:CRM客戶管理軟件六、供應商往來賬目核對、采購數(shù)據(jù)報表的提交1、供應商往來賬目核對:每季度要與供應商進行往來賬目的核對;對于頻繁合作的供應商爭取做到每月進行賬目的核對,最長不得超過2個月進行一次的核對1.

7、1核對的內容:訂貨明細(產(chǎn)品及數(shù)量、匯款金額及日期、機器的數(shù)量、押金的扣減、進項發(fā)票開具等1.2要求必須有書面或者電子表格的形式,雙方必須加蓋公司公章1.3核對結果必須在匯款本中和CRM中具體進行記錄2、采購數(shù)據(jù)報表的提交1.1 報表內容:采購內勤需每月定期提交當月的采購數(shù)據(jù)報表,涵蓋內容為當月的采購金額總計、分項統(tǒng)計、主要合作產(chǎn)品數(shù)量的統(tǒng)計1.2 提交時間:次月的5號之前提交七、應付賬款統(tǒng)計、發(fā)票催繳1、采購內勤每月應對有賬期的供應商統(tǒng)計未付賬款金額,提交時間為每月的10號之前2、發(fā)票催繳:每月應及時催繳進項發(fā)票3、對于已收的發(fā)票要及時錄入到電子表格中備注:每月20日采購內勤必須將當月已收的發(fā)票金額總計告知公司相關人員八、資質/證件/彩頁/授權書辨認、索要、管理1、采購內勤在訂貨時檢查供應商資質/證件/彩頁是否缺少,如有缺少應在訂貨時告知供應商2、采購內勤應及時索要并更新供應商的開具的授權書3、資質、證件:等同于首營資質和首營品種公司證件為:醫(yī)療器械經(jīng)營/生產(chǎn)許可證、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證產(chǎn)品證件:注冊證及登記表醫(yī)療器械經(jīng)營許可證有效期為5年,經(jīng)營/生產(chǎn)范圍必須標注有“體外診斷試劑或者生