物資計(jì)劃、采購管理辦法

1、 克拉瑪依市正誠有限公司物資計(jì)劃、采購管理辦法1 范圍本辦法規(guī)定了物資計(jì)劃、采購工作原則。本辦法適用于公司物資計(jì)劃申報(bào)部門和物資采購部門。2 規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本辦法的引用而成為本辦法的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本辦法。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本辦法。中華人民共和國企業(yè)國有資產(chǎn)法；中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法；中華人民共和國政府采購法；評標(biāo)委員會和評標(biāo)方法暫行規(guī)定；3 術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本辦法。3.1 供方提供產(chǎn)品的組織或個(gè)人。3.2 采購計(jì)劃針對采購對象的工作指令和內(nèi)容記錄。4 物資計(jì)劃管理4.

2、1 部門職責(zé)4.1.1 市場經(jīng)營部：4.1.1.1 市場經(jīng)營部是公司物資管理的職能部門，負(fù)責(zé)物資供應(yīng)鏈的采購、簽訂 合同、到貨驗(yàn)收等組織協(xié)調(diào)和管理工作，任何部門和個(gè)人不得無計(jì)劃，超計(jì)劃，越權(quán)采購。若有生產(chǎn)急需物資，由生產(chǎn)經(jīng)營部負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)。4.1.1.2 負(fù)責(zé)組織實(shí)施公司物資采購計(jì)劃，根據(jù)國家、省有關(guān)招投標(biāo)的法律、法 規(guī)、方針政策及公司有關(guān)規(guī)定，完善物資采購的有關(guān)管理制度。4.1.1.3 負(fù)責(zé)公司物資管理體系的組織工作，并協(xié)調(diào)、組織所屬各部門申報(bào)部門物資需求計(jì)劃的編制工作。4.1.1.4 配合財(cái)務(wù)部及各部門對各類物資儲備物資定額的編制和修訂工作。4.1.1.5 負(fù)責(zé)各申報(bào)部門報(bào)送的各類物資

3、計(jì)劃結(jié)合庫存進(jìn)行綜合平衡，將修訂后的各類物資采購計(jì)劃及使用資金預(yù)算情況分類上報(bào)總經(jīng)理，根據(jù)總經(jīng)理的指令進(jìn)行組織采購。4.1.1.6 在每月的5日前將本單位上月的物資采購清單、合同明細(xì)，以及各項(xiàng)費(fèi)用（指生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)服務(wù)、技改、研發(fā)、大修費(fèi)用中的物資部分及生產(chǎn)維修材料費(fèi)）的發(fā)生情況報(bào)送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。4.1.1.7 根據(jù)要求負(fù)責(zé)將公司下一年度生產(chǎn)物資計(jì)劃（指生產(chǎn)經(jīng)營、技改、研發(fā)、大修項(xiàng)目等主要物資需求計(jì)劃）報(bào)送總經(jīng)理。4.1.1.8 代表公司組織有關(guān)物資合同評審工作。4.1.2 生產(chǎn)廠·研發(fā)中心 ·工程部 4.1.2.1 是公司生產(chǎn)物資計(jì)劃申報(bào)的主要部門，管理控制公司各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)

4、營、技術(shù)服務(wù)、技改、研發(fā)、大修、維修項(xiàng)目的物資材料、費(fèi)用的使用和項(xiàng)目開工竣工時(shí)間，根據(jù)各項(xiàng)目進(jìn)度的情況安排申報(bào)物資需求計(jì)劃。4.1.2.2 在公司批準(zhǔn)下達(dá)相關(guān)部門下一年度生產(chǎn)經(jīng)營、技改、研發(fā)、大修項(xiàng)目后的一個(gè)月內(nèi)，按規(guī)定格式把上述項(xiàng)目的主要物資計(jì)劃報(bào)送市場經(jīng)營部。4.1.2.3 負(fù)責(zé)制定和修訂原材料及設(shè)備維護(hù)所需備品備件的儲備定額，對儲備定額的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。4.1.2.4 負(fù)責(zé)編制采購物資的技術(shù)原則，報(bào)送到市場經(jīng)營部。4.1.2.5 對物資計(jì)劃的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、需求的數(shù)量負(fù)責(zé)。4.1.3 各需求部門4.1.3.1 負(fù)責(zé)將本部門物資計(jì)劃報(bào)送供應(yīng)部。根據(jù)公司下達(dá)的項(xiàng)目資金使用計(jì)劃按月上報(bào)部門

5、物資計(jì)劃，對本部門的物資計(jì)劃的準(zhǔn)確性、及時(shí)性負(fù)責(zé)。4.1.3.2 負(fù)責(zé)本部門物資技術(shù)原則的編制，報(bào)送到市場經(jīng)營部。4.1.4 財(cái)務(wù)部4.1.4.1 負(fù)責(zé)公司物資采購計(jì)劃資金的準(zhǔn)備，按入庫物資的實(shí)際費(fèi)用進(jìn)行支付。4.1.4.2 對物資采購項(xiàng)目報(bào)價(jià)單位的財(cái)務(wù)報(bào)表的完整性提供審核意見。4.1.4.3 對未經(jīng)申報(bào)的計(jì)劃和項(xiàng)目的采購費(fèi)用拒絕支付。4.1.5.安環(huán)保部4.1.5.1負(fù)責(zé)對危險(xiǎn)類物資: (易燃、爆炸、劇毒品)采購計(jì)劃安全環(huán)保方面的事宜進(jìn)行審批。4.1.5.2并提出擬定商務(wù)合同中相關(guān)安全，環(huán)保的條款。4.1.5.3全程監(jiān)管危險(xiǎn)類計(jì)劃物資是否在申報(bào)，運(yùn)輸，儲存，使用等方面遵守國家的法律法規(guī)及公司

6、的相關(guān)規(guī)定。4.2 物資計(jì)劃4.2.1 物資計(jì)劃分為年度物資計(jì)劃、月度物資計(jì)劃、急件物資計(jì)劃。物資采購計(jì)劃是指在各部門申報(bào)的物資計(jì)劃和補(bǔ)充庫存儲備定額的基礎(chǔ)上，結(jié)合庫存綜合平衡后產(chǎn)生的綜合匯總計(jì)劃。4.2.2 年度計(jì)劃是項(xiàng)目計(jì)劃，是指公司批準(zhǔn)下達(dá)公司下一年度基礎(chǔ)建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、技改、科技、大修項(xiàng)目中的物資計(jì)劃，不作為市場經(jīng)營部實(shí)施采購的范圍，各需求部門應(yīng)將年度計(jì)劃分解至月度計(jì)劃中交由生產(chǎn)經(jīng)營部采購；年度計(jì)劃的申報(bào)時(shí)間應(yīng)為上一年的12月20日前。4.2.3 月度計(jì)劃是指月度基礎(chǔ)建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)服務(wù)及以研發(fā)工作中使用到的物資計(jì)劃或根據(jù)年度計(jì)劃實(shí)施要求分解至當(dāng)月的采購計(jì)劃中。4.2.4 急件計(jì)劃

7、是指為了及時(shí)消除運(yùn)行設(shè)備缺陷，機(jī)組設(shè)備搶修中的物資需求和采購計(jì)劃。隨時(shí)上報(bào)市場經(jīng)營部立即采購。4.2.5 物資計(jì)劃的申報(bào):4.2.5.1 物資計(jì)劃應(yīng)嚴(yán)格遵循實(shí)際需求量申報(bào),各部門應(yīng)根據(jù)各項(xiàng)目費(fèi)用以及實(shí)際情況進(jìn)行編報(bào)物資計(jì)劃?；A(chǔ)建設(shè)、大修物資計(jì)劃或特殊設(shè)備要求提前三個(gè)月申報(bào)；一般物資計(jì)劃提前一個(gè)月申報(bào)；冬季及疆外物資計(jì)劃提前45天申報(bào)。4.2.5.2 物資計(jì)劃申請表內(nèi)容包括物資名稱、規(guī)格型號、材質(zhì)、需用數(shù)量、計(jì)量單位、所屬項(xiàng)目、參考價(jià)格及需用日期，并根據(jù)需要提供完整有效的技術(shù)資料、合格圖紙和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，按規(guī)定審批。4.2.5.3 各部門申報(bào)的物資計(jì)量單位應(yīng)與物資庫存計(jì)量單位保持一致,新物資計(jì)劃申

8、報(bào)的計(jì)量單位應(yīng)與采購計(jì)量單位保持一致。4.2.5.4 月度物資計(jì)劃：各申報(bào)部門在每月的22日前二個(gè)工作日一次性向生產(chǎn)經(jīng)營部報(bào)送月度物資計(jì)劃，由供應(yīng)部對庫存綜合平衡后編制月度物資采購計(jì)劃。 4.2.5.5 急件物資計(jì)劃的申報(bào)：要求各部門在前期做好物資計(jì)劃安排，盡量在月度計(jì)劃中申報(bào)，嚴(yán)格控制急件計(jì)劃申報(bào)，各部門申報(bào)計(jì)劃要在備注中注明急用。急件采購計(jì)劃在抄送集總經(jīng)理同時(shí)生產(chǎn)經(jīng)營部立即組織采購。4.2.5.6 部門申報(bào)物資工作流程：4.2.5.6.1生產(chǎn)性物資: 申請人->研發(fā)中心專業(yè)負(fù)責(zé)人->公司分管領(lǐng)導(dǎo)4.2.5.6.2綜合類物資:申請人->所在部門負(fù)責(zé)人->公司分管領(lǐng)導(dǎo)4

9、.2.5.6.3補(bǔ)庫類物資: 倉管員->倉庫主管部門->生產(chǎn)經(jīng)營部負(fù)責(zé)人4.2.5.6.4危險(xiǎn)類物資: (易燃、爆炸、劇毒品)申請人->所在部門負(fù)責(zé)人->研發(fā)中心專業(yè)負(fù)責(zé)人->安環(huán)保部負(fù)責(zé)人（擬定商務(wù)合同中相關(guān)安全，環(huán)保的條款，我方儲存等是否可行）->公司分管領(lǐng)導(dǎo)4.2.6 物資采購計(jì)劃的編制和審核、執(zhí)行4.2.6.1 生產(chǎn)經(jīng)營部根據(jù)已審批的各類物資計(jì)劃,核對庫存及合理儲備有關(guān)信息經(jīng)綜合平衡后,匯總編制成物資采購計(jì)劃表。4.2.6.2 生產(chǎn)經(jīng)營部在每月25日前將經(jīng)公司總經(jīng)理審核后的物資月度采購計(jì)劃抄報(bào)報(bào)財(cái)務(wù)資產(chǎn)部，財(cái)務(wù)資產(chǎn)部在每月28日前反饋意見后，生產(chǎn)經(jīng)營

10、部落實(shí)采購。4.2.6.3 財(cái)務(wù)資產(chǎn)部隨時(shí)核對倉庫的物資庫存量及合理儲備定額,經(jīng)綜合平衡及時(shí)編制成補(bǔ)庫計(jì)劃匯總到公司月度物資采購申請計(jì)劃一并申報(bào)。4.2.6.4 市場經(jīng)營部根據(jù)批準(zhǔn)的物資月度采購計(jì)劃進(jìn)行分類后采購，對同類物資不得隨意拆分后分次采購。5.物資采購管理5.1物資采購的依據(jù)是根據(jù)經(jīng)公司批準(zhǔn)，由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部反饋后的物資計(jì)劃。 5.2生產(chǎn)經(jīng)營部在供方報(bào)價(jià)前應(yīng)對采購的物資價(jià)格先作市場了解,以防止供方串價(jià)和虛增價(jià)格。5.3各類物資采購原則上應(yīng)采用比質(zhì)比價(jià)，合同評審的采購方式。5.4因特殊原因不滿足條件的物資采購可采用詢價(jià)采購（包括網(wǎng)絡(luò)采購和密封報(bào)價(jià)）、競爭性談判、定向采購、續(xù)簽合同、年度供貨等

11、方式，國家法律法規(guī)和公司另有強(qiáng)制性規(guī)定的，從其規(guī)定。5.4.1詢價(jià)采購：5.4.1.1對于同一型號規(guī)格和材料類物資及技術(shù)成熟，對其進(jìn)行價(jià)格比較即可選定廠商的生產(chǎn)、綜合類物資，選取三家或以上能夠提供符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)的供應(yīng)商。采用最低評議價(jià)法選擇價(jià)格最低的報(bào)價(jià)單位為第一候選人，由于其他原因，未選擇最低報(bào)價(jià)單位的需附說明理由，經(jīng)審批后方可執(zhí)行。5.4.1.2對于同一型號規(guī)格和材料類物資及技術(shù)成熟，對其進(jìn)行價(jià)格比較即可選定廠商及技術(shù)要求不高的通用類物資，原則上采用最低評議價(jià)法。5.4.1.3對于技術(shù)要求較高、技術(shù)方案差異較大的，需進(jìn)行技術(shù)經(jīng)濟(jì)比較確定廠商的生產(chǎn)、綜合類物資，原則上采用綜合評估法

12、。5.4.2競爭性談判：5.4.2.1對于技術(shù)要求不高且不具備招標(biāo)條件的物資，可與被邀請廠商進(jìn)行面對面談判，以降低采購成本的，可采用競爭性談判的采購方式。5.4.3定向采購和續(xù)簽合同：5.4.3.1對于重要系統(tǒng)或重要設(shè)備，考慮設(shè)備統(tǒng)一性等原因，計(jì)劃申報(bào)部門要求使用同一品牌的物資采購，可采用定向采購或續(xù)簽合同方式。5.4.3.2對于擬采用指定品牌定向采購的物資，由計(jì)劃申報(bào)部門在申報(bào)物資計(jì)劃的同時(shí)，應(yīng)提供經(jīng)部門簽字的定向采購的申請。5.4.3.3擬采用續(xù)簽合同方式采購的物資，由生產(chǎn)經(jīng)營部提供經(jīng)部門簽字的續(xù)簽合同申請。5.4.4年度供貨：5.4.4.1對技術(shù)要求不高、年需用量穩(wěn)定、需分批供貨的消耗性

13、物資，可采用年度供貨的方式采購。5.4.4.2由生產(chǎn)經(jīng)營部分類列出相關(guān)物資名稱，提出年度供貨申請。5.4.5上述各類采購方式所需的詢價(jià)文件及其評審、及其推薦等參照公司手冊及程序文件執(zhí)行。5.5合格供方名單的選擇:5.5.1供方的選擇一般應(yīng)根據(jù)已經(jīng)批準(zhǔn)的合格供方名錄內(nèi)進(jìn)行選擇供應(yīng)商，未在合格供方名錄內(nèi)的，經(jīng)評審后進(jìn)行增添。5.6物資采購實(shí)施程序：5.6.2詢價(jià)采購：5.6.2.1由生產(chǎn)經(jīng)營部根據(jù)采購計(jì)劃與供方聯(lián)系。當(dāng)報(bào)價(jià)截止后，由生產(chǎn)經(jīng)營部通知公司合同評審工作小組，對報(bào)價(jià)及相關(guān)附件進(jìn)行整理討論后寫出比選報(bào)告，交公司總經(jīng)理審批同意后進(jìn)行采購。5.7.2.2合同金額十萬元以下的采購，交生產(chǎn)經(jīng)營部負(fù)責(zé)

14、人申報(bào)經(jīng)總經(jīng)理審批同意后進(jìn)行采購。5.7.3定向采購和續(xù)簽合同采購：5.7.3.1對采用定向采購（單一供應(yīng)商）和續(xù)簽合同方式進(jìn)行采購的物資，由生產(chǎn)經(jīng)營部根據(jù)采購計(jì)劃與供方聯(lián)系。當(dāng)報(bào)價(jià)截止后，由生產(chǎn)經(jīng)營部通知公司合同評審工作小組，由合同評審工作小組對其報(bào)價(jià)及相關(guān)附件等進(jìn)行商務(wù)技術(shù)評審，對評審結(jié)果進(jìn)行整理后，交公司總經(jīng)理審批同意后進(jìn)行采購。5.7.4年度供貨采購:5.7.4.1由生產(chǎn)經(jīng)營部根據(jù)公司總經(jīng)理審批同意的采購計(jì)劃與供方聯(lián)系，如果是定點(diǎn)供應(yīng)的，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后由生產(chǎn)經(jīng)營部負(fù)責(zé)安排簽訂年度供貨協(xié)議，并按詢價(jià)采購實(shí)施程序執(zhí)行。5.7.4.3年度供貨協(xié)議一年一簽。5.7.5急件物資計(jì)劃的采購：5

15、.7.5.1急件物資計(jì)劃由物資計(jì)劃申報(bào)部門及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后，由生產(chǎn)經(jīng)營部立即組織采購，但物資計(jì)劃申報(bào)部門事后審批流程。5.7.5.2急件物資采購時(shí)，采購員可以采用詢價(jià)采購的方式向原生產(chǎn)廠家（廠家代理商）或在合格供方名錄內(nèi)選擇相關(guān)供應(yīng)商采購。并依照程序按簽合同。5.7.5.3對采購的急件物資，原則上按當(dāng)年最新歷史采購價(jià)進(jìn)行采購；對價(jià)格增高或首次采購的急件物資，應(yīng)與供方進(jìn)行談判。6.到貨驗(yàn)收6.1驗(yàn)收管理6.1.1物資到貨后根據(jù)物資計(jì)劃，合同條款和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成驗(yàn)收工作并做好記錄。物資的到貨驗(yàn)收工作由各計(jì)劃提請部門組織實(shí)施，相關(guān)部門予以配合。6.1.2物資驗(yàn)收要做到單物相符，數(shù)量

16、無誤，外觀完好，配套齊全，資料完整。需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)的，必須具有國家認(rèn)可的質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具的檢驗(yàn)合格報(bào)告?；ち闲枰砘笜?biāo)檢測的，供貨方應(yīng)提供相應(yīng)的檢測報(bào)告或由研發(fā)中心檢測合格后，方可入庫或投入使用。6.1.3驗(yàn)收程序?yàn)椋汉藢ο嚓P(guān)單據(jù)->數(shù)量驗(yàn)收->質(zhì)量驗(yàn)收->入庫或不合格品處理6.1.4各部門嚴(yán)格執(zhí)行按計(jì)劃采購單收料，對無計(jì)劃的到貨物資，應(yīng)予以拒絕并及時(shí)向生產(chǎn)經(jīng)營部反應(yīng)。6.1.5發(fā)現(xiàn)短缺，損壞或其他問題，應(yīng)做好記錄，由送貨人簽字認(rèn)可，交由生產(chǎn)管理部及時(shí)辦理查詢，索賠手續(xù)。6.1.6物資交接后，妥善保管，因保管不善造成物資丟失，損壞或其他問題的，由收料部門負(fù)責(zé)。6.2驗(yàn)收

17、方式6.2.1核對物資計(jì)劃，查驗(yàn)合格證，質(zhì)量證明書，產(chǎn)品說明書，裝箱單，磅碼單等隨貨資料。隨機(jī)配件和工具，技術(shù)資料是否齊全配套；物資的質(zhì)量檢驗(yàn)證明，配套物資的裝箱清單等。6.2.2需要開箱驗(yàn)收的，一律使用開箱工具開箱啟封，應(yīng)保證不損壞物資的原包裝物，驗(yàn)收后應(yīng)恢復(fù)原包裝。6.2.3憑計(jì)劃申請對物資的品名，規(guī)格，型號，數(shù)量，外觀等進(jìn)行驗(yàn)收并做好驗(yàn)收記錄。需過磅，檢尺計(jì)量的應(yīng)全部過磅，檢尺；需清點(diǎn)件數(shù)的應(yīng)全部清點(diǎn)；成套物資的驗(yàn)收以附件清單進(jìn)行全部配套驗(yàn)收。6.2.4質(zhì)量驗(yàn)收必須按有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。供貨單位隨產(chǎn)品帶來的產(chǎn)品合格證，產(chǎn)品說明書，產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)證明和其他技術(shù)資料可作為參考依據(jù)。6.2.5驗(yàn)收

18、工作應(yīng)迅速及時(shí)，以便發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，避免經(jīng)濟(jì)損失。小件，零星及貴重物資在當(dāng)天完成，成批物資2日以內(nèi)，有特殊要求的物資，應(yīng)在規(guī)定的驗(yàn)收期內(nèi)完成，需研發(fā)中心質(zhì)檢的物資應(yīng)在到貨后1日內(nèi)送檢，3日內(nèi)完成質(zhì)檢，驗(yàn)收工作的及時(shí)有效率應(yīng)達(dá)到100%。6.2.6工程項(xiàng)目的驗(yàn)收應(yīng)由生產(chǎn)經(jīng)營部，財(cái)務(wù)資產(chǎn)部組織公司相關(guān)部門按合同逐項(xiàng)驗(yàn)收，驗(yàn)收結(jié)果報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。6.2.7涉及到危險(xiǎn)類物資(易燃、爆炸、劇毒品)驗(yàn)收，由計(jì)劃提請部門第一時(shí)間通知安環(huán)保部，由安環(huán)保部全程監(jiān)管驗(yàn)貨入庫過程。6.3拒絕驗(yàn)收6.3.1不具有國家規(guī)定的生產(chǎn)許可證，又沒有國家授權(quán)或技術(shù)監(jiān)督部門出具的有效證件，不能驗(yàn)收。6.3.2無計(jì)劃，超計(jì)劃物資不能驗(yàn)收。6.3.3無合格證，質(zhì)檢證等質(zhì)量合格證明文件的物資。6.3.3驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺，質(zhì)量殘次