房地產(chǎn)公司檔案管理辦法

1、文件類別作業(yè)指導(dǎo)文件文件版本：1文件名稱檔案管理方法暫行修訂次數(shù)：0文件編號(hào)-XZ-010公布時(shí)間：簽發(fā)檔案管理方法暫行第一條：目的為加強(qiáng)檔案的管理，建立完整的檔案體系，提高檔案管理水平，做好檔案保 密工作，充分發(fā)揮檔案的作用，特制訂本制度。第二條：范圍1本制度適用于公司檔案的管理。2、凡屬公司經(jīng)營(yíng)管理過程過程中直接、間接形成的、具有查考、利用價(jià)值的各種 文字資料、圖表及特殊載體材料等，均屬于公司檔案。第三條：管理原那么1統(tǒng)一管理原那么：公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得把公司檔案資料 據(jù)為己有。2、保守秘密原那么：職工都有保守檔案秘密的義務(wù)， 任何人不得泄露或者非法利用 所知悉的檔案機(jī)

2、密。第四條：檔案分類公司檔案分為：文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、工程技術(shù)檔案各工程資 料、圖紙資料、建設(shè)工程其他資料。第五條：管理部門1行政人事部負(fù)責(zé)文書檔案、人事檔案、工程技術(shù)檔案的管理。2、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的管理。第六條：行政人事部管理職責(zé)1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。2、對(duì)企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3、做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作。4、提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。5、指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。陜西世紀(jì)錦業(yè)地產(chǎn)文件類別作業(yè)指導(dǎo)文件文件版本：1文件名稱檔案管理方法暫行修訂次數(shù)：0文件編號(hào)JYDC-XZ-010公布時(shí)間：簽發(fā)

3、第七條：財(cái)務(wù)部管理職責(zé)1制定財(cái)務(wù)檔案管理制度。2、對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的歸檔工作進(jìn)行管理第八條：檔案管理員管理職責(zé)1嚴(yán)格執(zhí)行公司制定的檔案管理制度。2、負(fù)責(zé)檔案的接受、收集、編目、立檔、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。3、采取有效措施，確保檔案的平安、完整、系統(tǒng)、有效。4、做好檔案的保密工作。5、每季度檢查上季度檔案借閱、查閱情況。6、每年一季度檢查上年度檔案借閱、查閱情況。第九條：文書檔案管理規(guī)定1公司文書檔案分為：紅頭文件、函件、通知、制度、工商資料、行政資料、行 政類合同、財(cái)務(wù)類合同等。2、文書檔案保管年限：長(zhǎng)期3、文書檔案編號(hào)原那么：文書檔案編號(hào)=一級(jí)類目代號(hào)+二級(jí)類目代號(hào)+年度號(hào)+案卷號(hào) 案卷

4、號(hào)以流水作業(yè)編號(hào)。舉例示意：XXWJ11 01IIII丨II1 案卷號(hào)：01II1 年度號(hào)：2022年I 1 二級(jí)類目代號(hào)：工程文件類別作業(yè)指導(dǎo)文件文件版本：1文件名稱檔案管理方法暫行修訂次數(shù)：0文件編號(hào)-XZ-010公布時(shí)間：簽發(fā)4、文書檔案編目：文書檔案目錄編寫以附件檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，依次編寫第十條：財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定 財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定依據(jù)財(cái)務(wù)部相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十一條：人事檔案管理規(guī)定1、人事檔案用于公司內(nèi)部人員管理。2、人事檔案包括但不限于招聘登記表、簡(jiǎn)歷、入職單、轉(zhuǎn)正單、表彰文件、勞動(dòng) 合同、離職單、解除合同約定等職工資料。3、人事檔案由人事主管負(fù)責(zé)建立、保管。4、保管年限：長(zhǎng)期第十二

5、條：工程技術(shù)檔案管理規(guī)定1、工程技術(shù)檔案以公司工程為一個(gè)單位，按工程立檔。2、每一個(gè)單位工程檔案分類：1、工程工程合同一一JY XM年度一編號(hào)2、材料米購類合同JY CG-年度一編號(hào)3、營(yíng)銷類廣揭發(fā)布類合同一一JY-YX-GG-年度一編號(hào)JY-YX-CY年度一編號(hào)4、開發(fā)類JY-KF 年度一編號(hào)JY-KFSX-年度一編號(hào)3、編號(hào)原那么同第九條文書檔案編號(hào)原那么。4、保管年限：長(zhǎng)期第十三條：檔案歸檔1、各部門檔案資料應(yīng)于檔案形成后 3個(gè)工作日歸檔。2、合同類檔案應(yīng)于蓋章后1個(gè)工作日歸檔。3、經(jīng)辦人形成檔案后由于個(gè)人原因未歸檔，須承當(dāng)相關(guān)責(zé)任。4、部門負(fù)責(zé)人對(duì)經(jīng)辦人檔案資料歸檔負(fù)有指導(dǎo)、監(jiān)督和管理

6、責(zé)任。文件類別作業(yè)指導(dǎo)文件文件版本：1文件名稱檔案管理方法暫行修訂次數(shù)：0文件編號(hào)-XZ-010公布時(shí)間：簽發(fā)第十四條：檔案保管1、檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散不使檔案分散，不亂不使檔案互相混亂，不丟檔案不喪失不泄密，不壞不使檔案遭到損壞。2、認(rèn)真做好檔案管理工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行核查、整理工作。3、檔案員對(duì)因長(zhǎng)期借閱、查閱檔案資料造成的破損，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。4、檔案管理員因工作失誤喪失檔案，須承當(dāng)相關(guān)責(zé)任。第十五條：檔案的借閱、查閱、使用1、公司檔案借閱查閱范圍：公司內(nèi)部各部門。2、借閱、查閱需辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審，行政人事部經(jīng)理復(fù)審，可辦 理借閱、查閱手續(xù)。3、重要檔案及機(jī)密檔案不借閱

7、，可查閱，須由總經(jīng)理批準(zhǔn)，查閱檔案應(yīng)于公司檔 案室內(nèi)查閱，不予攜帶出檔案室。4、檔案借閱時(shí)間為2天，如需延長(zhǎng)，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人 員須及時(shí)催還。5、申請(qǐng)檔案復(fù)印的，經(jīng)登記后，由檔案員負(fù)責(zé)復(fù)印發(fā)放。6、借閱檔案須妥善保管，假設(shè)有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量，承當(dāng)一切賠 償責(zé)任。第十六條：檔案的銷毀1、無效、失效檔案由檔案管理員申請(qǐng)，填寫待銷毀檔案目錄信息，經(jīng)部門經(jīng)理初 審、總經(jīng)理復(fù)審，董事長(zhǎng)批準(zhǔn)前方可銷毀。2、銷毀檔案必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用, 或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。第十七條：檔案密級(jí)1、有密級(jí)的檔案按照密級(jí)管

8、理執(zhí)行。文件類別作業(yè)指導(dǎo)文件文件版本：1文件名稱檔案管理方法暫行修訂次數(shù)：0文件編號(hào)-XZ-010公布時(shí)間：簽發(fā)第十八條：圖紙資料的管理規(guī)定1、圖紙資料指施工圖不包括工程報(bào)建形成的控規(guī)圖紙、總圖、紅線圖等 <2、施工圖按公司相關(guān)規(guī)定審核后，由工程助理負(fù)責(zé)登記、保管、分發(fā)圖紙。3、施工圖分發(fā)按照總工辦圖紙下發(fā)要求進(jìn)行分發(fā)。4、竣工圖要求按照施工合同要求及公司規(guī)定執(zhí)行保管及分發(fā)。第十九條：建設(shè)工程其他資料管理規(guī)定1、工程部現(xiàn)場(chǎng)資料由工程部各專業(yè)工程師負(fù)責(zé)管理，或由工程部指定專業(yè)工程師 兼管。2、材料驗(yàn)收等資料由材料部負(fù)責(zé)管理。3、對(duì)于合同、變更洽商、材料批價(jià)、招投標(biāo)文件、概預(yù)算書、結(jié)算書、結(jié)算審批 表、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表等重要工程檔案資料，各部門應(yīng)在取得后 3個(gè)工作日內(nèi)將其原件交行政人事部存檔、保管。4、其他未盡檔案資料按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十條：本方法經(jīng)總理簽字之日起執(zhí)行，終解釋權(quán)歸行政人事部。2022年7月20日檔案借閱審批表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人使用日期歸還日期使用檔案名稱使