強化高校學生檔案管理,服務(wù)大學生成長成才

1、強化高校學生檔案管理,服務(wù)大學生成長成才摘要高校學生檔案是國家人事檔案的重要組成部分,在服務(wù)大學生成長、成才中具有重要作用。本文論述了加強高校檔案管理工作的必要性,提出了加強檔案管理,服務(wù)大學生成長、成才的具體措施。關(guān)鍵詞高校學生檔案管理成長成才高校學生檔案是大學生在校期間學習、經(jīng)歷、品行、能力等方面文字材料的真實記錄,是國家人事檔案的組成部分,是學?？疾臁⑴囵B(yǎng)、教育學生的第一手材料,是大學生就業(yè)以及社會選拔考核人才的重要依據(jù)。教育部、國家檔案局頒布的高等學校檔案管理辦法明確把高校學生檔案列入高等學校檔案管理的利用范圍。這就對高校學生的檔案管理工作提出了新的標準、要求以及制度保障。因此,強化高

2、校學生檔案管理,更好地服務(wù)大學生成長成才在高校培養(yǎng)人才工作中至關(guān)重要。一.加強高校學生檔案管理工作的必要性1.學生檔案管理工作是衡量學校內(nèi)部管理水平的重要標志,是學校進行科學化、系統(tǒng)化、規(guī)范化管理,培養(yǎng)合格人才的重要保證。完整、系統(tǒng)的學生檔案概述了學生乃至學校管理日常工作的全貌,歷史地反映了每一個時期學校學生管理工作的進程和具體內(nèi)容,是學生管理工作內(nèi)容的存在形式和存儲手段,是客觀、真實的學校管理信息,是形成學生在校期間個人信息的憑證和參考。充分開發(fā)利用學生檔案,將教學、學生管理等各個環(huán)節(jié)所形成、積累的各種數(shù)據(jù)、資料等檔案信息及時地、準確地反饋到相應(yīng)的管理部門,有利于各管理部門對這些信息進行綜合

3、分析,制定相應(yīng)對策,用以指導和協(xié)調(diào)學校開展工作。完整的學生檔案和科學化的學生檔案管理,不但為考察高校的歷史和現(xiàn)狀、衡量其教學水平、師資隊伍素質(zhì)、學生素質(zhì)等環(huán)節(jié)提供重要依據(jù),而且能夠促進高校內(nèi)部管理水平的提高,強化高校管理、優(yōu)化育人環(huán)境、提高人才質(zhì)量服務(wù)水平。2.學生檔案在高校學生思想工作中發(fā)揮重要作用。一方面,在開展學生思想教育工作中,通過學生檔案了解學生具體的實際情況,從而開展有針對性的思想政治教育,這是學生工作取得有效成果的前提。另一方面,高校科學完整的學生檔案的建立,對充分調(diào)動學生的積極性,培養(yǎng)學生的競爭意識,激勵學生奮發(fā)向上,不斷進取,充實自己的人生閱歷,起到了積極的促進作用,促使學生

4、的綜合素質(zhì)得到提高。3.高校學生檔案是國家人事檔案的一個組成部分。它清晰地反映了大學生的教育成長背景,是大學生在校學習期間學習、生活以及參與各項校內(nèi)活動、社會實踐的真實記錄和鍛煉成才得歷史見證,是大學畢業(yè)生就業(yè)及今后選拔、任用、考核的可靠依據(jù)。學生作為高校教育的特殊“產(chǎn)品”,最終必然要進入市場。在人才市場,畢業(yè)生是否能夠成為用人單位所滿意,除了看他的言談舉止與所持學歷證書等外在表現(xiàn)外,還要看他的內(nèi)在素質(zhì)。因此,在保證學生檔案真實可靠的前提下,為社會、用人單位提供一份盡可能詳盡的學生檔案,對于學生的成長、成材至關(guān)重要,是新形勢下對學生檔案工作的客觀要求。二.加強高校學生檔案管理工作的思路與對策1

5、.以人為本,適應(yīng)形勢,完善內(nèi)容傳統(tǒng)的檔案管理模式在材料收集方面僅重視個人政治表現(xiàn)與學籍成績,缺乏對個人的實際動手能力、人際交往能力、創(chuàng)新能力、組織管理能力和心理素質(zhì)、誠信品質(zhì)等情況的關(guān)注。即便是有,也往往是相關(guān)材料質(zhì)量不高,缺乏重點和特色,嚴重影響材料的實用價值和使用質(zhì)量。雖然目前教育部等有關(guān)權(quán)威部門沒有對檔案材料的收集范圍及教師應(yīng)從哪些方面評價學生作出統(tǒng)一、具體的規(guī)定。但高校應(yīng)按照中央組織部、國家檔案局干部檔案工作條例的精神對高校學生檔案進行規(guī)范化的整理和管理。從新生一入學開始就注意觀察和了解學生在校各種活動中所表現(xiàn)出的能力并如實記載下來,保持材料的齊全和連貫,使學生檔案材料能較好的體現(xiàn)當今

6、大學生在德智體美勞、心理素質(zhì)、能力特征、發(fā)展?jié)撃?、適應(yīng)崗位等方面的全貌,這樣對于大學生的發(fā)展、成長成才非常有利。具體說來,根據(jù)目前的形勢,除常規(guī)材料外,應(yīng)重點涵蓋以下幾個方面的內(nèi)容:1學習成績及排序。大學期間的學習成績因?qū)W校、專業(yè)、教師而異,可比性不強,但同校、同專業(yè)、同期畢業(yè)生成績排序能反映學生學習及智力水平,是對學生綜合競爭能力進行評價的重要方面。2與素質(zhì)教育相關(guān)的材料。目前,在校大學生有三分之一的時間所接受的教育和從事的學習活動都與素質(zhì)教育有關(guān)。許多用人單位在招聘和選拔人才時也都非常注重大學生在校期間的組織能力、團隊精神、心理素質(zhì)等。因此,應(yīng)將大學階段參與的學生工作、社團活動、各類競賽以

7、及社會實踐的總結(jié)、鑒定、評價、獲獎成果證書等及時、準確地裝入學生檔案中。對于反應(yīng)身體素質(zhì)、心理素質(zhì)、性格特征方面的體檢表、健康卡及體育考試成績、體能測試表、心理健康調(diào)查表、心理素質(zhì)測驗等也應(yīng)及時歸檔。3建立健全學生的誠信檔案及評價機制。大學生誠信檔案是社會誠信評價體系中的重要組成部分,加強高校學生誠信檔案的完善與建設(shè),是提升大學生道德素養(yǎng),促進大學生思想教育管理的重要途徑。當前,由于各種因素的影響,部分大學生誠信意識淡薄,言行不一,甚至發(fā)生欺詐行為?？荚囎鞅住⒑贤瑲Ъs、貸款違約、造假等是當前大學生缺乏誠信的表現(xiàn),給學校也給學生自身的發(fā)展帶來很大的負面影響。因此,要積極探索科學的誠信檔案建立和評

8、價機制,發(fā)揮好誠信檔案的評價和約束功能。一是要積極探索如何通過誠信檔案的建立,在學生與誠信之間建立契約關(guān)系,使大學生存在不愿意留下不良誠信記錄的心理顧忌,自身產(chǎn)生一定的壓力,從而使誠信檔案在一定程度上約束其行為。二是要發(fā)揮好誠信檔案對學生未來發(fā)展的影響功能。通過“個人信用檔案”評價展示自己的良好信譽,以博得用人單位的認同,得到更多的發(fā)展機會。三是要加強學生誠信行為的跟蹤管理與評價,完善誠信檔案信息記載渠道。根據(jù)學生在學習、生活等方面的表現(xiàn),對學生的學習活動、經(jīng)濟活動、社會交往、家庭經(jīng)濟情況、個人交往中的誠信狀況進行及時測評,劃出不同的測評等級,定期做出誠信評價報告,歸入學生誠信檔案。要積極拓展

9、誠信信息來源途徑,增強誠信信息的豐富性與真實性。2.完善機構(gòu),加強專兼職學生檔案管理人員隊伍建設(shè)高校學生檔案管理要做到組織機構(gòu)落實、人員落實、經(jīng)費落實,理順管理體制和領(lǐng)導關(guān)系。不論當前高校對學生管理采取何種模式,都要根據(jù)學校工作的實際情況,建立大學生檔案管理組織機構(gòu),要有專人負責學生檔案的管理工作。要根據(jù)學生檔案的數(shù)量,配備適當編制的專業(yè)人員,做到人員落實,管理規(guī)范,運作有序。要采取有效措施,不斷提高檔案人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平,建立科學、優(yōu)化、穩(wěn)定的檔案管理專兼職人員隊伍,使支隊伍既掌握學生檔案管理的規(guī)律,又熟悉學生工作,能經(jīng)常與班主任或輔導員聯(lián)系,及時收集需要歸檔的材料,保證完整性和時效性

10、。要重視檔案人員的思想道德建設(shè),經(jīng)常開展相關(guān)業(yè)務(wù)培訓和學術(shù)活動,提高檔案人員的業(yè)務(wù)知識、科學文化知識和運用現(xiàn)代化設(shè)備的能力。3.增強檔案意識,做好整理審核工作,提高檔案質(zhì)量高校檔案部門應(yīng)利用一切機會和可能,向?qū)W校各部門做好宣傳工作,宣傳應(yīng)歸檔案材料的各種要求及規(guī)范檔案材料的實際意義,增強師生的檔案意識,使他們認識到搞好高校學生檔案管理工作是關(guān)系到落實中央決定、深化教育改革,全面推進素質(zhì)教育的大事,是為社會主義經(jīng)濟建設(shè)的各條戰(zhàn)線輸送跨世紀人才的大事,是關(guān)系到客觀公正地反映一個學生的實際情況,使他們能夠順利地畢業(yè),較好地就業(yè)的大事,只有各方面提高了思想認識,才能形成人人都來關(guān)心高校學生檔案管理的良

11、好局面。要根據(jù)本校學生畢業(yè)時間,安排時間統(tǒng)一對畢業(yè)生檔案材料進行收集整理。采用計算機管理的學籍檔案和行為表現(xiàn)方面的檔案材料,統(tǒng)一打印格式和紙張型號以及字型大小,整理時要按照學生檔案的形成特點,按基本情況材料、思想道德素質(zhì)材料、科學文化素質(zhì)材料、黨團組織材料、個人信用材料、身體和心理素質(zhì)材料等進行分類整理,努力做到內(nèi)容完整、條例清楚、規(guī)格統(tǒng)一、裝訂整齊的標準。同時,還要把好學生檔案材料最后審批關(guān),審查檔案材料是否缺項,相關(guān)材料是否加蓋公章,保證檔案材料的完整,提高檔案質(zhì)量。4.完善制度,實行規(guī)范化管理高校學生檔案從建檔、歸檔、到轉(zhuǎn)檔,經(jīng)歷的時間長,經(jīng)手的部門多,工作量大,如果歸檔制度不健全,轉(zhuǎn)遞

12、手續(xù)不嚴格,各個部門之間的工作不能有效銜接,就必然造成管理上的脫節(jié)。由于學生檔案的產(chǎn)生過程具有連續(xù)性和周期性,要保持學生檔案的完整性,必須建立健全一套完整的學生檔案管理制度。在國家教育部還沒有正式頒布高校學生檔案管理條例的情況下,檔案管理部門首先應(yīng)根據(jù)學生檔案工作的實際情況,與形成學生檔案材料多的部門,共同制定出相應(yīng)的材料收集歸檔聯(lián)系制度。實行規(guī)范化管理,做到有章可循,以保證學生檔案的真實、準確、全面、系統(tǒng)。首先,應(yīng)建立健全學校檔案管理制度,明確形成學生檔案材料有關(guān)部門的職責,提出專兼職檔案管理人員的任務(wù)和要求,制定新生檔案的清理建檔和歸檔材料的審核歸檔,以及學生檔案的調(diào)閱利用、保密、安全、交接轉(zhuǎn)遞等方面的規(guī)章制度。特別是要注意及時收集、整理學生檔案材料,要從學生進校起就做好建檔工作,學生各種材料一經(jīng)形成,就要盡快存入學生檔案,保證學生各個階段的各種檔案及時歸檔。其次,要建立完善