辦公室日常事務(wù)管理(辦公用品管理)

1、 學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)u能夠購(gòu)買或租用辦公設(shè)備以及消耗品。u能夠知曉辦公用品及設(shè)備的采購(gòu)程序和步驟。u能夠?qū)嵤┺k公資源的保管、發(fā)放和利用。u能夠?qū)嵤┺k公設(shè)備和辦公用品的庫(kù)存監(jiān)管。思思 考考一、辦公用品的種類一、辦公用品的種類 （教材（教材P118）（1）紙簿類：）紙簿類：復(fù)印紙、復(fù)寫紙、標(biāo)簽紙、筆記本、普通白復(fù)印紙、復(fù)寫紙、標(biāo)簽紙、筆記本、普通白紙、帶單位抬頭的用紙紙、帶單位抬頭的用紙（2）筆尺類：）筆尺類：鉛筆、圓珠筆、鋼筆、橡皮、白板筆、各種鉛筆、圓珠筆、鋼筆、橡皮、白板筆、各種尺子、修正液尺子、修正液（3）裝訂類：）裝訂類：大頭針、回形針、打孔機(jī)、剪刀、訂書機(jī)、大頭針、回形針、打孔機(jī)、剪刀、

2、訂書機(jī)、膠水、長(zhǎng)尾票夾膠水、長(zhǎng)尾票夾（4）歸檔用品：）歸檔用品：文件夾、檔案袋文件夾、檔案袋（5）其他：）其他：計(jì)算器、白板、筆筒計(jì)算器、白板、筆筒低值易耗品低值易耗品（6 6）辦公設(shè)備耗材：）辦公設(shè)備耗材：復(fù)印機(jī)用墨盒、打印機(jī)用墨盒，復(fù)印機(jī)用墨盒、打印機(jī)用墨盒，計(jì)算機(jī)光盤計(jì)算機(jī)光盤（7 7）辦公設(shè)備類：）辦公設(shè)備類：辦公桌椅、電腦及桌椅、會(huì)議桌椅辦公桌椅、電腦及桌椅、會(huì)議桌椅、沙發(fā)茶幾、電話、傳真、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、碎紙、沙發(fā)茶幾、電話、傳真、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、碎紙機(jī)、考勤機(jī)、投影儀、保險(xiǎn)柜、驗(yàn)鈔機(jī)、照相機(jī)、機(jī)、考勤機(jī)、投影儀、保險(xiǎn)柜、驗(yàn)鈔機(jī)、照相機(jī)、空調(diào)、電扇等空調(diào)、電扇等高值辦公用品高值辦公

3、用品 班級(jí)要舉行元旦聯(lián)歡晚會(huì)，你作為采購(gòu)組成員負(fù)責(zé)晚會(huì)使用物品的采購(gòu)。 你打算從哪幾個(gè)方面做好這件事？技能訓(xùn)練技能訓(xùn)練技技能能訓(xùn)訓(xùn)練練公司近日又要采購(gòu)一批辦公用品，采購(gòu)單上列有如下用品：用品名稱數(shù)量貨架2個(gè)儲(chǔ)藏文件夾2個(gè)打印紙5箱打印墨盒15個(gè)信封300個(gè)記事本200本稿紙300本鉛筆、油筆、簽字筆各10盒大頭針、回形針各40盒訂書器10個(gè)碎紙機(jī)2臺(tái)備忘錄100個(gè)紙簍20個(gè)同時(shí)，部門經(jīng)理還特意囑咐他查看一下庫(kù)存的辦公用品是否缺乏，是否需要補(bǔ)充一些。 思考：為什么要設(shè)置辦公用品庫(kù)存？思考：為什么要設(shè)置辦公用品庫(kù)存？訓(xùn)練：（訓(xùn)練：（1 1）請(qǐng)你寫出采購(gòu)以上商品的程序？）請(qǐng)你寫出采購(gòu)以上商品的程序？

4、 （2 2）如何辦理進(jìn)貨入庫(kù)手續(xù)？）如何辦理進(jìn)貨入庫(kù)手續(xù)？第一，制定采購(gòu)計(jì)劃第一，制定采購(gòu)計(jì)劃 摸清庫(kù)存摸清庫(kù)存，明確急需購(gòu)買與暫緩購(gòu)買；，明確急需購(gòu)買與暫緩購(gòu)買；讓各部門列出所需辦公用品的清單。讓各部門列出所需辦公用品的清單。辦公用品的購(gòu)買或租用辦公用品的購(gòu)買或租用獲得方法獲得方法會(huì)計(jì)程序會(huì)計(jì)程序優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)缺點(diǎn)購(gòu)買購(gòu)買u 購(gòu)買的錢屬于購(gòu)買的錢屬于“投資投資費(fèi)費(fèi)”。設(shè)備的價(jià)值經(jīng)。設(shè)備的價(jià)值經(jīng)過(guò)多年逐漸折舊。過(guò)多年逐漸折舊。u 稅費(fèi)可能不計(jì)算在最稅費(fèi)可能不計(jì)算在最初的購(gòu)買中，但只計(jì)初的購(gòu)買中，但只計(jì)算到折舊中算到折舊中設(shè)備歸購(gòu)入組織。設(shè)備歸購(gòu)入組織。通常在一段時(shí)間內(nèi)較便通常在一段時(shí)間內(nèi)較便宜，

5、例如宜，例如 23年。年。u 維護(hù)和修理是維護(hù)和修理是附加的費(fèi)用。附加的費(fèi)用。u 設(shè)備可能很快設(shè)備可能很快過(guò)時(shí)。過(guò)時(shí)。u 最初費(fèi)用昂貴最初費(fèi)用昂貴租用租用u 租用費(fèi)用計(jì)算為租用費(fèi)用計(jì)算為運(yùn)營(yíng)運(yùn)營(yíng)成本成本u 為納稅目的可計(jì)算為為納稅目的可計(jì)算為支出支出u 較低的最初費(fèi)用。較低的最初費(fèi)用。費(fèi)用能被不斷獲得費(fèi)用能被不斷獲得的利潤(rùn)補(bǔ)償。的利潤(rùn)補(bǔ)償。u 租用協(xié)議通常包括租用協(xié)議通常包括維護(hù)和修理。維護(hù)和修理。u 新設(shè)備出現(xiàn)在市場(chǎng)新設(shè)備出現(xiàn)在市場(chǎng)上時(shí)，能更換和升上時(shí)，能更換和升級(jí)。級(jí)。u 租期幾年將顯租期幾年將顯得更加昂貴。得更加昂貴。u 租用協(xié)議把公租用協(xié)議把公司鎖定在昂貴司鎖定在昂貴租期合同上。租期合

6、同上。第二，選擇供應(yīng)商，采購(gòu)員進(jìn)行比較、篩選第二，選擇供應(yīng)商，采購(gòu)員進(jìn)行比較、篩選考慮貨品質(zhì)量與交貨時(shí)間；考慮貨品質(zhì)量與交貨時(shí)間；考慮貨品的價(jià)格；考慮貨品的價(jià)格；最后考慮售后服務(wù)；最后考慮售后服務(wù)；安全可靠性。安全可靠性。(1)電話訂購(gòu)。電話訂購(gòu)。大多數(shù)的日常辦公用品都通過(guò)電話從供應(yīng)商處訂購(gòu)。(2)傳真訂購(gòu)。傳真訂購(gòu)。有些設(shè)備和辦公易耗品的訂購(gòu)，需給供應(yīng)商發(fā)傳真，詳細(xì)列出訂購(gòu)貨物名稱、數(shù)量、類型、送貨時(shí)間等細(xì)節(jié)，供應(yīng)商在接到傳真后，會(huì)按要求送貨上門。(3)填寫訂購(gòu)單。填寫訂購(gòu)單。有些單位有正規(guī)的貨物訂購(gòu)單，在訂購(gòu)時(shí)需將訂購(gòu)單值寫好，郵寄或傳真給供應(yīng)商，供應(yīng)商根據(jù)要求送貨上門。(4)因特網(wǎng)服務(wù)。

7、因特網(wǎng)服務(wù)。訪問(wèn)因特網(wǎng)可得到電子商務(wù)服務(wù)，如網(wǎng)上廣告、網(wǎng)上商店、電子貿(mào)易、電子銀行、電子貨幣等，通過(guò)網(wǎng)上購(gòu)物也可實(shí)現(xiàn)辦公用品和耗材的采購(gòu)。中國(guó)辦公用品網(wǎng)：中國(guó)辦公用品網(wǎng)：http:中國(guó)中國(guó)114辦公用品網(wǎng)辦公用品網(wǎng):中國(guó)文具網(wǎng)信息網(wǎng)：中國(guó)文具網(wǎng)信息網(wǎng)：中國(guó)文具網(wǎng)：中國(guó)文具網(wǎng)：練習(xí)寫作練習(xí)寫作詢價(jià)函詢價(jià)函格式格式標(biāo)題：標(biāo)題： 發(fā)文單位+事由+詢價(jià)函主送機(jī)關(guān)：主送機(jī)關(guān)： 頂格寫明XXX 公司公司正文：正文：u寫明詢價(jià)目的和事項(xiàng)；u具體購(gòu)買的辦公用品的名稱、規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量等u報(bào)價(jià)時(shí)間和地址；u供應(yīng)商復(fù)函時(shí)應(yīng)該提供的材料；u結(jié)算方式u聯(lián)系方式結(jié)語(yǔ)結(jié)語(yǔ) 望貴單位給予函復(fù)，盼復(fù)練習(xí)寫作練習(xí)寫作詢價(jià)函詢價(jià)

8、函報(bào)價(jià)函報(bào)價(jià)函第三，領(lǐng)導(dǎo)簽字并進(jìn)行訂購(gòu)第三，領(lǐng)導(dǎo)簽字并進(jìn)行訂購(gòu)填寫正式訂購(gòu)單正式訂購(gòu)單并書寫請(qǐng)示書寫請(qǐng)示，公司高級(jí)主管簽字簽字批準(zhǔn)批準(zhǔn)，說(shuō)明訂購(gòu)貨物的詳細(xì)情況，發(fā)送給選定的供應(yīng)商復(fù)制一份給會(huì)計(jì)部門復(fù)制一份給會(huì)計(jì)部門，表示開始購(gòu)貨，準(zhǔn)備付款。 訂購(gòu)單樣式：訂購(gòu)單樣式：P122-123P122-123知識(shí)鏈接：請(qǐng)示知識(shí)鏈接：請(qǐng)示請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。 請(qǐng)示分為請(qǐng)求指示性請(qǐng)示和請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示兩種。請(qǐng)示分為請(qǐng)求指示性請(qǐng)示和請(qǐng)求批準(zhǔn)性請(qǐng)示兩種。 請(qǐng)示的寫作要求請(qǐng)示的寫作要求（1）標(biāo)題寫明）標(biāo)題寫明“發(fā)文事由發(fā)文事由+請(qǐng)示請(qǐng)示”二字。關(guān)于二字。關(guān)于XXX的

9、請(qǐng)示的請(qǐng)示（2）結(jié)構(gòu)清楚，段落分明；）結(jié)構(gòu)清楚，段落分明； 三段式：三段式： 請(qǐng)示的原因、理由；請(qǐng)示的原因、理由； 請(qǐng)示的事項(xiàng)，要求；請(qǐng)示的事項(xiàng)，要求； 結(jié)尾語(yǔ)；結(jié)尾語(yǔ)； “以上意見是否妥當(dāng)，請(qǐng)指示以上意見是否妥當(dāng)，請(qǐng)指示” “特此請(qǐng)示，請(qǐng)予批準(zhǔn)特此請(qǐng)示，請(qǐng)予批準(zhǔn)” “以上要求，請(qǐng)予審批以上要求，請(qǐng)予審批” “以上請(qǐng)示當(dāng)否，請(qǐng)核（審）示以上請(qǐng)示當(dāng)否，請(qǐng)核（審）示” “以上請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)以上請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)”等。等。（3）理由充足，要求具體；）理由充足，要求具體； 應(yīng)明確提出要求解決問(wèn)題的方法或途徑。應(yīng)明確提出要求解決問(wèn)題的方法或途徑。 （4）一事一文，主送明確。）一事一文，主送明確。 填寫購(gòu)買申

10、請(qǐng)表填寫購(gòu)買申請(qǐng)表 見見P121 第四，收貨第四，收貨當(dāng)收到供應(yīng)商的貨物后對(duì)照對(duì)照供應(yīng)商的交貨單和自己的訂購(gòu)單檢查貨物;查明查明貨物的數(shù)量、質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合要求;查明查明合格與不合格，合格進(jìn)行入庫(kù)，不合格則要求重新發(fā)貨簽收簽收并將交貨單送會(huì)計(jì)部門送會(huì)計(jì)部門。1.采購(gòu)人員根據(jù)收到的貨物填寫入庫(kù)單填寫入庫(kù)單，貨物入庫(kù)，庫(kù)房人員要簽庫(kù)房人員要簽字字表示貨物進(jìn)庫(kù)。要求寫明部門、日期、物品名稱、規(guī)格型號(hào)、要求寫明部門、日期、物品名稱、規(guī)格型號(hào)、摘要、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額摘要、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額 、經(jīng)辦人。、經(jīng)辦人。2.接收的每一類貨物的詳情，應(yīng)輸入到辦公用品庫(kù)存卡輸入到辦公用品庫(kù)存卡的接收項(xiàng)目中。3.

11、接收后，要及時(shí)更新庫(kù)存余額更新庫(kù)存余額。4.將接收的貨物按照辦公用品存儲(chǔ)存儲(chǔ)規(guī)定存放好。第五，入庫(kù)第五，入庫(kù)第六，支付全款第六，支付全款 會(huì)計(jì)部門收到發(fā)票后，對(duì)照會(huì)計(jì)部門收到發(fā)票后，對(duì)照交貨單、入庫(kù)單、交貨單、入庫(kù)單、訂購(gòu)單訂購(gòu)單，三單數(shù)字應(yīng)當(dāng)相符，經(jīng)財(cái)會(huì)主管簽字批準(zhǔn)，三單數(shù)字應(yīng)當(dāng)相符，經(jīng)財(cái)會(huì)主管簽字批準(zhǔn)，支付款額。一般會(huì)計(jì)部門會(huì)把原件收走，支付款額。一般會(huì)計(jì)部門會(huì)把原件收走 為今后以備查驗(yàn)，建議把為今后以備查驗(yàn)，建議把發(fā)票做好復(fù)印發(fā)票做好復(fù)印。第七，按需領(lǐng)用第七，按需領(lǐng)用任務(wù)一：任務(wù)一：根據(jù)所學(xué)知識(shí)繪制 辦公用品管理流程圖任任務(wù)務(wù)二二：摸清庫(kù)存摸清庫(kù)存部門申請(qǐng)部門申請(qǐng)制定申購(gòu)計(jì)劃制定申購(gòu)計(jì)劃

12、選擇供貨商選擇供貨商審核訂貨單審核訂貨單領(lǐng)導(dǎo)審批領(lǐng)導(dǎo)審批實(shí)施購(gòu)買實(shí)施購(gòu)買發(fā)貨發(fā)貨驗(yàn)收驗(yàn)收不合格不合格登記入庫(kù)登記入庫(kù)按需領(lǐng)用按需領(lǐng)用合格合格辦公用品辦公用品管理流程管理流程三、辦公用品的保管三、辦公用品的保管教材教材 P120 秘書小張負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備和辦公用品的庫(kù)存管理。由于他的記憶力特秘書小張負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備和辦公用品的庫(kù)存管理。由于他的記憶力特別好，每次進(jìn)貨時(shí)，他都能夠很快記住所進(jìn)貨物的規(guī)格和質(zhì)量，因此他從不做別好，每次進(jìn)貨時(shí)，他都能夠很快記住所進(jìn)貨物的規(guī)格和質(zhì)量，因此他從不做用品登記。一天下午，他的好友小劉拿著公司營(yíng)銷部的取貨單前來(lái)取貨，小張用品登記。一天下午，他的好友小劉拿著公司營(yíng)銷

13、部的取貨單前來(lái)取貨，小張因?yàn)楫?dāng)時(shí)有事，就叫小劉自己去取貨物。等小張辦完事回來(lái)時(shí)，小劉已經(jīng)取走因?yàn)楫?dāng)時(shí)有事，就叫小劉自己去取貨物。等小張辦完事回來(lái)時(shí)，小劉已經(jīng)取走了貨物。小張既沒(méi)有看取貨單，也沒(méi)有清點(diǎn)貨物，下班時(shí)關(guān)上門就走了。到了了貨物。小張既沒(méi)有看取貨單，也沒(méi)有清點(diǎn)貨物，下班時(shí)關(guān)上門就走了。到了月底清點(diǎn)庫(kù)存時(shí)，發(fā)現(xiàn)少了很多用品，小張也說(shuō)不明白這些用品的去處。月底清點(diǎn)庫(kù)存時(shí)，發(fā)現(xiàn)少了很多用品，小張也說(shuō)不明白這些用品的去處。 分析討論：分析討論：說(shuō)說(shuō)秘書小張?jiān)趯?duì)辦公設(shè)備和辦公用品的庫(kù)存管理中的不當(dāng)之處，說(shuō)說(shuō)秘書小張?jiān)趯?duì)辦公設(shè)備和辦公用品的庫(kù)存管理中的不當(dāng)之處，并討論如果你是小張，應(yīng)在哪些方面進(jìn)行改

14、進(jìn)？并討論如果你是小張，應(yīng)在哪些方面進(jìn)行改進(jìn)？案例分析案例分析1 1、保證資金保證資金不被不必要的庫(kù)存占用不被不必要的庫(kù)存占用2 2、盡可能、盡可能節(jié)省庫(kù)存空間節(jié)省庫(kù)存空間3 3、監(jiān)督監(jiān)督個(gè)人和部門的使用情況個(gè)人和部門的使用情況4 4、維持一定的庫(kù)存以、維持一定的庫(kù)存以保證組織的順利運(yùn)作保證組織的順利運(yùn)作5 5、如有辦公用品方面的資產(chǎn)損失，可利用準(zhǔn)確的庫(kù)存估價(jià)、如有辦公用品方面的資產(chǎn)損失，可利用準(zhǔn)確的庫(kù)存估價(jià)6 6、監(jiān)督任務(wù)偷竊和破壞造成的損失、監(jiān)督任務(wù)偷竊和破壞造成的損失四、控制庫(kù)存四、控制庫(kù)存 方可庫(kù)存管理軟件方可庫(kù)存管理軟件庫(kù)存物品分類記錄表庫(kù)存物品分類記錄表編號(hào)：編號(hào)： 類別；辦公文具

15、類別；辦公文具 第第2323頁(yè)頁(yè)原材料庫(kù)存月報(bào)表原材料庫(kù)存月報(bào)表 年年 月月 日日庫(kù)存控制庫(kù)存控制任務(wù)情景任務(wù)情景 小張負(fù)責(zé)公司小張負(fù)責(zé)公司A4文件紙張的購(gòu)買，企業(yè)已經(jīng)確定該種紙張文件紙張的購(gòu)買，企業(yè)已經(jīng)確定該種紙張的最大庫(kù)存量為的最大庫(kù)存量為100包，最小庫(kù)存量為包，最小庫(kù)存量為15包，再訂貨量為包，再訂貨量為25包。包。 思考：思考： 1、小張應(yīng)該在這種紙張剩下多少的時(shí)候就組織訂購(gòu)新貨？、小張應(yīng)該在這種紙張剩下多少的時(shí)候就組織訂購(gòu)新貨？ 2、這種文件紙張庫(kù)存還剩多少時(shí)就會(huì)出現(xiàn)供不應(yīng)求的現(xiàn)象，、這種文件紙張庫(kù)存還剩多少時(shí)就會(huì)出現(xiàn)供不應(yīng)求的現(xiàn)象，會(huì)影響企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)？會(huì)影響企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)？任務(wù)

16、實(shí)施任務(wù)實(shí)施 通過(guò)庫(kù)存知識(shí)的學(xué)習(xí)，我們可以知道小張采通過(guò)庫(kù)存知識(shí)的學(xué)習(xí)，我們可以知道小張采購(gòu)購(gòu)A4文件紙張的一次進(jìn)貨量最多不能超過(guò)庫(kù)存數(shù)文件紙張的一次進(jìn)貨量最多不能超過(guò)庫(kù)存數(shù)量量100包，超過(guò)了會(huì)造成浪費(fèi)。而當(dāng)庫(kù)存中包，超過(guò)了會(huì)造成浪費(fèi)。而當(dāng)庫(kù)存中A4文文件紙數(shù)量達(dá)到件紙數(shù)量達(dá)到25包時(shí)候，小張就要組織再次訂購(gòu)包時(shí)候，小張就要組織再次訂購(gòu)新貨了。新貨了。 如果如果A4文件紙數(shù)量少于文件紙數(shù)量少于15包時(shí)小張還沒(méi)有包時(shí)小張還沒(méi)有去購(gòu)買這種紙，那就是小張的失職了。去購(gòu)買這種紙，那就是小張的失職了。五、辦公用品的發(fā)放五、辦公用品的發(fā)放（1 1）指定專人發(fā)放）指定專人發(fā)放（2 2）按照公司規(guī)定的發(fā)放時(shí)

17、間發(fā)放）按照公司規(guī)定的發(fā)放時(shí)間發(fā)放（3 3）緊急需要物品時(shí)，要經(jīng)過(guò)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)給予發(fā)放）緊急需要物品時(shí)，要經(jīng)過(guò)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)給予發(fā)放（4 4）必須）必須填寫物品申請(qǐng)表，填寫物品申請(qǐng)表，寫明：寫明： 編號(hào)、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及計(jì)量單位、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、編號(hào)、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及計(jì)量單位、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、發(fā)放人簽字、領(lǐng)取人簽字、領(lǐng)導(dǎo)簽字、日期發(fā)放人簽字、領(lǐng)取人簽字、領(lǐng)導(dǎo)簽字、日期（5 5）并由領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)）并由領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)（6 6）清點(diǎn)核實(shí)所發(fā)放的辦公用品，）清點(diǎn)核實(shí)所發(fā)放的辦公用品，制作辦公用品發(fā)放表制作辦公用品發(fā)放表 領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、領(lǐng)用人、經(jīng)辦人。經(jīng)辦人。一般要求留存，復(fù)印件交予財(cái)務(wù)與領(lǐng)用單一起作為劃賬憑證一般要求留存，復(fù)印件交予財(cái)務(wù)與領(lǐng)用單一起作為劃賬憑證（7 7）及時(shí)更新庫(kù)存）及時(shí)更新庫(kù)存 2008年年9月月8日星期一上午日星期一上午8：30，寧波市慈，寧波市慈銘健康集體有限公司銷售部銷售員張海要領(lǐng)取銘健康集體有限公司銷售部銷售員張海要領(lǐng)取復(fù)印紙兩包、圓珠筆復(fù)印紙兩包、圓珠筆7支，