辦公室管理制度(1)

1、辦公室管理制度第一章 總則一、為了加強(qiáng)辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)務(wù)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實(shí)際情況，特制訂本制度。二、本制度適用于公司所有員工。三、切合公司實(shí)際，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使辦公室各項(xiàng)工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開展。四、辦公室人員應(yīng)明確各項(xiàng)工作職責(zé)，簡(jiǎn)化辦理流程，做到每周有計(jì)劃、每月有總結(jié)的工作目標(biāo)。第二章 職責(zé)范圍一、辦公室管理人員直接受行政人事主管領(lǐng)導(dǎo)，在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室的各項(xiàng)工作。二、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。三、負(fù)責(zé)公司文書管理、圖

2、書管理、辦公用品管理、會(huì)議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項(xiàng)事務(wù)有序開展。四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展提供相應(yīng)的服務(wù)。五、負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外公共關(guān)系的維護(hù)和改善，做好來客接待和公司的各項(xiàng)文化宣傳等工作。六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達(dá)各種指令，及時(shí)做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。七、協(xié)助其他部門工作，完成上級(jí)交代的其他事項(xiàng)，如：打復(fù)印、來客接待、名片印制、收發(fā)傳真等。第三章 工作規(guī)范一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細(xì)則執(zhí)行。二、辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。第四章 辦公室事務(wù)管理一、 文書管理制度文件

3、是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書的延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對(duì)文書管理制度做以下規(guī)定。（一） 文件管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。2、文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文

4、部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。4、根據(jù)文件屬性、類別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。第二條 制度規(guī)范1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政辦公室，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。3、公司對(duì)內(nèi)公開文件由行政辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政辦公室負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并

5、做好相應(yīng)記錄。5、機(jī)密文件由行政辦公室主管保管，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需行政主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。7、辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。8、按時(shí)間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。9、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)行政主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件審查編號(hào)審批、簽發(fā)打印文件下

6、發(fā)文件文件存檔2、外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存檔清退文件存檔文件銷毀3、借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)批準(zhǔn)借閱清退文件存檔文件銷毀（二） 文書管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制定文書管理制度。2、文書管理范圍包括：一般性文書（通知、通告、意見、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、總結(jié)等）、行政辦公室發(fā)文文書、學(xué)習(xí)資料、各類簡(jiǎn)報(bào)、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書資料。3、外發(fā)文件、各類文書資料由行政辦公室按照規(guī)定格式統(tǒng)一制發(fā)。4、根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編

7、號(hào)整理，定期對(duì)文書進(jìn)行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條 制度規(guī)范1、根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。2、按照文書管理范圍，行政辦公室的發(fā)文要根據(jù)需要填寫發(fā)文簿，所有文書原稿均由行政辦公室分類存檔備查。3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表；閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。4、按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對(duì)照編號(hào)列出整理清單。5、根據(jù)文書的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對(duì)文書進(jìn)行整理銷毀；須上級(jí)審批同意，方可銷毀。6、辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實(shí)向主管部門報(bào)告，若未查明原因

8、，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。7、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。第三條 流程設(shè)計(jì)起草文書填寫發(fā)文簿(需要時(shí))張貼存檔更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)借閱清退審批銷毀（三） 檔案管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，及時(shí)分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。2、檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。3、根據(jù)文書整理和文件整理編號(hào)，對(duì)文書資料進(jìn)行相應(yīng)的整理、登記，并存入專門的檔案文件柜保管歸檔。第二條 制度規(guī)范1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。2、所有歸檔文書材料經(jīng)

9、過初步整理，根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。3、堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對(duì)照編目，列出清單。4、各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政辦公室主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。6、檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。第三條 流程設(shè)計(jì)根據(jù)文件、文書目錄整理需要?dú)w檔的檔案排序整理，編制編目存檔借閱清退二、考勤管理制度為了規(guī)范公司考勤管理，嚴(yán)肅工作紀(jì)律，有效提升員工的工作效率，結(jié)合我公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。1、

10、工作時(shí)間 周一至周五正常上班 （周六安排值班，具體按值班表執(zhí)行） 作息時(shí)間為：上午8:3012:00 下午14:0017:302、考勤規(guī)定 公司員工實(shí)行指紋簽到考勤，簽到時(shí)間按上下班時(shí)間規(guī)定執(zhí)行。有效簽到時(shí)間為早上8:3012:00，下午14:0017:30。因公外出不能按時(shí)報(bào)道簽到的，應(yīng)提前通知或打電話通知辦公室考勤人員，并在考勤表中注明事由。遲到/早退規(guī)定：凡超過公司規(guī)定上班時(shí)間均屬遲到；凡未經(jīng)批準(zhǔn)，在規(guī)定下班時(shí)間之前擅自離開工作崗位均屬早退。無故遲到/早退半個(gè)小時(shí)以內(nèi)自行檢討由辦公室按照工作人員管理規(guī)定予以問責(zé)，遲到/早退半個(gè)小時(shí)以上、一個(gè)小時(shí)以內(nèi)由辦公室按照工作人員

11、管理規(guī)定予以問責(zé)，遲到/早退一個(gè)小時(shí)以上者按曠工處理。曠工規(guī)定：凡在規(guī)定上班時(shí)間內(nèi)沒有到崗即為曠工。曠工男同事做俯臥撐10的n倍，女同事扭呼啦圈10的n倍。加班規(guī)定：凡因工作需要加班者，應(yīng)在考勤表中注明，未注明不按加班處理。加班時(shí)間可以調(diào)休或按1：1的比例沖抵事假、病等。員工如遇特殊情況（如大雨、大雪等惡劣天氣）未能按時(shí)到崗的，應(yīng)提前打電話通知辦公室，得到許可后方視為正常出勤，否則按遲到、曠工處理。  3、請(qǐng)假規(guī)定員工請(qǐng)假應(yīng)按規(guī)定流程向管理人員提前申請(qǐng)，并填寫請(qǐng)假條，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，將請(qǐng)假條報(bào)考勤備案方可休假。如遇特殊情況未能即使辦理請(qǐng)假手續(xù)，應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明。員工請(qǐng)假在二天以內(nèi)的，由經(jīng)

12、理批準(zhǔn)；二天以上的應(yīng)由經(jīng)理審理簽字批準(zhǔn)。休假時(shí)間結(jié)束后，無故未上班也未續(xù)假者，按曠工處理。4、節(jié)假日規(guī)定公司員工周六輪流值班，周日休息。法定節(jié)假日按國家規(guī)定進(jìn)行調(diào)休。放假期間安排值班，具體見值班表，值班人員負(fù)責(zé)辦公區(qū)域衛(wèi)生及來客接待等，并做好安全保障工作。  本規(guī)定自制定之日起實(shí)行。三、 辦公用品管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、為了加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項(xiàng)程序，節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)，提高利用效率。2、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求，無私自挪用現(xiàn)象。3、辦公用品保管實(shí)行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計(jì)”原則。4、辦公用品的采購，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證

13、性價(jià)比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。第二條 制度規(guī)范1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。2、辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序：每月27號(hào)之前各部門將所需辦公用品報(bào)至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門的需求計(jì)劃和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫存和用量，做出采購計(jì)劃，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部簽字后方可采購。對(duì)急用品的采購，可根據(jù)具體實(shí)際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。3、根據(jù)物品所屬類別，對(duì)辦公用品進(jìn)行及時(shí)出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)、出入庫時(shí)間等，做到賬物相符。4、各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時(shí)補(bǔ)填

14、。5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。6、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進(jìn)行一次匯總普查。8、管理員定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤查，核實(shí)庫存，保證出入庫等量。第三條 管理流程設(shè)計(jì)編制需求計(jì)劃表 審批 采購 入庫登記 發(fā)放 編制需求計(jì)劃 統(tǒng)計(jì)申購情況 月末清算匯總 出庫登記四、 會(huì)議管理制度第一條 管理要點(diǎn)1、為了提高會(huì)議質(zhì)量，促進(jìn)有效溝通，提高行動(dòng)能力，進(jìn)而規(guī)范會(huì)議管理。2、根據(jù)公司實(shí)際及具體的情況，確定會(huì)議召開的必要性。3、清楚會(huì)議召開目的，合理安排時(shí)間，做到少而精，講究高效原則。4、會(huì)議負(fù)責(zé)人有效的控制會(huì)議，明確會(huì)議

15、召開與否的界限；提高會(huì)議主持人控制會(huì)議進(jìn)程的能力與水平，保證會(huì)議實(shí)效。5、按照制度規(guī)定，嚴(yán)格會(huì)議管理，參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，并遵守會(huì)議紀(jì)律。6、會(huì)議組織者審時(shí)度勢(shì)，明確會(huì)議要點(diǎn)，做好一切準(zhǔn)備工作。第二條 制度規(guī)范1、收集會(huì)議議題，根據(jù)選定的議題收集會(huì)上所需資料，擬定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等做好會(huì)議通知工作。2、會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的召開并負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)秩序的維護(hù)，辦公室負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會(huì)議記錄。3、行政專員根據(jù)參會(huì)人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項(xiàng)，及時(shí)整理好會(huì)議記要或者會(huì)議決議，打印并張貼。4、按照時(shí)間排列，將所有會(huì)議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。5、會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應(yīng)嚴(yán)

16、格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。第三條 管理流程設(shè)計(jì)會(huì)前：確定議題、會(huì)上所需資料準(zhǔn)備、通知會(huì)中：積極參與，做好會(huì)議記錄會(huì)后：整理會(huì)議記錄張貼歸檔整理 五、衛(wèi)生管理制度 為創(chuàng)造一個(gè)整潔有序的辦公環(huán)境、增強(qiáng)員工對(duì)公司的責(zé)任感和歸屬感、推進(jìn)公司日常工作規(guī)范化、秩序化、樹立公司形象,經(jīng)總經(jīng)理辦公室研究決定制定衛(wèi)生管理制度。 （一）主要內(nèi)容與適用范圍 1、本制度規(guī)定了辦公區(qū)域衛(wèi)生管理的工作內(nèi)容及要求 2、此管理制度適用于本公司所有辦公室衛(wèi)生的管理 第一條 管理要點(diǎn)1、為了營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，樹立公司形象，保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進(jìn)行，特制定本管理制度。2、按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項(xiàng)目，并

17、達(dá)到相應(yīng)潔凈標(biāo)準(zhǔn)。3、辦公室管理人員為第一責(zé)任人，管理所有清潔項(xiàng)目并不定時(shí)對(duì)衛(wèi)生進(jìn)行保持與維護(hù)。第二條 制度規(guī)范（一）清潔區(qū)域1、公共區(qū)域：包括辦公室走道、會(huì)議室、衛(wèi)生間，按照排班安排，每天由值日人員輪流打掃清潔，辦公室人員負(fù)責(zé)日常衛(wèi)生檢查工作。 2、個(gè)人區(qū)域：包括個(gè)人辦公桌及辦公區(qū)域由各部門工作人員每天自行清掃。 3、總經(jīng)理、副總經(jīng)辦公室、會(huì)客接待室每天由辦公室人員負(fù)責(zé)清掃。4、日常衛(wèi)生清掃工作安排。清潔衛(wèi)生實(shí)行衛(wèi)生責(zé)任制，辦公室管理人員負(fù)責(zé)管理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生 每天上班后，辦公室及各部門工作人員按要求清掃各自負(fù)責(zé)的衛(wèi)生區(qū)，并保持衛(wèi)生清潔。當(dāng)日值日人員應(yīng)提前早到幾分鐘，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)（

18、早上8:00-8:30）做好公共區(qū)域的清潔工作，監(jiān)督者及時(shí)做好相應(yīng)的督察，具體按值班安排表執(zhí)行 。每逢國家法定節(jié)假日，應(yīng)提前一天由辦公室組織全體員工大掃除。 辦公室管理員不定時(shí)對(duì)清潔衛(wèi)生進(jìn)行維護(hù)，保證地面整潔，茶水供應(yīng)，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作。未按要求清潔者，按照規(guī)定予以處罰。（二）制度注意事項(xiàng)及要求 1、公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生應(yīng)做到以下幾點(diǎn)： 保持公共區(qū)域及個(gè)人區(qū)域地面、門窗、墻壁干凈清潔、無污物、污水、浮土，無死角。保持衛(wèi)生間、洗手池內(nèi)無污垢，經(jīng)常保持清潔，毛巾放在固定（或隱蔽）的地方。保持衛(wèi)生工具用后及時(shí)清潔整理，保持清潔、擺放整齊。 保持衛(wèi)生間、洗手池內(nèi)無污垢，經(jīng)常保持清潔，毛巾放在

19、固定（或隱蔽）的地方。保持衛(wèi)生工具用后及時(shí)清潔整理，保持清潔、擺放整齊。垃圾簍擺放緊靠衛(wèi)生間并及時(shí)清理，無溢滿現(xiàn)象。 2、辦公用品的衛(wèi)生管理應(yīng)做到以下幾點(diǎn)： 辦公桌面：辦公桌面只能擺放必需物品，其它物品應(yīng)放在個(gè)人抽屜，暫不需要的物品就擺回柜子里，不用的物品要及時(shí)清理掉。 辦公文件、票據(jù)：辦公文件、票據(jù)等應(yīng)分類放進(jìn)文件夾、文件盒中，并整齊的擺放至辦公桌左上角上。 辦公小用品如筆、尺、橡皮檫、訂書機(jī)、啟丁器等，應(yīng)放在辦公桌一側(cè)，要從哪取使用完后放到原位。 電腦：電腦鍵盤要保持干凈，下班或是離開公司前電腦要關(guān)機(jī)。 報(bào)刊：報(bào)刊應(yīng)擺放到報(bào)刊架上，要定時(shí)清理過期報(bào)刊。 飲食水機(jī)、燈具、打印機(jī)、傳真機(jī)、文具柜等擺放要整齊，保持表面無污垢，無灰塵，蜘蛛網(wǎng)等，辦公室內(nèi)電器線走向要美觀，規(guī)范，并用護(hù)釘固定不可亂搭接臨時(shí)線。 新進(jìn)設(shè)備的包裝和報(bào)廢設(shè)備以及不用的雜物應(yīng)按規(guī)定的程序及時(shí)予以清除。 3、個(gè)人衛(wèi)生應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： 不隨地吐痰，不隨地亂扔垃圾。私人物品應(yīng)放到指定區(qū)域，保持整潔。男同事在辦公期間應(yīng)避免在辦公室抽煙，禁止在女同事面前抽煙，抽煙應(yīng)到指定區(qū)域（402室）。 下班后要整理辦公桌上的用品，擺放整齊。下班后先檢查各自辦公區(qū)域的門窗是否鎖好，將