公司檔案管理制度

1、檔案管理制度第一章 總那么 第一條 集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為標(biāo)準(zhǔn)集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。 第二條 各部門(mén)、各分公司在工作活動(dòng)中形成的，具有參考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向行政人事部提交備份，從而保證行政部作為檔案管理對(duì)口部門(mén)檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性第三條 行政人事部負(fù)責(zé)檔案管理、文書(shū)立卷的工作，并對(duì)各分公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作，配備專(zhuān)職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。第四條 行政人事部負(fù)責(zé)公司檔案保管的定期檢查、

2、監(jiān)督，指定專(zhuān)職檔案管理人員整理、保管各種檔案，并負(fù)責(zé)借閱檔案的審批，保證檔案的準(zhǔn)確、平安、完整第二章 歸檔范圍第五條 但凡反映公司工作活動(dòng)、具有參考利用價(jià)值的文件材料公文、 、圖表、電子版資料、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像等均屬歸檔范圍第六條 公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料第七條 資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料含合同、重要報(bào)表、銀行與企業(yè)聯(lián)系函件等第八條 政府、工程批文、合同第九條 公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等第十條 各分公司及各部門(mén)年度工作方案及資金方案第十一條 公司有效證照、證件、印章第十二條 具有法律效力及保

3、存價(jià)值的文件第十三條 公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等第十四條 職工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等第十五條 各分公司、各部門(mén)獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料第十六條 其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來(lái)的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等第三章 立卷歸檔要求第十七條 行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管；各分公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向行政人事部提交備份第十八條 各分公司、各部門(mén)應(yīng)及時(shí)向行政人事

4、部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各分公司必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料第十九條 各分公司向行政人事部提交備份檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)，按文件材料分類(lèi)造冊(cè)，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，行政人事部專(zhuān)人簽收后各留存一聯(lián)清單備查第二十條 歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：1歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整2在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正本與附本、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的

5、同一文件立在一起，不得分開(kāi)3卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正本在前，附本在后；印件在前，定稿在后4卷內(nèi)文件材料按照排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、反面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的反面編號(hào)5按各類(lèi)檔案資料的保密級(jí)別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě)：沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；

6、卷內(nèi)文件目錄放在卷目6聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者第四章 檔案保管期限第二十一條 文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上第二十二條 確定檔案保管期限的原那么1但凡反映公司主要職能活動(dòng)和根本歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管2但凡反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管3但凡在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。第五章 檔案保密級(jí)別第二十三條 檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類(lèi)。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密二級(jí)。檔案的密級(jí)由檔案提交人提議

7、，行政人事部經(jīng)理核定密級(jí)第二十四條 有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)行政人事部經(jīng)理及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)第二十五條 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)行政人事部經(jīng)理及副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)第二十六條 對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)行政人事部經(jīng)理鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用第六章 檔案的借閱第二十七條 各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱第二十八條 公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或集團(tuán)行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)第二十九條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢

8、查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo)第三十條 借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、拆散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須行政人事部經(jīng)理批準(zhǔn)第三十一條 有密級(jí)的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需行政人事部經(jīng)理及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)第三十二條 借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天第三十三條 借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失第三十四條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。第七章 電腦檔案的管理第三十五條 所有職工使用的電腦必須指定專(zhuān)門(mén)的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專(zhuān)用文件夾，使用電腦工作人員將各類(lèi)文件、資料在該文件

9、夾中設(shè)定子文件夾分類(lèi)存放第三十六條 行政專(zhuān)員即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有職工須到電腦管理責(zé)任人處對(duì)存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱(chēng)進(jìn)行如實(shí)登記；各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對(duì)本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查第八章 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀第三十六條 行政人事部定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿(mǎn)的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀第三十七條 檔案鑒定工作由行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門(mén)參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存或毀意見(jiàn)第三十八條 檔案材料鑒定小組審定，并需要集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀第三十九條 銷(xiāo)毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字第九章 罰那

10、么第四十條 各分公司凡違反本制度，無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件部門(mén)負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)出書(shū)面檢查外，各罰款50元300元，并予以通報(bào)批評(píng)第四十一條 集團(tuán)所有職工凡違反制度第六條第4項(xiàng)，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對(duì)其部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款300元800元，并予以通報(bào)批評(píng)；如造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任第四十二條 集團(tuán)所有職工凡違反本制度第六條第6項(xiàng)，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫(xiě)出書(shū)面檢查第四十三條 集團(tuán)所有職工凡違反本制度第六條第7項(xiàng)，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任第四十四條 檔案管理員喪失、標(biāo)準(zhǔn)檔案調(diào)閱流程或擅自提供