總經(jīng)理信箱管理辦法

1、文件編號PRT005總經(jīng)理信箱管理辦法文件版本A/0生效日期2014-10-5頁 碼第 11 頁 共 11 頁注：1.該流程/制度負(fù)責(zé)人為人事行政部主管，負(fù)責(zé)維護(hù)流程/制度的運(yùn)行、檢查、培訓(xùn)指導(dǎo)、問題點(diǎn)收集、處理。2.在運(yùn)行過程中遇到運(yùn)作不暢等情況時，請通知專家組老師。3.與管理變革前文件有沖突時，一律依本文件執(zhí)行。文件編制/更改一覽表版本編制/更改內(nèi)容日期編制/更改人評 審 欄部 門總經(jīng)辦督導(dǎo)辦銷售部行政部技術(shù)部計劃部生產(chǎn)部財務(wù)部品質(zhì)部會 簽份 數(shù)1目的：設(shè)立總經(jīng)理信箱管理，使員工合理化建議、方案以及對違紀(jì)違規(guī)現(xiàn)象的投訴等能夠及時、有效地反映、解決；集思廣益，提升管理水平。2適用對象公司所有

2、員工。3 .適用范圍3.1 有利于公司發(fā)展的建議、方案；3.2 舉報所有違反公司管理制度且未被追究責(zé)任者；3.3 認(rèn)為有失公平、公正的管理行為；3.4 其它認(rèn)為有必要的溝通。4.管理辦法4.1 總經(jīng)理信箱設(shè)在公司公告欄旁邊。4.2 此信箱只有咨詢老師和總經(jīng)理有鑰匙，其他任何人無權(quán)打開，公司將為所有投遞人保密。4.3 為便于公司快速、高效處理所投信件反映的問題，投件要求盡可能書寫工整、主題明確，條理清晰，語言通順，內(nèi)容真實(shí)全面。4.4 總經(jīng)理信箱每周一至周五開啟收取信件。4.5 公司根據(jù)問題性質(zhì)、特征，決定親自或指派專人調(diào)查處理，必要時指定責(zé)任人回復(fù)投遞人，并通過宣傳欄等形式對全體人員進(jìn)行公布。

3、4.6 獎勵規(guī)定:凡所檢舉材料屬實(shí)，且為公司挽回?fù)p失的，依相關(guān)規(guī)定獎勵投遞人。凡所提建議、提案被公司采納、實(shí)施后給公司帶來管理或技術(shù)上的實(shí)際效益的，依合理化建議管理制度進(jìn)行獎勵合理化建議管理制度沒有相關(guān)規(guī)定的由咨詢老師根據(jù)實(shí)際效益，建議公司給予投遞人10-100元獎勵，貢獻(xiàn)特別巨大的，予以重獎。4.7凡所檢舉材料不實(shí)，惡意造謠是非的，性質(zhì)特別惡劣的，加重處罰。附件：合理化建議管理制度一、目的作用為了培養(yǎng)員工對公司經(jīng)營管理的參與意識，發(fā)揮員工的聰明才智，調(diào)動員工為公司出謀劃策的積極性，提高其自主管理能力，激發(fā)員工關(guān)心企業(yè)、熱愛公司的熱情，鼓勵員工為公司的發(fā)展提出合理化建議，推動公司各項(xiàng)工作的有效

4、開展，特制定本制度。二、管理職責(zé) 1、總經(jīng)辦是公司合理化建議管理的歸口部門，負(fù)責(zé)建議的收集、篩選、呈報、組織評議、跟蹤、反饋，并對已采納的合理化建議的實(shí)施情況進(jìn)行記錄及獎勵等方面的組織工作。2、為確保工作質(zhì)量及有效性，對合理化建議能正確評估、合理授獎，合理化建議由“管理推進(jìn)小組”進(jìn)行審核評議，兼任審委會，其工作職責(zé)如下：（1）研究與制定合理化建議的管理政策與制度建設(shè)。（2）對重大建議事項(xiàng)進(jìn)行評議，決定是否采納。（3）對已采納實(shí)施的建議進(jìn)行過程跟蹤，以防范決策失誤，并及時予以調(diào)整，避免風(fēng)險。（4）對實(shí)施后產(chǎn)生效益的合理化建議進(jìn)行效益評估。（5）制定獎勵政策，審核各項(xiàng)獲獎項(xiàng)目的具體內(nèi)容。3、各職能

5、部門主管人員均應(yīng)動員本部門下屬員工積極參與公司合理化建議活動，并做好各項(xiàng)建議的傳遞申報工作。三、合理化建議的征集方式1、所有合理化建議均得用書面的形式提出，填寫公司統(tǒng)一制定的合理化建議申報表。2、員工提出合理化建議可以直接交至總經(jīng)理辦，或交至本部門的主管再轉(zhuǎn)至總經(jīng)理辦，也可以投入建議箱。3、各部門可不定期地組織開座談會，直接收集部門員工的合理化建議，然后統(tǒng)一用書面形式轉(zhuǎn)總經(jīng)辦。4、銷售部和采購部可在工作過程中，注意聽取與收集來自客戶與供應(yīng)商的合理化建議，整理后轉(zhuǎn)至總經(jīng)理辦。其他部門同樣也應(yīng)按此辦法仿效實(shí)施。5、為了使合理化建議征集工作更具有目的性與有效性，公司可以結(jié)合經(jīng)營過程不同時期的中心工作

6、，公布一些重點(diǎn)攻關(guān)項(xiàng)目，以征集措施與方案，公布的內(nèi)容可登在公司內(nèi)部報刊上，也可用宣傳欄、黑板報方式提出。四、合理化建議的質(zhì)量把關(guān)及管理程序1、總經(jīng)辦在接到書面建議書后，首先應(yīng)進(jìn)行初步審查把關(guān)，對建議書中以下內(nèi)容填寫不清的應(yīng)退回重新填寫清楚：（1）說清楚建議事由及其作用、目的意義。（2）說清楚原有缺失。即在建議案未提出前，原有情形之未盡妥善處理及缺陷的程度。（3）詳細(xì)說明改進(jìn)意見與具體辦法，包括措施、程序及實(shí)施步驟等。（4）要闡述預(yù)期效果，詳細(xì)說明建議案采用后，可能獲到的成就，包括提高效率、簡化作業(yè)、消除危害、節(jié)省開支、增加銷售、保證質(zhì)量、創(chuàng)造利潤等方面的具體內(nèi)容。（5）如果建議提案需公司在人力

7、、物力、財力及時間上有較大的投入，則必須要有投入產(chǎn)出分析報告及經(jīng)濟(jì)、技術(shù)可行性論證的詳細(xì)資料。2、建議書內(nèi)容如偏于批評，或無具體的改進(jìn)內(nèi)容，或不簽具真實(shí)姓名者，總經(jīng)辦應(yīng)作為內(nèi)容不合要求，不予交付審議。3、總經(jīng)辦收受建議書后，認(rèn)為內(nèi)容完全者，應(yīng)區(qū)分兩種情況進(jìn)行辦理。（1）建議提案明顯合理，不存在實(shí)施風(fēng)險，具投入成本較低的方案，可直接與實(shí)施部門溝通，然后報請上級領(lǐng)導(dǎo)同意后，下達(dá)實(shí)施令。（2）建議提案所涉內(nèi)容復(fù)雜，或方案重大，或投入時間長，或?qū)I(yè)性很強(qiáng)不能簡單識別的，應(yīng)提交審委會評審后辦理。4、總經(jīng)辦對提交審委會的建議案不得拖延時間，必須在收件三日內(nèi)編號密封送審委會召集人，審委會也應(yīng)及時組織好評審工

8、作。5、為避免審委會各委員對建議人的主觀印象偏見，影響評核結(jié)果的公平起見，總經(jīng)辦在建議提案未經(jīng)審委會評定前，對建議人的姓名給以保密，不得泄露。6、審委會收受建議書后，經(jīng)過評議，按評議結(jié)果進(jìn)行區(qū)別辦理，具體有以下幾種方式：（1）如果評議認(rèn)為該提案的設(shè)計不科學(xué)，采納價值不大，或不具備實(shí)施條件，投入風(fēng)險太大，則應(yīng)給予否決，由總經(jīng)辦退還建議人。（2）如果建議提案的意見很好，評議時從總體上給予了肯定，只是某些方面還不夠完善，需要作些調(diào)整個性將會更周密可靠。對這種情況應(yīng)視為基本通過?？捎山ㄗh人按審委會意見去加以完善，或直接由審委會討論個性后定稿下達(dá)實(shí)施令。（3）在對建議提案評議時認(rèn)為構(gòu)思很好，但缺乏可靠的

9、論證，則不必急于拍板決定，應(yīng)通知建議人如無條件和能力調(diào)研，可由公司進(jìn)行這項(xiàng)工作，待論證結(jié)果出來后，再決定是否采納。（4）如果建議提案經(jīng)評議確認(rèn)合理、科學(xué)、有價值、理由充分、方案嚴(yán)謹(jǐn)，應(yīng)立即向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報并下達(dá)實(shí)施令。合理化建議的審理及管理過程必須按以上要求和工作程序進(jìn)行。五、合理化建議實(shí)施與效果評估的管理1、經(jīng)由審委會評議通過的各建議案，一旦公司正式下達(dá)了實(shí)施令，任何部門和個人均不得對建議人的地位或其他個人偏見而產(chǎn)生歧視，更不得有意出難題阻撓實(shí)施與拒不實(shí)施，否則公司將嚴(yán)加懲處。2、實(shí)施部門在接到經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意實(shí)施的合理化建議后，應(yīng)與提合理化建議的人員進(jìn)行溝通，了解方案內(nèi)容的細(xì)節(jié)問題，共同商

10、量實(shí)施的具體方法及步驟。3、方案的實(shí)施應(yīng)結(jié)合本部門實(shí)施和資源狀況，要作出詳細(xì)、合理的安排，并應(yīng)列出實(shí)施進(jìn)度表，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后組織好實(shí)施。4、總經(jīng)辦應(yīng)對合理化建議的實(shí)施進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，實(shí)施過后詳細(xì)情況和產(chǎn)生的成效變化，均應(yīng)將信息反饋給審委會。5、合理化建議在進(jìn)行實(shí)施中，若出現(xiàn)不佳狀況應(yīng)及時加以分析，是屬于工作中的問題，應(yīng)加強(qiáng)實(shí)施的管理力度，若是建議案本身缺陷，則應(yīng)果斷停止避免產(chǎn)生更大的損失。6、合理化建議是進(jìn)行創(chuàng)新的活動，萬一實(shí)施失敗，也不應(yīng)對建議人加以責(zé)備，而應(yīng)當(dāng)從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，特別要從審議的管理工作中找出不足之處。7、每項(xiàng)建議案實(shí)施完畢，實(shí)施部門應(yīng)根據(jù)結(jié)果，寫出總結(jié)報告，實(shí)事求是地說明產(chǎn)生

11、的經(jīng)濟(jì)效益或社會效果，報總經(jīng)辦。8、有些建議案的項(xiàng)目應(yīng)分階段實(shí)施，如生產(chǎn)工藝技術(shù)的改進(jìn)，應(yīng)先進(jìn)行實(shí)驗(yàn)性的作業(yè)，待完全成熟后再行推廣和全面實(shí)施。這是操作中應(yīng)注意的事項(xiàng)。9、總經(jīng)辦應(yīng)將實(shí)施完畢的建議案提交審委會進(jìn)行效果評審，確定獎勵等級，對符合條件的項(xiàng)目，應(yīng)整理材料，上報總經(jīng)理審批后，給建議人頒發(fā)獎勵。10、總經(jīng)辦應(yīng)做好合理化建議的統(tǒng)計記錄及資料歸檔管理。六、合理化建議范圍1、公司規(guī)章制度、工作程序的建立和完善建議。2、企業(yè)文化建議、團(tuán)隊(duì)精神和凝聚力的培養(yǎng)和建議。3、公司組織機(jī)構(gòu)的崗位設(shè)置，人員配備的建議。4、激勵機(jī)制的建立，績效評估與考核的建議。5、員工培訓(xùn)方面的建議。6、人才吸納、選用、晉升及

12、個人職業(yè)生涯設(shè)計的建議。7、市場開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及客戶管理和銷售政策的改進(jìn)建議。8、廣告創(chuàng)意設(shè)計與營銷策劃的設(shè)想和改進(jìn)建議。9、信息管理方面的建議。10、管理方法、手段創(chuàng)新的建議。11、新產(chǎn)品開發(fā)與改進(jìn)的建議。12、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的建議。13、生活后勤的改進(jìn)建議。14、財務(wù)管理方面的改進(jìn)建議。15、改進(jìn)生產(chǎn)作業(yè)提高產(chǎn)量、質(zhì)量方面的建議。16、各種預(yù)防危害、減少損失或節(jié)省費(fèi)用方面的建議。17、能為公司帶來收益的其他各種改進(jìn)工作的建議。七、考核與獎勵辦法 1、為鼓勵員工積極參與合理化建議的活動，公司對所有被采納實(shí)施建議提案的人員發(fā)給獎金，在提案被總經(jīng)理批示采納時即可發(fā)放2、公司審委會對提案的實(shí)施效果，

13、要認(rèn)真檢查考核，可在實(shí)施部門上報的總結(jié)報告等資料基礎(chǔ)上組織評估復(fù)核。并按公司制定的<<合理化建議評價表>>的內(nèi)容進(jìn)行評分。3、根據(jù)評價表得分,總分在91分以上為卓越報告,81-90分為最佳報告,71-80分為優(yōu)秀報告,61-70分為良好報告，51-60分為一般報告，50分以下為鼓勵報告；4根據(jù)建議提案數(shù)量適時進(jìn)行評審，會議后由評審小組組長根據(jù)本次報告數(shù)量及質(zhì)量向公司申請獎勵資金,由總經(jīng)理審批后財務(wù)部備案、發(fā)放。5 獎金將在總經(jīng)理批準(zhǔn)后以現(xiàn)金的形式體現(xiàn)；6 獲得優(yōu)秀報告以上的報告者將有機(jī)會在公司宣傳欄獲得宣傳。八、 事后管理1 所有報告相關(guān)資料均由合理化建議擔(dān)當(dāng)按<

14、<文件控制程序>>進(jìn)行存檔管理；2 對于可執(zhí)行的報告,合理化建議擔(dān)當(dāng)有責(zé)任對其進(jìn)行跟蹤并確認(rèn)執(zhí)行情況。九. 附則1、本辦法解釋權(quán)歸總經(jīng)辦。 2、本辦法于2014年10月10日正式實(shí)施。附表一：合理化建議業(yè)務(wù)流程圖合理化建議者總經(jīng)辦關(guān)聯(lián)部門關(guān)聯(lián)文件· 合理化建議管理規(guī)定- 合理化建議報告- 合理化建議評價表- 合理化建議記錄表- 效果確認(rèn)表·合理化建議總結(jié)報告提案作成提案收集分發(fā)/登記OKNO通告提案者提案接收初 審NO反饋再 審OK評 分執(zhí) 行獎 勵· 開動思維積極改善, 通過提案形成反映 問題及提出對策總結(jié)、推廣給出意見· 收集提案后

15、做好記錄· 初評提案發(fā)至關(guān)聯(lián)部門并跟蹤落實(shí)· 將評審結(jié)果反饋提案者· 每月總結(jié)評審、獎勵· 表揚(yáng)、宣傳、推廣· 促進(jìn)本部門提案活動 開展· 對提案給出意見· 實(shí)施提案附表二：合理化建議報告合理化建議（提案 改善）報告提案人職位所在部門填表日期課題改 善 類 別 請打 （） 工藝、流程品質(zhì)提案實(shí)施部門成本、費(fèi)用其他現(xiàn)狀分析圖示 說明改進(jìn) 措施 及 結(jié)果 表現(xiàn) 圖示 說明關(guān)聯(lián) 部門 意見實(shí)施 效果注：1、若表格內(nèi)填寫不下，可以另附頁；建議采用電腦輸入的方式填寫，手寫務(wù)必字跡工整； 2、請在標(biāo)題的括號內(nèi)選擇是提案還是改善報告。附表三：合理化建議評價表合理化建議（提案 改善）評價表分類序號評價項(xiàng)目評價基準(zhǔn)得分A2分3分5分7分一般特性60分1問題的普遍性無少數(shù)部分普遍2問題的危害程度輕微一般嚴(yán)重很嚴(yán)重3解決方案的合理性不合理部分合理合理非常好4解決方案的新穎性敘述不清條理欠缺目的明確非常清晰5方案的實(shí)施難度 （針對現(xiàn)有系統(tǒng)）無法實(shí)施較困難容易非常容易6提案者職務(wù)經(jīng)理級及以上主任組長/科員工人累