遼陽市檔案館接收檔案標準(試行)

1、附件3：遼陽市檔案館接收檔案標準（試行） （本標準適用立卷改革前檔案的整理）一、按全宗整理1、進館檔案必須以全宗為單位進行整理,在本單位保存十年后向市檔案館移交.2、凡反映立檔單位主要職能活動（包括黨、政、工、團等機構）和基本歷史面貌，需要永久和長期保存的檔案，均應收集齊全，確保全宗的完整。 二、分類清楚 1、 根據機關內組織機構的設置，業(yè)務分工，檔案數量多少編制本單位分類方案。2、一個全宗（立檔單位）應按統一的分類方案進行分類，不能隨意變動，必須保持前后一致。 3、分類方法，一般要求按年度組織機構（或問題）分類。專業(yè)檔案按有關規(guī)定執(zhí)行。 三、保管期限劃分準確 1、2008年前檔案根據國家有關

2、檔案保管期限規(guī)定，準確判定檔案文件的價值，區(qū)分永久、長期、短期三種保管期限。2008年后檔案按國家檔案局第8號令規(guī)定劃分保管期限。 2、進館檔案必須是經過整理、鑒定，具有永久、長期保存價值的檔案。四、組卷合理組卷應以“遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”為原則，一般要求以問題特征為主，靈活運用其他五個特征（時間、名稱、責任者、通訊者、地區(qū)），并按照文件的不同價值，數量進行組卷，便于保管和利用。具體要求是： 1、 同一類型的文件，如一個問題，一宗事件、一次會議、一起案件所形成的文件要作為有機聯系的一個整體立卷。密不可分的文件如正文與附件、正本與定稿

3、、請示與批復、轉發(fā)件與原件、來文與復文應立在一起，不得分開。 2、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷。跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的放在請示年立卷；跨年度的計劃、規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷，跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷；非訴訟案件放在結案年立卷。其它應歸檔文件材料的整理，按有關規(guī)定執(zhí)行。 3、 同一問題、同一會議、同一案件形成的文件以及正文與附件、正文與底稿、請示與批復，轉發(fā)文與原件等應立在一起。 4、 文件和電報要按其內容的聯系，統一進行組卷。 5、 照片和聲像檔案整理按有關規(guī)定執(zhí)行。 6、 絕密文件單獨組卷。 7、 案卷厚度一般不超

4、過2厘米。 五、卷內文件排列系統卷內文件材料排列條理有序，保持文件之間的聯系，使之成為一個有機整體。 1、密不可分的文件材料應依序排列在一起。即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后。 2、重要文件的歷次稿依次排列在定稿之后。 3、非訴訟案件卷結論、決定、判定性文件材料在前，依據材料在后（司法部門形成的檔案材料，按本部門的規(guī)定排列）。 4、案卷內問題單一的，卷內文件可按責任者時間次序排列。 5、案卷內有兩個以上問題的，卷內文件按問題責任者時間次序排列。 6、專業(yè)檔案等有明確排列次序規(guī)定的按有關規(guī)定執(zhí)行。 六、正確編寫頁號或件號 卷內文件材料應按照卷內文件排列的先后順序依次給

5、每一頁文件編上順序號。卷內文件經過編號，可以固定排列順序，便于保護文件的完整和安全，便于統計頁數和查找利用。 卷內文件，除空白紙外，凡載有信息的正、反面均應一頁編一個頁號。編號應盡量做到細致，務求準確，不得遺漏。如果發(fā)現有重號和漏號，應立即重新編號。編號宜使用鉛筆，以區(qū)別于原有文件頁碼并便于編錯時修改，必要時也可用打號機。1、 裝訂的案卷，統一在有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角編寫頁號。 2、 2003年以后的檔案按遼市檔發(fā)20049號關于印發(fā)遼陽市歸檔文件整理實施細則的通知整理。 卷內文件頁號的位置，一卷之內應盡可能統一。還有一些文件比較特殊，應視情況具體處理。照片或圖表等正面難以

6、編號的，在其背面左上角編號；文件折疊裝訂的（即筒子頁），上下兩面文件內容若是分別排印的作兩頁編，若是連接起來排印的，作一頁編號；如果卷內一頁紙上貼有數頁小紙箋，凡是掀得起來的都算是一頁，各頁紙箋只要有信息的都編一個頁號；大開面的文件、圖表、圖紙等，須折疊成16開后，再在右上角編頁號；卷內有小冊子的，也應一頁編一個頁號。卷內如有信封，信封及封內文件均須編號。七、填寫卷內文件目錄 凡進館檔案必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄；對文件題名不能隨意更改或簡化，沒有題名的應擬寫題名，有題名但無實質內容的亦應重新擬寫，重新擬寫的題名外加“ ”；沒有責任者、時間的文件要考證清楚，填入有關項目；會議記錄應填

7、寫每次會議的主要內容和時間；各項報表、登記表等要按照文件內容逐項登記。卷內文件目錄要在右上角標注檔號。卷內文件目錄編印好后，放在卷首，同卷內文件一起裝訂。卷 內 文 件 目 錄 全宗號目錄號案卷號順序號文號責任者文件題名日期頁號備注 八、填寫卷內備考表案卷卷末放置卷內備考表，填寫有關卷內文件材料的情況說明，簽具立卷人和檢查人的姓名，并注明立卷時間，以示負責。 九、案卷題名打印規(guī)范進館檔案要有案卷封面，封面上的項目填寫齊全、清楚。封面項目包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數、歸檔號、檔號等。 1、統一使用遼陽市檔案局監(jiān)制的紫色卷脊案卷封皮。2、案卷封面和卷脊一律打印而成。案

8、卷封面采用與封面同色B5紙打?。ㄔ斠姲妇矸饷妗妇砑贡?、卷內文件目錄樣式）。全宗名稱為加粗黑體小初號字 ，類目名稱為加粗黑體一號字，案卷題名為加粗仿宋-GB2312小一號字，保管期限為加粗仿宋-GB2312三號字，其它項目為加粗仿宋-GB2312五號字，案卷卷脊文字為加粗黑體5號字。檔號為加粗TimesNewRoman小二號字，由紅色彩墨打印。3、全宗名稱要寫單位的全稱或通用簡稱；案卷題名要簡明（一般不超過50個字），確切全面、概括地反映卷內文件內容，一般包括責任者、問題、文種；起止年月應填寫卷內文件最早至最遲時間，用阿拉伯數字填寫。十、案卷裝訂整齊美觀1、案卷裝訂前要去掉文件上的金屬物。金屬

9、物時間久了會生了會腐蝕檔案，在裝訂案卷之前，必須把文件上的金屬物一一拆除。2、取齊。為把文件裝訂得整齊、美觀、適用，要把卷內文件取齊才能裝訂。文件裝訂外有字跡的要加邊托裱，破損文件和字跡褪變文件要修復。 3、 2002年以前形成的檔案案卷采用"三孔一線"的方法裝訂，裝訂要結實、整齊，不掉頁，不倒頁，不壓掉字跡，不妨礙閱讀。 十一、案卷排列、編目統一根據機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范的要求，案卷應以全宗為單位，按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。1、案卷排列要系統化，2002年以前形成的檔案，每一年度內案卷排列，要遵循永久、長期分開，十年一個目錄號，同一目錄號內案卷大流水排列的

10、原則。同一年內的永久、長期兩部分檔案，按分類方案，將同一問題（或機構）的檔案排列在一起，以保持案卷與案卷之間的聯系；2003年以后的檔案按遼市檔發(fā)20049號關于印發(fā)遼陽市歸檔文件整理實施細則的通知整理。2、編制檔號。按照檔號編制規(guī)則（DA/T13-94）要求，根據案卷的排列順序編寫案卷檔號。3、編制案卷目錄。編制案卷目錄要以全宗為單位，將同一全宗，不同目錄內的案卷按永久、長期、短期分別編制案卷目錄。案卷目錄項目包括案卷號、題名、起止年度、總頁數、保管期限、備注。案卷目錄的填寫必須同案卷上所填項目完全一致。案 卷 目 錄 年度： 保管期限案卷號題 名起止年度總頁數保管期限備注十二、數據采集檔案

11、案卷級、文件級機讀目錄數據采集按遼陽市文書檔案目錄數據庫結構與交換格式（試行）（附件：4）規(guī)定執(zhí)行。檔案全文數據采集應符合遼陽市檔案數字化技術標準（試行）（附件：5）規(guī)定。十三、檢索工具向市檔案館移交檔案時，應當同時移交下列材料1、報送本單位重點檔案（永久）全文數據。2、報送所移交檔案案卷級、文件級機讀目錄。3、編制文件字號目錄。將本機關及上級主管部門同一年來文、發(fā)文按文件發(fā)文序號排列編制文件字號目錄。文 件 字 號 目 錄文件字號文件日期文 件 題 名全宗號目錄號案卷號頁號案卷級、文件級機讀目錄數據采用DBF格式。紙質檢索工具：案卷目錄（一式二份）、卷內文件目錄（一份）、文件字號目錄（一份）；2002年立卷改革后檔案移交時報送歸檔文件目錄（一份）、文件字號目錄（一份）。紙質檢索工具紙型為A4，字體均為仿宋-GB2312；紙質檢索工具不裝訂，待移交進館后統一裝封。十四、全宗指南、組織沿革等編研材料全宗指南由封頁、全宗構成者沿革、全宗內檔案情況簡介、全宗內檔案內容和成分介紹、備注五部分組成。組織沿革由機關成立的時間、原因；撤消的時間、原因；機關的性質、任務、職權和隸屬關系及其演變，內部機構和直屬單位的設置及其演變，機關負責