4s店售后配件工作流程

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上4S店售后配件工作流程一、 配件部職能及崗位職責（一） 配件主管崗位職責1、 負責廠家下達的配件銷售任務、集團公司下達的配件銷售任務 及利潤指標的完成；2、 根據公司的經營目標及整體運作方式，合理制定配件的營銷政 策，并付諸實施；3、 督促工作人員做好配件的經營和管理，合理調整庫存，加快資 金周轉，減少滯銷品種；4、 協(xié)調計劃、采購、調度、入庫、配送和庫管（各）崗位（之間）的工作關系，明確工作流程，保證各環(huán)節(jié)工作的暢通，不斷提高配件供應的滿足率、準確率、完好率；5、 協(xié)調同其它業(yè)務部門的關系，確保維修業(yè)務及其它配件銷售業(yè)務的正常開展。負責處理由于配件質量引起的投訴事宜

2、。6、 配合公司本部參與激勵制度的制定，并負責配件從業(yè)人員的業(yè)績考核及業(yè)務培訓。7、 定期組織召開周例會，總結成績，克服不足。8、 完成公司交辦的其他工作。（二） 配件計劃員崗位職責1、 配合部門經理完成廠家下達的配件銷售任務、集團公司下達的配件銷售任務及利潤指標。2、 計劃員應與廠家、供貨商保持良好供求關系，了解掌握市場信息。3、 掌握配件的現有庫存和保險儲備量，適時作出配件的采購計劃和呆滯配件的處理方案，熟悉維修業(yè)務對配件的需求，確保業(yè)務的正常開展。4、 用量大的A類件，要實行“貨比三家”的原則，作到質優(yōu)價廉，并通過分析比較，制定出最佳定貨單。保證不斷擋，積壓量最小。5、 根據供應和經營情

3、況，適時作出庫存調整計劃，負責做好入庫驗收工作。對于購入配件質量、數量、價格上存在的問題，作出書面統(tǒng)計，并監(jiān)督采購人員進行異常處理。6、 負責供貨商應付帳款帳目，及時作好微機帳目。負責保管全部進貨明細單、提貨單、入庫單并歸類存；臨時管理進貨發(fā)票及運單。負責同財務、業(yè)務往來單位的帳務核對。7、 及時做好配件的入庫工作，以實收數量為準，打印入庫單。負責配件相關的財務核算及統(tǒng)計工作。8、 完成部門經理交辦的其他工作。（三） 配件采購員崗位職責1、 配合部門經理完成廠家下達的配件銷售任務、集團公司下達的配件銷售任務及利潤指標。2、 對計劃量進行審核，做好計劃的延續(xù)和補充工作，對配件供應的及時性、正確性

4、負責。3、 以低成本高品質為目標，積極開發(fā)配件配套廠家，降低采購費用，提高采購效率。4、 建立采購供應的業(yè)務檔案，掌握不同運輸方式的運輸天數、費用等，進行定量分析，確定最佳采購方案。5、 用量大的A類件，要實行“貨比三家”的原則，作到質優(yōu)價廉，并通過分析比較，制定出最佳定貨單。保證不斷擋，無積壓。6、 強采購管理，適時、適量、適質、適價，與廠家保持良好的關系，按計劃采購，特殊情況有權做臨時調整。7、 購過程中，要強化驗貨工作，對配件的品牌、規(guī)格、數量等都要做到準確無誤，認真完成配件的第一次檢驗工作。8、 入庫驗收工作中，采購員要協(xié)同計劃員、庫管員作好配件的第二次檢驗工作，對配件質量品牌、規(guī)格、

5、價格等問題作合理解釋。9、 負責配件質量、數量的異常處理，及時做好索賠、退貨及退換。10、 對急件、零星采購件，采購員要進行充分的詢價、比價、議價，并按采購程序優(yōu)先辦理。11、 完成部門經理交辦的其他工作。（四）配件庫房保管員崗位職責1、入庫前要整理庫房，為新到配件的擺放提供空間。2、貨物入庫驗收的工作中，庫房管理員要認真清點貨物的數量，檢查質量，同時填寫實收貨物清單（送貨上門），核實無誤后簽字確認。對于有質量問題的貨物，保管員有權拒收。3保管員負責配件上架，按號就座，嚴格執(zhí)行有關“配件的保管”規(guī)定。4、保管員負責根據核對好的入庫單據，認真填寫卡片帳，做到帳物相符。填寫卡片帳工作，應在當天完成

6、。5、在配件的發(fā)放過程中，保管員必須嚴格履行出庫手續(xù)，根據調撥員簽發(fā)的出庫申請?zhí)崛∨浼瑖澜瘸鲐浐笱a手續(xù)的錯誤做法，嚴禁白條發(fā)貨6、出庫后，保管員根據出庫單認真填寫卡片帳，做到帳實相符。7、確保庫存準確，保證帳、卡、物相符。庫管員隨時對有出入庫的配件進行復查。做好配件的月度和季度盤點工作。8、因量質問題退換回的配件，要另建帳單獨管理，及時督促計劃員進行庫存和帳目調整，保正庫存配件的準確、完好，督促采購員盡快作出異常處理。9、適時向計劃員提出配件庫存調整（短缺、積壓）的書面報告。10、保管全部與配件的業(yè)務單據、入庫清單、出庫清單并歸類存檔。11、完成部門經理交辦的其他工作。（五）配件調度員崗位

7、職責 1、調度員協(xié)同庫房管理員、提貨人（或配送人員）根據配件出庫清單，驗收出庫貨物。出庫清單可根據具體庫存情況或提貨人的臨時要求進行調整，并根據配件出庫的實際情況補充出庫清單。 2、調度員要督促庫房管理員、提貨人（或配送人員）在核實無誤后的出庫清單上簽字認可，確保清單與實物相符。 3、調度員負責應收帳款帳目和收繳事宜，不得賒銷，一律先收款后付貨，減少不必要的死帳、呆帳。 4、調度員負責應收款往來帳目，作好微機帳目的處理，及時錄入往來票據（收款通知、出庫清單、其它收款證明、運輸費用）。保管全部配件業(yè)務單據、出庫清單并歸類存檔，負責同財務、業(yè)務往來單位的帳務核對。 5、調度員協(xié)同采購員、庫房管理員

8、負責各業(yè)務往來單位的質量件退換工作，并嚴格執(zhí)行“退件規(guī)則”。 6、隨時向采購員、計劃員反映業(yè)務上出現的有關配件質量、價格、存貨等問題，并作出書面報告交計劃員。 7、協(xié)同采購員、計劃員、庫房管理員進行配件驗收入庫工作，及時掌握配件來貨情況，確保不丟失每一份配件訂單。 8、建立并保持與各經營單位的良好合作關系，對客戶在配件業(yè)務上提出的質疑（質量、價格、發(fā)運、往來帳、業(yè)務咨詢等），作出合理解釋，協(xié)調解決，確保不丟失每一位客戶。9、 完成部門經理交辦的其他工作。（六）配件配送員崗位職責 1、及時準確地將貨物發(fā)送到指定地點。 2、確保貨物的安全到達，嚴禁出現損壞、遺失的現象。 3、合理選擇運輸工具和運輸

9、路線，節(jié)省時間、節(jié)約費用，提高工作效率。 4、對于客戶的提問應當作出準確合理地解答，對于自己不能解釋的問題，應合理的回避不要給客戶及公司帶來不必要的麻煩。事后應積極找出答案。 5、積極收集有關的配件信息，尤其是出現的配件質量問題，作出及時地反饋。 6、送貨時，必須帶回有收貨單位主管人簽字的收貨憑證，并協(xié)助收貨方驗收貨物。 7、向外地發(fā)送貨物時，應要求運送方簽字證明。并及時與收貨單位進行聯(lián)系，準確地說出收貨方式、收貨地點及其它應說明的情況。確保貨物的安全到達。 8、及時查詢貨物是否安全到達。 9、完成部門經理交辦的其他工作。（七）配件銷售員崗位職責 1、熟悉和掌握各類配件品名、編號、價格、性能和

10、用途，對客戶熱情周到，及時準確的滿足每一客戶的需求。2、客戶提出關于配件的問題（質量、價格、咨詢等），能及時準確的回答。 3、嚴格執(zhí)行配件銷售價格，不得私自提價或降價（正常的價格降浮除外）。銷售配件必須開具相應的出庫憑證，不準擅自賒帳。 4、維修領料必須嚴格執(zhí)行維修領料流程，維修工領料必有接車單方可領取配件，且必需交舊領新。不得打白條出庫。 5、積極收集客戶及維修工反饋回的配件信息，以便計劃員、采購員及時的調整配件計劃及采購方式。 6、負責管理柜臺物品和及時補充適銷的配件庫存，及時作出銷售業(yè)務的配件需求計劃。7、出庫和入庫的配件，要及時登卡片帳，確保配件庫存的準確性。 8、完成部門經理交辦的其

11、它工作。二、庫房管理細則庫房管理包括配件自入庫至出庫為止的全部過程。在此期間，必須嚴格執(zhí)行配件的驗收、保管、發(fā)放、盤點和舊件回收等制度。（一）驗收入庫： 1、計劃員負責保管到廠的全部進貨明細單；臨時管理進貨發(fā)票及運單。 2、入庫前庫房保管員要整理庫房，為新到商品的擺放提供空間。 3、采購員從貨場提取貨物后，庫管員協(xié)同計劃員、調度員、采購員進行驗貨，清點數量，檢查質量，完成配件的第二次驗收。 4、采購員核實進貨清單，同時對于送貨上門、臨時采購的要協(xié)同保管員填寫實收貨物清單，核實無誤后雙方簽字；對于有質量問題的貨物，保管員有權拒收。 5、計劃員憑進貨清單打印入庫單，數量以實收為準（如有價格變動應及

12、時調整）。入庫單一式五份，保管一份，計劃四份（其中二份附進貨發(fā)票及運單轉交財務部門，如票據未到的，應在備查簿中作好登記以備查詢，一份交財務記帳，一份計劃員留存）。 6、計劃員統(tǒng)計本批貨物的缺件、壞件、劣質件以及價高件，并反饋給部門經理。采購進行異常處理。 7、保管員負責配件上架，并根據核對好的入庫單據，認真填寫卡片帳，做到帳實相符。填寫卡片帳工作，應在當天完成。（二）配件的保管： 保證庫存配件的準確，節(jié)約倉位，便于操作，配件的保管應科學、合理、安全。1、 分區(qū)分類：根據配件的車型，合理規(guī)劃配件的擺放區(qū)域。2、 五五擺放：根據配件的性質，形狀，以五為計量基數做到“五五成行，五五成方，五五成串，五

13、五成包，五五成層”。使其擺放整齊，便于過目成數，便于盤點與發(fā)放。3、 四號定位：按庫號架號、層號、位號對配件實行統(tǒng)一架位號，并與配件的編號一一對應，以便迅速查帳和及時準確發(fā)貨。4、 建簽立卡：對已定位和編制架位號的配件建立架位簽和卡片帳。架位簽標明到貨日期、進貨廠家、進出數量、結存數量以及標志記錄。5、 凡出入庫的配件，應當天進行貨卡登記，結出庫存數，以便實貨相符。6、 庫存配件要采取措施進行維護保養(yǎng)，做好防銹，防水，防塵等工作，防止和減少自然損耗。有包裝的盡量不要拆除包裝。7、 因質量問題退換回的配件，要另建帳單獨管理，保正庫存配件的準確、完好。（三）配件的發(fā)放：1、配件批發(fā)和調拔由調度員簽

14、發(fā)出庫申請單。2、庫管員按調度員簽發(fā)的配件出庫申請單提取配件（可根據庫存或提貨人的要求做臨時調整），嚴禁先出貨后補手續(xù)的錯誤做法，嚴禁白條發(fā)貨。、3、配件出庫，如客戶自提，調度員應協(xié)助保管員和提貨人一同清點貨物，并負責將貨物進行適當包裝交于客戶；如需配送人員發(fā)送，調度員應協(xié)助保管員和配送員一同清點貨物，由配送員進行包裝發(fā)運，并根據調整后的配件實際出庫情況補充打印出庫申請單。核實無誤后，三方簽字認可。4、配送員根據發(fā)運方式的不同，輕重件易損件要合理進行包裝，提高包裝質量，避免運輸過程中損壞配件。5、出庫單一式五份，提貨人、調度員、保管員、財務各一份，月底結帳一份。配件批售業(yè)務中現金回款部分，調度

15、員應將出庫清單和現金一同交于收款員，同時簽字并加蓋財務印章。6、出庫后，保管員根據出庫單認真填寫卡片帳，做到帳實相符。7、收款員、調度員、保管員必須每日對帳，準確無誤后，收款員填寫日報單，定期送交財務。8、對于配件零售業(yè)務，銷售員待客要態(tài)度端正，言語有禮，嚴格執(zhí)行營業(yè)員行為規(guī)范準則。認真介紹產品的性能、特點、價格、質量及保質期等。9、出售配件時必須當面驗貨（某些不能拆包產品售貨員要講明）。對于某些特殊商品，如電子產品、昂貴電器產品等，要用測試儀測試。雙方認可，以避免糾紛。10、所有銷售的配件必須開具出庫單（包括零售出庫單、三包領料單、修理領用單），零售出庫單一式四份，顧客一份，保管員一份，其余

16、兩份轉交財務；三包修理領單一式二份，結算員一份，保管員一份。制單人簽字后，收款員憑出庫單結算收款，同時簽字并加蓋財務印章。（四）盤點： 庫存配件的流動性很大，為及時掌握庫存的變化情況避免短缺丟失和超儲積壓，保持帳、卡、物相符，必須進行定期和不定期的盤點工作。1、 庫管員應隨時對有出入庫記錄的配件進行復查。2、 各經營單元每月對配件庫存進行一次盤點。3、 每季度進行一次有財務參與的全面清點。盤點時應合理安排配件的出入庫，以確保盤點的準確性，避免發(fā)生重盤、漏盤、錯盤現象。4、 配件盤點過程中，不準以任可理由虛報、瞞報或私自更改帳目。5、 盤點結束后，由盤點人員填寫盤點報表，對盤盈盤虧的配件且要查明

17、原因，分清責任，作出必要的處理。季度盤點后，進行配件的報損申報工作。（五）舊件回收及管理：為加強舊件的統(tǒng)一管理，杜絕以舊充新現象，必須嚴格執(zhí)行舊件回收制度。1、 三包、修理領用配件時，配件銷售人員必須在領用人交回相應舊件后才可發(fā)放新件（三包舊件交于索賠員，三包外舊件交配件銷售員）。2、 所有收回的舊件要設專人妥善保管，不得隨地堆放。三包舊件要建帳管理。3、 顧客索要舊件時（三包外維修），舊件管理人員要擦凈、整理后交還顧客。其它舊件，公司將定期作出處理。三、工作流程（一）配件管理計劃程序（附流程圖） 1、計劃員收集缺料信息； 2、計劃員分析、匯總缺料信息； 3、根據庫存和銷售情況，編制期貨計劃或

18、臨時計劃，交由配件主管審核； 4、配件主管審定簽字后，計劃員出具一式三聯(lián)計劃單。一聯(lián)計劃員留存，驗貨用；一聯(lián)交采購員，采購；一聯(lián)交內勤，附付款通知書進行付款審批。 （二）配件管理采購流程（附流程圖） 1、采購員依據計劃單進行采購； 2、市內現金采購：通知內勤，內勤依據計劃單、付款通知書進行付款審批，辦理相關手續(xù)； 3、市內賒購：供貨商送貨的，貨物由保管員驗貨接收并開出收貨單二聯(lián)進入入庫程序；需自提的采購員到供貨商處提貨進入提貨程序4、 市外現金采購：依據進貨計劃單、付款憑證聯(lián)系供貨商發(fā) 貨。完成后，付款憑證及時交回計劃員5、 市外賒購：依據進貨計劃單聯(lián)系供貨商發(fā)貨。6、 到貨后由采購員提貨進入

19、提貨程序。配件管理采購程序（二）正式計劃單采購員-（四） 配件管理提貨流程（附流程圖）1、 采購員將收到的發(fā)票交計劃員，計劃員登帳后，交財務進入記帳程序。2、 采購員依據提貨單提貨，依據發(fā)貨清單驗收貨物，完成配件的第一次驗收；3、 驗收后，將貨物、發(fā)貨清單交庫管員進行配件的第二次驗收；4、 如在第一次驗收中發(fā)現問題，與保險公司、運輸部門聯(lián)系索賠。5、 予以索賠：索賠單據上交計劃員，計劃員進行帳務處理后上交財務；不予索賠：整理書面報告上交配件主管，配件主管上報服務經理。（五） 配件管理入庫流程（附流程圖）1、 庫管員、采購員持發(fā)貨清單、裝箱單，計劃員持計劃單，共同進行配件的第二次驗貨；2、 供貨

20、單位送貨上門，庫管員開具一式兩聯(lián)收貨單，一聯(lián)留存、一聯(lián)交計劃員打印入庫單。3、采購員自提，驗收后，計劃員依據驗貨單打印入庫單； 入庫單一式五聯(lián)，一聯(lián)交保管員登帳進入庫房管理程序；其它四聯(lián)由計劃員分配，一聯(lián)計劃員留存進行帳處理，一聯(lián)交財務，二聯(lián)配發(fā)票也交財務進入記帳程序；4、貨物驗收不合格，計劃員制一式兩聯(lián)差損單，一聯(lián)交計劃員、一聯(lián)交采購員；5、采購員依據差損單進行異常處理。6、予以索賠：計劃員將索賠結果（附差損單）上交財務。7、不予索賠：整理書面報告上交配件主管經理，配件主管經理上報服務經理。（五）配件管理庫存管理流程（附流程圖）1、保管員、調度員、計劃員根據入庫單、出庫單登帳，結日庫存。2、

21、保管員把入庫的配件驗貨上架，完成配件第三次驗貨。3、保管員、調度員、計劃員、采購員定期對庫存配件進行庫存結構分析，作出分析報告。4、每月、季度進行庫存盤點，作出盤點表，盤盈盤虧書面說明，交配件主管上報公司經理，交財務作帳目調整。5、季度盤點后，進行配件報損工作。（六）配件管理出庫流程（附流程圖）1、調度員定期催收備料單；2、調度員依據備料單（日常、急件）查詢庫存；3、調度員根據庫存情況進行調配。4、調度員根據結算方式開具四聯(lián)、五聯(lián)出庫單?，F金結算：開具四聯(lián)出庫單。 一聯(lián)交庫管員提貨并留存下帳；一聯(lián)交提貨人；一聯(lián)調度員留存作帳目處理；一聯(lián)交收款員收款后，連同款項轉財務。掛帳方式：開具一式五聯(lián)出庫

22、單。一聯(lián)交庫管員提貨并留存下帳；一聯(lián)交提貨人；一聯(lián)調度員留存作帳目處理；一聯(lián)交財務做帳務處理；一聯(lián)用于結帳。5、 調度員整理缺料單遞交計劃員。6、 發(fā)往外地貨物，配送員在發(fā)貨后要通知收貨人，將運單事后轉交收貨人。7、 掛帳單位回款： 轉帳回款：調度員持結帳聯(lián)填寫報銷單經掛帳單位簽字確認后轉財務。現金回款：收款員收款后填寫日報表交財務。銀行匯款：調度員及時與財務聯(lián)系，確認后索要相關單據銷帳。（七）配件管理配送流程（附流程圖）3、 配送員依據出庫清單驗收出庫貨物；4、 外運：（1）驗貨后要將貨物包裝，并放入一聯(lián)出庫清單；（2）索取運單或簽字證明；（3）及時通知收貨人貨物的發(fā)運時間及其它事項；（4）

23、運單與其余二聯(lián)出庫清單交調度員；（5）及時查詢貨物是否安全到達。3.送貨：確保貨物安全、準時到達指定地點。（1）收貨人驗貨；（2）收貨人在出庫清單上簽字確認；（3）出庫清單一聯(lián)交收貨人，三聯(lián)交調度員。（八）配件管理零售流程（附流程圖） 1、主動、熱情接待顧客，注意禮貌用語；2、詢問顧客的需求，提取客戶所需配件；3、向顧客詳細介紹所取配件品牌、產地、價格和功用； 4、顧客選定后，開具一式四聯(lián)銷售小票，交給客戶，并指引客戶持銷售小票到收款處付款； 5、收款員收款后將四聯(lián)銷售小票加蓋公章。收款員留存兩聯(lián)，交客戶兩聯(lián)； 6、銷售員依據加蓋公章的銷售小票付貨，并留存回執(zhí)聯(lián)。7、付貨時，銷售員要和客戶共同檢驗商品，并介紹注意事項和保質期。（九）配件管理修理領料流程（附流程圖）1、維修工持接車單到配件處領取修理用配件；2